Должностная инструкция секретаря | Образец — бланк — форма
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
Должностная инструкция секретаря
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Требовать от руководства агрегатного производства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Что входит в обязанности секретаря руководителя в 2020 году
Кто такой секретарь
Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.
Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.
Квалификационные требования
Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.
Обязанности
Заполняя этот раздел должностной инструкции, нужно знать, какие обязанности у секретаря наиболее важны для конкретной компании, и перечислить максимально все, что может потребоваться от сотрудника в процессе работы. Чем подробнее окажется список, тем проще потом взаимодействовать работнику и работодателю.
При составлении должностной инструкции необходимо соблюдать и правила русского языка. Неправильно писать «обязанности секретарши». Должность будет называться «секретарь», независимо от пола сотрудника.
Права
Права сотрудника никак не зависят от того, что входит в обязанности секретаря руководителя. Но это не значит, что их не нужно указывать в должностной инструкции. Права работника — это важный обязательный раздел, который необходимо сформулировать в соответствии с требованиями закона.
Ответственность
Каких-либо особенностей в ответственности делопроизводителя нет. Негативные последствия могут быть дисциплинарными, административными, уголовными и материальными. Все зависит от того, какие правила нарушены и какой был причинен вред.
Образец должностной инструкции
Должностная инструкция не является обязательным документом. Все важные моменты должны быть указаны в трудовом договоре. Но если вы все-таки решили разработать такой документ, то нужно быть очень внимательными. С момента утверждения его исполнение становится обязательным как для работника, так и для работодателя.
Скачать
Методические материалы «Должностная инструкция секретаря руководителя»
Новости
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 марта 2021 ГОДА. Уже 4 статьи приняты.
Журнал №2 (Vol. 78) вышел в свет 25 февраля 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2021 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.
Журнал №1 (Vol. 77) вышел в свет 25 января 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 января 2021 ГОДА. Уже 31 статья приняты.
Журнал №12 (Vol. 76) вышел в свет 25 декабря 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2020 ГОДА. Уже 62 статьи приняты.
Журнал №11 (Vol. 75) вышел в свет 25 ноября 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ноября 2020 ГОДА. Уже 76 статей приняты.
Журнал №10 (Vol. 74) вышел в свет 25 октября 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2020 ГОДА. Уже 29 статей приняты.
Журнал №9 (Vol. 73) вышел в свет 25 сентября 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2020 ГОДА. Уже 26 статей приняты.
Журнал №8 (Vol. 72) вышел в свет 25 августа 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2020 ГОДА. Уже 33 статьи приняты.
Журнал №7 (Vol. 71) вышел в свет 25 июля 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2020 ГОДА. Уже 39 статей приняты.
Журнал №6 (Vol. 70) вышел в свет 25 июня 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2020 ГОДА. Уже 38 статей приняты.
Журнал №5 (Vol. 69) вышел в свет 25 мая 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2020 ГОДА. Уже 60 статей приняты.
Журнал №4 (Vol. 68) вышел в свет 25 апреля 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2020 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.
Журнал №3 (Vol. 67) вышел в свет 25 марта 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 марта 2020 ГОДА. Уже 44 статьи приняты.
Журнал №2 (Vol. 66) вышел в свет 25 февраля 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2020 ГОДА. Уже 54 статьи приняты.
Журнал №1 (Vol. 65) вышел в свет 25 января 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 января 2020 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.
Журнал №16 (Vol. 64) вышел в свет 25 декабря 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2019 ГОДА. Уже 88 статей приняты.
Журнал №14 (Vol. 63) вышел в свет 25 ноября 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ноября 2019 ГОДА. Уже 51 статья приняты.
Журнал №14 (Vol. 62) вышел в свет 25 октября 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2019 ГОДА. Уже 47 статей приняты.
Журнал №13 (Vol. 61) вышел в свет 25 сентября 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2019 ГОДА. Уже 24 статьи приняты.
Журнал №12 (Vol. 60) вышел в свет 25 августа 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2019 ГОДА. Уже 17 статей приняты.
Журнал №11 (Vol. 59) вышел в свет 25 июля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.
Журнал №10 (Vol. 58) вышел в свет 2 июля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 2 июля 2019 ГОДА. Уже 36 статей приняты.
Журнал №9 (Vol. 57) вышел в свет 10 июня 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 июня 2019 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.
Журнал №8 (Vol. 56) вышел в свет 20 мая 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 мая 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.
Журнал №7 (Vol. 55) вышел в свет 1 мая 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 мая 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.
Журнал №6 (Vol. 54) вышел в свет 15 апреля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 15 апреля 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.
Журнал №5 (Vol. 53) вышел в свет 1 апреля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 апреля 2019 ГОДА. Статьи принимаются до 31 марта. Уже 85 статей приняты.
Журнал №4 (Vol. 52) вышел в свет 15 марта 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 15 марта 2019 ГОДА. Уже 100 статей приняты.
Журнал №3 (Vol. 51) вышел в свет 1 марта 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 марта 2019 ГОДА. Уже 114 статей приняты.
Журнал №2 (Vol. 50) вышел в свет 10 февраля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 февраля 2019 ГОДА. Уже 99 статей приняты.
Журнал №1 (Vol. 49) вышел в свет 20 января 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 января 2019 ГОДА. Уже 98 статей приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2018 ГОДА. Уже 102 статьи приняты.
Журнал №12 (Vol. 47) вышел в свет 3 декабря 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 3 декабря 2018 ГОДА. Уже 87 статей приняты.
Журнал №11 (Vol. 46) вышел в свет 10 ноября 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 ноября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.
Журнал №10 (Vol. 45) вышел в свет 25 октября 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2018 ГОДА. Уже 75 статей приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2018 ГОДА. Уже 78 статей приняты.
Журнал №7 (Vol. 42) вышел в свет 25 июля 2018 года.
Электронная версия 6 выпуска (2018) журнала загружена на сайт научной электронной библиотеки eLIBRARY.RU
https://elibrary.ru/contents.asp?titleid=48986.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2018 ГОДА. Уже 54 статьи приняты.
Журнал №6 (Vol. 41) вышел в свет 25 июня 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2018 ГОДА. Уже 47 статей приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2018 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.
Журнал №4 (Vol. 39) вышел в свет 25 апреля 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2018 ГОДА. Уже19 статей приняты.
В ближайшие дни журнал №3 (Vol. 38) будет размещен на сайте eLIBRARY.RU — крупнейшей в России электронной библиотеки научных публикаций. Библиотека интегрирована с Российским индексом научного цитирования (РИНЦ).
Журнал №3 (Vol. 38) вышел в свет 30 марта 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2018 ГОДА. Уже 2 статьи приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 30 марта 2018 ГОДА. Уже 14статей приняты.
Журнал №2 (Vol. 37) вышел в свет 25 февраля 2018 года
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2018 ГОДА. Уже 3 статьи приняты.
Журнал №1 (Vol. 36) вышел в свет 25 января 2018 года
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ЯНВАРЯ 2018 ГОДА. Уже 15 статей приняты.
Журнал №6 (Vol. 35) вышел в свет 20 декабря 2017 года
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 ДЕКАБРЯ 2017 ГОДА. Уже 26 статей приняты.
Журнал №5 (Vol. 34) вышел в свет 20 ноября 2017 года
СЛЕДУЮЩИЙ ВЫПУСК 20 НОЯБРЯ 2017 ГОДА. Уже 18 статей
Журнал №4 (Vol. 33) вышел в свет 30 сентября 2017 года
Журнал №3 (Vol. 32) вышел в свет 28 июля 2017 года
Журнал №2 (Vol. 31) вышел в свет 25 мая 2017 года
Журнал №1 (Vol. 30) вышел в свет 30 марта 2017 года
Журнал №6 вышел в свет 30 декабря 2016 года
Журнал №5 вышел в свет 28 октября 2016 года
Журнал №4 вышел в свет 17.08.16.
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 (2016) Vol. 26
подписан 06.06.16.
Тираж 1000 экз.
Журнал №2 (2016) Vol. 25
подписан 24.04.16.
Тираж 1000 экз.
Набираем статьи для 2-го выпуска журнала в 2016 году.
Журнал №1 (2016) Vol. 24
подписан 25.02.16.
Тираж 1000 экз.
Набираем статьи для 1-го выпуска 2016 года.
Журнал №6 (Vol. 23) 2015 года подписан в печать 11.12.16
Тираж 1000 экз.
Набираем статьи для 6-го выпуска журнала.
Выпуск выйдет 15 января 2016 года
Журнал №5 (Vol. 22) 2015 года подписан в печать 24.11.15
Тираж 1000 экз.
Вышел в печать 5 выпуск журнала
Вниманию авторов: Продолжается набор статей для 5-го выпуска журнала.
Журнал №4 (Vol. 21) 2015 года подписан в печать 18.09.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 (Vol. 20) 2015 года подписан в печать 08.07.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №2 (Vol. 19) 2015 года подписан в печать 01.05.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №1 (Vol. 18) 2015 года подписан в печать 17.03.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №8 (Vol. 17) 2104 года подписан в печать 28.12.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №7 (Vol.16) подписан в печать 24.11.14. Тираж 1000 экз.
Журнал №6 подписан 28.08.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №5 подписан 22.05.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №4 подписан 20.03.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 подписан 12.02.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №2 подписан 10.01.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №1 подписан 05.11.13.
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 (Vol. 38) вышел в свет 30 марта 2018 года.В ближайшие дни этот журнал будет размещен на сайте eLIBRARY.RU — крупнейшей в России электронной библиотеки научных публикаций. Библиотека интегрирована с Российским индексом научного цитирования (РИНЦ).
Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: образец, оформление
Наличие такой бумаги позволяет существенно упростить инструктаж сотрудника, а также введение его в новую рабочую среду. Она имеется практически в каждом предприятии и является обязательной для ознакомления. Рассмотрим его назначение, основные структурные элементы и правила составления.
Основные сведения
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – это организационно-правовая бумага, в которой прописываются обязанности, права и функции работника в рамках его деятельности, осуществляемой на предприятии. Бумага обязательно предоставляется к ознакомлению при трудоустройстве нового сотрудника.
Сама по себе данная должность обязывает к выполнению следующих задач:
- Контроль и ведение документооборота компании.
- Обработка корреспонденции.
- Работа с клиентами и ведение телефонных переговоров.
- Ведение документационного архива.
Кроме того, перечень обязанностей, которые ложатся на плечи делопроизводителя, может варьироваться в зависимости от внутреннего устава компании. Соответственно, на их основании и разрабатывается должностная инструкция подчиненного.
Зачем нужна?
Наличие такой бумаги позволяет:
- рационально распределить обязанности сотрудника;
- обеспечить качественное и своевременное выполнение задач;
- ознакомить сотрудника со спектром задач, возложенных на него;
- структурировать взаимодействия между делопроизводителем и другими отделами предприятия;
- четко определить права и обязанности работника;
- обеспечить равномерную нагрузку.
Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является неотъемлемой частью его нормальной трудовой деятельности, а также основной построения оптимальных рабочих условий для руководителя.
Что должно входить в должностную инструкцию?
При составлении документ руководитель компании обязательно должен определиться с желаемой компетенцией сотрудника, а также тем спектром задач, которые он должен передать ему. Соответственно, в общем виде документ имеет следующую структуру:
- Общие положения. Требования к образованию, возрасту, полу сотрудника, навыки и знания, которыми должен обладать специалист, акты и документы, на основании которых он будет осуществлять свою деятельность.
- Обязанности. В данном пункте должны быть четко прописаны все должностные обязанности сотрудника. Например, прием звонков, обработка писем, общение с клиентами, выполнение личных поручений и т. д.
- Права. Этот пункт определяет степень доступа сотрудника к различной информации, материалам и т. д., а также его права на самостоятельное решение вопросов в конкретной отрасли, подпись документов и т. д.
- Место в корпоративной иерархии. Данный пункт определяет круг лиц, которым секретарь-делопроизводитель должен подчиняться, чьи приказы являются более приоритетными и над кем может руководить сам сотрудник.
- Ответственности. В компании могут быть установлены различные виды ответственности – за невыполнение обязанностей, разглашение информации, нарушение правил поведения и проч. Всё это, а также возможные последствия, прописываются в данном пункте.
Многие специалисты рекомендуют в должностной инструкции прописывать дополнительные пункты:
- Об условиях пересмотра документа. Определяются условия либо сроки, на которые необходимо ориентироваться, например: при изменении штатного расписания, смене названия должности, внедрении новых технологий или структурных отделов и т. д.
- Об оценке деятельности. В нем на основании функций и обязанностей работника указываются основные критерии, по которым в дальнейшем будет осуществляться оценка проделанной работы и устанавливаться премиальные вознаграждения.
Главное при составлении бумаги четко прописывать все пункты. Разночтения документа могут привести к последующим конфликтам и проблемам между руководителем и сотрудником.
Для ознакомления мы предлагаем вам образец должностной инструкции для секретаря школы или секретаря-референта. Вы можете скачать их и использовать в качестве образцов для составления документа под нужды своей компании.
Важные правила оформления инструкции
Можно выделить несколько ключевых правил, которые касаются оформления и заполнения бумаги:
- На заглавной странице должностной инструкции обязательно должно указываться полное наименование компании, а также ее основные реквизиты, которые, как правило, прописываются во внутренней документации предприятия.
- В названии документа указывается должность работника, то есть заглавная страница подписывается следующим образом: «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».
- Документ обязательно должен быть заверен руководителем предприятия. На главной странице указывается его должность, а также ставится подпись и ее расшифровка.
- Все пункты желательно пронумеровать римскими цифрами.
- Прочитав предоставленный начальником документ, работник обязан оставлять свою подпись, что будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с ним, а также готов следовать указанным в нем правилам.
Составляемая инструкция является официальным документом, соответственно, следует придерживаться вышеописанных норм.
Видео-помощник
Должностная инструкция является важнейшим внутренним документом компании, который определяет обязанности, права и функции делопроизводителя в рамках деятельности самого предприятия. Как же его оформить, расскажет юрист в видео:
Никогда не стоит пренебрегать вопросом составления должностной инструкции для секретаря-делопроизводителя, ведь в большинстве случаев на плечи такого сотрудника ложатся весьма серьезные задачи, от выполнения которых во многом зависит функционирование предприятия. Тщательно прорабатывайте каждый пункт, прописывая все свои требования и пожелания по отношению к сотруднику.
Должностная инструкция секретаря-референта
Секретарь-референт — сотрудник, необходимый практически любой компании. Именно секретарь-референт организует труд директора, ведет телефонные переговоры, регулирует поток посетителей, составляет проекты документов. Кроме того, он выполняет и контрольные функции — следит за тем, чтобы поручения руководства выполнялись точно и своевременно. Представляем вам должностную инструкцию этого специалиста.
Образец
ЗАО «Нерон» Закрытое акционерное общество «Нерон»
Утверждаю
19.05.2005 N 13 Генеральный директор
(должность руководителя)
Игнатов О.Ю. Игнатов
--------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
г. Москва 20.05.2005
секретаря-референта -----------------
(дата)
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу.
1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— уставом организации;
— положениями о подразделениях организации;
— приказами (распоряжениями) руководства организации;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Секретарь-референт должен знать:
— структуру организации, направление ее деятельности;
— фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;
— государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
— положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;
— организацию труда руководителей;
— машинопись;
— правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;
— основы этики и эстетики, правила делового общения;
— основы трудового законодательства;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.
1.6. Секретарь-референт должен уметь:
— составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;
— пользоваться средствами связи и организационной техникой;
— работать на компьютере в операционной среде Windows;
— пользоваться Интернетом и электронной почтой;
— вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
— информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;
— документирование деятельности совещательных органов организации;
— организационное обеспечение деятельности руководства;
— ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).
3.1. Секретарь-референт обязан:
— принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;
— контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;
— контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;
— обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;
— вести прием посетителей;
— по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;
— вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:
а) оформлять приказы по личному составу;
б) вести личные карточки формы Т-2;
в) вести трудовые книжки работников;
г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;
д) оформлять командировочные документы;
е) заполнять листки нетрудоспособности;
ж) вести табель учета рабочего времени;
з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;
— выполнять машинописные и копировально-множительные работы;
— проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
— выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции.
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.
5.2. Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.
5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 31 марта 2005 г. N 18.
Начальник отдела кадров Петренко А.А. Петренко
---------------------------------------- ---------- ---------------------
(руководитель структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)
19.05.2005
Юрисконсульт Ивантеева О.Л. Ивантеева
---------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
19.05.2005
С настоящей инструкцией ознакомлена.
Один экземпляр получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте
Терехова А.Д. Терехова
---------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
20.05.2005
М.П.
Оборот последнего листа
В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и
заверено печатью шесть листов.
Генеральный директор Игнатов О.Ю. Игнатов
---------- ---------------
20.05.2005
«Кадровое дело», N 5, май 2005 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Функцию по ведению кадрового делопроизводства можно возложить на секретаря, если в организации нет специалиста по кадрам.
*(2) Если на секретаря-референта возложена функция по ведению кадрового делопроизводства.
Должностная инструкция секретаря руководителя
Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря. В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. Содержание включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника. В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.
Первый раздел инструкции: старт работы
Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.
Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.
Должностная инструкция офис включает следующие положения.
- Должность относится к группе технических исполнителей.
- Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
- Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
- Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы – минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
- В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).
В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.
Что входит в должностные обязанности секретаря
На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.
Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.
- Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
- Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
- Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
- Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
- Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
- Организация телефонных переговоров руководства.
- В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
- Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
- Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
- Контроль соблюдения распоряжений руководства.
- Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
- Прием посетителей.
- Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
- Копирование документов на ксероксе.
- Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
- Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
- Поддержание порядка на своем рабочем месте.
Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.
Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.
Продолжение инструкции: перечень прав секретаря
Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.
- Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
- Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
- Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
- Принятие решений в своей зоне ответственности.
Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.
Заключительный раздел – ответственность
В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.
- Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
- Нарушение должностной инструкции.
- Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
- Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.
В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.
Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности. В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей. Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.
Должностная инструкция секретаря
Образец должностной инструкции секретаря-референта
Post Views: 55
Должностная инструкция секретаря руководителя. Вариант 2: бланк, образец 2021
Составлена в ___ экз. Утверждаю __________________________________ (инициалы, фамилия) _________________________________ __________________________________ (наименование работодателя, (руководитель или иное лицо, _________________________________ __________________________________ его организационно-правовая уполномоченное утверждать _________________________________ __________________________________ форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию) _________________________________ электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "___"_____________ ____ г. "___"__________ ____ г. N _______ М.П.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря руководителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «________» (далее — «организация»).
1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде.
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией;
— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Копирует документы на персональном ксероксе.
3. ПРАВА
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь руководителя несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности секретаря руководителя. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:
— _____________________
— _____________________
— _____________________
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
Должностная инструкция разработана на основании _______________________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "___"_____________ ____ г. Согласовано: юридическая служба ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "___"_____________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "___"_____________ ____ г.
Образец должностной инструкции секретаря
Описание должности секретаря содержит список основных задач, обязанностей и ответственности, связанных с работой секретаря.
Роль секретаря будет варьироваться в зависимости от сектора, размера работодатель и уровень работы. Однако почти все секретарские работы будет включать элемент каждой из перечисленных типичных рабочих задач и обязанностей и потребует основные секретарские компетенции и навыки.
Адаптируйте пример описания должности секретаря в соответствии с требованиями конкретной должности.
ОБРАЗЕЦ ОПИСАНИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ
Общего назначения
Оказывать личную административную поддержку руководству и компании посредством выполнения и организации административных обязанностей и действий, включая получение и обработку информации.
Основные рабочие задачи, обязанности и ответственность
- подготовка и управление корреспонденцией, отчетами и документами
- организация и координация встреч, конференций, командировок
- составление, напечатание и распространение протоколов встреч
- внедрение и обслуживание офисных систем
- поддерживать расписания и календари
- организовывать и подтверждать встречи
- организовывать внутренние и внешние события
- обрабатывать входящие электронные письма, почту и другие материалы
- настраивать и поддерживать системы управления документами
- настроить рабочие процедуры
- сопоставить информацию
- поддерживать базы данных
- общаться устно и письменно, отвечать на запросы и предоставлять информацию
- связь с внутренними и внешними контактами
- координировать поток информации как внутри, так и за пределами
- управлять офисным оборудованием
- управлять офисной поддержкой слои
Образование и опыт
- соответствующее обучение или квалификация
- знание и опыт соответствующих программных приложений, включая электронные таблицы и управление базами данных
- знание административных и канцелярских процедур
- знание принципов бизнеса
- владение орфографией, пунктуация, грамматика и другие навыки английского языка
- подтвержденный опыт составления корреспонденции и документов
- подтвержденный опыт управления информацией и коммуникациями
- требуемая скорость набора текста
Ключевые компетенции
- устные и письменные коммуникативные навыки
- внимание к деталь
- конфиденциальность
- планирование и организация
- управление временем
- навыки межличностного общения
- ориентация на обслуживание клиентов
- инициатива
- надежность 9002 2 стрессоустойчивость
Как написать профессиональному секретарю резюме
Получите помощь с написанием резюме.Используйте образец резюме секретаря, чтобы написать хорошо структурированное резюме. Используйте это описание должности секретаря, чтобы включить все необходимые детали в свое резюме.
Подготовьте выигрышное сопроводительное письмо, используя образец сопроводительного письма секретаря
Каковы навыки и качества хорошего секретаря?
Работодатели определили эти 5 основных навыков как важнейшие для успеха секретарской работы.
- отличные коммуникативные навыки , включая умение правильно слушать, чтобы четко понимать и выражать свои мысли профессионально и эффективно.Хорошие письменные коммуникативные навыки включают использование соответствующей грамматики и словарного запаса, а также организацию информации в понятном формате.
- Навыки управления работой , включая эффективное планирование и составление расписания рабочих задач, а также способность расставлять приоритеты и соблюдать сроки
- инициативность и самоуправление , включая проактивность и решение проблем без запроса
- точность внимание к деталям , включая тщательную проверку и мониторинг всех рабочих задач и процессов
- приверженность сохранению конфиденциальности и соблюдение этических норм компании
Читателям также понравилось…
Секретарь по правовым вопросам Описание работы
Школьный секретарь Описание работы
Секретарь в приемной Описание работы
Описание работы офисного помощника
Используйте это описание должности секретаря, чтобы подать выигравшее заявление о приеме на работу секретаря
Резюме помощника администратора
Резюме помощника руководителя
Резюме школьного секретаря
Как подготовиться к собеседованию секретарем
необходимые фундаментальные знания, навыки и ключевые компетенции останутся константа для большинства секретарей.Используйте это описание должности секретаря, чтобы четко понимать важную секретарскую функцию.
Последнее обновление — зарплата секретаря
Indeed.com сообщает, что средняя зарплата для секретарей, объявлений о вакансиях на сайте в США, по состоянию на февраль 2021 года составляет 35328 долларов США.
К началу страницы
Список обязанностей секретаря | Работа
Лесли Блум Обновлено 24 сентября 2018 г.
Секретари выполняют основные канцелярские, организационные и офисные обязанности для компании, отдела или руководителя.В компаниях любого размера работают секретари, которые помогают управлять фронт-офисом и решать административные вопросы. Обязанности секретаря часто не видны публике, но могут иметь жизненно важное значение для того, чтобы помочь компании оставаться организованной и неуклонно идти в ногу со временем.
Описание работы
Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли и работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих условий.
Приемная. На общих должностях в офисе секретарские обязанности включают помощь новым сотрудникам и посетителям сориентироваться.Это включает в себя направление посетителей к людям, с которыми они пришли встретиться, и показ новым сотрудникам, куда пойти в первый день. В общем, секретарь проектирует имидж компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.
Подача. Секретари часто ведут дела клиентов и другие записи в офисе. Например, в кабинете врача секретарь извлекает файл каждого пациента во время записи на прием к медсестре или врачу.Она меняет его по окончании встречи. Хранение файлов в алфавитном порядке и использование файловой системы для удобного хранения и поиска — ключи к успешной организации файлов.
Переписка. Секретари являются связующим звеном для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они принимают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества и либо отвечают на вопросы, либо переадресовывают звонки. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщить клиентам информацию, назначить встречи или ответить на запросы.Делать заметки от менеджера, составлять служебную записку или письмо и проверять почту — обычные обязанности секретаря.
Документооборот. Секретари копируют документы для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять по факсу документы от компании клиентам или покупателям и получать входящие факсы для передачи нужному человеку. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и распространения их среди сотрудников или клиентов. Вычитка документов и составление электронных писем — другие обязанности секретаря.
Офисные задачи. Особенно в небольших офисах функции секретаря могут включать рутинные канцелярские задачи и поручения по оказанию помощи другим. Это может означать отмену или перенос встреч, заказ канцелярских принадлежностей, ведение заметок во время встреч и приготовление напитков для гостей.
Требования к образованию
Секретарь может работать по профессии только с дипломом о среднем образовании и навыками работы на компьютере. Секретарши осваивают большую часть своих обязанностей на работе.Некоторые компании, например юридические и медицинские, могут предпочесть секретаря, который посещал занятия, специфичные для отрасли, поэтому он знаком с терминологией и практикой. Для ответственных секретарей может потребоваться степень бакалавра.
Секретари и помощники по административным вопросам во всех областях получают среднюю зарплату 37 230 долларов по состоянию на май 2016 года, что означает, что половина зарабатывает больше, а половина меньше. Лучшие 10 процентов секретарей и помощников по административным вопросам зарабатывают более $ 62 230 .Самые низкие 10 процентов зарабатывают менее $ 22 930 .
В разбивке по категориям средние годовые зарплаты составляют:
- Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники: 55 860 долларов США
- Юридические секретари: 44 180 долларов США
- Секретари и административные помощники, не юридические, медицинские или исполнительные: 34 820 долларов США
- Медицинские секретари: 33 730 долларов США
Отрасль
В 2016 году в каждой отрасли работало около 4 миллионов секретарей и административных помощников.
Крупнейшие работодатели секретарей находятся в следующих секторах:
- здравоохранение
- социальная помощь
- образование
- профессиональные
- научно-технические услуги
- государственные и гражданские
- религиозные и аналогичные организации
Функции секретаря выполняются в офисе, хотя секретари также могут работать удаленно.Карьера секретаря — это работа на полную ставку, которая может потребовать сверхурочной работы и выходных, в зависимости от компании.
лет опыта
Заработная плата секретаря значительно увеличивается при переходе от начального уровня к старшему и может увеличиваться в дальнейшем по мере обучения различным навыкам. Секретарь, специализирующийся в какой-либо отрасли, например, медицинский или юридический секретарь, может получать гораздо более высокую зарплату. Многие секретари фронт-офиса проходят путь до исполнительных секретарей, попутно достигая более высоких уровней оплаты труда.
Тенденция роста занятости
Согласно прогнозам, в течение следующего десятилетия количество вакансий для всех секретарей и административных помощников сократится на 5 процентов, за исключением одной категории. Это в первую очередь связано с современными технологиями, которые могут помочь другим подготовить документацию и другие задачи, которые раньше выполнялись секретарями. В случае исполнительных секретарей менеджеры теперь выполняют функции секретаря самостоятельно, или секретари могут поддерживать более одного менеджера.
Сокращение категорий секретарей выглядит следующим образом:
- секретарь главного офиса — 7 процентов
- исполнительный секретарь — 17 процентов
- юридический секретарь — 19 процентов
Ожидается повышение одной категории секретарей в росте работы — медицинский секретарь.Согласно прогнозам, в течение следующего десятилетия эта область секретарских услуг увеличится на 22 процента, что намного быстрее, чем в среднем по всем профессиям. Это в первую очередь связано с растущими потребностями стареющего населения в медицинской помощи.
Примеры навыков, обязанностей и целей
Секретари работают в различных отраслях и выполняют административные обязанности, такие как прием телефонных звонков и ведение корреспонденции. Ваше резюме секретаря должно доказывать, что вы многозадачны и способны работать под давлением.
Дайте нам 7 минут вашего времени, и ваше резюме секретаря даст вам работу —
Вы хороший оператор. Организация — это ваше второе имя. И вы управляете большим количеством проектов, чем Ким Кардашьян публикует селфи в Instagram.
Конечно, у вас есть необходимая квалификация секретаря. Вы способны на гораздо большее, чем просто отвечать на звонки и получать почту.
Но знаете ли вы, как написать резюме секретаря, которое на самом деле даст вам работу?
Начнем с плохих новостей:
Поскольку многие должности секретарей не требуют формального образования, за эти должности ведется большая конкуренция.
Итак, как же вам выделиться из толпы и быть замеченным менеджером по найму?
Вам нужно резюме профессионального секретаря, который выполняет несколько задач одновременно, как и вы!
Резюме, которое демонстрирует вас как высококвалифицированного профессионала. Тот, который показывает, как вы с легкостью общаетесь, организуете и управляете задачами.
Пришло время хороших новостей:
Написать лучшее резюме секретаря проще, чем вы думаете, создав шаблон, который можно адаптировать к любому описанию должности секретаря.
Вот и мы. Это руководство покажет вам:
- Пример резюме секретаря лучше, чем 9 из 10 других резюме.
- Как написать резюме секретаря, которое даст вам больше интервью.
- Советы и примеры того, как включить навыки и достижения в резюме секретаря.
- Как описать свой опыт в резюме секретарю, чтобы получить любую работу, которую вы хотите.
Вот бесплатный образец резюме для секретаря, сделанный с помощью нашего конструктора резюме.
Хотите сэкономить время и подготовить резюме за 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме. Это быстро и легко. Кроме того, вы получите готовый контент, который можно добавить одним щелчком мыши. Посмотрите 20+ шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .
Образец резюме секретаря — Посмотрите больше шаблонов и создайте свое резюме здесь .
Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:
[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety.В моем резюме теперь на одной странице , а не на на трех . То же самое.
Создайте свое резюме прямо сейчас
Ориентируетесь на другие должности административной поддержки? См. Одно из наших специальных руководств:
1
Какой лучший формат для резюме секретаря?Вы находитесь в центре организации, поэтому вам необходим определенный уровень профессионализма. Ваше резюме секретаря должно отражать это и быть отточенным, точным и профессиональным.
Итак, с чего начать?
В правильном формате. Для резюме административного секретаря это означает проверенный формат резюме в обратном хронологическом порядке.
Почему?
Многие из этих должностей работают в крупных фирмах или транснациональных корпорациях. Лучше придерживаться формата резюме секретаря, с которым знакомы рекрутеры.
Помните, что многие корпоративные фирмы, в которые вы подаете заявку, могут использовать системы отслеживания кандидатов (ATS).Согласно отчету Jobvite Recruiter Nation Report 2016, 41% рекрутеров сейчас используют их.
Что это значит?
Скорее всего, ваше резюме офисного секретаря будет просканировано крошечными роботами на предмет таких ключевых слов, как навыки набора текста и кто ваш любимый персонаж в Игре престолов (ладно, шучу по этому поводу).
Обратный хронологический формат является наиболее простым для роботов для сканирования и поиска различных разделов вашего резюме.
Формат в обратном хронологическом порядке также подчеркивает ваши офисные навыки и опыт секретаря. Это даст вам преимущество перед соискателями начального уровня и недавними выпускниками.
Но что, если вы пишете резюме секретаря начального уровня и у вас нет определенного опыта?
Не бойся! В этом случае начните с вашего образования. Это показывает приверженность и способность управлять задачами и сроками. Вы также можете упомянуть соответствующий опыт работы, который напрямую не связан с секретарской ролью.
Представьте на секунду, что вы работаете неполный рабочий день в местном кафе. Вы проводите еженедельное собрание персонала как начальник и записываете записи собрания. Это передаваемый навык, который вы можете выделить в разделе о своем опыте работы.
Совет для профессионалов: Сохраняйте форматирование вашего резюме чистым и простым, чтобы оно выглядело профессионально. Отойдите от Comic Sans. Используйте легкие для чтения шрифты резюме, такие как Arial, Helvetica, Calibri и Verdana.10–12 баллов — это магические числа для размера шрифта.
Хотите, чтобы ваше резюме зацепило каждого рекрутера и устроило вам собеседование? Получите наш бесплатный контрольный список и узнайте, что делает резюме успешным: Лучшие советы и хитрости для резюме
Не совсем уверены в обратном хронологическом формате вашего резюме секретаря? См. Наше руководство: « 3 формата резюме: как выбрать лучший [примеры] »
2
Секретарь: резюме резюме или цель карьеры?Задумайтесь об этом на мгновение.Сколько раз вы были виноваты в том, что просматривали излишне длинное рабочее электронное письмо?
Ну, подумайте о рекрутерах. Каждый день они сталкиваются с грудой резюме, некоторые из которых интересны, а некоторые нет. Поэтому неудивительно, что, по данным TheLadders, рекрутерам требуется в среднем семь секунд , чтобы просмотреть резюме.
Итак, как привлечь их внимание за эти шесть секунд?
Легко! Вы ведете с целью секретарского резюме или профессионального резюме.
Но что выбрать?
Резюме секретаря:Давайте представим на секунду, что у вас есть более чем 10-летний опыт работы в качестве исполнительного секретаря в крупной транснациональной корпорации.
Если вы в течение своей карьеры занимали административные должности или должности секретаря, то этот вариант для вас. У вас есть необходимые навыки и опыт, так что вот где вы продаете себя. Не забывайте делать это коротким и приятным.Достаточно трех предложений.
Резюме секретаря Цель:Возможно, вы только что выпускник, впервые попадающий на работу. Или вы бармен, которому надоело управлять подвыпившими клиентами, и вместо этого хотите управлять офисом.
Цель резюме — лучший вариант для резюме секретаря начального уровня или лиц, меняющих карьеру. Используйте его, чтобы показать, что ваши способности, цели и задачи соответствуют тому, что ищет потенциальный работодатель, даже если у вас нет традиционного опыта.
Образец резюме для старшего секретаря:| справа |
|---|
Профессиональный, эффективный секретарь с опытом работы более 6 лет в крупной корпоративной организации. Отличные навыки управления проектами, организации и общения. Внедрена система тайм-менеджмента и увеличена эффективность офиса на 15%. В 2015 году назначен ответственным секретарем. |
| неверно |
|---|
Я секретарь с 2-летним опытом работы в офисе. Я ищу работу в корпоративной среде, где я могу учиться и развивать свои навыки. |
Резюме вашего секретаря должно соответствовать вашим достижениям и навыкам в соответствии с требованиями должности. Избегайте расплывчатого описания должности, которую вы ищете.
При составлении резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал. Проверка орфографии? Чек . Начните создавать свое резюме здесь .
Когда вы закончите, Конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и скажет точно, , как его улучшить.
Вот пример цели резюме административного секретаря, которую можно использовать для резюме школьного секретаря:| справа |
|---|
Динамичный выпускник колледжа с отличными коммуникативными навыками секретарская роль.Отличные инициативные навыки и навыки управления проектами, которые развиваются в ходе моей степени. Готовы использовать организационные навыки для административной поддержки вашей команды. |
| неверно |
|---|
Недавний выпускник колледжа без профессионального опыта, но с большим энтузиазмом. Умею печатать, отвечать на звонки и хотел бы, чтобы моя первая работа была в офисе. Я дружелюбный и быстро обучаюсь. |
Почему это неправильно?
Для начала вам следует избегать подчеркивания того факта, что у вас нет опыта, в верхней части своего резюме.Кроме того, не говорите того, чего хотите. Помните, что работодатель больше заинтересован в том, чего он хочет на данном этапе игры.
В качестве цели резюме секретаря начального уровня выберите мягкие навыки (подробнее об этом позже). Коммуникативные навыки или внимание к деталям — отличные тому примеры. Это не обязательно относится к описанию должности секретаря, но все же это навыки, необходимые для этой роли. Возможно, вы развили эти межличностные навыки во время обучения или работы с частичной занятостью.
Совет для профессионалов: Внимательно изучите объявление о вакансии и выделите конкретные навыки, которые в нем упоминаются. Убедитесь, что вы включили те, которые имеют отношение к вам, в резюме вашего резюме.
Хотите больше советов по написанию впечатляющего резюме? Или немного нервничаете, когда пишете свою первую в истории цель резюме секретаря? Наши руководства помогут: « Как написать резюме резюме: 21 лучший пример, который вы увидите » И « +20 объективных примеров резюме — используйте их в своем резюме (советы) ».
3
Как описать свой опыт работы секретаремУ вас есть офисные навыки, навыки работы с телефоном, навыки набора текста и все необходимое. Не упускайте возможность показать, а не сказать менеджеру по найму, что вы подходите для этой работы. Сделайте это заранее, под резюме.
В своем резюме укажите обязанности секретаря по каждой должности в обратном хронологическом порядке. Включите до шести пунктов, которые соответствуют навыкам в описании должности.Включите ключевые достижения, подкрепленные реальными примерами.
Давайте посмотрим на раздел опыта из образца резюме школьного секретаря, основанного на этой должностной инструкции.
| справа |
|---|
Секретарь школы Sweet Valley High, 2011-2016
|
| неверно |
|---|
Секретарь школы Ривердейл Хай, 2008-2012 гг. как регистратор на стойке регистрации. |
Вы видите разницу? Вместо простого перечисления обязанностей, в образце резюме школьного секретаря перечислены достижения, дополненные поддающимися количественной оценке результатами.
Первый пример также содержит слова действия, которые намного сильнее, чем пассивно звучащие «ответственный за» и скучный «управляемый».
Используйте подход PAR (Проблема Действие Результат) при перечислении своих профессиональных достижений.
В ситуации P (Проблема) , я сделал A (Действие) , что привело к R (Результат) .
Взгляните на эти примеры из резюме школьного секретаря:
Проблема: Родители были разочарованы неэффективной системой управления своими запросами.
Действие: Проконсультировались с ними о том, почему они были разочарованы, и создали новую систему, которая решила эти проблемы.
Результат: Удовлетворенность родителей повысилась на 35% в ходе следующего школьного обследования.
Что делать, если вы пишете секретарю резюме без опыта? Без проблем. Вам просто нужно быть немного более креативным в своем разделе опыта.
Взяв тот же образец описания должности, что и раньше, вот как это сделать:
| справа |
|---|
Barista Central Perk Нью-Йорк, Нью-Йорк |
В описании работы бариста упомянула обязанности, которые она выполняла в кофейне, которые связаны с обязанностями секретаря. Она также включила мягкие навыки, такие как общение, показав, как она ведет переговоры с продавцом кофе и обучает новый персонал.
Совет для профессионалов: Избавьтесь от модных словечек и фраз вроде «управляемый», «ответственный за» и «ведущий». Приправьте свое резюме на должность секретаря мощными глаголами, чтобы привлечь внимание менеджера по найму.
Хотите полный список слов действия, чтобы ваше резюме секретаря стало популярным? Ознакомьтесь с нашим руководством « +80 примеров слов для действий в резюме для каждой профессии ».
4
Работает ли ваш образовательный отдел хуже? Это может бытьДумаете, менеджеру по найму все равно, есть ли у вас образование?
Что ж, вы могли ошибаться.Все зависит от того, на какую должность секретаря вы претендуете.
Допустим, вы пишете резюме для специализированной должности секретаря. Это может быть резюме юридического секретаря или медицинского секретаря.
В обоих случаях вы завершите квалификацию секретаря и пройдете обучение навыкам. Вы захотите продемонстрировать их менеджеру по найму сразу после раздела о вашем опыте.
Почему?
Когда вы много лет выполняете задачи юридического секретаря, как опытный профессионал, ваш опыт более актуален.Добавьте правильную квалификацию, и вы получите двойной удар, который докажет, что вы подходящий человек для этой работы.
Начните сначала с вашего наиболее конкретного и актуального образования. Затем дополните его любыми другими квалификациями — вы можете быть менее подробными с ними.
Посмотрите этот пример из резюме юридического секретаря:
| справа |
|---|
Диплом секретаря по правовым вопросам Suits Institute of Angeles4 Завершено в 2016 году Средняя школа Лос-Анджелеса 2009119 |
| неверно |
|---|
Средняя школа Лос-Анджелеса Окончил американский
901 901 История музыки Капитан группы поддержки Команда |
Что делать, если вы пишете резюме секретаря начального уровня в качестве блестящего недавнего выпускника или еще во время учебы? В вашем резюме должно быть сначала показано ваше образование, над разделом о вашем опыте.
Вот почему:
Используйте эту первоклассную недвижимость в верхней части шаблона резюме профессионального секретаря, чтобы в первую очередь показать свои лучшие достижения. Это также выделит вас среди других претендентов.
Калифорнийский университет, Лос-Анджелес, Калифорния
Бакалавр английской литературы
Окончил в 2017 году
Не окончил среднюю школу или колледж? Без драмы.Вы все еще можете указать свой незаконченный колледж в резюме следующим образом:
Калифорнийский университет, Лос-Анджелес, Калифорния
2015-2016 получил 60 кредитов для получения степени бакалавра английской литературы
Pro Tip: Есть ли у вас за плечами какие-либо другие интересные образования, например, другой язык, общение или управление проектами? Включите их. Они показывают менеджеру по найму, что вы стремитесь к дальнейшему обучению и самосовершенствованию.
Вы пишете резюме медицинского секретаря или школьного секретаря? Или просто хотите больше примеров того, как вы должны включить свое образование в резюме ответственного секретаря? В нашем руководстве « Как включить свое образование в резюме [Советы и примеры] » есть больше полезных советов и приемов.
5
Как применить навыки в резюмеПредставьте себе это. Сейчас 15:30, и Карен, менеджер по персоналу, зевает, когда тянется за резюме вашего исполнительного секретаря, мысленно планируя свой следующий отпуск.
Ваше резюме лучше привлечет ее внимание и быстро покажет ей, что у вас есть острые административные навыки, которые заслуживают такой зарплаты секретарши.
Итак, какие из ваших секретарских навыков следует выделить в вашем резюме? Вот пример того, как включить в резюме секретаря такие навыки, как WPM (слов в минуту) и навыки набора текста.
Сначала просмотрите описание должности и обведите все навыки, которые вы видите.
Теперь пришло время адаптировать свои навыки резюме к описанию должности секретаря.Это позволит менеджеру по найму легко сопоставить ваш профиль с тем, что они ищут.
Ваши навыки можно разделить на две группы: жесткие и мягкие.
Жесткие навыки не похожи на ту математическую задачу, на которую никогда не могли ответить в школе (или это был только я?). Это технические навыки и способности, необходимые для выполнения работы. Здесь также вы указываете любые соответствующие административные навыки, необходимые для резюме юридического или медицинского секретаря.
Навыки резюме жесткого секретаря:- Возможность писать юридические документы и контракты
- Возможность создавать отчеты о расходах
- Способность управлять календарями и системами бронирования встреч
- MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Рабочее место и Anaqua
- Навыки быстрого набора текста / слов в минуту
Навыки мягкого резюме немного сложнее определить — это качества, не относящиеся к самой работе.Их можно передавать другим лицам. Они связаны с вашими социальными навыками и эмоциональным интеллектом, такими как ваша способность хорошо работать с другими и сохранять спокойствие под давлением.
Мягкие навыки резюме секретаря:- Коммуникация
- Профессиональный и вежливый манера
- Межличностные навыки
- Способность хорошо работать с другими
- Адаптируемость
- Навыки тайм-менеджмента
- Ориентированность на детали
- Точный
- Мотивированный и самостоятельный
Итак, что дальше?
Здесь вы можете увидеть, как добавить в свое резюме жесткие навыки, такие как WPM или ответ на телефонные звонки, и дополнить их соответствующими мягкими навыками.
| правильно | неправильно | ||||
|---|---|---|---|---|---|
Написание юридических документов и контрактов | Юридический опыт | 9057 бухгалтерский учет | Мастер управления несколькими календарями и системами бронирования встреч | Умеет управлять календарями | |
Опытный пользователь MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace | MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace и Anaqua | ||||
Умеет печатать 100 слов в минуту | Быстрый наборщик текста | ||||
Коммуникатор уверенно и четко выражает свои мысли — устно и письменно | Коммуникация | ||||
Профессиональный и вежливый3000685 | 2 Умеет развивать отношения на всех уровняхУмеет работать с другими | ||||
Дружелюбный командный игрок | Командная работа | ||||
Адаптируется и с улыбкой справляется с проблемами | Адаптируется | Хорошо адаптируется | -развитые навыки тайм-менеджмента | Тайм-менеджмент | |
Детализированный и точный, с большим объемом информации | Внимание к деталям | ||||
Мотивирован и не боится проявить инициативу | Высоко мотивирован |
Убедитесь, что ваше резюме содержит достаточно деталей, чтобы нарисовать картину того, насколько ваши навыки соответствуют описанию должности.
Например, не надо просто говорить, что у вас есть «коммуникативные навыки». Объясните и развивайте, почему вы хороший коммуникатор.
Вы что-то заметили в этом примере?
Мы перечислили больше навыков мягкого секретаря, чем офисных навыков. Это связано с тем, что большинство компаний ищут людей, которые лучше всего подходят для культурной жизни. Фактически, согласно CareerBuilder, 62% работодателей сейчас специально ищут ваши soft skills в вашем резюме.
Совет для профессионалов: У вас может быть соответствующий навык, который не упоминается в описании должности, но обязательно включите его в свое резюме! Ознакомьтесь с другими аналогичными списками вакансий, чтобы узнать, какие навыки ищут другие компании. Вы мастер набора текста, который может набирать 100 слов в минуту? Поместите это в свое резюме! Вы двуязычный? Владение двумя языками показывает вашу преданность делу — не забывайте о двуязычии!
Хотите еще несколько примеров типов навыков, которые вы можете включить в свое резюме секретаря? Ознакомьтесь с нашим руководством: +30 лучших примеров того, какие навыки использовать в резюме (проверенные советы) .
6
Как добавить другие разделы для эффективного резюмеВы тот, кто проводил собрания клуба в колледже? Вы добровольно проводите время, помогая в местной библиотеке или приюте для животных?
На первый взгляд может показаться, что это не имеет отношения к традиционным обязанностям секретаря. Фактически, это действия, в которых вы полагаетесь на качества, необходимые для выполнения ключевых обязанностей секретаря.
Я уверен, что у вас тоже есть хобби. Вы можете включить некоторые из них, чтобы продемонстрировать немного больше своей индивидуальности. Не забывайте, что многие компании нанимают людей на основе навыков межличностного общения и культурного соответствия.
Изучите корпоративную культуру, чтобы узнать, могут ли они ценить ваши личные интересы. Обязательно упоминайте только те внешние интересы, которые имеют отношение к культуре или положению компании.
Давайте сделаем образец резюме школьного секретаря:| справа |
|---|
Я добровольно читаю детям в библиотеке по субботам. |
Я интересуюсь другими культурами, и в настоящее время изучаю французский язык. |
| неправильно |
|---|
Я сова и люблю поздно ложиться спать и смотреть фильмы. |
Мне нравится играть в видеоигры. |
Первые два примера идеально подходят для резюме школьного секретаря.Это показывает, что человеку нравится быть с детьми и он заинтересован в учебе. Два других не имеют значения и могут создать впечатление, что человек недостаточно зрел для этой роли.
Совет для профессионалов: Не переусердствуйте и перечисляйте все в этом разделе — достаточно пары примеров. Вы же не хотите, чтобы вам казалось, что у вас нет времени уделять все свое внимание своей новой должности секретаря!
Вам нужно больше примеров хобби для вашего резюме секретаря? Вам вообще нужно добавить дополнительный раздел? Прочтите наше руководство « +20 лучших примеров хобби и интересов для резюме (5 советов) ».
7
Вот самый распространенный миф о сопроводительных письмахС вашим шикарным новым секретарским резюме, демонстрирующим ваши навыки, вам не нужно беспокоиться о сопроводительном письме, верно?
Неправильно.
Вы вложили всю эту тяжелую работу в создание лучшего шаблона резюме секретаря, но есть одна причина, по которой на него могут даже не обратить внимание.
Опрос, проведенный Careerbuilder в 2016 году, показал, что 45% рекрутеров отклонят ваше секретарское резюме, если у него его нет.
Намного лучше перестраховаться, чем сожалеть, верно? Кроме того, отличное сопроводительное письмо секретаря может быть просто билетом, чтобы поднять ваше резюме над остальными.
Используйте сопроводительное письмо секретаря на:- Представьтесь и сделайте себя незабываемым.
- Объясните, почему вас интересует должность секретаря.
- Покажите, почему вы лучший человек для работы.
- Объясните причины любой смены карьеры или смены работы.
- Укажите причины отсутствия в вашем опыте работы.
- Ожидайте ответов на вопросы собеседования с секретарем.
Чтобы написать блестящее письмо-заявление секретаря, покажите немного своей индивидуальности. Секретарши должны быть связаны с широким кругом людей, от генерального директора до курьера, так что пусть ваше сопроводительное письмо покажет, что вы можете это сделать.
Самое главное, не забывайте адаптировать его к должностной инструкции. Например, если вы пишете письмо о заинтересованности для резюме медицинского секретаря или резюме секретаря по судебным процессам, они должны быть разными.
Совет для профессионалов: Изучите и найдите несколько различных образцов сопроводительных писем для описания должностей секретаря или администратора. Посмотрите, как другие представляют себя и какой тон они используют в своем сопроводительном письме. Просто убедитесь, что вы используете лучший шрифт для сопроводительного письма, например Arial или Helvetica.
Плюс, отличное сопроводительное письмо, соответствующее вашему резюме, даст вам преимущество перед другими кандидатами. Вы можете написать это в нашем конструкторе сопроводительных писем здесь. Вот как это может выглядеть:
Посмотрите еще шаблонов сопроводительных писем и начните писать.
Хотите узнать, как написать каждый раздел сопроводительного письма? Прочтите наше полное руководство: « Как написать сопроводительное письмо (полное руководство с примерами) »
Key TakeawayВы мастер многозадачности, и давайте будем честными — место развалилось бы без тебя!
Вы серьезно настроены использовать свои коммуникативные навыки, чтобы офис работал как хорошо отлаженная машина.Чтобы ваше резюме секретаря продемонстрировало это, выполните следующие действия:
- Откройте свое резюме секретаря с целью резюме или резюме резюме.
- В разделе «Опыт работы» выделите свои достижения.
- Сопоставьте свой раздел навыков с навыками, перечисленными в объявлении о вакансии.
- Добавьте «другие» разделы, которые подтвердят вашу ценность.
Сделайте это, и вы сразу же получите роль своей мечты.
Есть вопросы? Хотите поговорить о написании резюме? Напишите нам в комментариях, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
Шаблон описания должности исполнительного секретаря
Этот шаблон
с описанием должности исполнительного секретаря включает список наиболее важных обязанностей и обязанностей исполнительного секретаря . Этот шаблон описания должности исполнительного секретаря настраивается и готов к публикации на досках вакансий.Используйте этот шаблон описания должности исполнительного секретаря, чтобы сэкономить время, привлечь квалифицированных кандидатов и нанять лучших сотрудников.Должностная инструкция исполнительного секретаря шаблон
Этот шаблон описания должности исполнительного секретаря поможет вам сэкономить время, привлечь квалифицированных кандидатов и нанять лучших сотрудников.
Для привлечения Чтобы привлечь исполнительных секретарей, которые наилучшим образом соответствуют вашим потребностям, очень важно составить четкое и точное описание должности исполнительного секретаря.
Профиль должности исполнительного секретаря
В обязанности исполнительного секретаря входит оказание административной поддержки для обеспечения эффективной работы офиса.
Описание должности исполнительного секретаря: Введение
Описание должности исполнительного секретаря должно начинаться с интересного, привлекающего внимание вступления.
Вот пример того, как может выглядеть это введение:
Мы ищем инициативного и амбициозного исполнительного секретаря, который присоединился бы к нашей команде! В качестве исполнительного секретаря вы будете поддерживать менеджеров и сотрудников в решении множества задач, связанных с организацией и общением.
В обязанности администратора входит общение по телефону и электронной почте, гарантирующее, что все административные обязанности выполняются точно, качественно и своевременно.
Должностная инструкция исполнительного секретаря: Должностные обязанности и ответственность
Должностная инструкция исполнительного секретаря должна содержать следующие обязанности и ответственность:
- Ответ и прямые телефонные звонки
- Организация и планирование встреч и встреч
- Ведение списков контактов
- Создание и распространение служебных записок, писем, факсов и форм
- Содействие в составлении регулярных плановых отчетов
- Разработка и поддержка система регистрации
- Заказ канцелярских принадлежностей
- Организация поездок
- Подача и согласование отчетов о расходах
- Обеспечение общей поддержки посетителей
Описание должности исполнительного секретаря: требования к должности и квалификация
Описание должности исполнительного секретаря должно содержать следующие требования и квалификация:
- Подтвержденный опыт администратора или помощника
- Знание систем и процедур управления офисом
- Отличные навыки управления временем и способность выполнять несколько задач и расставлять приоритеты
- Внимание к деталям и умение решать проблемы s
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
- Сильные организационные навыки и навыки планирования
- Знание MS Office.
Как использовать этот шаблон описания должности исполнительного секретаря?
Используйте это описание должности исполнительного секретаря и опубликуйте его на нескольких досках вакансий!
Начните бесплатную пробную версию TalentLyft и разместите свое объявление на самых популярных досках по трудоустройству сегодня.
Ищете другие описания должностных обязанностей помимо должностных инструкций исполнительного секретаря?
Ознакомьтесь с нашей библиотекой описаний вакансий !
Вы используете современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, вы упускаете.Посмотрите, как ваша жизнь может быть проще. Начните бесплатную 14-дневную пробную версию TalentLyft.
Начать бесплатную пробную версию Шаблон описания должности секретаря— Algrim.co
Шаблон описания должности бесплатного секретаря. Секретарь — это административный специалист, который помогает командам менеджеров и руководителям выполнять общие административные обязанности, управление проектами, офисное управление, управление командой и многое другое.Секретарю поручено управлять рутинной детальной работой руководителей высшего звена, менеджеров или руководителей.
Секретарь иногда называют исполнительным секретарем, медицинским секретарем, административным помощником, исполнительным помощником, административным секретарем и юридическим секретарем. Или исполнительный административный помощник и администратор в зависимости от отрасли и направления работы. И при этом должности и обязанности могут меняться. Как правило, обязанности секретарей носят административный характер.
Секретарь Должностная инструкция Образец
Наша команда высшего руководства ищет опытного секретаря для выполнения административных и административных задач, чтобы обеспечить эффективность команды и компании. Ежедневная деятельность секретаря может меняться. От обработки текстов до проверки канцелярских принадлежностей. И от ответа на телефонные звонки до обеспечения рабочего оргтехники. Идеальный кандидат легко адаптируется и может взять на себя любой уровень ответственности.
Обязанности и ответственность секретаря
Примеры должностных обязанностей и обязанностей секретаря:
- Наблюдать за хранением документов и организацией.
- Тесно сотрудничать с нашим руководящим персоналом.
- Раздайте информационные записки персоналу и команде.
- Назначение встреч и организация поездок для руководящего персонала.
- Помощь с электронной почтой. Отвечайте на электронные письма. И убедитесь, что поддерживается переписка с бизнес-профессионалами.
- При необходимости заполните запросы. И вовремя. Сохраняйте доверие клиентов. И защитите операции, сохраняя конфиденциальность информации.
- Готовьте отчеты, проводя исследования, собирая информацию и общаясь с профессионалами внутри компании.
- Выполнять регулярные задачи обслуживания информационной базы данных. В том числе резервное копирование информации. И обеспечение доступности всех проектов для команд.
- Управляйте процессом планирования встреч для всего управленческого персонала.
- Делайте заметки во время встречи и переносите информацию в цифровой документ.
- Отвечайте на телефонные звонки и помогайте клиентам и клиентам.
- Наблюдать за проблемами обслуживания клиентов.
- Принимайте запросы менеджера об административной помощи и выполняйте каждую задачу согласно назначению.
- Контролировать медицинские записи и обеспечивать надлежащее ведение дел каждого пациента.
Требования к секретарю
Квалифицированные кандидаты должны иметь:
- Диплом средней школы или эквивалент.
- Высокий уровень коммуникативных, организаторских и компьютерных навыков.
- Желательно возможность печатать 130 слов в минуту.
- Желательно предыдущий опыт работы на административной должности.
- Предыдущий опыт работы с секретарскими обязанностями предпочтительнее.
- Компьютерная грамотность, например использование продуктов Microsoft Office (Excel, Word и др.).
- Хорошие навыки вербального общения. Возможность координировать и планировать встречи. Организуйте документы. И наращивать ресурсы компании.
Зарплата секретаря
По зарплате.com, секретарь зарабатывает в среднем 39 954 доллара в год. При этом средний доход наивысшего процентиля составляет 49 674 доллара в год. И работники начального уровня, зарабатывающие в среднем 31 613 долларов в год.
Соответствующие должностные инструкции
Должностная инструкция помощника руководителя
Загрузите бесплатный PDF-шаблон с описанием должности секретаря . И используйте образец описания должности секретаря, чтобы эффективно разместить вакансию в вашей компании.Для получения дополнительной информации посетите Бюро статистики труда США.
Шаблон описания должности секретаря
Загрузите наш шаблон описания вакансии в формате Word или PDF. Мгновенная загрузка. Электронная почта не требуется.
Скачать шаблонОб авторе
Патрик Алгрим является сертифицированным составителем профессиональных резюме (CPRW), сертифицированным консультантом по вопросам карьеры (CCC) NCDA и общим специалистом по вопросам карьеры.Патрик завершил программу сертификации коучингов NACE (CCP). И был опубликован как профессиональный эксперт на Forbes, Glassdoor, American Express, Reader’s Digest, LiveCareer, Zety, Yahoo, Recruiter.com, SparkHire, SHRM.org, Process.st, FairyGodBoss, HRCI.org, Университет Сент-Эдвардс, Государственный университет Северной Каролины, IBTimes.com, Thrive Global, TMCnet.com, Work It Daily, Workology, Карьерный гид, MyPerfectResume, College Career Life, HR Digest, WorkWise, Career Cast, Elite Staffing, Women in HR, All About Careers, Upstart HR, The Street, Monster, The Ladders, Introvert Whisperer и многие другие.Найдите его в LinkedIn.
Медицинский секретарь Описание работы, обязанности и работа
Должностные обязанности и задачи для: «Медицинский секретарь»
1) Запланируйте и подтвердите диагностические назначения пациента, операции и медицинские консультации.
2) Составьте и запишите медицинские карты, отчеты и корреспонденцию, используя пишущую машинку или персональный компьютер.
3) Ответ на телефонные звонки и прямой вызов соответствующего персонала.
4) Получать и направлять сообщения и документы, такие как лабораторные результаты, соответствующему персоналу.
5) Приветствовать посетителей, выяснять цель визита и направлять их к соответствующему персоналу.
6) Опросите пациентов, чтобы заполнить документы, истории болезни и формы, такие как формы приема и страхования.
7) Ведение медицинской документации, технической библиотеки и файлов корреспонденции.
8) Управляйте офисным оборудованием, таким как системы обмена сообщениями голосовой почты, и используйте текстовый редактор, электронные таблицы и другие программные приложения для подготовки отчетов, счетов-фактур, финансовых отчетов, писем, историй болезни и медицинских записей.
9) Пересылать корреспонденцию и медицинские записи по почте, электронной почте или факсу.
10) Выполнять различные канцелярские и административные функции, такие как заказ и ведение инвентаря материалов.
11) Организовать госпитализацию пациентов.
Быть
«Медицинским секретарем» — ваш лучший выбор карьеры?Наш тест на интерес к карьере покажет вам, какая карьера соответствует вашим интересам.
Наш бесплатный тест личности покажет вам, какая профессия соответствует вашей личности и почему.
12) Транскрипция записанных сообщений, диагнозов и рекомендаций практикующих врачей в медицинские карты пациентов.
13) Выполнять бухгалтерские обязанности, такие как кредитование и инкассо, подготовка и отправка финансовых отчетов и счетов, а также ведение финансовой документации.
14) Заполните страховые и другие формы требований.
15) Готовить корреспонденцию и помогать врачам или ученым-медикам в подготовке отчетов, выступлений, статей и материалов конференций.
Описание вакансии «Медицинский секретарь» продолжается здесь…
Часть 1
Обязанности / Задачи
Часть 2
Деятельность
Часть 3
Навыки
Часть 4
Способности
Часть 5
Знание
«Медицинский секретарь» Голландия / Карьерный код RIASEC: C-E-I SOC: 43-6013,00
Щелкните здесь, чтобы увидеть вакансию «Медицинский секретарь»
См. Перспективы на будущее и требования к образованию для «Медицинского секретаря»
Исполнительный секретарь (образец описания должности)
Этот шаблон описания должности исполнительного секретаря включает основные обязанности и ответственность исполнительного секретаря.Вы можете разместить этот шаблон на досках вакансий, чтобы привлечь потенциальных соискателей.
Краткое описание вакансии:
Мы ищем компетентного исполнительного секретаря для поддержки высокопоставленных должностных лиц в нашей компании. Вы будете тем, кто будет организовывать и поддерживать расписание руководителей, а также помогать им, выполняя различные административные задачи.
Исполнительные секретари должны быть быстрыми профессионалами с отличными способностями к тайм-менеджменту и многозадачностью. Благодаря своему усердию и компетентности в работе руководители могут сосредоточиться на своих управленческих обязанностях, не беспокоясь о других задачах.
Цель состоит в том, чтобы внести свой вклад в эффективность всего бизнеса, обеспечивая своевременное и эффективное выполнение всех возложенных на него административных обязанностей.
Обязанности:
- Ведение повестки дня руководителя и помощь в планировании встреч, собраний совета директоров, конференций и т. Д.
- Посещение собраний и ведение протокола
- Прием и просмотр телефонных звонков и их перенаправление при необходимости
- Обработка и определение приоритетов всех исходящих и входящих переписка (электронная почта, письма, посылки и т. д.))
- Организация командировок руководителей
- Обработка конфиденциальных документов для обеспечения их безопасности
- Подготовка счетов-фактур или финансовых отчетов и оказание помощи в бухгалтерском учете
- Отслеживание канцелярских товаров и согласование условий с поставщиками для обеспечения наиболее рентабельных заказов
- Поддержание электронные и бумажные записи, обеспечивающие систематизацию информации и ее легкий доступ.
Добавить комментарий
Комментарий добавить легко