Возмещение расходов при командировках: изменения

Клевко Татьяна

Необходимо ли оформлять командировочное удостоверение при отправлении водителя в командировку по РБ, в международный рейс? Каким документом регулируется этот вопрос?

Лобович Андрей

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть 2 статьи 93 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Матусевич Ю.В., Минск

Может ли организация требовать у подотчетных лиц подтверждающие документы за проживание и возмещать расходы на проживание только на основании подтверждающих документов? А также вправе ли организация разработать с этой целью внутренний локальный нормативный документ?

Пещенко Елена Александровна

Нет, не вправе. Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определены Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров от 19 марта 2019 года №176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках».

Согласно статье 7 Трудового кодекса наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде. Локальные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.

Таким образом, предусматривать в локальных правовых актах организации возмещение расходов по найму жилого помещения при предоставлении подтверждающих документов в размерах, менее установленных в приложениях 1 и 2 к Положению, оснований не имеется. Только при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (пункт 17 Положения).

Наталья Ярмолович, Кобрин

Сотрудник (менеджер) предоставил подтверждающие документы по проживанию за границей, оплаченному дебетовой корпоративной карточкой. Стоимость проживания меньше размеров, указанных в приложении 2. Какой размер требуется возместить по найму жилого помещения?

Лобович Андрей

Расходы по найму жилого помещения компенсируются в размерах, установленных в приложении 2 к Положению. Согласно статье 95 Трудового кодекса и пункту 5 Положения наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения, по проживанию вне места жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя. Основанием для расчета и выплаты денежных средств является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку (пункт 4 Положения).

С учетом норм пункта 16 Положения расходы по найму жилого помещения за границей возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.

Васильева Н.Н., Минск

Работник направлен в командировку в Гродно на 2 дня с 28 по 29 марта 2019 года. По прибытии им предоставлены: железнодорожные билеты Минск-Гродно отправлением 28 марта в 23.14 и прибытием 29 марта в 06.37, Гродно-Минск отправлением 29 марта в 15.33 и прибытием 29 марта в 20.02. Предоставлены также квитанции об уплате стоимости постельного белья туда и обратно. Обязан ли наниматель возместить расходы по найму жилья без подтверждающих документов согласно приложению 1 постановления №176, если работник провел ночь в поезде и приказом нанимателя расходы на проживание не предусмотрены?

Лобович Андрей

Расходы по найму жилого помещения компенсируются за одни сутки.

Согласно части 1 пункта 15 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Беларуси осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению, без представления подтверждающих документов.

Опираясь на статью 93 Трудового кодекса, учитываются до 24 часов включительно. При этом Положением не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования либо его выбытия из места командирования.

Следовательно, в приведенном примере возмещение расходов по найму жилого помещения будет производиться за одни сутки.

Корр. БЕЛТА

Выплата суточных командированному работнику осуществляется в размере 100% установленной нормы даже при командировании на один день. А что насчет возмещения проживания, если дата начала и окончания командировки совпадают? В Положении сказано, что «возмещение расходов по найму жилого помещения как в пределах Республики Беларусь, так и за границей осуществляется без представления подтверждающих документов, в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к постановлению, включая дату прибытия к месту командирования и дату выбытия из места командирования».

Лобович Андрей

При командировании работника в однодневную командировку в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения не возмещаются. Согласно части 6 пункта 15 Положения при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Беларуси возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

При командировании работника в однодневную командировку за границу расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день. Согласно части 1 пункта 16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.

В. Семененков, Брест

Как правильно выплатить аванс по командировке за границу (в Москву) на однодневную командировку при следующих условиях: время вылета из Минска — 9.

00; время возвращения (прилета) обратно в Минск — 18.00; цель командирования — обмен документами с клиентом (покупателем или продавцом услуг).

Пещенко Елена Александровна

Аванс на расходы по найму жилого помещения и суточные выплачиваются из расчета размеров, установленных в приложении 2 к Положению, за одни сутки.

Согласно ст.95 Трудового кодекса и п.5 Положения наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денег на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте. Основанием для расчета и выплаты денег является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку (п.4 Положения).

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет расходов, перечисленных в п.5 Положения, рассчитывается с учетом размеров возмещения расходов согласно приложению 2 к Положению (п.6 Положения). Согласно ч.1 п.16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него.

Поскольку в данном примере днем начала и окончания служебной командировки в Москву является один и тот же день, то расходы по найму жилого помещения производятся за 1 день в размере $140, суточные — $30.

Николай Петрович Тимофеев, Витебская область

Возмещаются ли сотруднику, направленному в двухдневную командировку на служебном автотранспорте, расходы на проживание по установленной норме в случае, если в путевом листе будет указан срок возврата из командировки 1.00 (один час ночи второго дня командировки).

Пещенко Елена Александровна

Расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день.

Согласно нормам, установленным в п.15 и 16 Положения, возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно. При этом, если командированному работнику принимающей или направляющей стороной представляется жилое помещение, то возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 17 Положения).

Светлана Ивановна, Пинск

Имеет ли значение время прилета на территорию Беларуси при возвращении из-за границы для выплаты расходов по проживанию в пределах нормы (например, если время прилета три часа ночи), или независимо от времени следует выплатить проживание по норме?

Пещенко Елена Александровна

Независимо от времени прилета. С учетом норм ст.93 Трудового кодекса сутки учитываются с 0 до 24 часов включительно. При этом Положением не определена зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования либо его выбытия из места командирования.

К.В. Степанюк, Минск

Постановление №176 вступило в силу 23 марта этого года, а приказ о направлении работника в служебную командировку в Москву подписан 19 марта. Дата начала самой командировки — 22 марта, окончания — 27 марта. Применяются ли в этом случае нормы нового Положения?

Лобович Андрей

Нет, не применяются. Постановление распространяет свое действие на отношения, возникшие с 23 марта 2019 года (то есть в отношении работников, направленных в служебные командировки начиная с этой даты). Поскольку на начало срока командирования действовали нормы Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30 июля 2010 года №115, то и возмещение расходов при командировании работника должно производиться с учетом норм данной Инструкции.

Раиса Степанова, Минск

Однодневная командировка за границу не предусматривает проживания, зачем выдавать валюту на проживание?

Пещенко Елена Александровна

Согласно нормам статьи 95 Трудового кодекса при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс, в том числе по найму жилого помещения. Поскольку пунктом 16 Положения предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения при однодневных служебных командировках за границу, стоимость проживания входит в сумму аванса.

Костюченко Жанна Романовна, г. Новополоцк

Унитарное предприятие «Нафтан-Спецтранс» г.Новополоцка просит дать разъяснения по вопросам, касающимся компенсационных выплат при командировании в пределах Беларуси. В соответствии с приказом от 5 апреля 2019 года водитель легкового автомобиля командирован из Новополоцка в Минск (аэропорт). Срок командировки — с 6 по 7 апреля. Работник 6 апреля в 19.00 выбыл из Новополоцка и в 23.00 прибыл в аэропорт. Выехал из аэропорта 7 апреля в 01.00 и вернулся в Новополоцк. За какое количество дней и в каком размере водителю легкового автомобиля компенсируются расходы по найму жилого помещения без предоставления документов? Спасибо.

Лобович Андрей

Согласно части первой пункта 15 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению, без представления подтверждающих документов.

С учетом норм статьи 93 Трудового кодекса сутки учитываются с 0 до 24 часов включительно. При этом Положением не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования либо его выбытия из места командирования.

Наталия Терещенко, агрогородок Подлабенье

В сельскохозяйственную организацию на основании решения №168 от 22 марта 2019 года Гродненского областного исполнительного комитета командируются механизаторы сторонних организаций для оказания помощи на период проведения весенних полевых работ. Командировки однодневные. СПК осуществляет доставку командированных к месту командировки и обратно, обеспечивает бесплатным горячим обедом и транспортом в пределах места командировки. Рабочий день с 8.00 до 17.00. Должен ли СПК (принимающая сторона) производить выплату суточных?

Лобович Андрей

При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь на один день возмещение суточных составляет 100% от размеров, установленных в приложении 1 к Положению. В соответствии с комплексным прочтением норм и подходов, заложенных в Положении, только при предоставлении принимающей стороной трехразового питания и транспорта в совокупности выплата суточных не производится.

Больше результатов

Оплата возвращения из командировки в выходной день новость от 01.10.2021

Консультация эксперта

Служебная командировка – обычное событие в деятельности любого предприятия, независимо от сферы экономической деятельности. Кто-то реже направляет работников в командировки, кто-то чаще. И не всегда командировка приходится на рабочие дни, иногда приходится захватывать и выходные. Наш эксперт Виктор Бочеев рассказал, как оплатить возвращение из командировки в выходной день.

***

Служебная командировка – это поездка работника в другую местность по приказу работодателя для исполнения своих трудовых обязанностей в рамках служебного поручения (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Закон предусматривает, что срок командировки должен быть определён конкретными датами. Это значит, что поездка не может быть бессрочной или с открытыми датами. Учтите, максимальный срок командировки действующими нормами трудового законодательства не установлен. Ограничения какого-либо нет. Это означает, что командировка может быть, как и однодневной, так и более длительной. Работодатель сам определяет продолжительность служебной командировки, а именно дату выезда и дату возвращения (п. 4 Положения о служебных командировках).

Уникальные аналитические материалы справочно-правовой системы КонсультантПлюс помогут вам при решении сложных спорных ситуаций.

По общему правилу фактический срок командировки определяется проездными документами, то есть документами, подтверждающими расходы на проезд. День выезда работника в командировку – это её первый день, а день приезда работника из командировки – это её последний день.

Из этого правила есть исключение. Если ваш сотрудник отправляется в командировку из транспортного пункта (станции, пристани, аэропорта), который находится за пределами населённого пункта, тогда в сроке командировки работодатель должен учитывать время, необходимое для проезда до (от) транспортного пункта отправления. Это имеет значение, когда отправление (прибытие) происходит на стыке суток. В данной ситуации первым днём служебной командировки будет не дата отправления, указанная в проездном документе, а предшествующие сутки. Последним же днём командировки будут последующие сутки.

Независимо от того, работает сотрудник или нет в день выезда или приезда из командировки, в любом случае это первый или последний день командировки. А вот вопрос, выходить ему на работу в эти дни или нет, решается по согласованию с работодателем.

Итак, мы можем сделать вывод, что законодательство не устанавливает запретов на отправление или возвращение работников из командировки в выходные или нерабочие праздничные дни.

Оформление командировки в выходной день в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Командировку в программе Вы можете создать в разделе «Зарплата» — «Командировки» — создать. В заполнении документ не сложный, необходимо лишь указать сотрудника и период командировки, суммы к выплате программа считает автоматически исходя из среднего заработка. При создании командировки, если на период попадают выходные, то автоматически они не рассчитываются в двойном размере, так как подразумевается, что в данные выходные сотрудник работать не будет.

Если же сотрудник во время командировки, в выходной день по своему рабочему графику, вышел на работу, то необходимо оформить документ «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата» – «Учет времени» — «Работа в выходные и праздники»). При оформлении документа программа предлагает расчет оплаты по часам либо по дням, так же предлагает 2 способа компенсации: отгул и повышенная оплата (рис.1). Начисление оплаты за работу в выходной, происходят в документе «Начисления зарплаты и взносов». В табеле учета рабочего времени у сотрудника на эти дни будет стоять не «К» — командировка, а значение «РВ» — работа в выходной.

Важно помнить, что за командированным работником сохраняется средний заработок. Это одна из гарантий трудового законодательства (ст. 167 ТК РФ). Разберём несколько вопросов.

А за весь ли период командировки сохраняется средний заработок или нет?

Согласно п. 9 Положения о служебных командировках средний заработок сохраняется за командированным работником за те дни, в которые он работает по графику своего работодателя. А также средний заработок сохраняется за дни, на которые приходится нахождение в пути туда и обратно, и в дни вынужденной остановки в пути.

Возникает вопрос: за какие периоды, которые приходятся на командировку, не сохраняется средний заработок?

Во-первых, это выходные или нерабочие праздничные дни, которые приходятся на командировку, но работник в эти дни не работает, а отдыхает.

Во-вторых, дни болезни работника, которые приходятся на командировку. За эти дни сотруднику выплачивается больничное пособие.

В-третьих, если работник отработал полный рабочий день и в тот же день уехал в командировку или вернулся из неё. Должен ли работодатель заплатить ему за этот день заработную плату? Законодательство сделать это не позволяет. Нужно сохранять средний заработок, так как это первый или последний день командировки. При этом работодатель имеет право установить доплату  к среднему заработку до уровня заработной платы работникам, находящимся в командировке. Это будет уместно, если заработная плата за этот день больше, чем средний заработок. Этот подход можно применять ко всему сроку командировки.

Ранее наши эксперты разъяснили, может ли быть уволен за прогул сотрудник с разъездным характером работы.

Конечно же, командированные работники могут привлекаться к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Это не запрещено законодательством. Работа в эти дни оплачивается в общем порядке, закрепленном ст. 153 ТК РФ. То есть при привлечении к работе в выходные или нерабочие праздничные дни командированного сотрудника его труд оплачивается не менее чем в двойном размере, исходя из системы оплаты, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением ему другого дня отдыха, который оплате не подлежит.

Отсюда следующий вывод: если наш работник возвращается из командировки в выходной или нерабочий праздничный день, тогда каждый час нахождения в пути, который приходится на выходной или нерабочий праздничной день, оплачивается согласно ст. 153 ТК РФ. То есть не менее чем в двойном размере, исходя из системы оплаты, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением ему другого дня отдыха, который оплате не подлежит.

Конечно же, в такой ситуации нужно в надлежащем порядке оформить привлечение к работе в выходной день, а именно получить от работника согласие на это и оформить приказ. В таком порядке мы действуем, когда работник возвращается из командировки в выходной день в связи с производственной необходимостью, то есть по распоряжению работодателя.

А как же быть, если наш сотрудник возвращается из командировки в выходной день не в связи с производственной необходимостью, а по причине собственной инициативы? Работник ведь имеет на это право. Это его выходные или нерабочие праздничные дни. В такой ситуации эти дни не входят в срок командировки. А значит, ни средний заработок, ни двойная и ни одинарная плата за такие выходные или нерабочие праздничные дни работнику не полагаются.

Ранее мы рассказывали, можно ли контролировать работников с помощью видеокамер и программного обеспечения.

Также трудовое законодательство гарантирует работнику возмещение расходов, которые связаны с командировкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ). К командировочным расходам законодательство относит расходы на проезд к месту командирования и обратно, расходы на проживание, суточные и иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

В ситуации, когда работник в связи с производственной необходимостью возвращается из командировки в выходной или нерабочий праздничный день, расходы на проезд и проживание ему возмещаются в обычном порядке при условии, что эти расходы документально подтверждены. Суточные за этот день выплачиваются также в обычном порядке, потому что по закону суточные подлежат выплате за каждый день, который входит в срок командировки независимо от того, выходной или рабочий день.

Из этого правила есть одно исключение: командировка без проживания вне места постоянного жительства – суточные не выплачиваются. Например, однодневная командировка по России или длительная командировка в соседний населённый пункт, при которой работник ежедневно будет возвращаться в место постоянного жительства. Также фактический расход суточных работник документально не подтверждает, законодательство этого не требует. Экономическим обоснованием выплаты суточных является документально подтверждённый фактический срок командировки. По общему правилу он подтверждается проездными документами.

А если работник по собственной инициативе задержался в командировке и возвращается из неё в выходной или нерабочий праздничный день?

В этой ситуации фактический срок командировки отличается от срока между проездными документами. Попросите работника написать заявление (объяснительную или служебную записку) в произвольной форме, в котором последний укажет, что фактический срок пребывания его в командировке тот, который указан в приказе. А вернулся он из командировки в выходной день, так как решил провести выходные дни в местности командирования по собственной инициативе.

Из этого заявления мы делаем чёткий вывод, что фактический срок командировки отличается от срока между датами в проездных документах. Поэтому расходы на проезд работнику возмещаются в обычном порядке. Расходы на проживание возмещаем только за те дни, которые обозначены в приказе, то есть за фактический срок пребывания командировки. Суточные выплачиваем также за фактический срок командировки, указанный в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Таким образом, порядок оплаты возвращения из командировки в выходной день зависит от того, производственный ли характер носили причины этого или причиной была собственная инициатива работника.

Если работник возвращается из командировки в выходной день в связи с производственной необходимостью, работодатель оплачивает каждый час нахождения в пути, который приходится на выходной или нерабочий праздничной день, согласно ст. 153 ТК РФ. То есть не менее чем в двойном размере, исходя из системы оплаты труда, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением ему другого дня отдыха, который оплате не подлежит. Средний заработок за работником в это день не сохраняется. Расходы на проезд и проживание работодатель возмещает вернувшемуся из командировки работнику в обычном порядке при условии, что эти расходы документально подтверждены. Суточные за этот день выплачиваются сотруднику также в обычном порядке, потому что по закону суточные подлежат выплате за каждый день, который входит в срок командировки независимо от того, выходной  или рабочий день.

В случае же, если наш сотрудник возвращается из командировки в выходной день не в связи с производственной необходимостью, а по причине собственной инициативы, ни средний заработок, ни двойная и ни одинарная плата за такой выходной или нерабочий праздничный день работнику не полагаются. При этом расходы на проезд работнику возмещаются в обычном порядке. Расходы на проживание возмещаем только за те дни, которые обозначены в приказе, то есть за фактический срок пребывания командировки. Суточные выплачиваем также за фактический срок командировки, указанный в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Напоминаю, такие уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс, как готовые решения и путеводитель по кадровым вопросам, помогут вам при решении сложных спорных ситуаций. Выводы готовых решений и путеводителя по кадровым вопросам учитывают нормы действующего законодательства, актуальную сложившуюся судебную практику и официальные разъяснения органов власти.

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как оформить выезд в командировку (возвращение из неё) в выходной день (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как оплатить работнику день выезда в командировку (возвращения из неё) в выходной день (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Виктор Бочеев, юрист-консультант ООО «Что делать Консалт»

Смотрите по этой теме видео на нашем YouTube-канале

Оформление командировки на 1 день

Однодневные командировки оформляются точно так же, как и многодневные. Причем неважно, куда направляется работник — за границу или в другой город на территории РФ. Поэтому действуйте так.

Шаг 1. Перед отъездом сотрудника оформите соответствующий приказ:

• или по унифицированной форме N Т-9 (Т-9а);
• или по форме, разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

В приказе, помимо обязательных реквизитов, укажите место, срок и цель командировки. Дополнительно можете прописать и другие важные моменты, предусмотренные вашим локальным актом о командировках. Например, если командировка оплачивается принимающей стороной — указать источник финансирования.

 

Справка

С 2015 г. не требуется:

• оформлять командировочное удостоверение;
• составлять служебное задание;
• вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.

 

Шаг 2. Выдайте сотруднику аванс на командировочные расходы. Аванс можно:

 

• или выдать наличными из кассы организации;
• или перечислить на банковскую карту работника, в том числе на зарплатную.

Помните, выдача денег командированному работнику под отчет возможна только на основании заявления подотчетного лица или распорядительного документа организации (например, приказа о направлении в командировку).

Шаг 3. День нахождения работника в командировке отметьте в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если командировка пришлась на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставьте буквенный код «РВ» или цифровой код «03». Отметить количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день.

Шаг 4. После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет (форма N АО-1). К нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходование денег, выданных под отчет при направлении в однодневную командировку.

Шаг 5. Завершите расчеты с сотрудником:

• либо получите от него остаток неизрасходованных подотчетных денег, оформив приходный кассовый ордер;
• либо верните ему перерасход по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Статья: Однодневные командировки: оформление и оплата (Кравченко И.В.) («Главная книга», 2018, N 15) {КонсультантПлюс}

Получение оплаты за командировку не должно быть поездкой

Деловая поездка часто является частью работы. Вы даже можете получить удовольствие от поездки, но это не значит, что это отпуск. Деловые поездки считаются рабочим временем. И когда вы думаете о компенсации и компенсации, которые вам причитаются, вы должны понимать, на что вы имеете право.

Ответственность за возмещение командировочных расходов

Когда работодатели думают о компенсации командировок, они обычно начинают с введения руководящих принципов возмещения, чтобы сотрудники точно знали, на что они могут (и не могут) тратить.Расходы на деловые поездки могут выйти из-под контроля в спешке, и работодатели обычно используют эти правила, чтобы определить, как будут управляться и оплачиваться расходы, которые вы понесете во время деловых поездок.

Обычно командировочные расходы, понесенные вами, сотрудником, будут возмещены вашим работодателем. Работодатель может потребовать от вас оценить предполагаемую стоимость до вашей деловой поездки или мероприятия, чтобы он мог заранее одобрить различные предполагаемые расходы в соответствии со своим бюджетом на поездку.

В правилах деловых поездок обычно указываются ограничения на возмещение расходов и перечисляются предпочтительные для вашей компании поставщики. К предпочтительным поставщикам обычно относятся авиакомпании (например, JetBlue), компании по аренде автомобилей (например, Avis) и отели (например, Marriott). Работодатели часто согласовывают расценки с предпочтительными поставщиками, чтобы получить лучшие расценки на деловые поездки, особенно если деловые поездки связаны с большими корпоративными расходами.

Некоторые компании требуют, чтобы сотрудники, путешествующие по делам, использовали контрактное туристическое агентство для организации поездок.Туристические агентства обычно предлагают своим бизнес-клиентам предварительно согласованные и предпочтительные тарифы, помогая организациям управлять бюджетами на деловые поездки.

Командировочные расходы обычно ограничиваются служебными поездками. Если вы планируете продлить свое пребывание в городе, который вы посещаете, ради удовольствия, вы можете рассчитывать на то, что оплатите эту часть поездки самостоятельно.

Некоторые работодатели делают исключение из этой политики в отношении деловых поездок, если вы можете продлить поездку без увеличения общей стоимости. Например, если ваш обратный рейс перенесен на субботу, а не на пятницу, вы можете увидеть снижение общей стоимости авиабилетов. Это снижение стоимости перелета может компенсировать дополнительные затраты на дополнительный день проживания. В этом случае ваш работодатель может пожелать оплатить длительную поездку. Все сводится к тому, как это сформулировано в вашей корпоративной политике в отношении поездок.

Распаковка категорий деловых поездок

Командировочные расходы обычно делятся на три категории: транспорт, проживание и питание.Как сотрудник, вы имеете право на компенсацию командировочных в каждой из этих трех областей, и вам следует отслеживать свои командировочные расходы и квитанции для использования в процессе возмещения командировочных расходов.

Транспортные расходы

Стоимость авиабилетов часто будет самой большой из ваших транспортных расходов. В городских районах ваш работодатель может предложить вам поменять расходы на авиабилеты на поездку на поезде, поскольку поездка на поезде часто может быть менее дорогой альтернативой авиаперелету. Политика вашего работодателя в отношении деловых поездок должна включать инструкции о том, как вы должны обращаться с дополнительными услугами и оплачивать их (например, повышение категории места или сборы за багаж), а также изменения рейсов (которые влекут за собой сборы за изменение).

В ваши транспортные расходы также могут входить расходы на аренду автомобиля, лимузины, такси, совместные поездки и проезд в метро. В случае аренды автомобилей в политике вашего работодателя в отношении поездок следует указать, какие типы и размеры автомобилей разрешены к аренде, а также типы страхования, которые следует выбрать в качестве дополнения.Независимо от того, какой вид транспорта вы используете, вам нужно будет отслеживать все квитанции и чаевые, которые вы можете отправлять для компенсации и возмещения расходов на командировку.

Если вы едете на собственном автомобиле на деловую встречу или мероприятие, вам обычно возмещают фиксированную ставку пробега плюс дорожные сборы. На 2019 год Налоговая служба (IRS) установила стандартные ставки вычета за пробег для использования легкового автомобиля (или фургонов, пикапов или панельных грузовиков) в размере 58 центов за милю для пробега служебных миль. Хотя большинство компаний используют указанную ставку возмещения миль IRS, вы должны подтвердить свою политику компенсации командировочных, чтобы подтвердить, что ваши работодатели соблюдают вычеты IRS.

Парковка также считается транспортными расходами, независимо от того, водите ли вы собственный автомобиль или арендуете его во время деловой поездки, и может быть подана на возмещение расходов на командировку.

Расходы на проживание

Вы часто будете нести расходы по проживанию в гостиницах, когда ваша деловая поездка на несколько дней подряд находится в месте, значительно удаленном от дома.«Расстояние», необходимое для получения права на ночлег, зависит от компании. Например, если вы путешествуете из Бостона, штат Массачусетс, в Портленд, штат Мэн, по делам, это займет менее 2 часов езды. В политике вашего работодателя в отношении поездок следует указать, будет ли пребывание в отеле одобрено или вам следует отправиться домой в тот же день после завершения работы, не неся дополнительных расходов, связанных с проживанием в отеле.

Многие предприятия позволят вам иметь собственный номер в отеле во время путешествия.Однако некоторые работодатели по-прежнему требуют, чтобы сотрудники делили комнату с коллегой того же пола, чтобы сэкономить на командировочных расходах. Рекомендации по бронированию проживания в отеле, включая подобные правила, должны быть указаны в официальном документе о правилах деловых поездок вашей организации.

Расходы на питание

Во время путешествия вам обычно возмещают расходы на питание на завтрак, обед и ужин. Однако ваш работодатель может установить дневной лимит расходов на питание или установить распределение суточных расходов на питание.Ваши расходы на питание также можно классифицировать как расходы на развлечения, если ваш работодатель позволяет вам развлекать клиентов или поставщиков, приглашая их на обед или ужин.

У вашей компании, вероятно, также будут правила в отношении того, в какой степени алкоголь является возмещаемым расходом. Эти правила будут изложены в вашей политике компенсации командировочных.

Прочие соображения относительно деловых поездок

• Наградные баллы — когда дело доходит до поощрительных баллов, связанных с авиаперелетом или проживанием в отеле, большинство работодателей позволяют вам сохранить эти бонусные баллы.Меньшая часть работодателей потребует от вас предоставить компании бонусные баллы. Если вы часто путешествуете по работе, подумайте о подписке на программы лояльности по бесплатному воздуху, поезду, гостинице и аренде автомобилей, чтобы вы могли накапливать баллы для дальнейшего использования.
  
• Страхование — многие работодатели предоставляют своим сотрудникам страховку от несчастных случаев во время деловой поездки, которая покрывает работника от любой травмы, полученной во время деловой поездки. Политика вашего работодателя должна быть изложена в правилах выплаты вознаграждений сотрудникам или компенсации командировочных расходов.
  
• Налоговые вычеты — если вы хотите проверить, подлежат ли ваши командировочные расходы вычету из налогооблагаемой базы, вы можете просмотреть правила в теме IRS номер 511. Однако учтите, что, когда работодатель возмещает командировочные расходы, они, как правило, также не подлежат вычету из налогооблагаемой базы. сотрудником.
  
• Плата за проезд — в США в соответствии с положениями Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) в некоторых случаях работодатели должны оплачивать время в пути.Как правило, время, потраченное на поездку, подлежит компенсации, за исключением случаев, когда это обычное время на поездку из дома на работу или когда поездка требует ночевки, а время, потраченное на поездку в качестве пассажира, выходит за рамки ваших обычных рабочих часов. Когда требуется оплата, время, потраченное на дорогу, считается отработанным и должно учитываться при определении обязательств по оплате сверхурочных.
  

Чтобы узнать больше о программе расходов на командировки вашей компании, сначала определите, есть ли у вашей компании официальная политика компенсации командировочных. Спросите об этом в отделе кадров или в финансовом отделе. И путешествуйте безопасно!

Работодателям

Индивидуализируйте оплату труда сотрудников на основе уникальных требований к должности и личной квалификации.

Получите последние рыночные цены на контрольные вакансии и рабочие места в вашей отрасли.

Сотрудникам

Проанализируйте рынок и свою квалификацию, чтобы с уверенностью договариваться о зарплате.

Найдите тысячи открытых вакансий, чтобы найти следующую возможность.

Время в пути | Министерство труда США

Работник, который едет из дома на работу и возвращается домой в конце рабочего дня, совершает обычную поездку из дома на работу, что является обычным случаем работы. Обычные поездки из дома на работу и возвращение в конце рабочего дня — не рабочее время. Это верно независимо от того, работает ли сотрудник в фиксированном месте или в другом месте каждый день.Для работающих с проживанием рабочих поездка от дома к работе, которая обычно не оплачивается, не применяется в этом случае, потому что работник начинает и заканчивает свой рабочий день в том же доме, в котором он или она проживает.

Тем не менее, командировки, которые являются повседневной работой, считаются отработанными часами и должны оплачиваться.

Пример : Барбара — помощник по личному уходу, помогающий мистеру Джонсу. Барбара водит его на почту и в продуктовый магазин в течение рабочего дня. Барбара работает, и время в пути оплачивается.

Поездки из дома явно являются рабочим временем, когда они пересекают рабочий день сотрудника. Сотрудник просто заменяет командировки другими обязанностями. Таким образом, если сотрудник, нанятый для оказания услуг по уходу на дому физическому лицу (потребителю), сопровождает этого потребителя в поездке вне дома, сотруднику должна быть выплачена оплата за все время, проведенное в поездке в течение обычного рабочего времени сотрудника. В качестве правоприменительной политики WHD не будет рассматривать в качестве рабочего времени время, которое сотрудник проводит в качестве пассажира в самолете, поезде, лодке, автобусе или автомобиле, находясь в пути вне дома в нерабочее время.Однако сотруднику должна быть выплачена оплата за все часы, проведенные на работе или «заставить ждать» во время поездки. Например, сотрудник, который должен путешествовать в качестве пассажира с потребителем «в качестве помощника или помощника» и, как ожидается, будет оказывать необходимые услуги, работает, даже если путешествует вне обычного рабочего времени сотрудника. Однако периоды, когда сотрудник полностью освобожден от обязанностей, которые достаточно продолжительны, чтобы позволить ему или ей эффективно использовать время для своих собственных целей, не являются отработанными часами и не требуют компенсации.

Пример : Джон — личный помощник миссис Браун, которая живет в Атланте. Миссис Браун посещает конференцию в Нью-Йорке, и Джон сопровождает ее на самолете. Обычно Джон работает с 8:00 до 16:00. Дочь миссис Браун отвезет ее в аэропорт, где они встретят Джона на рейс в 18:00. WHD не будет рассматривать время полета в качестве компенсируемых часов, поскольку это время, проведенное в поездке вне дома в нерабочее время в качестве пассажира самолета, если Джон полностью освобожден от исполнения служебных обязанностей. Если Джон оказывает помощь г-же Браун в аэропорту или во время полета или должен быть доступен для оказания помощи или помощи по мере необходимости, он работает и должен получить компенсацию за это время.

Работники, осуществляющие непосредственный уход, нанятые сторонним работодателем : Такой работник, который едет из дома на работу и возвращается в свой дом в конце рабочего дня, совершает обычную поездку с дома на работу, т.е. не подлежащее компенсации рабочее время. Однако поездки с места работы на место работы в течение рабочего дня, например поездки между несколькими клиентами в течение рабочего дня, являются оплачиваемыми отработанными часами.Сторонний работодатель несет ответственность за оплату времени в пути от места работы до места работы.

BOLI: Время в пути и пробег: Для рабочих: Штат Орегон

Следует ли вам получать оплату за время в пути на работе? Это зависит от типа поездки.

Существует четыре основных категории командировок сотрудников. Вот краткое изложение.

Путешествие от портала к порталу

Путешествие от портала к порталу — это еще один способ сказать «добираться до работы». Он включает в себя ваши обычные поездки с работы на работу и с работы на дом в начале и в конце одного рабочего дня.Как правило, ваш работодатель не обязан платить вам за это время в пути (если у него нет политики или контракта, обещающего оплату этого времени).

Поездки между рабочими участками

Поездки между рабочими участками включают в себя поездки в течение одного дня между несколькими рабочими участками. Как правило, работодатели должны платить вам за это время, если вам нужно путешествовать, чтобы выполнить дневную работу.

Особые однодневные задания

Если ваш работодатель требует, чтобы вы явились на другое рабочее место более чем в 30 милях от вашего обычного постоянного места работы, они, как правило, должны платить вам за это время в пути.

Ночная поездка

В поездках с ночевкой все время, которое вы проводите в пути в обычное рабочее время, должно быть оплачено — даже по выходным. Ваш работодатель по закону не обязан оплачивать вам время в пути, выходящее за рамки вашего обычного рабочего времени, за исключением случаев, когда вы должны водить машину.

Пробег

Закон штата Орегон не требует, чтобы работодатель выплачивал мили, но вы не можете нести какие-либо требуемые расходы, которые уменьшают вашу заработную плату до уровня ниже минимальной заработной платы.

Если вы считаете, что ваш работодатель нарушает этот закон, вы можете подать жалобу или связаться с нами для получения помощи.

Закон

ВЕСЛО 839-020-0045

ORS 653

Часто задаваемые вопросы

Для рабочих

Требуется ли ваш работодатель оплачивать вам регулярные поездки на работу / с работы на дом?

Нет, если у вашего работодателя нет политики или контракта, обещающего оплату такой поездки.

Обязан ли ваш работодатель оплачивать вам время в пути с одного места работы на другое в течение рабочего дня?

Да, если вам нужно путешествовать по работе. Примеры включают сотрудников по обслуживанию ландшафта или ремонтников бытовой техники, которые ездят с места на место в течение дня.

Если ваш работодатель разрешает вам взять служебный автомобиль домой, должны ли они оплачивать время в пути от дома до места работы и наоборот?

Нет, если вы не выполняете никаких рабочих обязанностей до достижения первой рабочей площадки. Это считается обычным путешествием домой на работу / с работы на дом, и компенсация за потраченное время не требуется.

Если мой работодатель требует, чтобы я останавливался в одном месте в начале рабочего дня, чтобы получить инструкции или забрать инструменты или автомобиль компании, прежде чем явиться на место работы, должны ли они платить вам за какие-либо из время путешествий?

Да.Путешествие из вашего дома в первое место не требует компенсации, так как оно подпадает под правило «портал-портал / добираться». Но как только вы прибудете в первое требуемое место, вы будете «на часах», и последующее время в пути будет компенсировано.

Меня отправили из моего обычного офиса в Портленде обучать новых сотрудников в нашем салемском филиале. Я не остался ночевать в Салеме и в тот же день вернулся домой. Должен ли я получать оплату за время в пути?

Да. Поскольку однодневное задание было в городе за пределами 30-мильного радиуса от вашего официального рабочего места, время в пути должно быть оплачено.

Я часто работаю в разных местах, и у меня нет постоянного официального рабочего места. Должен ли мой работодатель платить мне за то время, когда я проезжаю более 30 миль до места работы?

Нет. Правило «специального однодневного задания» применяется только в том случае, если у вас есть фиксированное официальное место работы. Таким образом, ваше время в пути подпадает под правило «портал-портал» и не требует компенсации, даже если она уезжает в отдаленные места на целый день.

Когда поездка с ночевкой считается рабочим временем, которое необходимо компенсировать?

Во время ночных поездок все время, которое вы проводите в пути в обычное рабочее время, должно быть компенсировано — даже в выходные дни. Ваш работодатель по закону не обязан компенсировать время в пути, выходящее за рамки вашего обычного рабочего времени, за исключением случаев, когда вы должны водить машину.

Пример: Обычный график работы Чета — с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Его работодатель требует, чтобы он присутствовал на двухдневной бизнес-конференции в Бойсе, штат Айдахо. Чет отправляется автобусом в среду, с 10:00 до 16:00. Работодатель должен оплатить эти шесть часов в пути, поскольку они меньше обычного рабочего времени Чета.Чет возвращается домой на автобусе в субботу с 14:00. до 20:00 Работодатель должен оплатить три часа с 14:00 до 17:00, время в пути, которое выходит за рамки обычного рабочего времени Чета. Это необходимо, даже если Чет обычно не работает по субботам.

Пример: Обычный график работы Джейн — с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Ее работодатель отправляет ее из Портленда на рабочее мероприятие в Чикаго в пятницу вечером с «красными глазами» с полуночи до 5:00 утра. м. Поскольку Джейн путешествует в качестве пассажира в нерабочее время, работодатель не должен оплачивать время в пути.

Устанавливает ли правительство требуемую норму пробега для сотрудников, которые ездят с одного места работы на другое?

Да и Нет. Да, федеральное правительство устанавливает ставку миль для своих сотрудников, но нет, если вы не работаете на федеральное правительство, ваш работодатель не обязан выплачивать вам мили по федеральным ставкам.

Фактически, законы о заработной плате и часах вообще не требуют, чтобы работодатели выплачивали своим работникам мили.

Тем не менее, согласно Закону о минимальной заработной плате штата Орегон (ORS 653) работодателям запрещается требовать от сотрудников брать на себя расходы на необходимые предметы, если это приводит к снижению их заработной платы ниже минимального уровня.

Таким образом, если вам необходимы командировки, связанные с этим расходы, такие как топливо и износ транспортных средств, не могут привести к снижению заработной платы сотрудника ниже минимальной заработной платы за все отработанные часы. Оплата согласованной ставки за пройденную милю — один из способов предотвращения потенциального нарушения минимальной заработной платы.

Обязан ли мой работодатель в соответствии с законодательством о заработной плате и почасовом графике оплачивать мне суточные (гостиница, рестораны, пробег и т. Д.)?

Обычно нет. Но ваш работодатель должен покрывать суточные, если требование их выплаты приведет к снижению вашей заработной платы ниже минимального размера оплаты труда. (От сотрудников с минимальной заработной платой никогда не может потребоваться оплата суточных.)

Если мой работодатель выплачивает сотрудникам суточные и / или пробег, должны ли они по-прежнему оплачивать время в пути?

Да, по-прежнему действуют обычные правила проезда.

Должен ли мой работодатель оплачивать время в пути, когда он заказывает служебный автомобиль, чтобы забрать сотрудников и доставить их на место работы?

При условии, что от сотрудников не требуется явиться на место встречи для получения инструкций или выполнения там другой работы или для сбора и переноски инструментов, это по-прежнему считается обычным путешествием с работы на работу / с работы на дом. Водитель служебного автомобиля — единственный человек, фактически выполняющий работу, и, следовательно, единственный сотрудник, которому причитается оплата времени в пути.

Может ли мой работодатель платить за время в пути по другой ставке, чем за часы, отработанные по моей обычной ставке?

Да, если ваш работодатель выплачивает как минимум минимальную заработную плату за все отработанные часы. Если ваш работодатель намерен оплачивать время в пути по ставке ниже, чем обычная почасовая ставка, он должен заранее четко проинформировать вас о политике.

Нужно ли учитывать компенсируемые часы в пути при расчете сверхурочных?

Да. Необходимо учитывать компенсируемые часы в пути, чтобы определить, отработали ли вы более 40 часов работы за одну рабочую неделю.

Для работодателей

Обязаны ли работодатели платить работникам за регулярные поездки из дома на работу / с работы на дом?

Нет, если только у работодателя нет политики или контракта, обещающего оплату такой поездки.

Обязан ли работодатель оплачивать работникам время в пути с одного места работы на другое в течение рабочего дня?

Да, если работникам приходится путешествовать, чтобы выполнить дневную работу. Примеры включают сотрудников по обслуживанию ландшафта или ремонтников бытовой техники, которые ездят с места на место в течение дня.

Если работодатель разрешает работнику забирать домой служебный автомобиль, должен ли работодатель оплачивать время в пути от дома до места работы и наоборот?

Нет, если сотрудник не выполняет рабочих обязанностей до достижения первого рабочего места. Это считается обычным путешествием домой на работу / с работы на дом, и компенсация за это время не требуется.

Если я требую, чтобы мой сотрудник остановился в одном месте в начале рабочего дня, чтобы получить инструкции или забрать инструменты или автомобиль компании, прежде чем явиться на место фактической работы, должен ли я оплачивать время поездки ?

Да. Поездка от дома сотрудника до первого места не требует компенсации, поскольку она подпадает под правило «портал-портал». Но как только сотрудник прибывает в первое требуемое место, он «на часах», и последующее время в пути подлежит компенсации.

Я отправил сотрудника из своего офиса в Портленде обучать новых сотрудников в наш филиал в Салеме. Сотрудник не остался ночевать в Салеме и в тот же день вернулся домой. Должен ли я платить за время в пути?

Да.Поскольку однодневная командировка была в город за пределами 30-мильного радиуса от официального рабочего места сотрудника, время в пути подлежит компенсации.

Мой сотрудник часто работает в разных местах, и у него нет постоянного официального рабочего места. Должен ли я платить ей за время, когда она проезжает более 30 миль до места работы?

Нет. Правило «специального однодневного назначения» применяется только в том случае, если сотрудник имеет фиксированное официальное место работы. Таким образом, время в пути вашей сотрудницы подпадает под правило «портал-портал» и не требует компенсации, даже если она на целый день уезжает в отдаленные места.

Когда поездка с ночевкой считается рабочим временем, которое необходимо компенсировать?

Во время ночных поездок все время, которое сотрудник проводит в поездках в нормальное рабочее время, должно быть компенсировано — даже в выходные дни. Работодатель по закону не обязан компенсировать время в пути, выходящее за рамки обычного рабочего времени работника, за исключением случаев, когда работник должен управлять автомобилем.

Пример: Обычный график работы Чета — с 8:00 до 17:00., С понедельника по пятницу. Его работодатель требует, чтобы он присутствовал на двухдневной бизнес-конференции в Бойсе, штат Айдахо. Чет отправляется автобусом в среду, с 10:00 до 16:00. Работодатель должен оплатить эти шесть часов в пути, поскольку они меньше обычного рабочего времени Чета. Чет возвращается домой на автобусе в субботу с 14:00. до 20:00 Работодатель должен оплатить три часа с 14:00 до 17:00, время в пути, которое выходит за рамки обычного рабочего времени Чета. Это необходимо, даже если Чет обычно не работает по субботам.

Пример: Обычный график работы Джейн — с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу. Ее работодатель отправляет ее из Портленда на рабочую конференцию в Чикаго в пятницу вечером с «красными глазами» с полуночи до 5:00 утра. Поскольку Джейн путешествует в качестве пассажира в нерабочее время, работодателю не нужно. оплатить любое время в пути. Пример: Питер, чей обычный график работы — с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, летит на самолете на деловую встречу за пределами штата.Полет осуществляется с 12:00 до 17:00. В аэропорту Питер должен взять арендованный автомобиль и проехать еще пять часов, чтобы добраться до удаленного города, где состоится встреча. В этом случае работодатель должен оплатить 10 часов времени в пути — пять часов полета по воздуху, которые превышают обычные часы работы Питера, плюс пять часов поездки на машине, которые выходят за рамки обычных рабочих часов Питера, поскольку он необходим водить в это время.

Пример: Донна обычно работает в кладбищенскую смену с 12:00 до 8:00.м. Начальник Донны поручает ей поехать в Калифорнию в командировку на неделю. Супервизор предлагает Донне билет на автобус для поездки с 6:00 до 14:00, но Донна вместо этого предпочитает водить свой личный автомобиль. В этом случае, поскольку Донне был предложен транспорт в качестве пассажира, и от нее не требовалось водить машину, работодатель может выбрать оплату Донне за все часы, которые она проводит за рулем автомобиля, но по закону он обязан оплатить только два часа поездки. с 6:00 до 8:00.м. — время, которое можно было бы компенсировать, если бы Донна приняла билет на автобус.

Устанавливает ли правительство требуемую норму пробега для сотрудников, которые ездят с одного места работы на другое?

Да и Нет. Да, федеральное правительство устанавливает ставку миль для своих сотрудников, но нет, если вы не являетесь федеральным правительством, вы не обязаны оплачивать мили своим сотрудникам по федеральным ставкам.

Фактически, законы о заработной плате и часах вообще не требуют, чтобы работодатели выплачивали своим работникам мили.

Тем не менее, согласно Закону о минимальной заработной плате штата Орегон (ORS 653) работодателям запрещается требовать от сотрудников брать на себя расходы на необходимые предметы, если это приводит к снижению их заработной платы ниже минимального уровня.

Таким образом, если вам необходимы командировки, связанные с этим расходы, такие как топливо и износ транспортных средств, не могут привести к снижению заработной платы сотрудника ниже минимальной заработной платы за все отработанные часы. Оплата согласованной ставки за пройденную милю — один из способов предотвращения потенциального нарушения минимальной заработной платы.

Обязан ли работодатель в соответствии с законодательством о заработной плате и часах оплачивать работникам суточные (гостиница, рестораны, пробег и т. Д.)?

Обычно нет. Но работодатель должен покрывать суточные, если требование к работнику их выплачивать привело бы к снижению заработной платы работника ниже минимальной заработной платы за период оплаты. (Работники с минимальной заработной платой никогда не могут быть обязаны оплачивать суточные.)

Если работодатель выплачивает сотрудникам суточные и / или пробег, должен ли работодатель по-прежнему оплачивать время в пути?

Да, по-прежнему действуют обычные правила проезда.

Должен ли работодатель оплачивать время проезда, когда работодатель заказывает автомобиль компании, чтобы забрать сотрудников и доставить их на место работы?

При условии, что от сотрудников не требуется явиться на место встречи для получения инструкций или выполнения там другой работы или для сбора и переноски инструментов, это по-прежнему считается обычным путешествием с работы на работу / с работы на дом. Водитель служебного автомобиля — единственный человек, фактически выполняющий работу, и, следовательно, единственный сотрудник, которому причитается оплата времени в пути.

Может ли работодатель платить за время в пути по иному, чем за часы, отработанные по обычной ставке?

Да, если работодатель выплачивает как минимум минимальную заработную плату за все отработанные часы. Если работодатель намеревается оплачивать время в пути по ставке ниже, чем обычная почасовая ставка, работодатель должен заранее четко проинформировать сотрудников о политике.

Нужно ли учитывать компенсируемые часы в пути при расчете сверхурочных?

Да.Компенсируемые часы в пути необходимо учитывать для определения того, отработал ли сотрудник более 40 часов за одну рабочую неделю.

F-1 Возмещение путевых расходов | Университет Хьюстона-Виктория

Раздел: Указатель F — Поездки

Тема: F-01 Возмещение командировочных

ПОЛИТИКА

Политика Университета предусматривает возмещение всех разумных расходов на официальные поездки в соответствии с инструкциями, изложенными ниже.Все поездки должны быть по служебным делам университета. Будут соблюдаться все применимые законы, а также политики и процедуры системы Университета Хьюстона (UHS). Все поездки будут соответствовать политике UHS 03.A.03, Деловые поездки. Все поездки, оплачиваемые или возмещаемые за счет государственных средств, должны соответствовать требованиям Textravel и Государственной программы управления командировками (STMP). Textravel будет применяться во всех местных ситуациях, связанных с поездками, которые специально не описаны в правилах и процедурах UHV.

Правила и положения Службы внутренних доходов

содержат особые требования для определения того, считаются ли командировочные платежи частью «подотчетного плана» и, следовательно, не облагаются налогом для командировочного сотрудника. См. Публикацию 463 IRS, Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобильные расходы. Эта политика представляет собой «план подотчетности» по стандартам IRS, и командировочные платежи, которые соответствуют этой политике, считаются не облагаемыми налогом для сотрудника, если не указано иное.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Менеджер МВЗ

Менеджер отдела, который имеет бюджетные полномочия для отдела и является уполномоченным утверждающим для транзакций для центров затрат в этом отделе; Текущий список Источников с Утверждающими и Альтернативными Утверждающими поддерживается в Интранете UHV.

Дней на деловую деятельность

Включает дни, в которые (1) основным видом деятельности в этот день было ведение университетских дел, (2) путешественник должен был присутствовать в определенный день и время на деловой встрече, даже если большая часть дня не была потрачена на деловая деятельность, (3) дни в пути в пункт назначения и обратно (не включая поездки в пункты назначения и обратно или поездки, не связанные с бизнесом), и (4) нерабочие дни, выходные и праздничные дни, приходящиеся на дни, в которые дело велось.

Координатор по командировкам

Каждый департамент назначает командировочные мероприятия сотрудников, включая авиабилеты, проживание и бронирование автомобилей в аренду, координатору по командировкам Департамента. Координатор командировок Департамента также будет основным контактным лицом между департаментом и сотрудниками финансового отдела, связанными с командировками.

Назначенный головной офис

Географическое положение, в котором находится основное место деятельности сотрудника. Это должен быть кампус UHV, кампус UH или учебный центр.

Место работы

Место, отличное от назначенного сотрудником штаб-квартиры, куда он направляется для ведения официальных дел Университета.

Заграничные поездки

Включает все поездки сотрудников Университета и потенциальных сотрудников в или из всех стран за пределами Канады, Мексики, США и территорий и владений США.

Местные фонды

Средства, собранные в Университете за товары или услуги, предоставленные негосударственными грантами или контрактами или предоставленные донорами, в отличие от средств, выделенных Законодательным собранием Техаса в соответствии с Законом об общих ассигнованиях.

Жилье

Коммерческое общежитие, такое как мотель, гостиница, гостиница, квартира, дом или подобное заведение, которое предоставляет жильё для населения за плату.

Форма отчета только о пробеге

Форма, используемая для записи и запроса возмещения, которое должно быть выплачено из местных фондов только за пробег.

Государственные фонды

Фонды, присвоенные Законодательным собранием Техаса в соответствии с Законом об общих ассигнованиях, независимо от того, хранятся ли они внутри или за пределами Государственного казначейства.Эти фонды включают общие доходы, специальные статьи, фонды поддержки высшего образования (HEAF) и другие фонды, обозначенные как «государственные».

Форма ваучера на поездку в штат Техас

Форма, используемая для регистрации и запроса возмещения дорожных расходов, которые должны быть оплачены из средств, выделенных государством, включая пробег, авиабилеты, питание, аренду автомобиля, такси, дорожные сборы и парковку.

Форма отчета о командировочных расходах

Форма, используемая для регистрации и запроса возмещения дорожных расходов, оплачиваемых из местных фондов, включая пробег, понесенный в связи с другими дорожными расходами, авиабилетом, проживанием, питанием, арендой автомобиля, такси, дорожными сборами и парковкой.

Форма заявки на командировку

Форма заявки на поездку используется для разрешения и запроса на официальную поездку в университет перед поездкой. Не требуется для оплаты пробега, не связанных с ночевкой, парковки, дорожных сборов или других транспортных расходов.

Специалист по путешествиям / аналитик по путешествиям

Сотрудники финансового отдела, которые рассматривают и утверждают путевые листы, отвечают на вопросы, связанные с поездками, и выступают в качестве администраторов туристических карт кампуса.

Гость университета

Лицо, которое добровольно и без компенсации обеспечивает признание или поддержку Университета в качестве вклада в миссию Университета.Этот человек может быть донором, потенциальным донором, волонтером или должностным лицом сообщества, правительства или корпорации. Он не включает нынешних преподавателей, сотрудников или студентов Университета, а также лиц, которым выплачиваются гонорары или гонорары за услуги по контракту.

ПРОЦЕДУРЫ

РАСШИРЕННОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ И МЕРОПРИЯТИЯ ПОЕЗДКИ

Все ночные поездки, связанные с университетскими делами, программами или мероприятиями, независимо от того, оплачиваются они университетом или нет, должны быть заранее одобрены (до отъезда и до выделения средств Университета) всеми необходимыми утверждающими лицами во время путешествия. Форма запроса.Все поездки должны быть организованы таким образом, чтобы свести к минимуму командировочные расходы при выполнении цели поездки в университет. Официальные поездки в университет, оплачиваемые или возмещаемые из средств, ассигнованных государством, должны осуществляться с использованием поставщиков и тарифов, заключенных с государством; однако официальные поездки в университет, оплачиваемые или возмещаемые из местных фондов, обычно не требуются для использования контрактов с государственными поставщиками. См. Более подробную информацию в Политике UHV F-05, Организация поездок.

К поездкам за границу применяются дополнительные требования и процедуры; см. Политику UHV F-8, Поездки за границу.Для получения информации о предполагаемых поездках сотрудников см. Политику UHV F-7 «Потенциальный государственный служащий». Для получения информации о студенческих поездках см. Политику UHV F-3, Студенческие поездки.

ВОЗМЕЩЕНИЕ НА ПУТЕШЕСТВИЕ

Денежные авансы недоступны. На каждую командировку следует оформлять не более одного ваучера на возмещение командировочных расходов. Дорожные расходы не могут быть возмещены до завершения поездки. Транспортные расходы возмещаются только путешественнику; Таким образом, частному лицу не будут возмещены расходы другого путешественника, если он не является гостем Университета и не было получено предварительное одобрение соответствующего вице-президента или президента по запросу на поездку.

При поездке в пределах континентальной части США расходы могут быть возмещены за поездку, включая только один день нерабочей поездки с по и один день нерабочей поездки из рабочего пункта. Расходы на более чем один день поездки в служебный пункт или из него будут возмещены только в том случае, если будет предоставлено сравнение стоимости, показывающее, что стоимость меньше, чем стоимость одного нерабочего дня поездки.

Форма отчета о командировочных расходах или Форма дорожного ваучера штата Техас должны документировать все связанные с поездкой расходы, независимо от того, оплачены ли они с использованием проездной карты университета или возмещены путешественнику, а также любые возмещения третьими сторонами.Необходимо четко указать цель и необходимость поездки, а аббревиатуры указать на ваучере хотя бы один раз. Формы, квитанции и все сопроводительные документы должны быть приложены к ваучерам для оплаты в электронном виде. Если поездка была на конференцию или мероприятие, приложите копию повестки дня или объявления о мероприятии, в котором указаны даты конференции или мероприятия, а также любые обеды, предоставляемые мероприятием. Квитанции должны быть детализированы и детализированы и должны четко показывать, что расходы были оплачены (причитающийся нулевой остаток) и оплачены ли они непосредственно Университетом или нет. Если в квитанции четко не указано, что расходы были оплачены, то в качестве дополнительной подтверждающей документации необходимо приложить подтверждение оплаты, например квитанцию ​​/ выписку по кредитной карте или аннулированный чек. Если оригинал квитанции утерян или недоступен, можно приложить заполненную и подписанную форму подтверждения утерянной квитанции, если расходы оплачиваются из местных фондов.

1. Местные фонды

Форма отчета о командировочных расходах или Форма отчета о милях должны быть заполнены и отправлены, чтобы запросить возмещение командировочных расходов, которые должны быть оплачены из местных фондов.Дополнительную информацию см. В путеводителе UHV или в справочнике по работе с местным туристическим ваучером.

2. Государственные фонды

Форма ваучера на поездку штата Техас должна быть заполнена и отправлена ​​для запроса возмещения дорожных расходов, которые должны быть оплачены из средств штата в соответствии с требованиями Textravel и Государственной программы управления командировками (STMP). Дополнительную информацию см. В путеводителе UHV, финансируемом государством, или в пособии по работе с ваучерами, финансируемым государством.

КРАЙНИЙ СРОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДЫ

Сотрудники, потенциальные сотрудники и студенты должны направить свои запросы на возмещение транспортных расходов в ночное время, включая необходимую документацию, координатору по командировкам Департамента не позднее, чем через 60 дней после последнего дня поездки. Запросы на возмещение транспортных расходов, не связанных с ночным транспортом, необходимо подавать координатору по командировкам Департамента не позднее, чем через один календарный год после даты возникновения первых транспортных расходов, не связанных с ночным транспортом.

Запросы на возмещение расходов сотрудникам, поданные после указанных выше сроков, не могут быть отправлены в Финансовый отдел для возмещения, если к запросу не прилагается подтверждающая документация соответствующего вице-президента или президента.

В соответствии с требованиями плана подотчетности Налоговой службы, как описано в Публикации IRS 463 «Путевые расходы, развлечения, подарки и расходы на автомобиль», все запросы сотрудников на возмещение расходов, поданные координатору командировок Департамента после указанных выше сроков, будут рассматриваться как налогооблагаемая дополнительная плата. выгода для получателя платежа.Эти ваучеры должны направляться в рабочий процесс через налоговый департамент UH и должны включать в себя заполненную форму B, «Налогооблагаемые платежи или возмещения сотрудникам» в качестве дополнительной документации.

Координатор командировок Департамента должен приложить все усилия, чтобы подать ваучеры на возмещение командировочных расходов в Финансовый отдел как можно скорее, но не позднее, чем через 15 дней после получения всей необходимой документации от путешественника.

ТРАНСПОРТ

1. Авиабилеты

А.Авиабилеты следует покупать по самой низкой доступной цене (например, по классу автобусов). Бесплатное повышение класса обслуживания до бизнес-класса или первого класса является приемлемым, если в квитанции об оплате авиабилетов, предоставленной авиакомпанией или туристическим агентством, четко указано, что для повышения класса обслуживания нет дополнительных затрат. Дополнительные расходы на ранний заезд или назначение места не предусмотрены. Возмещение платы за первый багаж разрешено, но возмещение платы за дополнительный багаж должно быть обосновано для деловых целей.

B. При покупке «пакетного предложения», которое включает авиабилеты и проживание, необходимо получить подробную информацию о каждом расходе.

2. Пробег по сравнению с ценой на авиабилеты

Возмещение за пробег не должно превышать стоимости эквивалентного тарифа на автобусе или другого доступного транспорта в разумных пределах. Если возмещение миль запрашивается для поездки из назначенного штаб-квартиры в рабочее место на расстояние более 400 миль, сравнение стоимости всех затрат, связанных с пробегом, со всеми расходами, связанными с перелетом, включая сравнительное предложение от назначенного государственного туристического агентства. необходимо подготовить заранее перед поездкой.Компенсация за пробег и сопутствующие расходы будет ограничена стоимостью авиабилета и сопутствующими расходами. Дополнительные расходы на питание или проживание в пути следования не подлежат возмещению, если путешественнику возмещается сумма в милях, а не перелет самолетом или другим общественным транспортом.

3. Пробег, прокат автомобилей, дорожные сборы и общественный транспорт

A. Назначенный штаб в / из дежурного пункта или аэропорта

Проезд из указанного штаб-квартиры в / из места службы или аэропорта на частном автомобиле возмещается по утвержденной университетом ставке за милю на момент поездки, указанной на странице информации о поездках во внутренней сети UHV.Поездка от дома до рабочего места или аэропорта не подлежит возмещению, если документально не подтверждено, что расстояние меньше, чем от назначенного штаб-квартиры до рабочего места. Путешественники, которые решили взять напрокат автомобиль для поездки в назначенном им штаб-квартире, могут это сделать, но должны оплатить аренду и топливо из своего кармана, и им все равно будет возмещена сумма в зависимости от пробега, если поездка оплачивается из местных средств. Если поездка оплачивается из средств, выделенных государством, возмещение за пробег будет ограничено стоимостью арендованного автомобиля, а топливо и квитанции должны быть приложены.Плата за парковку на дежурном пункте или в аэропорту также возмещается; оплачены, должны быть предоставлены подробные квитанции.

B. Аэропорт до / от дежурного пункта в городе назначения

За проезд из аэропорта в городе назначения в / из отеля, конференции или другого служебного места путешественникам может быть возмещена утвержденная Университетом ставка за милю во время поездки, указанная на странице с информацией о поездках во внутренней сети UHV, или может быть возмещаются фактические расходы на наиболее рентабельный способ путешествия, например, стоимость проезда на такси или лимузин (включая разумные чаевые), шаттл или другой общественный транспорт.При выборе наиболее экономичного метода следует учитывать только стоимость необходимых деловых поездок. Стоимость аренды автомобиля и топлива для поездок в / из пунктов служебного назначения из аэропорта в городе назначения может быть возмещена путешественнику; однако общая стоимость будет ограничена стоимостью наиболее экономичного способа транспортировки из аэропорта в / из пункта назначения. Квитанции и сравнение стоимости аренды автомобиля, парковки и топлива по сравнению с другим доступным общественным транспортом, например, оценка стоимости такси из службы поиска тарифов такси, должны быть приложены, а возмещение будет уменьшено на любую сумму, равную общей стоимости аренды, парковки и затраты на топливо превышают затраты на другой доступный общественный транспорт.

C. Расчет пробега и отчетность

Если пробег возмещается из местных фондов, расстояние для миль будет получено из Таблицы стандартных расстояний сверхвысокого вакуума, если в таблице указаны как начальная точка, так и пункт назначения. Если и начальная точка, и конечный пункт не указаны на карте, расстояние будет рассчитано с использованием картографической веб-службы, такой как Google Maps, с использованием полного адреса (т.е. имени, адреса, города и штата) и кратчайшего маршрут.Если путевые расходы возмещаются за счет государственных средств, все расстояния должны рассчитываться специально с использованием Google Maps. К запросу на возмещение необходимо приложить копию маршрута и количество миль.

Миль должен быть задокументирован в форме отчета о командировочных расходах и / или форме отчета о милях, приложенных к ваучеру для поездки, оплачиваемой из местных фондов, или в форме ваучера штата Техас на поездку, оплачиваемую из средств штата.

D. Плата за проезд

Путешественникам могут быть возмещены дорожные сборы, уплаченные во время поездки из назначенного им штаб-квартиры в / из пункта службы или из пункта в / из другого пункта.За исключением поездки президента, транспортные средства, принадлежащие университету, или автомобили, арендованные по университетской проездной, университетской ProCard или проездной не разрешается использовать для оплаты дорожных сборов и счетов проездных от имени Университета. Сборы должны быть оплачены из своего кармана, а затем возмещены в том же запросе на возмещение, что и другие командировочные расходы в той же поездке, с использованием формы отчета о командировочных расходах, формы отчета о пробегах или формы путевого ваучера штата Техас. Должны быть предоставлены оплаченные подробные квитанции.Университет не возмещает штрафы за проезд или сборы, связанные с использованием платных дорог без метки, сборы за предпочтительные районы использования, такие как полосы движения для транспортных средств с высокой посещаемостью (HOV), а также предоплаченные сборы или другие сборы, связанные с персональной меткой для сбора платы за проезд. Счет. Путешественникам следует заранее обдумать использование платных дорог, а также правила и штрафы для конкретной системы платных дорог, чтобы избежать таких невозмещаемых сборов, и могут рассмотреть возможность получения личного TxTag для доступа к платным дорогам.

ЖИЛЬЕ

1.Размещение в местных фондах

Расходы, включая любые обязательные сборы, взимаемые коммерческим общежитием, будут оплачиваться или возмещаться из местных фондов на основе фактических разумных расходов, если разумность определяется до поездки по усмотрению менеджера центра затрат.

2. Государственные средства

Текущие отели с государственным контрактом должны использоваться, если к ваучеру не прилагается письменное обоснование использования другого отеля.Фактические расходы на проживание будут оплачиваться или возмещаться в пределах, но не превышающих суточные ставки Администрации общего обслуживания США (GSA) для внутренних поездок или суточные GSA для иностранных поездок за границу на соответствующий федеральный год.

3. Налоги за размещение в гостиницах

сотрудников Университета освобождены от уплаты государственной части налога на проживание в отелях, если они путешествуют по служебным делам Университета в Техасе. Сотрудник должен предъявить заполненное свидетельство об освобождении от уплаты налога на проживание в отеле в Техасе в общежитие Техаса во время регистрации.Сотрудники должны убедиться, что при выезде с них не взимается государственная часть налогов за размещение в отеле.

Если сотрудник не предоставил свидетельство об освобождении от уплаты налога на размещение в отеле Техас или если это свидетельство не было подтверждено общежитием, государственная часть налогов на проживание в отеле может быть уплачена или возмещена сотруднику по усмотрению менеджера центра затрат, если оплачивается из местных средств.

ОБЕДА И ЗА ДЕНЬ

Фактические расходы на питание будут возмещены в размере, но не более U.S. Суточные Администрации общих служб (GSA) для поездок внутри страны или GSA для иностранных командировок для зарубежных поездок, с учетом любых текущих утвержденных Университетом ограничений на время поездки, доступных на странице с информацией о поездках во внутренней сети UHV. Путешественник ограничен в питании, которое будет возмещено в дни отъезда и возвращения в штаб-квартиру:

Отбытие из назначенной штаб-квартиры :

Выезд до 7:00 а. м — Полная суточная

Отправление после 7:00 до 12:00. — только обед и ужин

Выезд после 12:00. — Только ужин

Прибытие в указанную штаб-квартиру :

Прибытие до 12:00. — Только завтрак

Прибытие с 12:00 ч. и 19:00 — Только завтрак и обед

Прибытие после 19:00 — суточные

При подаче заявки на частичное питание в течение дня, фактические расходы на питание будут возмещены в размере, но не превышающем ставок для каждого приема пищи в разбивке GSA по питанию и непредвиденным расходам (M&IE) для внутренних поездок или в разбивке GSA Foreign M&IE для зарубежных поездок , с учетом любых текущих утвержденных Университетом ограничений на время поездки, доступных на странице с информацией о поездках во внутренней сети UHV.

Квитанции университетом не требуются; однако менеджеры отдельных МВЗ могут потребовать квитанции для своих отделов. Суточные включают налоги и чаевые, поэтому путешественникам не будет возмещаться отдельная оплата за эти предметы.

суточные или расходы на питание следует запрашивать только при фактических расходах. Если питание предоставляется сотруднику бесплатно в качестве части регистрационного взноса, авиабилета или еды, предоставляемой в отеле, компенсация за это питание не запрашивается, и в те дни следует запрашивать только частичные суточные, если суточные. используется.Бесплатные континентальные завтраки и прохладительные напитки не считаются питанием.

Расходы на питание для однодневных поездок (без ночевки) не считаются дорожными расходами и не подлежат возмещению. Расходы сотрудника на деловое питание во время деловой встречи не считаются возмещением командировочных. Информацию о возмещении расходов на деловые обеды см. В Политике UHV B-9, Развлечения и возмещение других деловых расходов. Если питание возмещается Университетом в качестве делового обеда, расходы на питание для этого обеда не могут быть востребованы как часть возмещения дорожных расходов, и только частичные суточные должны быть востребованы за этот день, если используются суточные.

ПРОЧИЕ НЕОБХОДИМЫЕ РАЗНЫЕ РАСХОДЫ

Ограниченные непредвиденные расходы для деловых целей Университета, такие как плата за доступ в Интернет, плата за копирование, почтовые расходы, телефонные звонки или факсимильные услуги, понесенные во время деловых поездок, могут быть возмещены из местных фондов. Возмещение за счет государственных средств регулируется правилами Textravel. Квитанции должны быть предоставлены.

Следует проявлять осторожность, чтобы чаевые давались только при определенных обстоятельствах и чтобы соответствующие суммы не превышали 20% от суммы начисления.Если расходы на питание возмещаются в виде суточных, чаевые по обработке багажа не могут быть возмещены отдельно, поскольку такие чаевые уже включены в суточные.

ОБЪЕДИНЕНИЕ БИЗНЕСА И ЛИЧНЫХ ПУТЕШЕСТВИЙ

Если поездка включает в себя личный пункт назначения в дополнение к деловым направлениям, необходимо подготовить сравнение стоимости всех затрат на поездку, включая личные пункты назначения, со всеми расходами, связанными с поездкой только в деловые пункты назначения, включая сравнительные расценки на авиабилеты от назначенного государственного туристического агентства. перед поездкой .Компенсация будет ограничена стоимостью поездки только по деловым направлениям. Стоимость авиабилетов, включающих личные направления, не может напрямую взиматься с проездной карты университета.

Прочие дорожные расходы, такие как питание, проживание и местный транспорт, будут возмещены только в том случае, если они понесены в дни, потраченные на деловую деятельность. Все расходы на питание, проживание и другие дорожные расходы, понесенные в личные дни, не возмещаются путешественнику и не могут быть напрямую списаны с проездной карты университета.Любые дополнительные расходы (дополнительная плата за номер в отеле, плата за дополнительный багаж и т. Д.) Из-за того, что член семьи путешествует с сотрудником Университета по личным причинам, также не могут быть отнесены на счет Университета или возмещены сотруднику.

Путешественники, которые совмещают деловые и личные поездки, должны соблюдать следующие требования, которые описаны в Публикации 463 IRS «Путевые расходы, развлечения, подарки и расходы на автомобиль».

1. Путешествие в США

Если вы путешествуете в Соединенных Штатах (все 50 штатов и округ Колумбия) и количество дней, потраченных на личную деятельность, превышает количество дней, потраченных на деловую деятельность, стоимость поездки в / из пункта назначения (авиабилеты, пробег в / из аэропорта, парковка в аэропорту и т. д.) может взиматься с Университета или возмещаться, но будет считаться налогооблагаемой дополнительной льготой для сотрудника. Эти ваучеры должны направляться в рабочий процесс через налоговый департамент UH и должны включать в себя заполненную форму B, «Налогооблагаемые платежи или возмещения сотрудникам» в качестве дополнительной документации. В случае поездки в Соединенные Штаты, когда количество дней, потраченных на деловую деятельность, превышает количество дней, потраченных на личную деятельность, транспортные расходы в / из места назначения будут оплачены или возмещены без налоговых последствий для сотрудника, не включая личные направления дополнительных поездок, которые не могут быть оплачены или возмещены. Другие расходы, непосредственно связанные с ведением бизнеса Университета, такие как проживание и питание в дни, потраченные на деловую деятельность, а также местные транспортные расходы на деловые встречи и обратно, также могут быть оплачены или возмещены сотруднику без налоговых последствий.

2. Выезд за пределы США

Все командировки сотрудников Университета за пределы США, включая несколько дней личных командировок, считаются исключительно служебными, поскольку считается, что сотрудник не имеет существенного контроля над поездкой.В этом случае транспортные расходы в / из места деловой активности будут выплачены или возмещены без налоговых последствий для сотрудника, за исключением личных пунктов назначения или дополнительных поездок, которые не могут быть оплачены или возмещены.

Поездка президента за пределы США продолжительностью более семи (7) дней не считается автоматически полностью служебной, поскольку президент является исполнительным директором и, как считается, имеет существенный контроль над деловыми поездками. Таким образом, Президент должен обосновать, что поездка за пределы США считается исключительно деловой или, в основном, деловой, когда личная поездка сочетается с деловой поездкой, чтобы стоимость поездки в / из пункта назначения не рассматривалась как облагаемая налогом дополнительная информация. выгода.

АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ РАЗМЕЩЕНИЯ ИЛИ СРЕДСТВА ТРАНСПОРТА ИЛИ КОСВЕННЫЕ МАРШРУТЫ ПУТЕШЕСТВИЯ

Если поездка связана с косвенным маршрутом, средством передвижения или типом жилья, отличным от тех, которые уже указаны в этой политике, сравнение стоимости всех затрат на поездку, включающих косвенный маршрут, транспортные средства или альтернативное размещение, со всеми расходами, связанными с Путешествие прямым маршрутом с использованием методов, описанных ранее в этой политике, включая сравнительные расценки на авиабилеты от назначенного государственного туристического агентства, должно быть подготовлено до поездки .Компенсация будет ограничена стоимостью проезда прямым маршрутом с использованием методов, упомянутых ранее в этой политике.

ПУТЕШЕСТВИЕ, ФИНАНСИРОВАННЫЙ ГРАНТОМ ИЛИ ДОГОВОРОМ

Когда командировки сотрудника финансируются за счет гранта или контракта с более строгими правилами, чем политика штата, системы или университета, эти правила имеют преимущественную силу.

ОРГАН УТВЕРЖДЕНИЯ

Командировочные расходы и возмещение командировочных расходов сотрудников, понесенных от имени Университета, подлежат утверждению, отчетности и стандартам документации Политики UHV B-1, Управление по расходам и расходам.

СПОСОБ ОПЛАТЫ

Выплаты сотрудникам по возмещению транспортных расходов, понесенных от имени Университета, должны производиться путем прямого депозита. В соответствии с § 403.0551 Кодекса правительства штата, Удержания для погашения определенных долгов или налоговых нарушений, Университету как государственному агентству запрещается производить платеж для возмещения расходов, если получатель имеет задолженность или налоговую просрочку перед любым государственным агентством до тех пор, пока это не произойдет. задолженность погашена.

РЕСУРСОВ через СВН INTRANET

UHV Интранет-информация для путешествий

UHV Путеводитель

UHV Путеводитель, финансируемый государством

Таблица стандартных расстояний UHV

Политика UHV B-01, Управление по расходам и расходам

Политика UHV B-09, Развлечения и возмещение других деловых расходов

Политика UHV F-03, Студенческий проезд

Политика UHV F-05, Организация проезда

Полис UHV F-07, потенциальный государственный служащий

Полис UHV F-08, зарубежные поездки

Форма заявки на поездку

Форма отчета о командировочных расходах

Форма отчета о пробеге

Форма ваучера на поездку в штат Техас

Форма подтверждения утерянной квитанции

Приложение B, Облагаемые налогом платежи или возмещения сотрудникам Форма

Местный туристический ваучер Помощь на работе

Финансируемый государством туристический ваучер Помощь при приеме на работу

Источники с утверждающими и альтернативные утверждающие

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

UHS AM 03. A.03, Деловые поездки

Textravel

Государственная программа управления командировками (STMP)

Публикация 463 IRS, Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобиль

Закон об общих ассигнованиях

Кодекс правительства штата, § 403.055, Удержания в счет погашения определенных долгов или налоговых нарушений

Гостиницы государственного подряда

Суточные ставки Управления общего обслуживания США (GSA)

Сумма суточных для иностранных граждан GSA

Разбивка на питание и непредвиденные расходы (M&IE) GSA

GSA Зарубежные M&IE Разбор

Свидетельство об освобождении от уплаты налогов при размещении в отеле в Техасе

Карты Google

Поиск стоимости такси

TxTag

Утвердил:

Подпись Получена 04.11.2021
Роберт К.Гленн, доктор философии Дата
Президент

Дата следующего обзора: ноябрь 2024 г. (3 года)
Источник: Финансы

КОММЕНТАРИИ / ВОПРОСЫ

Если есть какие-либо комментарии и / или вопросы относительно этой политики, пожалуйста, свяжитесь со специалистом по командировкам, аналитиком по командировкам или координатором бухгалтерских услуг в финансовом отделе.

Деловые поездки — Политика размещения | Операционная политика

Требования к предварительному одобрению

Все командировки сотрудников должны быть предварительно одобрены с помощью «создания авторизации расходов» в Workday.

Сроки возмещения

Дорожные расходы будут оплачены только после завершения поездки. Расходы должны быть представлены в течение 30 дней после завершения поездки или понесения расходов. Расходы, обработанные в течение 60 дней после завершения поездки, могут быть возмещены, но эти расходы будут облагаться налогом в пользу физического лица. Расходы, представленные на возмещение более чем через 90 дней после завершения поездки или понесения расходов, не принимаются.

Обоснованные расходы

Все расходы должны быть надлежащим образом обоснованы и включать надлежащие квитанции и подтверждение оплаты; Путешественник должен предоставить достаточные документальные доказательства, подтверждающие расходы на деловую поездку.

Процедуры и определения для этой политики можно найти на страницах Счета к оплате и Закупки на info.risd.edu.

Дополнительные примечания

Эта политика касается командировочных и деловых расходов, поддерживаемых из любого источника средств RISD, включая, помимо прочего, общие операционные бюджеты, выделенные фонды, ограниченные подарки, доход от пожертвований, спонсируемые соглашения и студенческие организации. Если спонсор, агентство или другие правила являются более строгими, чем предписано этой политикой, будут применяться спонсор, агентство или другие правила.

Использование предпочтительных поставщиков

Предполагается, что

путешественников будут бронировать поездки у поставщиков услуг College Preferred Supplier или через них. На странице «Закупки» на info.risd.edu можно найти более подробную информацию и контактную информацию о поставщиках.

Международные путешествия

Все правила и процедуры RISD, касающиеся поездок, применяются к поездкам за границу. Фактические затраты подлежат возмещению в разумной и необходимой степени при условии, что вместе с отчетом о расходах представлены обоснованные коммерческие цели и соответствующая документация.О любых поездках студентов или преподавателей за пределы США следует сообщать и согласовывать с директором по глобальным партнерам и программам.

Страхование от несчастных случаев в деловых поездках

RISD обеспечивает защиту от несчастных случаев в деловых поездках для всех активных преподавателей, работающих полный или неполный рабочий день, и сотрудников, находящихся в утвержденных RISD и направленных командировках. Предварительное разрешение на поездку важно для обоснования претензий, сделанных в соответствии с этой политикой. RISD не возмещает туристическую страховку, приобретенную для путешественника.Конкретные вопросы, касающиеся страхования от несчастных случаев в деловых поездках RISD, следует направлять в Управление по управлению рисками и соблюдению нормативных требований.

Питание во время путешествия

RISD возместит путешественникам разумную стоимость их собственного питания, понесенную в то время, когда они находятся вдали от дома (в отличие от расходов на деловые развлечения или местных деловых обедов, указанных в Политике в области питания и развлечений). Сотрудники могут выбрать получение компенсации в виде суточных или фактических затрат на питание.Неработающие не имеют права на получение суточных. Как правило, путешественники не несут дополнительных затрат на питание, которые предоставляются в качестве части платы за участие в конференциях, семинарах, стоимости проживания в отеле и т. Д. Если питание предоставляется таким образом, суточные суточные должны быть оплачены. соответственно уменьшится. Если есть деловое обоснование относительно диетических ограничений, путешественнику могут быть возмещены расходы на питание. RISD не возмещает путешественникам расходы на покупку алкогольных напитков.

Путешественники иногда платят за еду для других по причинам, связанным с учебой в колледже. Эти деловые расходы должны включать имя (имена) участников обеда и деловую цель обеда. Если участники не являются сотрудниками РИСД, необходимо указать их принадлежность к Колледжу. Для обедов с участием пяти или более человек, включая путешественника, путешественник может назвать группу вместо каждого участника (пример участников группы: Отдел одежды, Клуб выпускников Бостона). Алкоголь не является допустимым расходом.Они могут считаться законными коммерческими расходами RISD при условии, что расходы предварительно одобрены вице-президентом / проректором сотрудника; однако они могут не подходить для федеральных грантов или контрактов.

Прочие путевые расходы:

Прочие командировочные расходы могут включать, но не ограничиваются:

• Стоимость интернет-услуг в отеле
• Комиссия за обмен валюты
• подсказки

Все такие расходы должны быть детализированы и задокументированы в соответствии с этой политикой.

Личные дела, совершаемые во время путешествия

Личные расходы, а также любые непредвиденные командировочные расходы, понесенные по личным делам во время деловой поездки RISD, несет путешественник. Непредвиденные командировочные расходы включают расходы, которые не были бы понесены во время деловой части поездки, за исключением того факта, что путешественник в какой-то момент во время поездки занимался личными делами. Например, плата за бензин и пробег за поездку вдали к друзьям или родственникам является личными расходами.Такие расходы должны быть идентифицированы и вычтены из расходов, указанных в отчете о расходах.

Деловые и дорожные расходы компаньона / супруги / супруги

Расходы, понесенные сопровождающими компаньонами / супругами, считаются личными по своему характеру, за исключением случаев, когда присутствие компаньона / супруга на мероприятии служит добросовестной деловой цели для RISD и присутствие компаньона / супруга является важным (а не только полезным) для сотрудник, способный выполнять бизнес-цель РИСД.В этих случаях вице-президент / проректор должен письменно разрешить деловые и / или командировочные расходы. Письменное разрешение должно быть представлено вместе с отчетом о расходах и должно содержать подробное описание деловой цели, которой служит присутствие компаньона / супруги на мероприятии, и то, как присутствие компаньона / супруга было важным для выполнения этой деловой цели. Суммы, уплаченные RISD за поездку компаньона / супруги (супруги) и / или деловые расходы, должны быть включены в W-2 сотрудника в качестве налогооблагаемой заработной платы, если присутствие спутника / супруги на мероприятии не соответствует вышеуказанным требованиям.Департаменты должны проконсультироваться с Контролером, прежде чем брать на себя обязательства по возмещению расходов на поездку сопровождающего / супруга (супруги) и / или деловых расходов, поскольку возмещение может облагаться налогом для сотрудника.

Непозволительные расходы

RISD не возмещает и не оплачивает расходы, которые носят личный характер. Следующий список личных расходов служит ориентиром и не может считаться исчерпывающим:

• Чрезмерные расходы на питание, которые не подтверждаются полной и деловой целью, включая данные о гостях на обеде
• Напиток алкогольный
• Услуги личного ухода, такие как парикмахерские, парикмахерские, массаж с туалетными принадлежностями, маникюр / педикюр и сауны
• Расходы по уходу за детьми, присмотру за детьми и по дому
• Уход за домашними животными, включая плату за содержание домашних животных и другие виды ухода за животными
• Любые расходы, связанные с личной одеждой и аксессуарами (расходы на аренду официальной одежды для деловых мероприятий следует обсудить с руководителем до мероприятия)
• Рецепты, лекарства, отпускаемые без рецепта, и другие медицинские расходы
• Личные материалы для чтения, такие как ненаучные журналы, книги и газеты
• Персональный отдых или развлечения, такие как сборы за использование поля, билеты на спортивные мероприятия, экскурсионные билеты, билеты в театр, входные билеты, билеты на подъемники и т. Д.
• Комиссия за просрочку платежа по кредитной карте и финансовые сборы
• Удобства, такие как фильмы, бар в номере.
• Личные расходы, такие как жизнь, медицинское обслуживание, потеря личных вещей в автомобиле и страхование багажа
• Страхование от несчастных случаев во время деловой поездки, выходящее за рамки полиса колледжа
• Утерянный багаж
• Утрата или кража авансовых денег на поездку, авиабилетов, личных средств и / или другого личного имущества
• Парковочные талоны, нарушение ПДД, ремонт авто, или стоимость буксировки автомобиля
• Чрезмерные расходы на питание, не подтвержденные полной и пояснительной коммерческой целью
• Напитки алкогольные
• Индивидуальные расходы на питание при поездке на один день
• Расходы не задокументированы должным образом (без разбивки по статьям)
• Членские взносы за приоритетную посадку, ускоренный досмотр или таможенное оформление (Global Entry, PreCheck, Nexus, Sentri)
• Утерян / поврежден багаж или личные вещи
• Зачет углерода
• Пожертвования
• Стоимость повышения категории номера
• Сборы за неявку
• Фильмы в номер
• Взносы на личные расходы, такие как: гольф, тренажерный зал / оздоровительный клуб
• Номера с оплатой по программе постоянного гостя
• Расходы, связанные с супругой или другими членами семьи работника

Если рассматриваемый товар отсутствует в этом списке, обратитесь в отдел закупок, чтобы определить его право на возмещение.

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ: ЭТО ЖИВОЙ ДОКУМЕНТ . В этом документе обсуждаются политики / процедуры, предназначенные для установления операционной точки отсчета. По мере сбора данных и оценки рисков, политики / процессы в этом документе будут пересматриваться по мере необходимости, и все обновления будут доведены до сведения сообщества RISD. Никакая политика не может учитывать каждый отдельный сценарий, с которым можно столкнуться; поэтому, если возникает ситуация, когда требуется исключение из политик / процедур, описанных в этом руководстве, потребуется письмо-разрешение от старшего вице-президента по финансам и администрации или их представителя.

Что считается рабочим временем в командировке?

<Назад к блогу о стиле путешествий

Деловые поездки стали обычным явлением повседневной работы во многих сферах деятельности, но что представляет собой деловая поездка? Технически вы отправляетесь в командировку каждый раз, когда работодатель поручает вам выполнять рабочие задачи за пределами вашего рабочего места. Поводом может быть такая же простая встреча, как встреча с покупателем или посещение торговой ярмарки. Однако будьте осторожны, не всякая работа, выполняемая за пределами предприятия, считается командировкой.Определенное расстояние между фирмой и местом назначения имеет решающее значение.

Приравнивается ли командировка к рабочему времени?

Путешествие может быть обузой, поскольку вам часто приходится преодолевать большие расстояния. Это часто может вызвать стресс, особенно в случае задержки поезда и рейса или повышенного уровня шума из-за попутчиков. Поэтому это имеет смысл, если вы задаетесь вопросом, можно ли считать вашу командировку рабочим временем.Ответ и да и нет. Как правило, рабочим временем официально считаются только определенные виды деятельности, которые выполняются во время командировки.

Командировки в рабочее и нерабочее время

Компенсация за командировки осуществляется в обычном порядке, даже если командировка была завершена до окончания рабочего дня. В конце концов, ваш работодатель должен решить, хочет ли он или она использовать весь ваш рабочий объем или нет.Стандартных правил для командировок в нерабочее время нет. Можно ли засчитать командировку как рабочее время, зависит от ситуации. Положения, касающиеся этого вопроса, обычно можно найти в вашем трудовом договоре или трудовом соглашении. Кстати, сотрудники, занимающие высокие должности и соответствующие приличные зарплаты, часто оказываются в невыгодном положении и зачастую не получают дополнительной компенсации за командировки.

Время в пути — рабочее время?

Может ли сотрудник считать время в пути на рабочее время — часто задаваемый вопрос, касающийся командировок и рабочего времени.Несомненно, что время в пути, как правило, можно засчитывать или оплачивать как сверхурочные. Однако необходимо соблюдение нескольких условий:
Во-первых, важное значение имеет вид транспорта, который вы используете для деловой поездки. Если вы едете на машине, время вождения считается рабочим временем, так как вы не можете использовать это время, чтобы расслабиться, учитывая, что вам нужно сосредоточиться на дороге. Осторожно: ситуация меняется, как только вы решаете водить машину, даже если были доступны другие виды транспорта.
Если вы воспользуетесь другим видом транспорта и решите ехать на эл.г. В самолете вопрос о том, равняется ли время полета рабочему времени, зависит от того, проинструктировал ли вас работодатель использовать это время для выполнения рабочих задач, например, для подготовки или проведения встречи. Если это не так и вы можете тратить время в пути по своему усмотрению, оно не может считаться рабочим временем.

В командировке: рабочее время или свободное время?

На вопрос, что считается рабочим временем, очень легко ответить, когда вы прибудете в конечный пункт назначения.Время, которое вы проводите, встречаясь с клиентами или занимаясь другой деятельностью, связанной с работой, считается рабочим временем, тогда как время, проведенное в отеле или преследуя личные интересы, считается свободным временем. Желательно точно задокументировать, как вы провели командировку, чтобы деловую поездку можно было легко признать рабочим временем.

Опубликовано Мегали на 12.10.2018 Фото: © fotofabrika

Подраздел B — Допустимые командировочные расходы

Государственные путешественники должны проявлять такую ​​же осторожность в отношении расходов, которую разумный человек проявил бы, путешествуя по личным делам при оформлении официальных поездок, и, следовательно, им следует рассмотреть наименее дорогостоящий класс путешествия, отвечающий их потребностям.Вы можете использовать самые низкие номера авиакомпаний, кроме туристического класса, только в том случае, если ваше агентство специально санкционирует / одобряет такое использование, как указано в параграфах (a) и (b) этого раздела.

(a) Ваше агентство может разрешить / одобрить первоклассное жилье, если применимо любое из следующих условий:

(1) В разумных пределах нет мест в классе тренеров. «Разумно доступный» означает наличие в авиакомпании, которая должна вылететь в течение 24 часов после предполагаемого времени вылета или прибыть в течение 24 часов после предполагаемого времени вашего прибытия;

(2) Когда использование класса, отличного от тренера, необходимо для удовлетворения инвалидности или других особых потребностей.

(i) Инвалидность должна ежегодно удостоверяться письменным заявлением компетентного медицинского органа. Однако, если инвалидность является пожизненным заболеванием, то требуется одноразовое свидетельство. Заявления о сертификации должны включать как минимум:

(A) Письменное заявление компетентного медицинского органа о необходимости специальных приспособлений;

(B) Примерная продолжительность особого размещения; и

(C) Рекомендация относительно подходящего класса транспортных средств в зависимости от инвалидности.

(ii) Особые потребности должны подтверждаться ежегодно в письменной форме в соответствии с процедурами вашего агентства. Однако, если особая потребность является пожизненным условием, то требуется одноразовое свидетельство о сертификации;

(iii) Если в соответствии с §301-13.3 настоящей Подглавы вам разрешено сопровождать вас сопровождающим, ваше агентство может также разрешить ему использовать другие помещения, кроме класса тренера, если вам требуются услуги сопровождающего в пути;

(3) Когда исключительные обстоятельства безопасности требуют иных, чем автобусный рейс, размещения в авиалиниях.Исключительные обстоятельства безопасности определяются вашим агентством и должны быть разрешены только до минимума, кроме необходимого проживания в автобусном классе. Эти обстоятельства включают, но не ограничиваются:

(i) Использование жилых вагонов может поставить под угрозу вашу жизнь или государственную собственность;

(ii) Вы являетесь агентом по охране и сопровождаете лицо, которому разрешено пользоваться помещениями, отличными от класса тренеров; или

(iii) Вы являетесь курьером или сотрудником службы контроля, сопровождающим контролируемые пакеты или пакеты;

(4) При необходимости в связи с миссией агентства в соответствии с внутренними процедурами вашего агентства в соответствии с §301-70. 102 (i).

(b) Ваше агентство может разрешить / одобрить размещение бизнес-класса, если применимо любое из следующих условий:

(1) Когда использование класса, отличного от тренерского класса, необходимо в связи с инвалидностью или другими особыми потребностями.

(i) Инвалидность должна ежегодно удостоверяться письменным заявлением компетентного медицинского органа. Однако, если инвалидность является пожизненным заболеванием, то требуется одноразовое свидетельство.Заявления о сертификации должны включать как минимум:

(A) Письменное заявление компетентного медицинского органа о необходимости специальных приспособлений;

(B) Примерная продолжительность особого размещения; и

(C) Рекомендация относительно подходящего класса транспортных средств в зависимости от инвалидности.

(ii) Особые потребности должны подтверждаться ежегодно в письменной форме в соответствии с процедурами вашего агентства. Однако, если особая потребность является пожизненным условием, то требуется одноразовое свидетельство о сертификации;

(iii) Если в соответствии с §301-13.3 настоящей Подглавы вам разрешено сопровождать вас сопровождающим, ваше агентство может также разрешить ему использовать другие помещения, кроме класса тренера, если вам требуются услуги сопровождающего в пути;

(2) Когда исключительные обстоятельства безопасности требуют иных, чем автобусный рейс, размещения в авиалиниях.Исключительные обстоятельства безопасности определяются вашим агентством и должны быть разрешены только в минимальном объеме, кроме проживания в автобусном классе, необходимом для выполнения миссии агентства. Эти обстоятельства включают, но не ограничиваются:

(i) Использование жилых вагонов может поставить под угрозу вашу жизнь или государственную собственность;

(ii) Вы являетесь агентом по охране и сопровождаете лицо, которому разрешено пользоваться помещениями, отличными от класса тренеров; или

(iii) Вы являетесь курьером или сотрудником службы контроля, сопровождающим контролируемые пакеты или пакеты;

(3) Размещение туристическим классом на авторизованном / одобренном иностранном авиаперевозчике не обеспечивает надлежащих санитарных норм или стандартов здоровья;

(4) На регулярных рейсах между пунктами отправления и назначения (включая стыковочные пункты) предоставляется только проживание, отличное от класса автобусов, и вы подтверждаете это в своем ваучере;

(5) Ваши транспортные расходы полностью оплачиваются путем принятия агентством платежа из нефедерального источника в соответствии с главой 304 настоящего раздела;

(6) Если пункт отправления и / или пункт назначения — OCONUS, а запланированное время полета, включая остановки и смену самолетов, превышает 14 часов в соответствии с §301-10. 125;

(7) Использование приводит к общей экономии затрат для правительства за счет избежания дополнительных расходов на проживание, сверхурочных или потери продуктивного времени в ожидании размещения в классе тренера;

(8) В помещениях тренерского класса нет свободных мест для своевременного выполнения миссии, которая носит срочный характер и не может быть отложена; или

(9) При необходимости в связи с миссией агентства в соответствии с внутренними процедурами вашего агентства в соответствии с §301-70.102.

Примечание 1 к §301-10.123: Вы можете повысить класс проживания до класса, отличного от класса автобуса, за свой личный счет, в том числе путем использования льгот для часто летающих пассажиров.

Примечание 2 к §301-10.123: Общее разрешение на использование транспортных средств, отличных от автобусного класса, запрещено и должно быть разрешено на индивидуальной основе для каждой поездки, за исключением случаев, когда у путешественника есть документально подтвержденная инвалидность в последнее время или особая потребность.