Выходной в командировке ЗУП 3.1

Анна Михайленко

Руководитель 1С Консалтинга

Если сотрудник, находясь в командировке, в выходной не работает и не совершает при этом отъезд или приезд, этот день оплачивать не нужно.

Согласно ст. 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Но если технология работы предусматривает работу и в выходные (например, непрерывное производство), то можно прописать в приказе на командировку дни работы в выходные или праздники. Возможен выход на работу в выходные и в случае, заранее не предусмотренном в документах на командировку, если это обусловлено производственной необходимостью.

Оплата работы в выходные дни в командировке регламентируется в документах на командировку, в рабочем графике сотрудника и рассчитывается по среднему заработку, если это предусмотрено положением об оплате труда или другим правоустанавливающим документом на предприятии.

Если же работа в выходные дни не была первоначально предусмотрена, то расчет работы в выходные, праздничные дни во время командировки может производиться в соответствии с трудовым законодательством РФ (см. п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). За работу в выходной сотруднику начисляется заработная плата не менее чем в двойном размере — в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

Т.е. оплата за выходной в командировке в программе ЗУП может производиться одним из вариантов.

В размере двойного тарифа (или одинарного тарифа с последующим отгулом)

Если принято решение выходной в командировке оплачивать в размере двойного тарифа или с предоставлением отгула, необходимо:

1. Рассчитать документ Командировка, указав дни фактического нахождения с учетом выходных.

2. При этом документ рассчитает по среднему только рабочие дни.

3. Создать документ Работа в выходные и праздники, в котором указать дни или часы работы в выходные и способ компенсации-двойная оплата или отгул. Оплата будет рассчитана в документе Начисление зарплаты и взносов

4. Для регистрации отгула использовать документ Отгул.

Подключить использование документа Работа в выходные и праздники дни можно в разделе Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний — Прочие начисления

— установить флаг Работа в праздничные и выходные дни.

А возможность учета отгулов включается на вкладке Учет отсутствий.

Документ Работа в выходные и праздники находится в разделе Зарплата.

В размере среднего заработка, как и остальные дни командировки

Порядок действий:

1. Создать документ Индивидуальный график, в котором указать выходные как рабочие. Чтобы общее количество рабочих дней совпадало в Производственным календарем, необходимо изменить такое же количество рабочих дней на выходные

2. Создать документ Командировка

, указав фактические дни нахождения с учетом выходных. Документ рассчитает оплату по среднему за все дни, включая и выходные

Следует учесть, что:

• Необходимо в индивидуальном графике сотрудника на месяц соблюдать количество рабочих дней, установленных законодательством

• Необходимо порядок оплаты выходных в командировке отразить в учетной политике и оплачивать выходные в сходных ситуациях всем работникам одинаково, во избежание юридических споров

В размере удвоенного среднего заработка

1. В справочнике Настройка — Виды рабочего времени создаем новый вид времени Командировка в выходные (присвоим ему код КВ), основное время в нем можно указать

Выходные дни.

2. Настройка — Начисления — Копируется существующее начисление Командировка, и на его основании создается новое с изменениями:

Ссылка Редактировать формулу — просто удваиваем имеющуюся формулу

Старая формула: Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка

Новая формула: 2*(Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка)

4. Назначение начисления: Прочие начисления и выплаты

5. Теперь мы можем выбрать Начисление выполняется: Только если введен вид учета времени (ниже в появившемся поле выбора выбираем наш новый вид времени КВ).

В табеле отмечаем командировку в выходной день (и указываем вид времени КВ)

Данное начисление рассчитывается в документе Начисление зарплаты и взносов.

Оплата работы в праздничный день в командировке

Если работник в командировке работал в нерабочий праздничный день, оплатить ему этот день нужно либо минимум в двойном размере, либо в одинарном, но с отгулом (подробнее об этом ниже). Если работник работал в «обычный» праздник (например, День учителя), оплатите этот день по среднему заработку как работу в обычный день командировки. Какие-либо компенсации в этом случае законом не предусмотрены (ч. 1, 4 ст. 153 ТК РФ, п. п. 5, 9 Положения о служебных командировках).

Если работник поехал в командировку за границу и работал в день, когда в России нерабочий праздничный день, а там рабочий, то оплатите его как работу в нерабочий праздничный день, а не по среднему заработку. Это следует из ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 15 ТК РФ, п. п. 1, 2, абз. 1 п. 3, п. п. 5, 9 Положения о служебных командировках.

Отметим, что как работу в нерабочий праздничный день нужно оплатить и день отъезда, приезда или нахождения в пути в такой день, который приходится на командировку. Это следует из п. 5 Положения о служебных командировках, Письма Минтруда России от 13.10.2017 N 14-2/В-921.

Если работник трудился в нерабочий праздничный день в командировке (в том числе когда этот день рабочий по его графику), то оплатите фактически отработанное время в этот день по выбору работника либо минимум в двойном размере, либо в одинарном, но с отгулом. Исключение — работники, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев: они не вправе выбрать отгул (ч. 1, 3, 4 ст. 153, ч. 2 ст. 290 ТК РФ, п. 5 Положения о служебных командировках).

Рассчитывать оплату за нерабочий праздничный день рекомендуем исходя из той системы оплаты труда, которая установлена работнику (оклад, тарифная ставка, сдельная расценка). Расчет оплаты исходя из среднего заработка работника может повлечь риски. Это следует из ч. 1 ст. 153 ТК РФ, п. п. 5, 9 Положения о служебных командировках, Писем Минтруда России от 09.07.2019 N 14-2/В-527, Роструда от 16.10.2019 N ПГ/26391-6-1.

Рекомендуем закрепить порядок оплаты работы в нерабочий праздничный день в командировке, например, в локальном нормативном акте (с учетом положений ч. 2, 4 ст. 135, ст. ст. 149, 153 ТК РФ). Ознакомьте с ним работника под подпись до того, как будете привлекать его к работе в праздник в командировке, чтобы он знал, как вы будете оплачивать такую работу (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Если работника не привлекали к работе в командировке в нерабочий праздничный день, то порядок оплаты зависит от того, какая система оплаты ему установлена. Если он сдельщик или его труд оплачивается по часовым (дневным) тарифным ставкам, то выплатите ему дополнительное вознаграждение. А если он «окладник» — этот день не оплачивайте (ч. 3 ст. 112 ТК РФ).

Если речь идет о празднике, который не относится к общероссийским или региональным нерабочим праздничным дням (например, День учителя), и работник в этот день в командировке отдыхает, то оплачивать его как рабочий день или делать за него доплаты не нужно. Законом это не предусмотрено.

Командировочные расходы за нерабочий праздничный день и за «обычный» праздник в период командировки оплатите работнику как обычно (особенностей по закону для таких случаев нет). То есть в порядке и размерах, которые определены, например, в вашем локальном нормативном акте. В частности, это расходы по проезду, найму жилого помещения, а также, как правило, суточные (ч. 1, 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 — 4, 6 п. 11 Положения о служебных командировках).

Нужно ли выплачивать суточные за праздничные дни, приходящиеся на период командировки?

Да, кроме случая, когда командировка по России и работник ежедневно может возвращаться домой. В иных случаях выплатите работнику суточные за каждый праздничный день в командировке (в том числе, если на такой день приходится день приезда, отъезда или нахождения в пути). И неважно, отдыхал работник в этот день или работал (абз. 3, 4 п. 11 Положения о служебных командировках).

При однодневной командировке за границу выплатите работнику в иностранной валюте 50 процентов от нормы суточных, установленной у вас (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 20 Положения о служебных командировках).

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как оплатить праздничные дни в командировке (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Оплата праздничных дней в командировке: два примера

Ситуация

В связи с неотложными работами два работника предприятия были направлены в командировку с 25 по 30 июня. Возникли вопросы:

• Как оплатить дни командировки, в том числе работу в праздничный день, 28 июня, если по условиям трудового договора работникам установлен оклад?
• Можно ли за работу в выходные дни и праздничный день вместо повышенной оплаты предоставить отгулы?

Что говорит закон…

…о работе в выходные дни

Привлечение отдельных работников к работе в выходные дни допускается только в исключительных случаях, перечень которых приведен в ст. 71 КЗоТ.

Для того чтобы привлечь работника к работе в выходной или праздничный день, в том числе в командировке, нужно издать соответствующий приказ. Если о работе в выходной день будет известно перед командировкой, тогда можно издать один приказ: о направлении в командировку и о работе в выходной (праздничный) день.

…об оплате отработанных выходных дней

Выходные дни – это суббота, воскресенье (так называемые общие выходные) либо дни, которые являются выходными согласно графику работы.

По соглашению сторон работа в выходной день:

• либо оплачивается в двойном размере (часовой или дневной ставки) по правилам ст. 107 КЗоТ,
• либо компенсируется другим днем отдыха (ст. 72 КЗоТ). То есть работа в выходной день оплачивается в одинарном размере, но дополнительно работнику дают отгул. Причем если будет предоставлен отгул, то это должно быть сразу оговорено в приказе о привлечении работника к работе в выходной день (письмо Минсоцполитики от 19.09.12 г. № 321/13/133-12).

То есть если нашей ситуации за работу в субботу и воскресенье (26 и 27 июня) работник попросил отгулы, то это следовало зафиксировать в приказе о направлении его в командировку.

…об оплате отработанных праздничных дней

Независимо от того, где оказался работник в праздник – на основном месте работы или в командировке – за работу в праздничный день ему полагается оплата в двойном размере, а именно (ст. 107 КЗоТ):

• в размере одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада – если работа в праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени;
• в двойном размере (часовой или дневной ставки) сверх оклада – если работа производилась сверх месячной нормы.

В таком размере оплачиваются часы, фактически отработанные в праздничный день.

Замена двойной оплаты отгулом законодательством не предусмотрена (письмо Минтруда и соцполитики от 29.12.09 г. № 853/13/84-09). В то же время работнику, отработавшему в праздничный день сверх нормы рабочего времени, по его желанию может быть предоставлен дополнительно другой день отдыха (письмо Минсоцполитики от 09.12.14 г. № 922/13/155-14, далее – Письмо № 922). В этом случае отгул может быть предоставлен позже по заявлению работника (т. е. в приказе о направлении в командировку или в приказе о привлечении к работе в праздничный день это можно заранее не фиксировать).

Об оплате дней командировки

Дни командировки оплачиваются согласно условиям трудового договора, но в размере не ниже среднего заработка (ст. 121 КЗоТ). То есть для оплаты дней командировки применяют большую из двух величин: либо однодневный, либо среднедневной заработок.

Однодневный заработок определяют, разделив доход работника за месяц (включая зарплату, премии, суммы индексации и другие выплаты) на количество отработанных рабочих дней (часов) в этом месяце по графику работы предприятия.

Среднедневной заработок рассчитывают согласно Порядку, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100. Для этого берут выплаты за расчетный период, то есть за два месяца перед месяцем начала командировки. Если в течение этих двух месяцев работник не работал, то в расчет берут выплаты за предыдущие два месяца (п. 2). Если и тогда зарплаты не было, тогда среднедневной заработок рассчитывают исходя из тарифной ставки, оклада или минимальной зарплаты (абзацы третий – пятый п. 4).

Как применять на практике

Приведем два конкретных числовых примера для нашей ситуации.

Пример 1

Работник был в командировке 6 дней – с 25 по 30 июня. Его оклад – 7 000 грн. В июне ему начислена индексация зарплаты в сумме 77,18 грн. В командировке он работал в выходные дни 26 и 27 июня (суббота и воскресенье), за которые попросил отгулы, а также в праздничный день 28 июня. В этот день он отработал 12 часов сверх месячной нормы времени. Среднедневная зарплата работника за двухмесячный расчетный период (апрель и май) составила 345,18 грн. Необходимо рассчитать оплату труда за дни командировки.

Рассчитаем однодневный заработок работника в июне:

(7 000,00 грн + 77,18 грн) : 20 р. д. =
= 353,86 грн,

где 20 р. д. – количество рабочих дней в июне.

Поскольку однодневный заработок больше среднедневного, дни командировки оплачиваем согласно условиям трудового договора. То есть за дни командировки (кроме праздничного) нужно начислить:

353,86 грн х 5 д. = 1 769,30 грн.

За праздничные дни в двойном размере оплачиваем только фактически отработанные часы. Для их оплаты найдем часовую (тарифную) ставку:

7 000 грн : 160 ч = 43,74 грн,

где 160 ч – норма рабочих часов в июне при 40-часовой рабочей неделе.

Всего за работу в праздничный день, 28 июня, следует начислить:

43,74 грн х 2 х 12 ч = 1 049,76 грн.

Общая сумма за работу в командировке составит:

1 769,30 грн + 1 049,76 грн = 2 819,06 грн.

Пример 2

Возьмем условия предыдущего примера, но предположим, что среднедневная зарплата работника в расчетном периоде составила 358,75 грн, то есть больше дневного заработка 353,86 грн. Необходимо рассчитать оплату труда за дни командировки.

Поскольку среднедневной заработок больше однодневного, оплачиваем дни командировки (кроме праздничного дня) исходя из среднедневного заработка:

358,75 грн х 5 д. = 1 793,75 грн.

Теперь нам нужно узнать часовую ставку для оплаты отработанных часов в праздничные дни. Для этого оклад работника делим на месячную норму продолжительности рабочего времени согласно графику работы предприятия (Письмо № 922). То есть при оплате праздничных дней в расчет не берем другие выплаты (премии, суммы индексации и пр.), только должностной оклад.

Поэтому часовая (тарифная) ставка будет такой же, как в примере 1, то есть 43,74 грн (7 000 грн : 160 ч).

За работу в праздничный день, 28 июня, нужно начислить:

43,74 грн х 2 х 12 ч = 1 049,76 грн.

Значит, общая сумма зарплаты за дни командировки составит:

1 793,75 грн + 1 049,76 грн = 2 843,51 грн.

Источник: «Баланс» № 27, который выходит из печати 12.07.21 г.

Оплата труда во время командировки

Тех сотрудников, которые регулярно ездят в командировки, интересует вопрос об оплате труда в период командировки. Как правильно рассчитывается оплата, а также ответы на другие популярные вопросы.

Как происходит расчет оплаты труда в командировке

За все дни, когда работник находится в командировке, работодатель должен ему оплатить среднюю заработную плату (ст.167 трудовой кодекс РФ). Средняя зарплата не обязательно должна быть равна окладу.

Оплата труда в командировке рассчитывается по такой схеме: средняя заработная плата = средняя зарплата в день * количество командировочных дней.

Для вычисления по этой формуле в первую очередь необходимо вычислить среднюю дневную заработную плату. Она зависит от таких факторов:

1. Какое количество времени работник успел поработать на предприятии до начала командировки.
2. Заработная плата, которую он получил за этот период.

Как осуществляется расчетный период?

• Если работник трудится на фирме более 1 года, тогда расчетный период берут за предыдущие 12 месяцев до его командировки.
• В том случае, если сотрудник работает менее 1 года, расчетный период начинается с момента его устройства и до последнего рабочего дня перед командировкой. 
• Если сотрудник отправляется в командировку уже в первый свой рабочий месяц, расчетный период начинается с первого и по последний день перед командировкой.
• В том случае, когда сотрудник не успел и дня отработать и сразу отправился в командировку, расчет оплаты труда во время командировки начисляется, исходя из средней дневной заработной платы его оклада.

Фактически начисленная заработная плата

Фактически начисленная зарплата – это абсолютно все выплаты, которые были начислены сотруднику в расчетный период. К ним относится: заработная плата, все премии и надбавки. Период нетрудоспособности, отпуск и командировочные дни в расчет не берут.

Средний заработок в день = все выплаты за расчетный период / количество рабочих дней.

Затем среднюю дневную зарплату умножают на количество командировочных дней, в том числе и день отправления, а также прибытия. Итоговая сумма и является оплатой труда в период командировки. Другие рабочие дни оплачиваются по установленному окладу.

Как происходит оплата дней в командировке, если они выпадают на выходные?

Если командировка приходятся на выходные или праздничные дни, то работа оплачивается исходя из системы оплаты труда, установленной у работодателя, по выбору работника. Среднюю заработную оплату в выходные дни не начисляют.

Так сотрудник может выбрать, как именно получить компенсацию в командировке: получить не менее, чем двойную оплату за проведенный праздничный или выходной день в командировке или же получить компенсацию выходного дня на другой рабочий день по собственному желанию. 

Когда сотрудник получает оплату за командировку?

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов зависят от того, в какой именно организации работает человек. Например, если он служит в федеральных государственных органах, то правила устанавливаются актами Правительства РФ. Органы местного самоуправления издают свои акты с правилами. Для большинства сектора частных компаний правила и размеры возмещения расходов определяются внутренними положениях работодателя. 

Как правило, деньги за командировку начисляют вместе с фактической заработной платой (с авансом, либо с основной частью). В некоторых случаях зарплата в командировке оказывается гораздо меньше, нежели его обычный месячный оклад. В таких случаях работодатель должен доплатить недостающую сумму до оклада сотрудника. Эта функция должна быть обязательно прописана в трудовом договоре, либо в отдельном положении о командировках фирмы.

Оплата труда в командировках, особенности

В каждой компании могут быть свои особенности начисления, но все они должны начисляться по установленному закону ТК РФ, и четко прописаны в приказе о командировке.

В случае если сотрудник имеет почасовую оплату, за одну единицу берут заработную плату за 1 рабочий час. Фактическую зарплату делят на количество рабочих часов.

Как оплачивается работа водителя в выходные дни, приходящиеся на период командировки?

Необходимо ли письменное распоряжение работодателя для привлечения к работе в выходные дни, приходящиеся на период командировки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Каждый час, потраченный работником на выполнение служебного поручения в командировке в выходной или праздничный день, должен оплачиваться по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ (не менее чем в двойном размере). По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, в который он привлекался к работе. В таком случае работа в выходной день подлежит оплате в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, работнику возмещаются суточные.

Привлечение к работе в выходной или праздничный день производится по письменному распоряжению работодателя. При этом законодательство не содержит требования о том, чтобы такое письменное распоряжение во всех случаях оформлялось отдельным документом. Распоряжение работодателя о работе в выходной день может содержаться в документах, которыми оформлена командировка: в приказе о направлении работника в командировку, командировочном удостоверении, служебном задании.

Обоснование вывода:

В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом средний заработок выплачивается только за рабочие дни (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение). Выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки, по общему правилу не оплачиваются.

Согласно п. 5 Положения оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Значит, выходные и праздничные дни в командировке, в течение которых работник не отдыхал, а привлекался к выполнению служебного поручения, должны оплачиваться, но не в размере среднего заработка, а по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. При этом часть четвертая ст. 153 ТК РФ предусматривает, что по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного (праздничного) дня, в который работник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Соответственно, если работник не выразил желания взять другой день отдыха, работодатель обязан оплатить работу в выходной (праздник) не менее чем в двойном размере.

Пункт 5 Положения и статья 153 ТК РФ не содержат указания о том, сколько часов, приходящихся на исполнение служебного поручения в выходной или в праздник, следует оплатить в двойном размере — только фактически затраченные часы или весь день, независимо от количества часов, которые работник затратил на исполнение служебного поручения. К сожалению, официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. На наш взгляд, вопрос можно решить следующим образом. Согласно ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит, в частности, от количества затраченного труда. За выходные и праздники выплачивается, как мы уже выяснили, не средний заработок, а заработная плата в двойном размере. Когда речь идет о выплате заработной платы за исполнение работником трудовых обязанностей, очевидно, что оплачивать необходимо только фактически отработанные сотрудником часы. Поэтому, по нашему мнению, в двойном размере надо оплачивать каждый час, потраченный работником на выполнение служебного поручения в командировке.

Напомним, что за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, работнику возмещаются суточные (п. 11 Положения).

Часть восьмая ст. 113 ТК РФ устанавливает, что привлечение к работе в выходной или праздничный день производится по письменному распоряжению работодателя. При этом законодательство не содержит требования о том, чтобы такое письменное распоряжение во всех случаях оформлялось отдельным документом. Распоряжение работодателя о работе в выходной день может содержаться в документах, которыми оформлена командировка: в приказе о направлении работника в командировку, командировочном удостоверении, служебном задании.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Раченкова Юлия

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

Как оплачивать выход на работу в день возвращения из командировки

Как оплачивать выход на работу в день возвращения из командировки

Как оплачивать день выхода работника на работу, если он совпадает с днем приезда из командировки?

Такой вопрос возникает на практике довольно часто. Связано это с тем, что Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, устанавливая норму о том, что выход работника в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем, ничего не говорит о том как оплачивать такой день.

По общему правилу «двойная» оплата одного и того же периода не допускается. И если следовать этому правилу, то в день, отработанный по приезду из командировки, за работником либо сохраняется средний заработок как за день командировки, либо выплачивается заработная плата за отработанный день. 

Между тем, представляется, что в ситуации, когда работник выполнял свои обязанности в командировке и в день возвращения из нее сразу же приступил к работе, будет справедливым и направленным на защиту интересов работника как сохранение за ним среднего заработка за последний день командировки, так и выплата заработка за отработанный день. 

Для того чтобы налоговые органы отнесли сумму начисленной заработной платы в день возвращения из командировки для целей исчисления налога на прибыль, необходимо учесть следующее. К расходам на оплату труда, которые уменьшают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль организации, согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ, относятся, только расходы, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Следовательно, для минимизации своих расходов возможность такой «двойной» оплаты необходимо установить в коллективном договоре и (или) в трудовых договорах с работниками. В противном случае выплату заработной платы за работу в день приезда из командировки, скорее всего, придется производить из прибыли организации.             

Возврат к списку

как оплатить расходы на билеты, если сотрудник приезжает в выходной день?

Согласно статье 106 и 107 Трудового кодекса выходные дни – это те дни, когда работники освобождены от выполнения трудовых обязанностей

27.06.2017Российский налоговый портал

Компания направляет своего сотрудника в служебную командировку. Явиться на место выполнения обязанностей в другой город работник обязан в понедельник. Но получается, что ему надо потратить время на дорогу, а это выходные дни. Вправе ли работодатель оплатить затраты на покупку билетов именно в выходной день, не возникает ли в данном случае материальная выгода для сотрудника в целях НДФЛ?

Как рассказал Минфин России в своем письме от 13.06.2017 г. № 03-03-РЗ/36418, согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Как известно, предприятие вправе отнести на расходы (в частности, на «прочие») сумму затрат на приобретение билетов. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации командировки, согласно приказам работодателя, оформляются на рабочие дни, а билеты для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы приобретаются в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки.

Необходимо отметить, что расходы работника на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в указанные дни связаны с выполнением возложенного на него работодателем служебного поручения. При этом днем начала или окончания командировки следует считать соответствующую дату в приказе работодателя о командировках. По мнению финансового ведомства, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.

При этом указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Что касается вопроса возникновения материальной выгоды и НДФЛ, то следует обратить внимание на следующее: пунктом 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено освобождение от НДФЛ всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ в полном объеме.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие, праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Как покрыть корпоративные командировочные расходы в случае банкротства

Относитесь разумно к финансовым требованиям на работе. Хорошие новости? Ваш начальник выбрал вас для участия в престижной отраслевой конференции. The…

Внимательно относитесь к рабочим финансовым требованиям.

Хорошие новости? Ваш начальник выбрал вас для участия в престижной отраслевой конференции. Плохие новости? Ваша компания ожидает, что вы сами оплатите дорожные расходы и не возместит вам их до вашего возвращения.Эти советы от Барри Коулмана, вице-президента по консультационным и образовательным программам Национального фонда кредитного консультирования, помогут работникам, у которых нет корпоративных карт, справиться с рабочими расходами, даже если их бюджет ограничен.

Составьте план.

Некоторые рабочие расходы предсказуемы, например, ежегодные конференции и собрания профессиональных ассоциаций. Если у вас есть возможность предвидеть коммерческие расходы, связанные с этими регулярно происходящими событиями, вам будет легче выделить достаточно денег для их покрытия.Коулман рекомендует проверять свой рабочий график как минимум за шесть месяцев до предстоящих мероприятий, чтобы дать себе достаточно времени, чтобы сэкономить на них.

Открыть отдельный счет.

Если вам регулярно приходится нести расходы на командировки, подумайте об открытии отдельного текущего счета, предназначенного для оплаты работы, — предлагает Коулман. Это будет полезно на протяжении всего жизненного цикла расходов вашей компании. Перед поездкой отложите деньги на счету, а затем используйте их для оплаты авиабилетов и счетов в гостинице.Когда ваша компания возместит вам расходы, положите эти деньги обратно на свой отдельный счет, чтобы они были готовы к будущим командировкам.

Найдите разумные варианты.

Если деловые поездки вдохновляют на мечты о первоклассных льготах и ​​роскошном жилье, будет разумно снизить свои ожидания, особенно если вы находитесь на крючке из-за того, что платите из собственного кармана. «Просто потому, что вам возмещают расходы, это не повод искать самые дорогие варианты путешествия», — говорит Коулман.Он рекомендует деловым путешественникам «использовать те же стратегии, как если бы это были их собственные деньги. В максимально возможной степени найдите разумные отели и авиабилеты ».

Остерегайтесь комиссии за депозит.

Отели и компании по аренде автомобилей часто взимают залог за бронирование в дополнение к объявленным ценам. Эти депозиты обычно возвращаются потребителю по окончании обслуживания, но они не являются незначительными и могут вызвать проблемы, если путешественники не проверит их внимательно перед бронированием.«В некоторых отелях удерживают до 100 долларов за ночь на случай непредвиденных расходов», — говорит Коулман. Рабочие «должны быть уверены, что на их счету достаточно денег, чтобы покрыть их во время путешествия». Чтобы уменьшить непосредственное бремя, которое могут вызвать эти сборы, используйте для бронирования кредитную карту, а не дебетовую, — предлагает Коулман.

Воспользуйтесь преимуществами очков.

Есть потенциальное преимущество в покрытии ваших собственных рабочих расходов. Некоторым работникам удается накапливать значительные баллы по кредитным картам и авиамили за все свои командировки.«Я бы, конечно, посоветовал записаться в программы начисления баллов и миль, и если у них есть карты с прикрепленными баллами и милями, использовать их для покрытия расходов», — говорит Коулман.
Ознакомьтесь с этими бонусными программами отелей и авиакомпаний, а также с туристическими кредитными картами.

Запросить возмещение как можно скорее.

Не медлите, когда дело доходит до подачи запросов на возмещение. У вашей компании может быть ограниченное окно для приема квитанций и других документов, и вы не хотите, чтобы расходы компании составляли сотни долларов из-за несвоевременных действий.

Погасите остаток.

Когда ваша компания обрабатывает ваш запрос на возмещение, в вашей зарплате и на вашем банковском счете может появиться на несколько сотен долларов больше, чем обычно. Это может показаться приятным сюрпризом, но не слишком радуйтесь. Помните, что к вам возвращаются только ваши собственные деньги. «Не смотрите на возмещение как на какую-то непредвиденную прибыль, — говорит Коулман. Работники должны «обязательно направить эти средства на личные кредитные счета, которые они использовали для финансирования этих расходов, вместо того, чтобы тратить деньги на что-то другое.В противном случае баланс вашей кредитной карты может увеличиться.

Поговорите со своим боссом.

Если предоплата собственными деньгами за опыт работы вызывает реальные трудности или если вашей компании требуется слишком много времени, чтобы возместить вам расходы, поговорите со своим начальником или представителем отдела кадров о ситуации и посмотрите, возможны ли какие-либо изменения. Возможно, вы сможете приобрести корпоративную карту. «Работодатель не узнает, в какой ситуации, пока сотрудник не поделится с ним», — говорит Коулман.«Я не думаю, что было бы больно откровенно поговорить о том, что им приходится часто использовать свои личные средства».

Откройте для себя лучшие способы управления корпоративными командировочными расходами.

При выезде в командировку:

— Составьте план.

— Открыть отдельный счет.

— Найдите разумные варианты.

— Остерегайтесь комиссии за депозит.

— Воспользуйтесь преимуществами очков.

— Запросить возмещение как можно скорее.

— Погасите остатки.

— Поговорите со своим боссом.

Больше из U.S. News

Самые важные союзники на работе

Что нужно знать о получении допуска

14 лучших рабочих мест для баланса между работой и личной жизнью

Как покрыть корпоративные командировочные расходы, когда вы разорены изначально был опубликован на usnews.com

Новые способы оплаты, упрощающие путешествия

Бесконтактные платежные системы, виртуальные карты, мобильные приложения… Существует множество решений, конкурирующих с корпоративными платежными картами для управления командировочными расходами. Это цифровая революция в глобальном масштабе, которая делает транзакции более гибкими … поэтому важно знать о возможных вариантах.

Если мы прислушаемся к исследованиям привычек профессионалов, путешествующих в 24 страны мира, то тенденция к бесконтактным технологиям еще не стала самой распространенной. Корпоративные карты по-прежнему являются самым популярным способом оплаты для бизнеса как до, так и во время командировок.Тем не менее виртуальные кредитные карты и использование мобильных устройств для оплаты постепенно становятся глобальной реальностью. В целом европейские страны все еще немного сопротивляются, в то время как виртуальные платежи, напротив, очень популярны в Индии, а приложения процветают в Китае.

1. Самые популярные приложения

• Apple Pay во всем мире

Apple вышла на рынок безбумажных платежей, когда позволила нам оплачивать все, что мы хотели, через устройство Apple: карты записываются, но данные никогда не сохраняются на устройстве.Каждый раз для оплаты используется уникальный код, а это значит, что пользоваться им просто и безопасно. Apple Pay — это ведущая в мире система бесконтактных платежей, совместимая со всеми банками и торговыми сайтами. Аналогичное решение недавно было принято другими крупными телефонными компаниями, а именно Google с Google Pay и Samsung с Samsung Pay. Эта здоровая конкуренция должна способствовать популяризации этого метода оплаты. Платежное приложение Lydia, запущенное во Франции в 2013 году, призвано предоставить универсальное решение, которое можно использовать в любой точке мира.Просто скачайте приложение и добавьте банковскую карту. Приложение генерирует QR-код, который сканируется при оплате. Но даже несмотря на то, что компания утверждает, что у нее более 1,4 миллиона пользователей (включая 750 000 индивидуальных пользователей) в пяти странах, где она присутствует в настоящее время (Франция, Ирландия, Испания, Великобритания и Португалия), оплата в настоящее время доступна только в некоторых магазинах.

• WeChat и Alipay в Китае

В этом центре торговли люди и профессионалы привыкли жить в мире гиперсвязи.Смартфон постоянно под рукой, китайцы быстро приспособились к новым способам оплаты. На рынке доминируют два цифровых гиганта: Alipay, приложение Alibaba и WeChat Pay. Китайцы привыкли платить за все с помощью этих приложений и простого текстового сообщения: они заботятся о счетах, поездках, выплатах друзьям, бронированиям и многом другом.

2. Виртуальные карты

Авиабилеты, гостиничные номера и прокат автомобилей можно оплатить с помощью номера одноразовой кредитной карты, созданной специально на время поездки.Виртуальные кредитные карты позволяют компаниям устанавливать свои собственные параметры использования. Таким образом, не возникнет неприятных сюрпризов: все запланировано, а карта имеет централизованный расчет с единой выпиской, в которой подробно описываются все расходы. Большинство виртуальных карт основаны на сети приема MasterCard, поэтому их можно использовать в любой точке мира (они принимаются более чем в 36 миллионах магазинов) в любой валюте.

3. Централизованные платежные сервисы.

Ищете цифровое решение, которое позволит вам путешествовать с полным спокойствием? Оформить централизованную оплату.Компании все чаще используют это бизнес-решение для оплаты командировочных расходов. Есть много преимуществ: не нужно выставлять счет-фактуру, чтобы не допустить ошибок. Кроме того, существует единая, прозрачная и подробная выписка по счету для идеального общего обзора ваших расходов. Это может означать прекращение требований о расходах по всем покупкам, связанным с командировками.

Короче говоря, это надежное и простое решение, которое упростит деловые поездки. Accor предоставляет решения этого типа в своем ассортименте Accor Business Account, но подобные инициативы становятся все более распространенными во всем мире с такими системами, как AirPlus и Edenred.

Опубликовано Магали на 09.03.2018 Фото: © AleksandarGeorgiev

Что вам нужно знать: расходы на командировки

Поездки на работу часто воспринимаются как привилегия работы, но заявить о расходах на командировку может быть сложно.

Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником, претендующим на командировку в Великобританию или за границу, или вы работодатель, которому необходимо знать ваши варианты возмещения командировочных расходов, вы нашли правильное место — мы обозначили ключ правила ниже.

Итак, приступим.

Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, накопленные во время деловых поездок, включая пробег, питание и ночлег (называемые прожиточными), плату за парковку и плату за проезд.

(FYI, штрафы за превышение скорости и штрафы за парковку не включены.)

HMRC сообщает, что деловые поездки охватывают только следующие два типа поездок:

• поездок, являющихся частью служебных обязанностей сотрудника (например, поездки между назначениями) сервисным инженером или на внешние собрания)

• поездок, связанных с присутствием сотрудника на временном рабочем месте

Итак, если вам необходимо посетить определенные места для выполнения своей работы, за исключением поездок на обычное место работы, это деловая поездка.

Если ваша деловая поездка включает в себя ночевку, вы можете запросить компенсацию понесенных расходов. Вы также можете потребовать возмещения суточных, понесенных во время деловой поездки, например, питания в аэропорту.

Деловые поездки обычно не облагаются налогом

Законные деловые расходы не облагаются налогом или расходами на государственное страхование. Таким образом, деловые поездки, если они соответствуют всем требованиям, обычно не облагаются налогами.

Требование о расходах на еду и напитки

Можно требовать возмещения расходов на еду и напитки, если они потребляются в рабочих поездках вне обычных поездок.Они могут быть возмещены по фактической стоимости или по базовым ставкам шкалы, установленным HMRC.

Эти ставки являются максимальными не облагаемыми налогами надбавками, которые могут выплачиваться работодателем на оплату еды и напитков, и рассчитываются на основе количества часов, в течение которых вы находитесь вне своего обычного места работы.

Ставки:

Для использования этих ставок должны быть выполнены некоторые квалификационные условия. Это следующие условия:

• поездка должна быть связана с исполнением служебных обязанностей или на временное место работы

• работник должен отсутствовать на своем обычном месте работы или дома в течение непрерывного периода, превышающего 5 часов или 10 часов

• сотрудник должен был понести расходы на питание (еда и напитки) после начала поездки

Непредвиденные расходы на ночлег

Если вы остаетесь на ночь в командировке, вы имеют право на безналоговое возмещение ваших личных непредвиденных расходов.

Сюда входят такие вещи, как частные телефонные звонки, стирка и газеты. Суммы составляют 5 фунтов стерлингов за ночь при проживании в Великобритании или 10 фунтов стерлингов за ночь при проживании за границей.

На что следует обратить внимание, если вы являетесь сотрудником

Как и в случае с претензиями о пробеге, если вы понесли расходы в результате работы, и эти расходы не возмещаются вашим работодателем, вы можете потребовать налоговые льготы в HMRC. .

Необходимо выполнить несколько условий:

• Необходимые затраты на работу оплачиваются лично вами

• Эти затраты необходимы только для работы

• Работодатель не возвращает вам деньги

• Ваш работодатель не предлагает вам подходящую альтернативу

(Кроме того, вы должны быть налогоплательщиком, поскольку это налоговая льгота.😀)

На что следует обратить внимание, если вы являетесь работодателем

Если вы не классифицированы как «освобождение от уплаты налогов», вы должны вычесть и уплатить налоги и национальное страхование со всех расходов и льгот, которые вы даете своим сотрудникам, и сообщать о них в HMRC. как обычно.

Деловые поездки включены в «исключение» вместе со счетами за телефонные разговоры, деловыми развлечениями, униформой или рабочими инструментами. Чтобы претендовать на освобождение, вы должны либо возмещать точные расходы вашего сотрудника, либо платить контрольную ставку.Вам не нужно подавать заявление на освобождение, если вы не хотите платить своим сотрудникам индивидуальные ставки.

• Важно: если вы решите возместить фактические расходы своих сотрудников, возмещенная сумма не будет облагаться налогом в пределах суммы, разрешенной HMRC. Если вы возмещаете сотрудникам более высокие ставки, они станут заработком и, следовательно, будут облагаться налогом и национальным страхованием.

Международные командировочные расходы

Если ваши сотрудники сходят с ума и тратят небольшое состояние на проживание и питание и требуют возмещения расходов в качестве деловых расходов, у вас есть два варианта:

• , вы можете возместить их точную стоимость

• вы можете возместить в соответствии с платежами по шкале HMRC.

Возмещение расходов на международные поездки с использованием ставок HMRC

Преимущество использования платежей по шкале HMRC заключается в том, что это экономит ваше время и упрощает процесс оплаты.

Использование шкалы означает, что вам не нужно проверять каждую квитанцию ​​о расходах (хотя вы все равно должны проверять образец), и если ваши сотрудники часто путешествуют, вы можете установить бюджет на питание и проживание для всех поездок, а не для каждой поездки .

HMRC опубликовала очень длинный список стран с применимыми ставками шкалы и валютами. См. Полный список стран здесь:

https://www.gov.uk/guidance/expenses-rates-for-employees-travelling-outside-the-uk

Если вы не можете найти страну, которую вы посетили, в list, то вы должны использовать ставки, применимые к географически ближайшему городу.

Пример: возмещение командировочных расходов сотрудника по шкале

Сотрудник Ана находится в командировке в Берлине.Она регистрируется в отеле в городе в понедельник в 15:00 и уезжает в четверг утром после завтрака рейсом в 9:00.

Вы хотите возместить ей расходы в соответствии с тарифами HMRC для зарубежных стран, которые покроют ее расходы на питание, проживание и транспорт до офиса.

Для 48 часов с 15:00 понедельника до 15:00 среды:

2 x 72 евро (24-часовой тариф)

= 144 евро

На 18 часов с 15:00 среды до 9:00 четверга:

1 x 167 евро.50 (стоимость номера на ночь в среду)

1 x 65,50 евро (10-часовой тариф с 15:00 среды до 9:00 четверг)

= 233 евро

Общая сумма возмещения стоимости поездки Аны:

= 377 евро

Как Expend?

Есть еще один способ рассмотрения заявлений о командировке. Возмещение вашим сотрудникам часто связано с длительным процессом с формами или таблицами, выписками из банка и бумажными квитанциями. К тому же вашим сотрудникам оплачиваются дорожные расходы, пока они не будут возмещены.

Expend — это универсальная платформа для управления расходами, которая работает на любом устройстве для любого типа расходов, способа оплаты, валюты и бизнеса. Кроме того, для сотрудников, которые регулярно несут расходы, наличие карты расходов означает, что им больше не придется ждать, чтобы получить возмещение снова.

Каждая смарт-карта Mastercard позволяет устанавливать лимиты расходов для каждого сотрудника на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе и блокировать расходы в определенных типах розничных торговцев, таких как пабы и бары.

Ограничение снятия наличных в банкоматах или онлайн-транзакций и мгновенная блокировка карты дают вам душевное спокойствие — не оставляя места для неправомерного использования.

Через приложение «Расходы» ваши сотрудники могут легко оплачивать любые расходы по любому типу оплаты в дороге — прикрепляя квитанции, заметки и назначая расходы клиенту или номеру задания в течение нескольких секунд, что позволяет им контролировать свои расходы ежедневно.

После загрузки расхода менеджер может утвердить или отклонить его. Это позволяет вам видеть, о чем заявляют ваши сотрудники, и отмечать любые несоответствия или проблемы, как только они обнаруживаются.

Заявление об ограничении ответственности: это не юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация — это просто руководство.Если вам нужна помощь, обратитесь к своему бухгалтеру или свяжитесь напрямую с HMRC.

Технологии и решения для оплаты корпоративных поездок

Выбор правильного способа оплаты для вашей программы деловых поездок может показаться сложным. Есть множество вариантов, у каждого из которых есть свои плюсы и минусы. Кроме того, разные варианты могут подойти вашему бизнесу в разное время. Вариант оплаты, который подходит вам в первые дни, может не работать так хорошо к тому времени, когда ваш бизнес вырастет и разовьется.

Мы здесь, чтобы помочь.Мы составили исчерпывающий список различных доступных способов оплаты. Кроме того, мы разбили их эффективность по нескольким направлениям, включая соблюдение политик и согласование, чтобы помочь вам решить, что лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Выбор оптимального способа оплаты

Как выбрать способ оплаты, который лучше всего соответствует культуре вашей компании, и при этом убедиться, что вы можете отслеживать командировочные расходы? Управляемая корпоративная стратегия оплаты командировок может поддержать вашу программу путешествий, ваших путешественников и создать возможности для сбережений.Правильный инструмент управления и настройки платежей позволят вам легко получать, делиться, обрабатывать и согласовывать платежи.

Давайте посмотрим на некоторые из наиболее распространенных решений для оплаты деловых поездок, которые используют компании прямо сейчас:

Что хорошо работает для наших клиентов

У вашей компании могут быть уникальные платежные требования, и решение о том, какое платежное решение подойдет вам лучше всего, зависит от нескольких факторов. Например, банковские законы могут отличаться от страны к стране в регионах, где вы находитесь.Или у вас могут быть различные варианты технологий, которые помогут вам согласовать и составить отчет о своих расходах, в зависимости от различных функций в вашей организации.

Различные способы оплаты имеют разные преимущества и риски, и, в конечном итоге, вам необходимо решение для оплаты, которое будет работать для всех ваших путешественников, от стажеров до руководителей.

Ниже приведены некоторые рекомендации, основанные на том, что лучше всего подходит для наших клиентов в соответствии с их потребностями и целями:

Вы ищете возможность централизованного выставления счетов? Egencia запускает виртуальный платеж (также называемый Client Central Payments) осенью 2020 года.Виртуальные кредитные карты легко контролировать, согласовывать и предоставлять вам возможность централизованного выставления счетов. Кроме того, поскольку виртуальные карты работают с номером одноразовой карты для каждого бронирования, они являются наиболее безопасным способом оплаты.

Основные характеристики:

• Большинство поставщиков принимают предоплату через Интернет
• Возврат возвращается вашей компании, но невозмещаемые кредиты для командировок остаются на имя сотрудника
• Они могут поддержать ваши договорные цены на бронирование билетов и удобства в отеле
• Предоставляет бизнес-путешественникам возможность централизованной оплаты на месте

Обратите внимание: для этого необходимо создать новый виртуальный карточный счет в вашем банке или у поставщика кредитной карты, и этот вариант может не поддерживать весь туристический контент или сборы.Вариант виртуального платежа сначала будет поддерживаться в Северной Америке, EMEA и Австралии.

Хотите контролировать командировочные расходы? Центральные корпоративные карты (например, Lodge Cards с American Express) дают вам максимальный контроль.

Основные характеристики:

• Большинство поставщиков принимают предоплату через Интернет
• Возврат возвращается вашей компании, но невозмещаемые кредиты остаются на имя сотрудника
• Большинство отелей Эгенсии принимают предоплату онлайн с помощью центральных карт
• Не поддерживает ваши договорные ставки без возврата счета или авторизации
• Платежи обычно требуются на месте, если не выставлен прямой счет

Вы ищете большую гибкость? Индивидуальные корпоративные карты являются наиболее гибким типом оплаты для организации поездок, но эти карты также могут создавать проблемы при контроле расходов на поездки.

Основные характеристики:

• Поскольку некоторые отели и поставщики автомобилей требуют оплаты на месте, путешественникам этот вариант легче покрыть расходы на аренду и страховку
• Корпоративные менеджеры по командировкам могут добавить меры контроля затрат в программу командировок вашей компании, используя вашу политику и настройки утверждения в Egencia

Обратите внимание: этот параметр поддерживается во всем мире, за исключением Китая и Южной Африки.

Вы ищете сокращение первоначальных затрат? Персональные карты сокращают ваши первоначальные расходы и полезны там, где требуются физические карты.Однако использование личных карт может снизить удовлетворенность сотрудников, поскольку путешественник должен будет нести бремя первоначальных платежей и управлять процессами возмещения расходов.

Основные характеристики:

• Ваша компания не должна нести тяжелое бремя денежных потоков, связанных с авиабилетами.
• Поскольку некоторые отели и компании по аренде автомобилей требуют оплаты на месте, у путешественников будет возможность самообслуживания
• У сотрудников есть право на вознаграждение по кредитной карте, но они также несут первоначальное финансовое бремя, и не у всех ваших сотрудников будут личные кредитные карты
• Возврат возвращается на карту, что может усложнить процесс управления расходами, e.г., аннулирование после возмещения
• Вам необходимо установить соответствующие меры политики в вашей программе путешествий, чтобы способствовать соблюдению корпоративной политики в отношении поездок

Обратите внимание: этот вариант поддерживается во всем мире, за исключением Китая и Южной Африки. Существует множество вариантов оплаты проезда, и в конечном итоге вам нужно решить, что подходит для вашего бизнеса. От гибкости до более низких начальных затрат, какой бы способ оплаты вы ни выбрали, убедитесь, что он отражает как потребности вашего бизнеса сейчас, так и его цели на будущее.

Как управлять командировочными расходами

Термин «командировочные расходы» является универсальным для всех денег, потраченных во время командировок по работе. Процесс, связанный с расходами на деловые поездки, является неотъемлемой частью любой деловой поездки и может быть гладкой точкой соприкосновения, позволяющей деловым путешественникам чувствовать себя уверенно тратой денег компании, предлагая менеджерам по путешествиям прозрачность и контроль расходов. Или это может стать проблемой или даже повторяющейся проблемой, если ее решать с помощью устаревших технологий и тупой политики в отношении поездок.

Командировочные расходы обычно не включают в себя все транзакции и все фактические расходы, которые происходят, когда кредитная карта используется в дороге. Скорее, это относится ко всем деньгам, потраченным на деловые цели. Разумеется, определение допустимых командировочных расходов варьируется в зависимости от компании. Командировочные расходы обычно включают все деньги, потраченные, когда сотрудник покидает обычное место работы, чтобы встретиться с коллегами, клиентами или партнерами.

Например, сотрудник, проживающий в Нью-Йорке, может оплатить транспортные расходы до делового обеда, который он устраивает, или если ему потребуется такси для перевозки рекламных материалов, связанных с бизнесом, на другое рабочее место.Сотрудник, проживающий в Нью-Йорке, также может оплатить дорожные расходы, если ему придется лететь, чтобы посетить клиента в другом городе США. Поездки на работу также часто считаются коммерческими расходами. То, что не будет считаться частью фактических затрат или затрат на поездку, — это деньги, потраченные на личные расходы по пути на встречу. Ответственные путешественники должны вычесть эти расходы из общей суммы, чтобы составить отчет о фактических расходах на коммерческое использование.

1. Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы обычно включают в себя все обеды, потраченные на деловую встречу, организацию деловых обедов или участие в деловой деятельности.Большинство компаний рассматривают транспортные расходы, включая аренду автомобилей, авиабилеты, поезда и такси, как допустимые дорожные расходы.

Размещение также является обычным расходом на поездки, включая отели и краткосрочную аренду дома, в зависимости от политики организации. Большинство компаний также учитывают расходы на питание и развлечения, когда они проводятся с коллегами или клиентами, а также все виды транспорта, проживания и питания. Есть также более мелкие командировочные расходы, с которыми сотрудники могут столкнуться во время деловых поездок: плата за парковку, аренда, расходы на питание во время транспортировки, личные дела, чаевые, расходы на машину и даже проезд в деловой поездке.Они часто подпадают под стандартные ставки суточных, которые компании устанавливают, чтобы дать сотрудникам возможность тратить на бизнес-расходы в рамках установленного бюджета, как они считают нужным. Обычно расходы на химчистку не включаются, если поездка не длится продолжительное время. Возмещаются ли эти связанные расходы, как правило, зависит от политики отдельной компании. Точно так же непредвиденные расходы, такие как Wi-Fi, обычно не включаются в суточные, поскольку они могут варьироваться от места к месту в зависимости от того, платные или доступны путешественникам бесплатно.

2. Почему имеют значение командировочные расходы?

Спросите любого предпринимателя, владельца малого бизнеса или индивидуального предпринимателя, и он скажет вам, что вычитаемые командировочные расходы и командировочные вычеты важно отслеживать для целей налогообложения. Если вы затем возьмете это и примените к компании с сотнями или тысячами сотрудников, представляющих, вы можете начать понимать, насколько важно точное отслеживание необходимых расходов для налоговых деклараций, подоходного налога и налогового законодательства в каждом налоговом году.Все компании, от одной компании до многонациональной компании, должны иметь в своей команде налогового специалиста, который поможет им убедиться, что все вычеты из командировочных расходов учитываются в налоговом году.

3. Как работают ставки суточных?

Суточные — это сумма денег, которую компания назначает деловым путешественникам для покрытия их необходимых ежедневных расходов, включая транспорт, гостиницу, питание и личные расходы.

В зависимости от работодателя суточные распределяются по-разному.Для некоторых деловых путешественников могут быть установлены ограничения на командировочные расходы и поставщиков, которые они выбирают, а также параметры того, сколько они могут потратить на дополнительные необходимые расходы, такие как деловые обеды и транспорт до места назначения. В то время как авиабилеты и отели часто оплачиваются непосредственно работодателем, деловым путешественникам часто приходится оплачивать, а затем оплачивать другие повседневные расходы. Иногда могут применяться особые правила в зависимости от цели поездки.

Другие работодатели применяют фиксированные ставки суточных или фиксированные суточные, которые работодатели предоставляют деловым путешественникам для покрытия всех необходимых расходов и личных расходов.Ставки суточных варьируются в зависимости от города назначения, поскольку стоимость утвержденных расходов часто варьируется от города к городу.

Суточные установлены, потому что назначенные командировочные расходы становятся бизнес-расходами, не облагаемыми налогом. Типичные не облагаемые налогом расходы на деловые поездки включают в себя все перевозки, включая самолеты, поезда, автобусы и арендуемые автомобили, а также краткосрочные поездки с использованием такси или приложений для совместного использования. В нее также входят расходы на багаж, питание, проживание и непредвиденные расходы. Суточные также служат ориентиром для сотрудников в отношении допустимого количества ежедневных расходов их компании во время командировок по работе.

4. Каковы ставки возмещения миль?

Отслеживать командировочные расходы и заранее их сокращать — тяжелая работа. Такие шаги, как перевод вашей программы путешествий из неуправляемой в управляемую, централизация платформы, на которой путешественники могут бронировать поездки и управлять ими, а также обеспечение видимости для менеджеров по поездкам — все это хорошие места для начала. Но может быть больше возможностей ограничить или спрогнозировать расходы.

Вот где, например, вступают в силу правила возмещения расходов на бизнес-мили.Компенсация миль — это концепция выплаты компенсации бизнес-путешественникам, когда они платят за бензин из кармана на собственном автомобиле, когда им необходимо покинуть свое основное место работы. Возмещение миль осуществляется налоговой службой (IRS), поскольку оно не считается доходом сотрудников и, следовательно, не подлежит удержанию налога. IRS ежегодно устанавливает стандартные тарифы на пробег для всех предприятий, базирующихся и подающих налоги в США

.

В случае деловой поездки, совершаемой на арендованном автомобиле, компании обычно возмещают стоимость арендованного автомобиля и бензина, но не пробег, поскольку автомобиль не принадлежит сотрудникам.. Если все сделано правильно, возмещение миль повышает удовлетворенность сотрудников, и предприятия могут даже получить налоговые вычеты за возмещение расходов сотрудникам.

5. Как предприниматели и самозанятые должны думать о командировочных расходах?

Расчет командировочных расходов особенно важен для тех, кто задумывается о самостоятельной занятости. Все командировочные расходы могут повлиять на вашу налоговую декларацию и налоговую ставку дома, поэтому мы рекомендуем предпринимателям работать напрямую с CPA (сертифицированным общественным бухгалтером), чтобы они могли гарантировать, что все командировочные расходы точно рассчитаны и списаны на их бизнес.Даже самозанятые предприниматели находят преимущества использования корпоративной системы управления командировками и расходами, чтобы их деловые расходы были быстрыми и легкими, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических частях своего бизнеса, таких как рост.

Таким образом, деловые и командировочные расходы являются неотъемлемой частью деятельности любого предприятия, и наличие правильных инструментов, процессов и систем может стать серьезным подспорьем для успеха вашей организации.

Понимание средних затрат на командировки для малого бизнеса

Хотя деловые поездки, безусловно, имеют некоторые преимущества, в конце концов, решение о том, должны ли поездки быть частью стратегии вашей компании, сводится к долларам и центам.Путешествие стоит дорого, и вы должны быть уверены, что ваши инвестиции того стоят. Какого черта вы подбираете к выяснению того, сколько путевых расходов обходится вашей компании? К счастью, есть отличные ресурсы. Уделяя совсем немного времени подсчетам, вы можете получить довольно неплохую приблизительную оценку своих расходов, определив средние расходы на деловые поездки.

Как и следовало ожидать, дорожные расходы зависят от местоположения. Я буду делиться некоторыми полезными ресурсами, которые могут дать вам среднюю стоимость для разных мест.Как только вы узнаете, где будут находиться направления вашей деловой поездки, вы сможете использовать эти ресурсы для точной корректировки собственных расходов.

Средняя стоимость авиабилетов

Авиабилеты могут составлять большую часть средних командировочных расходов. Что касается внутренних поездок, у Бюро статистики транспорта есть удобный инструмент, который позволяет одновременно сравнивать три города или района метро.

Например, во втором квартале 2019 года средняя стоимость авиабилетов в США составляет 357,10 доллара США. Для большого Далласа / Форт-Уэрта это 389 долларов.54. В районе Вашингтона, округ Колумбия, это 360,84 доллара, а в районе Сан-Франциско — 383,09 доллара.

Для международных поездок диапазон цен просто огромен. Согласно Руководству по обслуживанию паспортов США, в 2019 году средняя стоимость международного авиабилета составляет 1368 долларов, но для оценки расходов на деловые поездки вам необходимо сузить фокус, включив в него фактический пункт отправления и пункты назначения.

Средний ход

Помимо стоимости авиабилета, вы понесете дополнительные расходы на командировку.В эти расходы входит так много переменных, что просто безумие пытаться свести их в таблицу для ряда мест.

Вы должны иметь возможность ориентироваться на чистую прибыль, когда оцениваете стратегии и цели своей компании в отношении путешествий.

Мое эмпирическое правило — добавлять 100 долларов в день на разные дорожные расходы. Эта цифра может включать стоимость проезда на такси или проездных, аренду автомобиля, парковку или общественный транспорт. Некоторые местоположения будут превышать эту сумму в среднем в 100 долларов, а некоторые будут в рамках бюджета.

Средняя гостиница

После того, как вы вычислили свои потенциальные расходы на авиабилеты, вам нужно подсчитать еще пару категорий, прежде чем вы сможете оценить общую стоимость своих командировочных расходов.Администрация общего обслуживания США предоставляет суточные для проживания и питания в зависимости от местоположения, которые вы можете использовать в качестве общего руководства для расчета затрат и определения средних расходов на деловые поездки. (Примечание: вы увидите результаты с разбивкой по месяцам, так как в некоторых регионах есть значительные сезонные колебания.)

Даже для внутренних поездок, когда вы занимаетесь бизнесом, сильно повлияет на ваши командировочные расходы. Давайте снова посмотрим на отечественные города для справки. Даллас / Форт-Уэрт варьируется от 150 до 160 долларов в зависимости от времени года.Вашингтон, округ Колумбия, стоит от 169 до 256 долларов, а Сан-Франциско — от 244 до 334 долларов.

Для расчета стоимости международных отелей вы можете использовать другой инструмент, который можно найти на веб-сайте Государственного департамента США, чтобы определить среднюю продолжительность деловых поездок. Как и следовало ожидать, здесь вы также увидите диапазон цен. Максимально допустимое проживание для государственных командиров составляет 391 доллар в Париже, 259 долларов в Шанхае и 196 долларов в Стокгольме, Швеция.

Среднее питание

Где бы вы ни были, вы должны есть! Фактические расходы, вероятно, будут больше всего варьироваться в этой категории, поскольку расходы на деловые поездки могут включать в себя обслуживание клиентов, что значительно поднимет цены.Но просто с точки зрения обеспечения вас и ваших сотрудников базовым питанием давайте вернемся к инструментам Управления общего обслуживания США и Государственного департамента.

Когда вы ищите питание для наших примерных мест проживания, вы получаете общую цену за день, а также данные о компонентах для завтрака, обеда, ужина и непредвиденных расходов. В Далласе / Форт-Уэрте вы смотрите на 66 долларов в день. В Вашингтоне, округ Колумбия, и в Сан-Франциско суточные и дополнительные расходы составляют 76 долларов.

За рубежом стоимость еды и непредвиденных расходов составляет 169 долларов в Париже, 143 доллара в Шанхае и 145 долларов в Стокгольме.

Всего за одну поездку

Чтобы оценить расходы на деловые поездки, важно оценить стоимость всей поездки.

Допустим, вы отправляете своего ведущего продавца в Сан-Франциско, чтобы сделать важную презентацию клиентам. Это трехдневная поездка, так что у вас есть две ночи проживания.

Если сложить авиабилеты, проживание, проезд и государственное питание, вы получите 1400-1500 долларов. Добавьте к этому расходы на развлечение пары клиентов на ужин (дополнительно 1000 долларов), и вы получите примерно 2500 долларов на поездку.

Правила этикета командировочных расходов с сотрудниками

Контроль над расходами является ключевым моментом, а рентабельность ваших инвестиций — это цель.

Убедитесь, что каждый член вашего персонала понимает ваши ожидания и ограничения в отношении законных деловых расходов. В некоторых отраслях ожидается обед клиента за 1000 долларов. В других случаях это была бы возмутительная сумма. Будьте ясны, и вы сможете избежать любых трудностей, связанных с этикетом расходов на деловые поездки.

Рентабельность инвестиций в путешествия: отслеживайте свои расходы по сравнению с доходами

Недостаточно просто надеяться, что деловая поездка окупится.Вы должны иметь возможность ориентироваться на чистую прибыль, когда оцениваете стратегии и цели своей компании в отношении путешествий. Отслеживание рентабельности инвестиций дает вам данные, необходимые для определения успешности ваших путешествий.

И, наконец, выбор подходящей кредитной карты для вознаграждений за деловые поездки может иметь большое значение, чтобы сделать ваши поездки более прибыльными. Получение кэшбэка или бесплатного проживания в отеле может снизить расходы и сделать каждую поездку более выгодной.

Подробнее о управлении деньгами .

Фото: Getty Images

Как сэкономить деньги в командировке: умное и продуктивное путешествие

Путевые расходы могут быть одной из самых больших проблем для бизнеса, особенно для малого бизнеса. В связи с меняющейся экономикой и колебаниями цен на авиабилеты, отели и услуги по аренде потребность в переоценке командировочных расходов высока.

Можно сократить расходы, не жертвуя комфортом и надежностью.Сосредоточение внимания на самых высоких и даже самых низких точках расходов поможет дать более четкое представление о том, где можно сэкономить. Счастливого путешествия можно достичь, понимая, что можно обрезать или обрезать.

Уловка состоит в том, чтобы мыслить эффективно и разумно во всех сферах путешествий. Менеджеры по путешествиям надеются и желают сотрудника, который руководствуется здравым смыслом для принятия трудных решений в отношении расходов. Чтобы сократить командировочные расходы, нужен именно такой человек, который осознает, где они могут отказаться от своей обычной рутины, и в то же время придерживаться своих собственных, а также корпоративных стандартов комфорта.

Деловые мужчины и женщины могут быть бережливыми, будучи ответственными и профессиональными. Размышляя о том, как сократить расходы или даже с чего начать, просмотрите эти полезные советы и предложения, которые в конечном итоге сделают вам поездку такого же качества, но по более выгодной цене.

Бронирование полетов и авиаперелетов

В верхней части списка расходов стоимость авиабилетов может значительно сократить расходы на поездку. Для деловых мужчин и женщин полет бизнес-классом предпочтителен, но не всегда необходим.Бизнес-класс может предложить больше места и лучшие условия для работы, но при бронировании полета можно и нужно идти на компромисс, не жертвуя комфортом и производительностью бизнес-класса.

Лучшие дни для бронирования авиабилетов

Поиск оптимальных цен на авиабилеты для бронирования иногда может быть связан с удачей и случайностью, но это также может быть наукой. Собираясь забронировать билеты, попробуйте поискать рейсы в течение недели, предпочтительно в среду или четверг.Есть много исследований, показывающих, в какие дни лучше всего покупать, а когда билеты будут самыми дешевыми. Некоторые предлагают в течение недели, а другие говорят, что выходные. С этим знанием приходит битва. Проверьте цены на авиабилеты в течение недели и посмотрите, где они самые дешевые.

Так же, как и бронирование рейсов в определенные дни недели настоятельно рекомендуется, бронирование рейсов, вылетающих и возвращающихся в течение недели, является хорошей практикой для экономии денег. Путешествие в выходные дни может быть и будет более беспокойным, чем в будние дни.Это также будет стоить вам немного дороже из-за большого потока пассажиров. В отчете Expedia о тенденциях в области авиаперевозок (PDF) делается вывод, что «вылет в четверг и возвращение в понедельник стоит примерно на 20 процентов меньше, чем вылет в пятницу и возвращение в субботу». При бронировании подумайте о том, чтобы начать поездку в будний день и закончить до спешки на выходных.

По возможности избегайте вылетов в выходные, добавив к деловой поездке пару дней. Бино Чуа, блогер о путешествиях из I Wander, предлагает «начинать в понедельник, а не в середине или в конце недели» и напоминает нам, что это «поможет вам избежать деловых расходов по выходным.«Это в конечном итоге поможет сократить расходы и на другие аспекты путешествий.

Совмещение свободного времени с командировкой, также известное как bleisure, — это новая тенденция, заключающаяся в добавлении дней в командировку к собственному отпуску. Если вы уже собираетесь на новое место по работе, почему бы не остаться на пару дней дольше и не исследовать место назначения как путешественник? Это прекрасно сочетается с продлением поездки в целях экономии. Если это экономит деньги компании, многие туристические менеджеры отказываются от работы в дополнительные выходные дни, если их сотрудники берут на себя командировочные расходы в эти дополнительные дни.

Лучшие услуги по поиску предложений на авиарейсы

Поиск рейсов никогда не был таким простым. Есть много сервисов, которые помогают искать, и все это можно сделать, не выходя из дома или офиса, но это тоже проблема. Множество вариантов перелета и возможность поиска на множестве сайтов-агрегаторов иногда могут быть ошеломляющими.

Но даже использование туристических сайтов, таких как Expedia, Kayak или Orbitz, может не показать вам все доступные рейсы.Хотя эти услуги полезны для сравнения цен, рекомендуется проверить веб-сайт авиакомпании, чтобы узнать, проводят ли они какие-либо специальные предложения. Вы можете быть удивлены, узнав, что тарифы на сайтах авиакомпаний иногда дешевле, чем на сайтах других сервисов. На рейс, найденный на сайте JetBlue, вылетает в четверг и возвращается в следующий вторник, цена составляет 86 долларов, а на Orbitz — 155 долларов.

Ищите в Интернете как можно больше и не забывайте сравнивать цены на всех платформах.Поиск лучшей цены может занять у вас немного времени, но это сэкономит деньги вашей компании и сделает вас благосклонным менеджером по путешествиям.

Советы по путевому свету

Упаковка для поездок может быть сложной и стрессовой. Если все сделано правильно, ваш багаж никогда не должен мешать вашей поездке или заставлять вас неожиданно списывать средства с вашей кредитной карты. Во время полета старайтесь брать с собой только самое необходимое и не забудьте взять с собой только ручную кладь. Большинство авиакомпаний предлагают одну ручную кладь вместе с некоторыми личными вещами, такими как портфель или кошелек, бесплатно.

Воспользуйтесь возможностью бесплатно взять с собой свои вещи. Это также сэкономит ваше время и деньги, пока вы выходите из самолета со всеми своими вещами, вместо того, чтобы ждать в очереди на получение багажа.

Если вы все же решите лететь более дешевой авиакомпанией или лететь незнакомой авиакомпанией, обязательно прочитайте мелкий шрифт. Информация обо всех сборах и сборах авиакомпаний поможет вам успешно избежать их. Некоторые более дешевые авиакомпании, такие как Spirit, не предлагают бесплатную ручную кладь.Остерегайтесь этих дополнительных сборов и, если возможно, избегайте их.

Наземный транспорт: сэкономьте деньги на аренде и автосервисе

Хотя аренда автомобилей и автосервисы не так дороги, как только что совершенный вами рейс, они существенно сократят ваш бюджет на поездку. Чтобы найти лучшие предложения по наземному транспорту, необходимо углубиться в свою политику в отношении поездок и понять, какие стандарты ваша компания установила для путешествий. Кроме того, существуют варианты бронирования, которые объединяют пакеты авиабилетов и аренды автомобиля, что значительно сокращает расходы по сравнению с бронированием по отдельности.

С другой стороны, есть относительно дешевые услуги, которые помогут вам добраться до отеля и на конференцию без лишних затрат. Если аренда вам не по душе, подумайте о таких услугах, как Uber и Lyft, которые более чем просты для понимания и использования. Доступ к ним можно получить через приложения на телефоне, и для их настройки потребуется немного времени и усилий.

Uber и Lyft могут быть отличной альтернативой такси или арендованным автомобилям. Эти услуги дешевы и могут быть разделены с другими людьми вокруг вас, которых вы, возможно, встречали в своем отеле, аэропорту или конференц-зале.Совместное использование автомобилей — отличный способ завязать новые контакты, сблизиться с клиентами и, в конечном итоге, сэкономить деньги.

Отели: где остановиться и что искать

При бронировании отелей подумайте о том, что они могут вам предложить и какую пользу это может принести вашей поездке. Большинство отелей предлагают бесплатный Wi-Fi, а также конференц-зал или бизнес-зал, где можно поработать. Они пригодятся и не заставят вас искать Starbucks или поглощать сотовые данные как горячую точку.

Другие варианты размещения в отеле, такие как трансфер от / до аэропорта, помогут снизить ваши расходы, так что вам не придется беспокоиться о транспорте прямо перед отъездом.В то время как отели высокой звезды предлагают множество преимуществ, чистый номер в отеле более низкой звезды может быть всем, что вам нужно.

Отличная практика — сохранять лояльность и строить отношения с брендами и поставщиками. Как и мили для часто летающих пассажиров и баллы по кредитным картам, многократное пребывание в одном и том же отеле очень полезно для экономии денег. Мишель Лоусон из The Remote Experience заявляет, что следует «устанавливать партнерские отношения с квартирами, отелями и офисными помещениями, которые вы часто посещаете или надеетесь часто посещать.Как только вы покажете, что являетесь доверенным клиентом, который обеспечит продолжение бизнеса, вы потенциально можете заключить сделку со скидкой 10-20% от объявленной цены ».

Переговоры — ключевой фактор в достижении наилучшей сделки. После установления отношений вы, как менеджер по путешествиям, можете поговорить с сотрудниками отеля один на один и выяснить, как они могут вам помочь. Они знают, что вы вернетесь, и им нужен ваш бизнес. Это пригодится, когда требуется резкая отмена бронирования, и отель решает отказаться от платы за отмену из-за отношений, которые у вас сложились.

Помимо скидок и льгот за частое проживание, или, если вы еще не установили такие отношения, вам могут пригодиться купоны. Поиск купонов или предложений в Интернете, а также проверка остановок для отдыха или заправочных станций в поисках буклетов с купонами могут помочь вам найти предложения, которые вы никогда бы не нашли иначе.

Кредитные карты: сбережения баллов и лояльности

Следуя тенденции часто летающих пассажиров, использование кредитной карты, которая возвращается вам по мере ваших расходов, автоматически сокращает расходы.«Лучшее, что вы можете сделать, чтобы максимально увеличить впечатления от путешествий и минимизировать расходы своей компании, — это выбрать лучшую кредитную карту для поощрения путешествий», — говорит Стивен Яско, руководитель и консультант по СМИ.

Некоторые кредитные карты предлагают другие услуги помимо возврата денег, такие как страхование арендованных автомобилей. Такие льготы накладываются друг на друга, чтобы обеспечить вам лучшую поездку за свои деньги.

Питание, где поесть и развлечения клиентов

Выяснить, что и где поесть вдали от дома, может быть сложной и напряженной задачей.Находясь в поездке, помните, что экономия денег на еде сводится к тому, чтобы нести ответственность за то, чтобы сократить время, проводимое на прогулку, а также то, куда вы идете.

Отличный способ сэкономить — воспользоваться тем, что у вас уже есть. Завтрак в отеле подарит вам первое блюдо дня бесплатно. Поиск таких блюд и / или закусок, таких как обеденный стол для конференций, обуздает ваш голод и, надеюсь, заставит вас есть умнее, когда вы действительно выйдете из дома.

Еще один хороший способ — сделать обед своим основным блюдом.Большинство ресторанов предлагают лучшие цены на обед с такими же большими порциями, как и на ужин.

В тех случаях, когда вам нужно выйти и развлечь клиента, заранее ознакомьтесь с меню ресторана, чтобы убедиться, что вы не будете тратить много денег на себя и других. Большинство ресторанов предлагают онлайн-меню, которые дадут вам возможность сравнить цены и принять лучшее решение о том, что необходимо.

Другие полезные советы для счастливой и успешной поездки

В современном мире бизнеса и технологий мы можем подключиться к любому и в любом месте за считанные секунды.Конечно, это возможно благодаря Интернету. С помощью таких сервисов, как Skype и GoToMeeting, можно встретиться с клиентами или провести виртуальную встречу с коллегами или сотрудниками вместо личной встречи. Это поможет сэкономить деньги в поездке, если вы где-то застряли или не прибудете в пункт назначения до окончания встречи.

По мере развития технологий количество сервисов и приложений увеличивается, что неизбежно облегчает вашу работу. Эти приложения и услуги предоставляют новые инновационные способы ведения бизнеса и экономии денег.Грегори Голински, руководитель отдела цифрового маркетинга MyjobinAustralia, отмечает, что существуют «такие службы, как Spothero (США) или YourParkingSpace (Великобритания), [которые] связывают водителей с владельцами парковочных мест. Эти платформы позволяют найти дорогу или гараж в любое время и в любом месте по хорошей цене ».

Прежде чем ваши сотрудники отправятся в путь, подумайте о том, чтобы наметить все возможные пути экономии. Как менеджеру по путешествиям, может быть трудно заставить свою команду принимать все наилучшие решения.В конце концов, люди просто люди. Но хорошая новость заключается в том, что существует много информации, которая может облегчить вашу работу. Путешествуйте по Интернету, сравнивайте цены и как можно чаще разговаривайте с людьми. Получение инсайдерских советов, а также непосредственное общение с кем-либо может и поможет вам получить самую лучшую информацию и принять разумные решения, которые сэкономят деньги вашей компании.

Экономить деньги в дороге иногда бывает сложно, но это возможно. Следуйте своему инстинкту и руководствуйтесь здравым смыслом.Знание того, за что вы платите, а также других предложений — лучший способ обнаружить фальшивую или, с другой стороны, действительно выгодную сделку.

Верность, профессионализм и дружба имеют большое значение.