Как сшивать документы для архива: Как сшить документы для архива — SNOW DIGITAL AGENCY — агентство полного цикла в сфере интернет-маркетинга

Содержание

Как сшить документы для архива

Просмотр:

В результате деятельности любой организации формируется некоторый объем документации, который, по истечении определенного времени, необходимо сдать в архив, при этом каждый документ обязательно должен быть прошит.

Основные правила архивной обработки дел

Профессиональная прошивка документации не только существенно облегчает ее хранение и транспортировку, но и является своеобразной гарантией сохранности архивируемых документов. Отвечая на вопрос «как сшить документы для архива», необходимо руководствоваться рекомендациями, определяющими правила сшивания документации. Не стоит забывать, что правила приема в государственных и муниципальных архивах могут быть разными, поэтому для начала нужно их уточнить.

Прежде всего необходимо подготовить документы:

сформировать дело согласно правилам;
составить внутреннюю опись подшиваемых документов, если требуется;
пронумеровать все листы дела;
освободить листы от скрепок и скоб.

Заверительный лист

Не стоит забывать и про лист-заверитель. На нем обязательно должно быть указано:

количество прошнурованных и пронумерованных листов;
Ф.И.О, должность и подпись заверителя;
дату оформления документа.

Переплет документов

Листы, сложенные в нужном порядке, зажимаем струбциной или просто придавливаем и прокалываем шилом. Для облегчения выполнения этой операции можно приобрести специализированное устройство для прошивки документов. Строго по вертикали на расстоянии не меньше 3 см друг от друга проделываем 3 отверстия. Специальную иглу со вставленной в нее суровой ниткой (это также может быть шпагат или лента) продеваем, начиная с обратной стороны документа, через средний прокол, оставляя свободным небольшой кусочек нити. Далее иглу с лицевой стороны документа вводим в верхнее отверстие и направляем в нижнее с обратной стороны документа. Когда игла выходит на титульную сторону, вводим ее в среднее отверстие. Оба конца нити на тыльной стороне необходимо завязать в крепкий узел вплотную к последнему листу подшивки.

Консультация от профессионалов

Консультационная услуга «как сшить документы для архива» является одной из составляющих сервисного портфеля нашей компании. Обратившись к нам, Вы гарантированно получите квалифицированные ответы на все вопросы, связанные с ведением делопроизводства.

Посмотреть все статьи

Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

Название организации.
Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
Индекс дела.
Заголовок дела.
Срок хранения.
Номер тома.
Количество листов в подшивке.
Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

Название документа.
Дата подшивки.
Срок хранения.
Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
15 лет – для научной документации.
5 лет – для кинодокументов.
3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

Дата составления описи.
Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

Контроль группировки документов в деле.
Подшивка.
Нумерация листов.
Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

Количество листов в деле (цифрами и прописью).
Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

( Пока оценок нет )

Оформление дела | Делопроизводство

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.

Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.

Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).

Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.

Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.

Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно. Работы могут проводиться без специального оборудования. Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла.

Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел. Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов.

После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение (последнее – для организации-источника комплектования госархива).

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 232 комментария

Как правильно сшивать документы в архив: как прошнуровать журнал, фото?

Основные правила архивной обработки. Зачем это нужно ?

Основные правила архивной обработки дел

Прежде всего необходимо подготовить документы:

сформировать дело согласно правилам;
составить внутреннюю опись подшиваемых документов, если требуется;
пронумеровать все листы дела;
освободить листы от скрепок и скоб.

Заверительный лист

Не стоит забывать и про лист-заверитель. На нем обязательно должно быть указано:

количество прошнурованных и пронумерованных листов;
Ф.И.О, должность и подпись заверителя;
дату оформления документа.

Переплет документов

Консультация от профессионалов

Нумерация страниц в журнале регистрации образец

Российская Федерация, Самара #7 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU Российская Федерация, Пермский край #8 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.

Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев… limurka Российская Федерация, Бийск #9 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем.

Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

Как прошнуровать журнал фото

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

В крайний прокол с тыльной стороны

С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

И соединяем концы нитки

При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

Остается завязать нитку узлом

Обрезать лишнюю длину концов нитки

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е.

Как прошить журнал фото

Это обязательное требование налоговой службы.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них наличие печати – дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной подписи предпринимателя. Когда проверка завершена, на бланках ставится гербовая печать.

Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми.

ИнфоОформление штампа зависит от организационно-правовой формы. Государственные предприятия могут использовать печати с гербом. Для ООО и ИП законодательством предусмотрены другие требования.

Подведем итог.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» выполняется в виде бумажного прямоугольника. Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка. Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.

Сначала указывается количество подшитых в журнал листов.

Далее ставится подпись руководителя, его ФИО и подпись. В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации. При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО.

В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи.

Как правильно прошить журнал фото

Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка.

В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.

Где используется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью»

Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года.

В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке.

Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью.

Как прошнуровать журнал образец фото

ВажноПротягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.

Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола.

Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны.

Как правильно прошнуровать журнал образец фото

Российского государственного университета правосудия

Вы не обязаны хранить кадровые документы вечно, но и уничтожить их раньше времени нельзя. Даже если документы больше не нужны вам, они могут понадобиться бывшим сотрудникам, проверяющим или суду. Не сможете предъявить по их требованию — будете отвечать за нарушение правил хранения архивных документов, ст.
13.20

ВниманиеКоАП….

Шаг 7. Дальнейшие действия аналогичны прошивке журнала. Проделываются отверстия для прошивки иглой или шилом – для малой толщины, дыроколом – для средней, дрелью – для толстых папок. Если документов много и часто приходится архивировать их, целесообразно приобрести специальный станок для прошивки документации (УПД), он прост в использовании и пробивает папки толщиной 10 см.

Шаг 8.

Комплект скрепляется с помощью нити, желательно в два раза — для большей прочности, концы нитки завязываются с тыльной стороны.

Шаг 9.

Статьи про порядок оформления, состав и ведение исполнительной документации в строительстве.

Примеры правильного заполнения журналов работ и актов. Статьи про проектирование и технологию производства строительно-монтажных работ.

Калькуляторы расчета количества материалов и другая полезная информация для профессиональных строителей и тех кто строит своими руками.

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса.

Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц.

Как прошить журнал фото пошагово

Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Опись документов

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Прошить журнал фото как правильно

Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.
Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см. Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

Прошить журнал фото как правильно в 3 прокола

Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

Правильная прошивка документов;
Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Как правильно прошнуровать и скрепить печатью документы?

Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным.
В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом.

Как правильно прошить общий журнал работ фото

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф».
Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный.

Как правильно прошить журнал нитками фото

Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Ошибка

Нарушение в нумерации страниц, даже неумышленное, может вызвать подозрения, стать поводом к более тщательному расследованию и даже привести к наложению административного взыскания.

Как правильно подшивать документы в архив

Документ хранится в активном делопроизводстве в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.

Не существует законодательных актов, содержащих детальную инструкцию по прошивке документов в архив в 2018 году.
Приведенный ниже алгоритм основывается на рекомендациях Росархива и инструкции Центрального банка по документоведению, которые регулируют правила хранения документов.

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 2. Если у документа нет достаточно широкого поля для пробивания отверстия, нужно нарастить его с помощью полоски бумаги.

Шаг 3.

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг – это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности. Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц. Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

Какие журналы и документы нужно прошивать?

Прошивка журналов и документации осуществляется для того, чтобы исключить потери или подмену важных документов. Эта проблема особенно остро стоит в компаниях с большим объемом документации, где запутаться в бумагах проще простого.

Обязательной прошивке подлежат документы, которые в последствии архивируются, отдаются на проверку или являются особенно ценными для владельца:

Для архива
Журналы отдела кадров
Документация бухгалтерии
Документы для органов аудита

Документы, предназначенные для проверки в налоговой службе, не сшиваются, поскольку работники налоговой их постоянно сканируют и перегруппировывают.

Есть ли правила сшивания журналов?

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила.

Готовим документы и журналы к прошиванию

Оформляем обложку. Она может быть стандартных размеров (для листов А4 чаще всего), нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Последние обложки производятся из плотного износоустойчивого материала.
Составляем комплект листов для журнала. Их не должно быть больше 250, а папка не должна превышать 4 см в толщину. Обязательно добавляем пустой листок.
Нумеруем страницы. Все номера проставляются карандашом в правом углу страницы, вверху. Цифры не должны попадать на текст. Нумерация начинается со второго листа и цифры «2».
Делаем опись. В ней указывается: организация и название самого документа, дата сшивания и срок хранения журнала, число страниц и документов.

Выбираем способ прошивания журнала

Прошивать документацию можно несколькими способами – выбор зависит от установленных норм на предприятии и тех приспособлений, которые есть в наличии.

Игла и нитки – это классический вариант, самый доступный и простой. Он подходит для сшивания небольшого количества документов. Необходимо сделать три прокола иглой на расстоянии 3 см друг от друга и таким образом прошить несколько раз все листы. Затем концы нитки завязываются на узел и заклеиваются заверительным листком 4х6 см. После ставится подпись и печать таким образом, чтобы часть была на документе, а часть на наклейке.
Шуруповерт и плотная веревка. Этот вариант больше подойдет для толстых журналов и большого объема бумаг. С помощью шуруповерта сверлятся отверстия, в которые продевается веревка и прошивает все листы. После завязывания концов наклеивается заверительный листок, как в примере, описанном выше.
Дырокол. Этот способ более удобный, однако он редко подходит для сшивания журналов, так как запрещается многими контролирующими органами.
Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях. Он гарантирует качественную и долговечную прошивку журналов любого объема.

Как правильно сшивать документы: образец

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Содержание статьи

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
- приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
- инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
- методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Оформляем обложку

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Опись на документ

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

название данного документа;
дата составления описи;
аннотация;
непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
Снова пускаем нить в среднее отверстие.
Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Заверение документа

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Как сшивать документы | Контур Бухгалтерия

Обзор практики : как правильно сшивать документы

Вроде бы и эпоха интернета давно длится, и выросли уже те, кто никогда не знал как выглядел мир людей без интернета, и к слову “гаджет” уже все привыкли, и к гаджетам тоже, однако бумажные документы никуда не исчезли. Это как упаковка – её становится всё больше, и выносить её на помойку нужно всё больше и больше. Так и с деловыми процессами – всё больше и больше процессов документируется на предприятиях, да и в учебных заведениях, и в бюджетных, а значит создаются бумажные документы всё в тех же огромных количествах, а значит нужно учиться как правильно сшивать документы – ведь их придется хранить, отдавать на проверку, пересылать и т.п. В общем, лес гибнет, бумаги меньше не становится. А вот единого стандарта в России как правильно сшивать документы и как хранить важные документы не существует, есть различные нормативные государственные документы, а также мнения и требования отдельных инстанций (обратите на них особое внимание – кто у вас требует документы, есть ли у них свои правила и требования), но прежде чем их изучить, нужно хоть примерно разграничить тех, кто будет пользоваться этими документами, ведь от этого и будет зависеть то, какие именно правила нужно использовать чтобы правильно сшивать документы ( см.: Пошаговая инструкция для общих случаев как сшивать документы).

Кто работает с бумагами и кому по долгу службы нужно время от времени правильно сшивать документы?

Кадровики. В кадровом делопроизводстве нужно сшивать приказы, штатное расписание и др.
Бухгалтера. В бухгалтерии объем работы, наверное, максимальный – здесь нужно правильно сшивать документы в виде накладных, путевых листов, счетов-фактур, актов выполненных работ и т.д. Нередко именно бухгалтеру выпадает “честь” подготовиться и изучить как правильно сшить документы для архива, всё это сделать и отдать на хранение
Делопроизводители. Документоведы, секретари работают тоже с важными документами, и им нужно знать как правильно сшивать документы в делопроизводстве. Чаще всего эти документы имеют оперативное значение, поэтому сшивать документы для архива не нужно, но тем не менее в упрощенном виде сшивать правильно документы приходится
Банковские работники. Банки… это сами себе придумывают правила. Даже банковские юристы запросто могут считать ИП юридическим лицом, и ничего с этим не поделать, а уж как они любят снимать копии с паспорта постоянного клиента при каждом обращении – леса на них не хватает! В общем, есть указания ЦБ РФ, внутрибанковские правила и т.д., и всё это привносит свою специфику
Предприниматели и физические лица. Ситуаций существует очень много, когда подобные знания понадобятся, например нужно учиться правильно сшивать документы для суда, для ведения КУДИР в бумажном виде также необходимо знать как сшить и пронумеровать документы подобного рода. Конечно, во многих случаях бумажные процедуры уже можно заменить на электронные, причем без всяких там инвестиций, внедрений и т.д., но об этом чуть ниже.
студенты, которым нужно сшить дипломную работу.

Ситуаций очень много, и всех объединяет необходимость защитить от изменений и повреждений документы. То есть по сути, тема как правильно сшивать документы – это тема про то, как сохранить неизменность (содержание) и целостность (внешнюю) документов.

Нормативные документы, требующие правильно сшивать документы

На первое место, вероятно, стоит поставить Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утверждён приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст). Данный стандарт упразднил действовавший ранее ГОСТ. Примечательно, что в данном нацстандарте прямым текстом указана одна проблема и её решение, на что длительное время никто (из чиновников) внимание не обращал – это изменения стандартов. В текст черным шрифтом на белом фоне написано, что ” целесообразно проверить действие” в сети Интернет (да, да, там написано с заглавной буквы!) или по специальному указателю, который ежегодно печатается. Прежде всего, это касается не самостоятельного поиска стандартов, указаний, а чтение различных обзоров, инструкций, где показано как правильно сшивать документы – в таких документах очень часто содержится устаревшая информация. Так, практически во всех обзорах указывается ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который уже давным-давно отменен (это можно посмотреть в системе Контур Норматив, Консультант Плюс, Гаранте, а пользователям Контур Бухгалтерии просто зайти в личный кабинет – в этой онлайн-бухгалтерии нормативно-правовая база встроена).

Точно также упоминается Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 на каждом шагу, однако его сфера применения – это делопроизводство федеральных органов исполнительной власти. Так что стоит быть внимательными при чтении обзоров в интернете, они очень редко обновляются! Изучение того, как правильно сшивать документы ложится, конечно же, на исполнителя, так что очень важно читать и проверять, а не делать как написано в каких-нибудь старющих обзорах.

Соответственно, чтобы не идти по этому неправильному пути, лучше ещё раз обратить внимание на требования того ведомства, которое от вас что-то хочет. Даже если это налоговая инспекция. Как многим известно, очень распространена ситуация, когда сотрудницы одной инспекции делают то, что им хочется, а не то, что требует закон, а вот в той части, где закон предполагает наличие деловой практики, то тут уж ничего не поделаешь, различия неизбежны. Кстати, о позиции ФНС – ещё в 2019 году начал действовать приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , так что если налоговая истребует у вас документы, то, во-первых, внимательно читайте требование, во-вторых приказ – там достаточно подробно расписано как правильно сшивать документы. К слову, приказ является продолжением ст.93 НК РФ, так что там нет кучи нововведений, но тем не менее разъяснения очень важны.

Сколько отверстий?

Ведь с этого начинается тема как правильно сшивать документы. Однако этот момент нормативные документы далеко не всегда регламентируют. А если есть пробел в требованиях, то руководствоваться можно значимостью документов и их размером – всё-таки если использовать стандартный дырокол, то для полёта фантазии места будет ну совсем немного (не будет его).

Конечно, правильнее говорить и писать про отверстия в теме про то как правильно сшивать документы, но авторы видеоуроков, обзоров почти всегда пишут и говорят про то, сколько нужно сделать дырок и как. Простим их)

Прошить документы можно на 2, 3, 4 дырки. В данном видео, конечно, стоит почитать комментарии, ну и в первую очередь не забывайте правило №1 – читать требования той организации, в которую вы сдаете документы (по чьим правилам нужно сшивать документы, ведь “правильно” от слова “правило”).

В очень-очень редких случаях может понадобиться узнать как сшить документы на 4 дырки или на 5 дырок (отверстий!). Например, это может быть уголовное дело, немного потренировавшись, можно сделать и четыр, и пять отверстий, тут важнее может быть красиво и надежно затем сшить дело через получившиеся отверстия.

Ну и маленький профит напоследок – как перестать сшивать документы?

В статье уже упоминалось, что есть способы избежать бумаготворчества. Попытки внедрить электронный документооборот были в стране, но… оказалось, что внедрение для многих займет столько времени, съесть столько денег, что проще и дешевле продолжать работать с бумажными документами. Всё изменилось, когда появились онлайн-сервисы для предпринимателей и для бухгалтеров. Совершенно новые возможности – ничего не нужно устанавливать, учиться, внедрять, обновлять, переживать-проверять актуальность форм и формул, колоссальное количество интегрированных возможностей, например сканирование и распознавание бумажной первички, формирование и сдача отчетности, сверка с контрагентами, сверка с контролирующими органами, справочно-правовая система, всё и не перечислить! Применительно к настоящей статье можно отметить юридически значимый электронный документооборот через систему “Диадок” – разработан компанией СКБ Контур, а также онлайн-бухгалтерию от той же компании – Контур Бухгалтерию. В последней есть утвержденные государством форматы документов, так что конвертировать, переделывать ничего не нужно, достаточно выбрать нужный документ и послать его контаргенту, или создать такой внутренний документ. К сожалению, в России мы пока что может говорить только об одном онлайн-сервисе такого уровня и такого качества – это Контур Бухгалтерия, в которую электронный документооборот встроен (есть роуминг с разными операторами данных, и многое другое, в общем, универсальность огромная). Сервис чрезвычайно популярен и интересен, но конечно, его необходимо “мерить”, создать всю бухгалтерию, да ещё с таким мощным заделом, очень не просто, и целевая аудитория у онлайн-бухгалтерии имеет вполне конкретные рамки. Собственно, в мире 1С все прекрасно знают про различные конфигурации, модули и т.д., ведь в бухгалтерии есть разные направления и специализации, а также смежные отделы продаж, рекламы, логистики и т.д. Но что интересно, так это возможность знакомства без не то, чтобы затрат, без лишних движений – достаточно зарегистрироваться по акции для новых пользователей, экспортировать инфобазу 1С или файл “эксель” и поработать со своим же данными. Без обучения, без подготовки – разработчики, пользователи замеряли, всё настолько просто, логично, что хватает максимум двух дней, чтобы уверенно и комфортно работать со всеми бухгалтерскими задачами. И это вызывает всегда удивление у бухгалтеров. Акция для новых пользователей даёт полмесяца в подарок полноценной работы после регистрации в Контур Бухгалтерии и квартал в подарок после перехода на любой платный тариф, у акции есть промокод 1240, он указывается при регистрации в онлайн-сервисе, подарки выдаются автоматически. С одной стороны, это приятная щедрость, с другой почти вынужденная мера, бухгалтерий в стране много по типу/виду, есть различные особенности, так что проще всего взять и померить.

Сшивка документов для архива от профессионалов

Хранение бумажной документации в архиве должно соответствовать определенным нормам. Одна из них — сшивка документов для упорядочения и удобства хранения. Однако далеко не в каждой организации есть специалисты, знающие, как сшивать дела в архив. Для того чтобы сшивка документов для архива была выполнена правильно, стоит обратиться за данной услугой к профессионалам.

Зачем нужна сшивка документов:

сократить объем документации практически вдвое за счет ее компактного хранения;
упорядочить документацию в архиве для быстрого поиска, благодаря наличию корешков и подписей к папкам, составлению описей документов;
облегчить работу с документами внутри переплетенной папки.

Выполнение правильной сшивки документов

Данные работы позволяют выполнить правильную сшивку документов. Наши специалисты точно знают, как сшить документы для архива, благодаря большому опыту работы в данной области. Особенно важно выполнение требований Государственного архива, чтобы не пришлось переделывать сшивку документов в соответствии с ними. Это учитывается нами при работе.

Оцифровка документов

Кроме того, перед тем как сшить архив, мы рекомендуем выполнить оцифровку документов. То есть, при согласии заказчика выполняем полное сканирование всей документации, перед тем как сшить документы для архива, распознавание и упорядочение для организации электронного архива. Это необходимо для надежной сохранности документов, их безопасности, а также удобного хранения и поиска необходимого документа. Электронный архив в целом упрощает и ускоряет работу с архивными делами.

Работа нашей компании:

перед тем как сшить дела для архива, выполняется полная архивная обработка каждого документа;
анализируются требования Государственного архива для документов, предназначенных для сдачи в Госархив с целью соблюдения данных требований на начальном этапе.

Качество выполнения работ

В компании «Архивный Центр» сшивка документов для архива выполняется качественно, с гарантией. Вы можете выбрать различные материалы для переплетов. Если вы не знаете, как сшивать дела в архив или не имеете возможности выделить для этого отдельного специалиста, мы поможем вам сделать все правильно и качественно. Наши специалисты давно работают в этой области и точно знают, как сшить архив правильно, включая документы, передаваемые на хранение в Государственный архив.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на [email protected]

скрепленных документов | Национальный архив

Не следует пытаться разделять документы, которые скрепляются бумажными или восковыми уплотнениями или пластинами, или склеиваются прикреплены линиями или точками пасты или клея. Если такие предметы необходимо разделить чтобы обеспечить безопасное обращение, использование или съемку записей, они должны быть отправлено в консервационную лабораторию, где можно безопасно удалить без повреждения поверхности бумаги и потери письменной информации.В в некоторых случаях печать или пластина являются неотъемлемой частью целостности документа и могут содержать важную информацию и поэтому не должны удаляться.
Ленточные шнурки или галстуки, которые исторически использовались объединять листы бумаги и иногда ассоциируются с бумажными или восковыми печатями, не следует удалять.
Застежка-молния металлическая (зубчатая, компрессорная, и два скользящих замка (например, застежки Acco), канцелярские скрепки и скобы, резинки, пружинные или скрепляющие зажимы, прямые булавки, цветная ткань ленты и аналогичные устройства, используемые для объединения постоянно ценных архивных документов следует оценивать с точки зрения сохранения.Такие застежки часто причиняют физический или химический ущерб записям и должны быть удалены, когда соответствующий. Крепежные детали следует снимать, если записи имеют высокие внутренние характеристики. ценность или хрупкость, или когда крепежные детали изношены и вызывают явное повреждение записей. Многие металлические крепежные детали ржавеют, вызывая непоправимый окрашивание и ослабление бумаги. Громоздкие застежки, например пружинные зажимы, могут искажайте бумажные записи и не допускайте их горизонтального лежания. Слабая бумага может порваться, когда он прижимается к острым жестким краям застежек-молний, скрепок, и аналогичные устройства, которые работают как режущие кромки.Резинки теряют свою со временем становятся твердыми и прилипают к поверхности бумаги. красный тканевая лента, часто используемая для связывания или обертывания пачки документов, может привести к ломкая или непрочная бумага; красный краситель в ленте тоже очень водорастворим и может вызвать необратимое окрашивание записей в случае водная катастрофа.
Канцелярские скрепки из нержавеющей стали являются предпочтительным крепежом для удержания архивные записи вместе, если бумага прочная и не пострадает от давление зажима.Если используются скрепки из нержавеющей стали, небольшие полоски архивную высокосортную бумагу (шириной около 1 дюйма и длиной 3 дюйма) следует сложить пополам и размещается над верхними краями документов, чтобы служить опорой для бумаги клип. ( См. Список расходных материалов.) Скрепки можно расположить в различных точках вдоль верхний край документов, чтобы избежать лишнего объема по углам и перекоса передергивание папок. Пластиковые канцелярские скрепки, хотя часто изготавливаются из стабильной пластик, не следует использовать, потому что они зажимают слишком туго и слишком сильно давление на слабую бумагу; они также легко ломаются.
Некоррозионные, нержавеющие скобы приемлемы в случаях, когда бумага записи сильны и гибки. Их не следует использовать на записях высоких внутренней стоимости или на слабых и хрупких записях. Скобы создают маленькие прокалывать дыры в документах и поскольку скобы удаляются и заменяются периодически для ксерокопирования или других целей большое количество отверстий может результат, с эффектом ослабления бумаги. Когда используются скобы, они должны быть размещены через полосы архивной высокосортной бумаги, как описано выше, чтобы помочь поддержать и защитить документы.( См. Список поставки)
Полосы архивной высокосортной бумаги служат полезной функции в дополнение к основной цели защиты слабой бумаги. Использование полосок в соединение с застежкой означает, что использованная скрепка или скоба соответствует архивным стандартам и не требует замены. Это становится становится все более важным с течением времени, когда институциональная память исчезает, поскольку зачастую невозможно отличить офисное от архивного качественный крепеж на основании визуального осмотра.
В некоторых случаях бумажные документы слишком хрупкие, чтобы их можно было безопасно хранить. давление скрепок или скоб. В таких случаях группы записей должны храниться вместе за счет использования папок или сложенного чередования листы (из архивной высокосортной бумаги) размещены в папках.
Крепежные детали нельзя размещать на фотографиях, плакаты или оригинальные произведения искусства, так как они могут необратимо повредить слой изображения.
В некоторых случаях крепежные детали, например втулки, могут быть настолько прочно врезанными в бумагу, что лучше оставить их на месте.Попытки удалить такие предметы могут привести к значительному повреждению устройства. окружающая бумага. Если необходимо удалить внедренные или прочно приклеенные крепежные детали. для микрофильмирования или других целей записи должны быть отправлены в лаборатория консервации, из которой можно безопасно удалить.
Следует проявлять особую осторожность при снятии старых креплений, чтобы избежать повреждение бумажных документов. Ржавые или сильно прилипшие к бумажные поверхности необходимо аккуратно приподнять; перед снятием линия контакта между бумагой и любой покрытой коркой ржавчины необходимо сломать.(Видеть пункт 13.)
При снятии крепежа документ должен быть полностью поддерживается на столе, и одна рука должна быть положена на документ, чтобы держать его на месте и поддерживайте бумагу, пока снимается застежка. Если процедура проводится в воздухе, есть вероятность порвать документы и поврежден.
Устройство для снятия скоб нельзя использовать на хрупких или хрупкие документы, так как они легко удаляют весь непрочный или ломкий угол с предполагаемой скобой.Тем не менее, съемник скоб можно использовать с осторожностью. бумага прочная и гибкая; это часто бывает практической необходимостью, когда столкнулся с массой архивных документов, нуждающихся в обработке. При использовании скоб съемник документ должен опираться на поверхность стола. Основной продукт Съемник следует использовать с тыльной стороны, чтобы приподнять стержни скоб. Один раз открыв, следует осторожно удалить скобу спереди.
Для снятия крепежа следует использовать микрошпатель. из непрочных, тонких или хрупких документов.Работая со спины, Микрошпатель можно использовать для осторожного подъема стержней скоб или аналогичных предметов. металлические застежки, а также скрепки. (См. Рисунок 5.) В качестве меры предосторожности он рекомендуется, по возможности, подложить небольшой кусок полиэфирной пленки под перед снятием скобы, чтобы микрошпатель не соскользнул и врезка в бумагу. Покрытая коркой ржавчина, которая может помешать удалению крепление, по возможности следует удалить механическим способом, осторожно используя микрошпатель, чтобы аккуратно удалить ржавчину, чтобы разорвать линию контакта с бумага.Закаленные и покрытые коркой резиновые ленты также могут быть удалены в этом мода. Любые толчки или подъемные движения для удаления инкрустированных частиц с поверхность бумаги нужно обрабатывать очень осторожно, чтобы не порвать лист или снятие шкур с поверхности бумаги. Рисунок 5
Удаляя скрепки, держите документ ровно на поверхность стола и не позволяйте ей свешиваться за край стола. Держи надежно закрепите документ чистой рукой, чтобы он не сдвинулся.Начиная с обратной стороны документа, поместите небольшую полоску полиэстера. пленка под скобкой, чтобы защитить поверхность бумаги от разрывов или истертый. Осторожно вставьте микрошпатель под один стержень застежки и аккуратно поднимите его. Аналогичным образом поднимите вторую стойку. Затем переверните документ и удалите скобу. Поместите снятые скобы в небольшой контейнер, чтобы не позволяйте им случайно проколоть другие документы.
Бумажные стаканчики или аналогичные емкости следует использовать для соберите все крепежи по мере их снятия.Эта практика предотвращает случайное повреждение, которое может возникнуть, если записи будут размещены на рабочем месте, покрытом крепеж и разный мусор.

Вернуться к содержанию

Краткий обзор консервационных креплений

Краткий обзор консервационных креплений …

Кий коллективный стон. Удаление старых креплений возможно с помощью снятия ленты, чувствительной к давлению. Скрепление бумаг ставит перед архивариусом или консерватором ряд вопросов.

Скрепки

Скрепки для бумаг представляют множество проблем, они были и были экономичным решением для скрепления бумаги с начала 1900-х годов. Но этот скрученный кусок проволоки вызвал у многих головную боль сохранения из-за своей распространенности.

Стальные канцелярские скрепки могут ржаветь, вызывая появление пятен и, возможно, миграцию кислоты, что может привести к охрупчиванию бумаги, которую они держат. Удаление стальных канцелярских скрепок необходимо для архивного хранения и консервации.

Как правило, скрепки — не самый безопасный способ крепления.Они удерживают документы с натяжением на небольшой площади, что само по себе может вызвать разрывы или складки. Но они являются экономичным способом хранить документы вместе.

Итак, можем ли мы использовать скрепки?

Если вы хотите использовать скрепки, мы рекомендуем использовать наши латунные скрепки, скрепки из нержавеющей стали или пластиковые, которые не ржавеют. Соединение их с помощью защитного куска сложенного бескислотного картона или полоски из полиэстера снижает риск деформации бумаги.

Скобы

Что касается канцелярских скрепок, скрепки — это основная проблема, связанная с консервацией.Однако, в отличие от скрепок, ржавые стальные скобы удалить сложнее, особенно на хрупкой бумаге.

На этой странице NEDCC приведены некоторые советы о том, как удалить ржавые скрепки и скобы с помощью полиэстера и шпателя.

Почему можно использовать скобы PEL?

Наши скобы из монеля не ржавеют и являются хорошей заменой в архиве, если требуются скобы. Монель — это сплав никеля и меди, очень устойчивый к коррозии. Он используется в морских и лабораторных целях благодаря своей высокой устойчивости к коррозии.

Казначейские бирки и прямые булавки

Как и скрепки, они могут заржаветь и нанести непоправимый ущерб документам и тканям. Прямые булавки бывает сложно удалить, если бумага хрупкая или если булавка заржавела. Как и в случае со скрепками, удаление булавок можно облегчить, поместив небольшой кусок полиэстера между бумагой и булавкой, чтобы ржавый край не повредился при удалении.

Резинки

Резиновые ленты давно используются для упаковки книг и рулонных складских бумаг из-за простоты использования.К сожалению, каучук может содержать серу, которая по мере разложения каучука может способствовать образованию серной кислоты. Это вызывает серьезные структурные повреждения бумаги, текстиля, кожи.

В результате разложения резины на предметах могут остаться загрязнения, которые трудно или невозможно удалить. Вдобавок ко всему, реальная функция, которую ремешок должен был выполнять, будет сведена на нет из-за потери эластичности. Хлопковая обвязочная лента — лучшая архивная замена.

Обратите внимание: Следует проявлять особую осторожность при удалении старых поврежденных резиновых лент.Резина могла прилипнуть к поверхности предмета, что могло привести к разрыву при удалении, если не делать этого с осторожностью.

Шпагат или нить

Шпагат использовался для упаковки книг, защиты бумаги и тканей, хранящихся в рулонах, и других артефактов. Шпагат может вызвать проблемы при связывании предметов, поскольку он может оказывать слишком большое давление на узкую точку контакта. Шпагат или нить плохого качества также могут быть абразивными, что может вызвать порезы / разрывы, и могут содержать кислоту.

При связывании предметов убедитесь, что вы используете качественный, мягкий, бескислотный шпагат, однако предпочтительнее использовать хлопчатобумажную обвязочную ленту, которая имеет более широкую точку соприкосновения и, следовательно, более широкое распределение давления.Мы рекомендуем использовать шпагат для связывания идентификационных бирок и хлопковую ленту для связывания и связывания папок.

Хлопковая лента для завязывания и розовая лента Legal

Хлопковая лента для завязывания — самый распространенный инструмент для переплета папок. Убедитесь, что он небеленый, если используется для архивного хранения.

Важно, чтобы вы использовали розовую ленту юридического качества архивного качества, чтобы гарантировать, что краситель не растекается и материал ленты не содержит кислоты. У нас 100% хлопок, и краска не растекается.

Интересно, что розовая юридическая лента зародилась как широко оклеветанная «красная лента» с ее использованием для связывания юридических файлов, которая стала источником часто используемой фразы для чрезмерного регулирования или правил.Понятно, что он до сих пор используется в юридической профессии для визуальной ссылки между сводками.

Самый безопасный способ хранения документов — не использовать какие-либо крепления непосредственно в контакте с объектом, однако бюджет, место для хранения и временные ограничения не позволяют создать идеальный мир. Лучше всего положить небольшое количество листов в специальную папку с прокладками или карманами из полиэстера для защиты, но обычно это делается для более ценных или деликатных предметов.

Всегда лучше проконсультироваться с квалифицированным консерватором за советом о том, как хранить определенные предметы. Могут быть случаи, когда крепление является частью объекта и, следовательно, также должно быть сохранено.

Наша самая популярная папка — это папка расширения Juris, в которую можно помещать бумагу толщиной до 30 мм. Они популярны по ряду причин; они не содержат кислоты и лигнина, имеют буфер для контроля кислотности мигрирующих веществ, доступны для документов наиболее распространенных форматов и полностью гладкие.Важно не иметь тиснения, которое со временем может оставить отпечаток на содержимом.

Сшить или закрепить… вот в чем вопрос

Документ редко приходит один. Обычные пары включают счет-фактуру и квитанцию о доставке, предложение и план или цепочку уведомлений об отпуске по болезни. Их часто нужно хранить вместе. Вот почему вы можете скрепить их вместе в DocuWare. Так в чем разница между двумя вариантами?

Допустим, у вас есть несколько документов в лотке для документов, которые вы хотите объединить.Чтобы сделать это, вы начинаете с его выбора, а затем открываете контекстное меню — но какая функция будет следующей? Сшить или закрепить? Вот ваши варианты…

Сшивание PDF-файлов в единый документ

Функция сшивания доступна для PDF-файлов. Затем из нескольких файлов PDF создается один новый файл PDF. Это очень полезно, например, когда вы хотите объединить документы, отсканированные с помощью DocuWare, в один документ, который можно прокручивать с помощью средства просмотра.

Конечно, вы также можете открепить многостраничный PDF-файл. Затем он будет разделен на несколько одностраничных документов. Например, если вы скрепите двухстраничный документ PDF с тремя страницами, вы получите один файл с 5 страницами. Если вы его разложите, вы создадите пять одностраничных PDF-документов.

Сшивание доступно как опция в лотке для документов, только если вы выбрали несколько PDF-файлов. Распаковка становится доступной, если вы выбрали многостраничный PDF-файл.

Электронные скрепки для файлов разных форматов

Обрезка документов вместе — еще один вариант, когда вы работаете с разными форматами файлов.Их объединяют с помощью «электронной канцелярской скрепки». Отдельные файлы остаются. И если вы откроете подобный вырезанный документ в средстве просмотра, вы все равно сможете прокручивать каждый файл.

При снятии обрезки вырезанный документ будет разделен на его исходные документы. Отдельные файлы снова обрабатываются как отдельные документы.

Вы можете скрепить вместе любые документы в лотке для документов. Или вы можете прикрепить документ из лотка для документов к тому, который уже был сохранен.Точно так же в DocuWare вы получите обрезанный документ, если сохраните электронное письмо вместе с вложениями.

Вы можете в любой момент отсоединить любые обрезанные документы из лотка для документов.

Булавки, зажимы и скобы: повреждение застежек в архивных коллекциях

Крепежные элементы для документов играют важную роль в архивах, о которой часто забывают; они объединяют отдельные листы и документы в группы, чтобы поддерживать порядок, структуру и взаимосвязь в коллекции.Тем не менее, многие крепления могут разъедать, окрашивать, деформировать и порвать материал, поэтому их следует удалить и заменить подходящей альтернативной системой. Это также снизит риск дальнейшего повреждения при доступе к предметам для исследования и репрографии. Наша команда по охране окружающей среды дает ценные советы об удалении застежек для минимизации повреждений и рекомендует альтернативные способы защиты ваших ценных документов.

Удаление прямых штифтов

Если штифт не заржавел и бумага прочная, штифт можно просто удалить, протянув его через бумагу.Используя хрупкую бумагу и ржавые булавки, вставьте полоски тонкой карты между булавкой и бумагой спереди и сзади. Удерживая документ на плоской рабочей поверхности, осторожно протяните булавку бумага.

Удаление канцелярских скрепок

Самый безопасный метод удаления канцелярской скрепки — начать с короткой стороны скрепки вверх. Удерживая длинную сторону зажима через бумагу, одним пальцем на плоской рабочей поверхности потяните вверх короткую сторону зажима. С помощью хрупкой бумаги и ржавых зажимов аккуратно вставьте небольшой кусочек тонкой карту между зажимом и бумагой с обеих сторон и снимите зажим, как указано выше.

Удаление скоб

Важно не использовать съемник скоб, так как это может еще больше повредить документ. Если скрепка не заржавела, а бумага прочная, положите ее на плоскую рабочую поверхность выступами скрепок вверх. Осторожно открывайте по одному зубцу с помощью плоского металлического инструмента (например, микрошпателя, который можно приобрести в большинстве художественных магазинов). Переверните скрепленные листы бумаги и вставьте микрошпатель между бумагой и скрепкой, затем проденьте зубцы в отверстия для прокола.С хрупкой бумагой и ржавыми скобами вставьте кусок тонкой карты между скобкой и бумагой и удалите скобу, как описано выше.

Может потребоваться соскоблить сильные отложения ржавчины с помощью металлического инструмента, прежде чем пытаться удалить какой-либо из этих крепежных элементов.

Альтернативные методы крепления

Папки архивного качества, доступные у специализированных поставщиков, предназначены для обеспечения безопасного хранения групп отдельных файлов и бумаг. Вот некоторые сведения о поставщиках.

Скрепки для бумаг из латуни являются хорошей заменой стандартной металлической скрепки, так как они не ржавеют. При использовании скрепки часто рекомендуется использовать сложенный лист бескислотной бумаги, помещенный между документом и скрепкой.

Удаление старых креплений требует особой осторожности, чтобы не повредить документ. Если вы не уверены, обратитесь к одному из реставраторов Исторического центра Суррея за профессиональным советом.

Удалите скобы, как архивист

Одно из первых правил архивирования документов, которому следуют все архивы и архивисты: Удалите из документов весь металл.Сюда входят скобы, скрепки, прямые булавки и любые другие крепежные детали, скрепляющие металлические документы.

Некоторые из вас, вероятно, думают: «Я знаю, как удалить скобки, в чем дело?»

Как архивариус, я видел много поврежденных документов от тех, кто думал, что знает, как удалить скобы, и все же повредил свои документы.

Для всех нас нет ничего необычного в том, чтобы найти в наших генеалогических записях ржавые скрепки, скрепляющие документы. Архивист ежедневно сталкивается со скрепками, и их удаление имеет первостепенное значение.

Скобы могут вызвать ржавчину и повредить генеалогические документы. Со временем при повторном переворачивании документов скобы могут порваться. Удаление скоб — простой процесс, и если все сделано правильно, это не повредит генеалогические документы.

Не используйте приспособление для снятия скоб со скобами, которое выглядит следующим образом:

Они могут повредить документы больше, чем помочь удалить скобу.

Не использовать это палочка для удаления скоб, которая выглядит так:

Они также могут повредить документы больше, чем помочь удалить скобу.

В архивах мы используем архивный микрошпатель для удаления скоб, который выглядит так:

Процесс удаления скрепок очень прост:

— Переверните скрепленные документы так, чтобы вы видели обратную сторону скрепки.

— С помощью архивного микрошпателя осторожно подденьте два зубца

— Переверните скрепленные документы вперед и с помощью архивного микрошпателя осторожно извлеките скрепку из документов.

Виола! Скоба удалена!

По общему признанию, этот процесс занимает больше времени, чем использование съемника скоб.Имейте в виду, что цель — нанести как можно меньше повреждений. Использование этого процесса удаления скобок гарантирует, что документ не будет поврежден или, по крайней мере, сведен к минимуму.

Архивисты и специалисты по генеалогии знают о важности генеалогических записей. Сохранение этих записей важно, и мы все должны это делать.

ПОМНИТЕ: ЭТО НЕ ВСЁ ОНЛАЙН, СВЯЗАТЬСЯ И ПОСЕТИТЬ АРХИВ СЕГОДНЯ !!

******

Теперь вы можете подписаться на меня «The Archive Lady» на Facebook!

Нажмите здесь и поставьте «Нравится» на странице Archive Lady на Facebook!

Веб-семинар Get My Legacy Family Tree

«Исследования в библиотеках и архивах: что можно и что нельзя делать»

http: // наследие.familytreewebinars.com/?aid=1142

Спросите у хранителя: как сохранить и архивировать старые семейные документы

Я унаследовал свидетельство о браке бабушки и дедушки / документ о собственности предков / документы о демобилизации дяди в армию. Как мне сохранить документы по семейной истории, чтобы поделиться ими и использовать их в своих генеалогических исследованиях?

Что общего между свидетельствами о рождении и браке, письмами и земельными документами? Если вы сказали «чернила и бумага», вы были бы правы. Большинство старых семейных документов напечатаны или написаны от руки на бумаге разного качества.Старая бумага, сделанная с высоким содержанием хлопкового волокна, на самом деле может быть в лучшем состоянии, чем новая бумага с высоким содержанием древесной массы. Основные шаги по сохранению и архивированию любого типа бумаги аналогичны, но вы можете помочь своим старым семейным документам продержаться дольше, зная, какой тип бумаги использовался.

Документы, касающиеся родства (свидетельства о рождении и браке) или собственности (завещания, земельные документы), часто были напечатаны или написаны на более качественной хлопковолоконной бумаге (тряпичная бумага). Этот тип бумаги довольно прочен и способен выдерживать складывание, сгибание и скручивание.

Напротив, документы, предназначенные для временного использования, такие как квитанции или ежедневные новости, или документы, подготовленные во время дефицита во время войны, часто были изготовлены из низкокачественной высококачественной древесно-целлюлозной бумаги, которая быстро портится из-за высокого содержания кислоты.

Большинство семейных коллекций включают смесь обоих видов бумаги, но, к сожалению, бумага с высоким содержанием кислоты настолько токсична, что ускоряет порчу всего, к чему прикасается. Возможно, вы видели свидетельство миграции кислоты на коричневой странице Библии из газетных вырезок, используемых в качестве закладок.Защитите семейные документы, изолировав газетную бумагу от других предметов и соблюдая следующие правила хранения:

Как сохранить старые семейные документы

Вымойте руки, чтобы масло не попало на бумагу, и работайте на чистой ровной поверхности.
Осторожно разверните документ и удалите все скобы, булавки и застежки. Если бумага кажется хрупкой, позвольте ей слегка расслабиться, поскольку она впитывает влагу из комнаты. Не давите и не сдавливайте. Используйте микрошпатель и инструмент , чтобы аккуратно загнуть все загнутые углы.
Поместите каждый элемент в папку , не содержащую кислоты и лигнина, или архивный пластиковый корпус. Мне нравится использовать кристально чистые рукава из полиэстера , чтобы я мог просматривать предметы и делиться ими с членами семьи. Архивные папки и тяжелые архивные пластиковые футляры помогают хранить хрупкие документы. Бескислотные протекторы подходят, но они не слишком хрупкие, чтобы поддерживать их. Все материалы должны быть из бумаги архивного качества, не содержащей кислоты и лигнина, или из пластика, прошедшего испытание на фотографическую активность.
Храните папки или рукава в бескислотной архивной коробке, такой как Gaylord Document Case или плоская передняя коробка . В моем собственном домашнем архиве я стандартизировал коробки с плоскими коробками 10 x 12 дюймов и вертикальными коробками для документов шириной 5 дюймов. Это позволяет легко складывать и хранить коробки. Вертикальный футляр для документов похож на мини-шкаф для хранения документов и предохраняет предметы от расплющивания под весом сложенных предметов, а также обеспечивает защиту от света и пыли.
Храните коробки в домашнем архиве.Выберите место, защищенное от света, пыли и вредителей, с постоянной умеренной температурой и влажностью. Внутренний шкаф с полками на высоте не менее 12 дюймов от пола часто является хорошим местом для создания домашнего архива. Избегайте хранения семейных бумаг или артефактов на чердаке, в гараже, подвале или в других местах, где отсутствует контроль температуры.

Когда вы будете готовы работать со старыми семейными документами для генеалогического исследования, осторожно извлеките предметы из вложения, чтобы отсканировать или сфотографировать.Работайте с цифровым изображением для расшифровки и извлечения информации из семейной истории, чтобы свести к минимуму необходимость в использовании оригинала семейной реликвии.

Gaylord Archival предлагает экономичный набор для сохранения документов Family Archives , который включает бескислотные папки, перчатки (для работы со старыми семейными фотографиями), конверт для вырезок для изоляции газетных статей и коробку для документов формата Letter. Это хороший способ начать работу с архивными материалами музейного качества. Набор доступен на Amazon .com или напрямую с Gaylord.com .

Спасибо за поддержку The Family Curator, используя партнерские ссылки в этом посте для ваших покупок.

СохранитьСохранить

Скрепки и другие бумажные застежки: архивы

Скрепки и другие бумажные скрепки: архивы — это проект, в ходе которого собирались утилизированные бумажные скрепки из архивных организаций и изучались новые технологии прикрепления в цифровых архивах.Этот проект направлен на пересмотр предметов, которые утилизируются в процессе архивного размещения — таких предметов, как канцелярские скрепки, скобки, резинки, брекеты и т. Д. Каждая застежка служит разным целям для скрепления документов. Скрепление документов и, таким образом, прокалывание бумаги представляет собой полупостоянный режим соединения, в то время как скрепление бумаги позволяет прикрепленным документам находиться в постоянном движении. Когда документы попадают в архив, эти застежки обычно выбрасываются. Через цифровую коллекцию был создан веб-сайт, чтобы задокументировать, как материал, который был запрещен или удаляется из бумажных и цифровых архивов. Скрепки и другие бумажные застежки: хранение архивов Цель — переосмыслить скрепку: что это значит, когда в аналоговом архиве что-то не прикреплено, и как функция и эпистемология скрепки и других технологий прикрепления переводятся в цифровой формат. архив.

Когда профессиональные архивисты получают новое присоединение, элементы подвергаются обработке: «процессу систематизации материалов в соответствии с их происхождением и первоначальным порядком, чтобы защитить их контекст и достичь физического и интеллектуального контроля над материалами.¹ Среди нескольких формальных процессов сохранения, организации и хранения архивисты обычно удаляют скрепки, скобы и другие скрепки для бумаги. Эти вещи обычно отбрасываются, даже если они представляют собой небольшие, но важные промежуточные носители, которые когда-то организовывали коллекцию и физически скрепляли ее в риторические, эпистмологические или онтологические единицы. Эти вещи не считаются имеющими архивную ценность и, фактически, часто считаются вредными, потенциально опасными для коллекции.Старые бумажные документы, которые когда-то скреплялись скрепкой и хранились в нестабильных условиях, могли быть повреждены на документах из-за ржавчины или напряжения бумаги. Эти промежуточные застежки на самом деле содержат много возможностей для архивирования и обеспечивают контекст, а небольшие связующие контекстные подсказки могут быть потеряны, когда эти технологии прикрепления будут удалены, что открывает возможность для переупорядочения или переосмысления того, как должен жить архив.

В цифровых архивах эти крепления продолжают сосуществовать с компьютерной документацией.Например, скрепка, представленная небольшими значками или графическим интерфейсом пользователя, обычно указывает на вложения электронной почты, или ее представление напоминает интерактивный персонаж «Clippy», который был в версиях Microsoft Office Assistant 1997-2003 годов. Графический интерфейс вложения электронной почты напоминает пользователю скрепку, однако контекст остается в запасе. В статье Лизы Гительман «Переосмысление вложения» Гительман заявил, что при открытии вложения в электронном письме представление вложения в виде скрепки становится временным, поскольку оно «открепляется, открепляется и отменяется», что кажется мечтой для любого архивариуса, обрабатывающего бумажные вложения.В отличие от скрепки с графическим интерфейсом пользователя, настоящую скрепку можно хранить вместе с документами, которые она содержит. Однако графический интерфейс скрепки обычно получает плохую репутацию, например Clippy от Mircosoft, выпуск которой был прекращен после получения отрицательных отзывов, хотя графический интерфейс был разработан, чтобы помогать и направлять пользователей.

Еще одно понятие компьютеризированных вложений — это встроенные метаданные (данные о данных). Например, встроенные метаданные файла изображения содержат сопроводительные файлы. В сопроводительных файлах данные хранятся в отдельном файле, который не поддерживается форматом исходного файла.Гительман утверждал, что довольно скоро напильник может относиться к крепежным изделиям; скрепки содержали архив вместе, как вложение электронной почты или встроенные метаданные. Хотя в статье Эбигейл Л. Дансигер «Встроенные метаданные: друг или враг нашей цифровой коллекции» она описывает поддержку и проблемы встроенных метаданных: «Сторонники встраивания метаданных в цифровые файлы считают, что это обеспечит непрерывный доступ к цифровому объекту с течением времени, поскольку все будут в одном пакете, который будет надежно и постоянно путешествовать вместе.Однако противники встроенных метаданных считают, что на самом деле они могут вызвать повреждение данных и привести к проблемам миграции ». ¹ Еще одним аргументом против встроенных метаданных является проблема информационной перегрузки, которая беспокоит архивистов цифровых и аналоговых архивов. Как и бумажные застежки, файлы с коляской содержат файлы вместе, однако они также могут повредить файлы из-за миграции на другое программное обеспечение. Проблема с метаданными заключается в том, что компании-разработчики программного обеспечения ориентированы на прибыль, а форматы файлов можно легко заменить новыми форматами.Хотя архивные организации используют свои собственные стандарты в отношении того, как они обрабатывают / повторно размещают архив, ясно, что их намерение состоит в том, чтобы хранить архивы вместе. Однако эти застежки, будь то скрепки, скобки или встроенные метаданные, несут на себе остатки исходных архивов.

Был создан веб-сайт, содержащий информацию о каждой организации, а также небольшую информацию об имеющихся у них стандартах архивирования в отношении бумажных крепежей. Под каждой организацией есть страница для сбора и выброшенных вещей, собранных при переселении.Каждый элемент помечен тегами, чтобы соединить коллекции вместе. Я обратился в несколько архивных организаций Нью-Йорка с вопросом, могу ли я забрать их использованные бумажные застежки или другие предметы. Пара была готова к сотрудничеству: архивы дизайна Келлен в Новой школе дизайна Парсонса и библиотека и коллекции Фалеса в Нью-Йоркском университете, библиотека Бобст. Келлен пожертвовал из своей коллекции Джозефа Гринбаума, записей декана Дэвида К. Леви и аудиовизуальной коллекции Новой школы; Фалес пожертвовал из их художественного архива Exit и коллекции Эриха Марии Ремарка.Веб-сайт также содержал коллекцию изображений графического интерфейса пользователя скрепок, которые также отключаются при получении и открытии документа. В настоящее время я работаю над переносом этого веб-проекта на текущий сайт.

Большое спасибо Дженни Свадош, младшему архивисту из архива дизайна Келлен, и Лизе Дармс, старшему архивисту библиотеки и специальных коллекций Фалеса.

¹ Сломба, Элизабет.