Должностная инструкция секретаря делопроизводителя в школе: Должностная инструкция делопроизводителя школы по профстандарту

Содержание

Официальный сайт отдела образования г. Павлодар — №23 ЖОМ

«Утверждено»

Приказом № 1-03 /191

Директор СОШ №23

Макулов С.И.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

 1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики  делопроизводителя учреждения образования, утвержденной приказом Министра образования и науки Республики Казахстан № 338 от 13 июля 2009 года, Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №141 от 28.06.03 г. и Квалификационных характеристик отдельных должностей специалистов государственных учреждений и казенных предприятий, общих для всех сфер деятельности, утвержденных приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №119-п от 30.05.03 г., коллективного договора школы №05020487 от 05.01.2009 г., Устава школы №1102/22 от 08.02.2010 г. При составлении инструкции учтены также примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования Республики Казахстан.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется директором школы. На должность делопроизводителя назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно директору школы.

1.4. При исполнении должностных обязанностей делопроизводитель руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.

 2. Функции

Основными направлениями работы делопроизводителя являются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы школы;

 3. Должностные обязанности

делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

3.2. следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль;

3.3. содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

3.4. осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников;

 4. Права

делопроизводитель имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

 5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном

трудовым кодексом РК.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей делопроизводитель несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым кодексом РК и (или) гражданским законодательством.

 6. Взаимоотношения. Связи по должности

делопроизводитель:

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

 

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки :: BusinessMan.ru

Что это за документ — должностная инструкция? Имеющийся в каждом без исключения учреждении, он определяет функции, права и меру ответственности работника, занимающего конкретную должность. Инструкция необходима для правильного распределения служебных обязанностей, своевременного выполнения трудовой задачи, определения рабочих контактов сотрудников и их взаимоотношений, организации равномерной загрузки.

Откуда берутся инструкции

При разработке данного документа опираются на существующую структуру организации, классификационный справочник, управленческие нормативы.

Рассмотрим на примере профессии офис-менеджера, как составляется должностная инструкция секретаря. Образец ее (как правило, типовой) имеет несколько разделов.

Первый — общие положения. В первом разделе приводится информация о лице, принимающемся на работу: кто именно может претендовать на эту должность, кому секретарь подчиняется и чем ему предстоит руководствоваться в работе, описываются его знания и умения, а также кто будет замещать его во время отсутствия. Второй раздел посвящен функциональным обязанностям. Что же предписывает должностная инструкция секретарю?

Он контролирует выполнение другими сотрудниками распоряжений и приказов руководителя, организует заседания и совещания, телефонные разговоры своего непосредственного босса, принимает посетителей, регистрирует корреспонденцию.

Это общие функции — их выполняет любой секретарь. Они могут расширяться в зависимости от специфики предприятия, о чем мы поговорим ниже.

Другие пункты и разделы

Раздел «Должностные обязанности» подробно расписывает все подробности деятельности. Его содержание вытекает из предыдущего.

В пункте «Права» должностная инструкция секретаря объясняет, на что тот может претендовать. Это: оптимизация трудового процесса, возможность использования необходимых документов или информации для работы, повышение профессионального уровня.

Последний пункт «Ответственность» расписывает, за что именно отвечает секретарь перед работодателем. Этот раздел, как и предыдущий, обычно стандартен для большинства подобных инструкций.

А подробнее?

Чем же конкретно занимается данный работник? Рассмотрим, какой функционал содержит типовая должностная инструкция секретаря руководителя.

Он организует и обеспечивает с технической точки зрения распорядительную деятельность руководителя. Принимает входящую корреспонденцию, передает конкретным сотрудникам или в структурные подразделения.

Осуществляет делопроизводство, выполняет на компьютере различные операции для сбора и обработки информации, нужной для принятия решений.

Должностная инструкция секретаря-референта предполагает множество разнообразных обязанностей. Он принимает заявления и готовит документы на подпись руководителю, подбирает требующиеся тому в работе материалы. Контролирует правильность оформления и производит редактирование проектов документов, организует телефонные переговоры начальника, фиксирует информацию в его отсутствие, передает и принимает ее по факсу, копирует документы на ксерокопировальном аппарате, получает и отправляет телефонограммы.

Должностная инструкция секретаря-референта подразумевает статус грамотного и компетентного помощника, который готовит запросы и письма по поручению руководителя, составляет ответы на них.

И это не все…

Секретарь также планирует и организует совещания и заседания, проводимые начальством, для чего собирает нужные материалы, оповещает участников о повестке мероприятия, его дате, а также оформляет протоколы.

Он контролирует выполнение работниками распоряжений и приказов точно и в срок, ведет регистрационную картотеку. Должностная инструкция секретаря, помимо прочего, вменяет ему в обязанность обеспечивать руководителя на рабочем месте оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

Он печатает служебные материалы, ведет банк данных текущей информации. Руководит приемом посетителей, помогает в оперативном рассмотрении просьб и других вопросов. Оформляет дела, сдает в архив, контролирует их сохранность.

Режим работы его устанавливается согласно правилам трудового распорядка организации. Должностная инструкция секретаря руководителя вменяет ему в обязанность и служебные командировки в случае производственной необходимости.

Поговорим о правах и ответственности

Права секретаря в организации предполагают возможность требования от руководства нормальных условий работы, содействия в исполнении служебных обязанностей, информационной поддержки — он может запрашивать любые нужные ему в работе документы.

Он имеет право повышать собственную квалификацию, знать о готовящихся решениях руководства касательно его деятельности, выдвигать предложения и задавать вопросы.

Секретарю предоставляется право подписывать справочные и информационные документы в пределах своей компетентности.

Как и любой работник, он отвечает за собственное неисполнение трудовых обязанностей согласно ТК РФ, за совершенные в период деятельности правонарушения, за нанесение материального ущерба.

Если права и мера ответственности принятых на данную должность в разные учреждения довольно схожи, то функционал секретарей, как уже было сказано, может значительно отличаться. Рассмотрим эти различия на примере обязанностей других представителей данной должности.

Должностная инструкция секретаря учебной части

Данный специалист считается техническим исполнителем. Для назначения на должность ему требуется высшее профессиональное или среднее специальное образование. Что же именно должен делать секретарь учебной части?

Как и любой секретарь, он обязан грамотно вести делопроизводство, быть знакомым с руководством всех подразделений учреждения, уметь пользоваться диктофонами, приемно-переговорными устройствами, магнитофонами. Соблюдать стандарты системы деловой документации и правила трудового распорядка, а также охраны труда и ТБ.

Должностная инструкция секретаря в учебном заведении имеет свою специфику. Он ведет протоколы заседаний приемной комиссии, оформляет личные дела учащихся (студентов). Выдает и вписывает необходимые сведения в студенческие билеты и книжки успеваемости, заполняет книги учета выдачи дипломов и их дубликатов, удостоверений, реестры обучающихся по алфавиту.

Учитывает часы преподавательской работы и студенческой посещаемости, готовит учебные журналы, приказы по движению контингента. Получает по заявкам учетно-отчетную документацию, обрабатывает личные дела учащихся и сдает в архив.

Его деятельность происходит в тесном контакте с заведующими отделениями, преподавателями, бухгалтерией учреждения образования.

А что делает школьный секретарь?

Должностная инструкция секретаря школы гласит, что данный работник принимается и увольняется непосредственно директором, образование должен иметь среднее профессиональное или же общее со специальной подготовкой по требуемой программе.

В своей деятельности руководствуется нормативными документами по делопроизводству, трудовым законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, нормами охраны труда, уставом школы и собственной инструкцией.

Владеет грамотной письменной речью, умеет работать на оргтехнике.

Основные направления работы

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя школы перечисляет их достаточно подробно. Он обслуживает деятельность директора школы и заместителей, ведет делопроизводство, собирает сведения о работниках школы и учащихся. Организует для директора телефонные переговоры, прием и передачу факсов, телефонограмм, записывает сообщения в отсутствие директора.

Секрктарь организует заседания школьного совета, общие собрания сотрудников, попечительского и педагогического советов, проводимых директором совещаний. Для этого он собирает и готовит нужные материалы, оповещает приглашенных о мероприятии, регистрирует участников. Оформляет итоговые протоколы.

Дополнительные задачи

Как и любой секретарь, он обеспечивает директора канцпринадлежностями и средствами оргтехники, создает шефу условия для эффективной работы. Передает и принимает информацию, печатает документы и материалы.

Формирует дела согласно утвержденной номенклатуре, в положенный срок сдает в архив. Принимает корреспонденцию, систематизирует в порядке, принятом в школе, передает от директора назначенным исполнителям, следит за выполнением, отправляет корреспонденцию.

Принимает заявления и документы сотрудников, учащихся, родителей. Организует прием, оптимальную очередность просьб и предложений.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в школе, как правило, предполагает ненормированный рабочий режим, привязанный к учебному графику работы, но исходящий из продолжительности рабочей недели в 40 часов. В процессе работы он взаимодействует с администрацией, педагогическим и обслуживающим персоналом.

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

Тут также присутствуют свои специфические особенности. Секретарь суда в своей работе исходит из задачи обеспечить бесперебойное функционирование судебного аппарата. Ему приходится выполнять большое количество необходимой рутинной работы, связанной с приемом граждан, подготовкой писем, запросов, выписок и повесток, вызовом свидетелей и участников процесса.

Он составляет и размещает для ознакомления списки дел, которые будут рассмотрены на заседании, проверяет уведомления об извещении, вручает копии заключений, проверяет явку вызванных на заседание лиц, отмечает время их присутствия в суде в повестках.

Кроме того, секретарь оформляет документы вызванным потерпевшим и свидетелям на оплату проезда, по ходатайствам доводит до участников процесса содержание судебного протокола, оформляет дела по окончании рассмотрения (административные, уголовные и гражданские), ведет журнал учета.

Непростая профессия

Его обязанность также — готовить копии судебных документов, оформлять и передавать исполнительные листы, другие материалы в связи с исполнением приговора, а также в порядке отдельного судебного поручения.

Должностная инструкция секретаря суда предполагает достаточный уровень квалификации для выполнения обязанностей. Ему приходится соблюдать определенные запреты и ограничения, характерные для гражданской службы, нормы служебного поведения служащих.

Какие знания и навыки требуются секретарю суда?

Прежде всего юридические. Служебная должностная инструкция секретарю суда выдвигает требование знать множество законов, начиная от Конституции и Трудового кодекса до утвержденных в его субъекте РФ инструкций по делопроизводству.

Большинство из них относится к судебному производству и деятельности органов власти. Кроме них нужно знать основы взаимодействия со структурами управления и различными организациями, делопроизводство, грамматические нормы русского языка, тонкости делового стиля в письменной и устной речи, правила корректуры и редактирования.

Сюда же относится базовый уровень требований к квалификации в области информационных технологий, знание документооборота и вопросов информационной безопасности.

И многое-многое другое…

Секретарю необходимы навыки планирования рабочего дня, анализа поступающей информации и ее систематизации, подготовки аналитических материалов и ведения конструктивного диалога.

В своей деятельности ему требуется уметь работать с периферийными компьютерными устройствами и сетью Интернет, пользоваться электронной почтой, электронными таблицами и текстовыми редакторами, готовить презентации и т.д.

Как мы видим, должностная инструкция секретаря-машинистки за прошедшие десятилетия подверглась коренным изменениям и в наши дни включает в себя множество новых требований технического и информационного характера. Современный секретарь обязан быть не только внимательным и исполнительным сотрудником, но и идти в ногу с веком, используя новейшие разработки в своей профессиональной области.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя в школе :: milapetgbour

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Скачать должностную. Инструкции к заполнению Средние школы Должностные инструкции. СЕКРЕТАРЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ. Должностная инструкция делопроизводителя, должностные обязанности. Должностная инструкция секретаряделопроизводителя. Секретарь делопроизводитель назначается и освобождается от должности дирек тором Школы. Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная. ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРЯ. Ответственного за ведение делопроизводства в ДОУ. П. Должностная инструкция делопроизводителя секретаря Информационно образовательный портал. Должностная инструкция.

Назначается и освобождается от должности дирек тором Школы. Должностная инструкция секретаря руководителя наименование. Должностная инструкция делопроизводителя секретаря Информационно . Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на. Должностная инструкция делопроизводителя. Общие положения.1. Секретарь делопроизводитель. Общие положения должностной инструкции секретаря школы.

1.1. Скачать образец инструкции секретаря делопроизводителя в школе. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря делопроизводителя. Как обычно, должностная инструкция секретаря делопроизводителя является сопутствующим документом, прилагаемым к трудовому договору. Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря делопроизводителя в школе. Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря.

Секретаря делопроизводителя. Название учреждения, организации. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность. Должностная инструкция секретаря делопроизводителя. В моей практике было, что молодые девушки, только закончив школу и не пойдя в институт хотят устроиться на работу секретарем. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.2. На должность.

Делопроизводителя принимаются лица имеющие начальное. Должностная инструкция секретаря машинистки. Делопроизводителя секретаря.1. Общие положения.1.1. Делопроизводитель секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. Типовой образец. УТВЕРЖДАЮ. Инициалы. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно . Секретаряделопроизводителя.1. Общие положения 1.1. Секретарь делопроизводитель.

 

Вместе с Должностная инструкция секретаря делопроизводителя в школе часто ищут

 

должностные обязанности делопроизводителя в школе.

должностные обязанности школьного секретаря.

обязанности делопроизводителя в школе рк.

должностные обязанности секретаря средней школы.

должностная инструкция секретаря учебной части школы.

секретарь в школе зарплата.

должностная инструкция делопроизводителя

 

Читайте также:

 

Housefit dh 8157 инструкция

 

Www philips ru инструкция

 

Машинка стиральная инструкция

 

Образцы должностных иструкций 2021 года

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Должностная инструкция делопроизводителя детского сада

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Основной задачей делопроизводителя является образцовое ведение номенклатуры дел детского сада.

1.2. Делопроизводитель назначается и освобождается от должности приказом заведующей по детско-му саду в установленном порядке.

1.3. Делопроизводитель в своей работе руководствуется распоряжениями и указаниями заведующей детским садом, правилами внутреннего трудового распорядка и настоящей должностной инструкцией.

1.4. Подчиняется непосредственно заведующей детским садом.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность делопроизводителя назначаются лица, достигшие совершеннолетия, имеющие стаж работы не менее 1-го года, общее среднее образование, курсы по делопроизводству

3. ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Под руководством более квалифицированного специалиста выполняет работу по обработке информации, проведению необходимых технических расчётов, разработке несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным документам.

3.2. Выполняет техническую работу по оформлению рукописей, плановой и отчётной документации, осуществляет графическое оформление материалов.

3.3. Вносит необходимые изменения и исправления в техническую документацию в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обслуживании выполняемой работы.

3.4. Сверяет и исправляет материалы после копирования и размножения

3.5. Принимает и регистрирует корреспонденцию, передаёт руководителю детского сада.

3.6. В соответствии с резолюциями руководителя передаёт документы на исполнение.

3.7. Ведёт картотеку учёта прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдаёт необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.8. Отправляет исполненную корреспонденцию адресатам.

3.9. Ведёт учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.10. Подготавливает и сдаёт в архив документальные материалы, законченные делопроизводством и регистрационную картотеку.

3.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3.12.Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, личной гигиены, инструкцию по охране жизни и здоровья детей, правила по ТБ и ПБ, своевременно проходит медицинские осмотры, лабораторные обследования.

3.13. Участвует в организационно-общественных мероприятиях коллектива.

4. ПРАВА

4.1. Не выполнять работы, непредусмотренные настоящей должностной инструкцией.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. За невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

С должностной инструкцией ознакомлен(а) ________________________________

(подпись)

«_____»__________________200___г.

Должностная инструкция секретаря-референта

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

  1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— локальными нормативными актами организации;

— приказами и распоряжениями руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

— текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

— знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

должен знать:

— требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

— правила организации управленческого труда;

— требования к оформлению машинописных работ;

— правила русской орфографии и пунктуации;

— основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

— правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

— составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

— наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

— работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

— организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

— вести прием посетителей;

— организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

— владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

— организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

— координация работы офиса;

— осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

— оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

— подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

— документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.


  1. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.


    1. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.

3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

  1. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:

4.1 в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.


  1. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

7. Оформление листков временной нетрудоспособности.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.
4.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.


  1. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.


  1. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за


    1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен
«___» ____________ 2007 г. __________________ ______________________

подпись расшифровка подписи

обязанности, функции и права :: SYL.ru

Должность секретаря считается одной из самых универсальных. Хороший специалист на этой должности выполняет различные функции. В его обязанности может входить организация деловых встреч, а также задачи, которые обычно возлагают на личных ассистентов. Фактически, должность предполагает совмещение нескольких вакансий. Потенциальным соискателям, просматривающим предложения о работе, стоит быть готовыми к тому, что должностная инструкция секретаря окажется довольно объемной.

Какие функции выполняет секретарь?

Обычно эта должность встречается в небольших компаниях. Секретарь выполняет административные функции. Обрабатывает входящую почту, совершает телефонные звонки от имени компании, общается с посетителями, контролирует выполнение задач руководителя, отвечает на типичные вопросы.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Нужно сказать, что постоянное общение с клиентами – довольно стрессовая задача. Вот почему соискатели предпочитают работу в офисе. Зарплата отличается несильно, при этом работа не столь нервная. Должностная инструкция секретаря офиса не включает пункт о встрече гостей. Обычно все общение ограничивается телефонными переговорами.

Образование

Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.

Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.

Другие требования

Если наличие высшего образования не принципиально, что же действительно важно для этой должности? Должностная инструкция секретаря закрепляет права и обязанности. Что же понадобится работнику для выполнения последних?

Во-первых, базовые навыки работы с документами. Ведь это основная обязанность, которую придется выполнять секретарю.

Во-вторых, знать офисные программы, уметь работать с ПК. Для этого достаточно освоить курс по работе с Microsoft Office.

Личные качества, которые пригодятся секретарю;

  • коммуникабельность;
  • ответственное отношение к работе;
  • организованность;
  • терпение.

Последнее особенно важно, ведь нередко приходится мириться с ненормированным рабочим днем. Секретарю часто приходится подстраиваться под режим своего начальника. Став идеальным ассистентом, вчерашний новичок может рассчитывать на более выгодные условия или повышение дохода.

Должностная инструкция секретаря

Каждая должность предполагает определенные обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря руководителя включает немало пунктов, среди которых:

  • обеспечение делопроизводства;
  • работа с корреспонденцией;
  • передача документов от сотрудников к начальству;
  • подготовка совещаний;
  • своевременная покупка канцелярских товаров;
  • подготовка планов и текстов для публичных выступлений начальника;
  • редактирование и другая работа с документами;
  • контроль за другими сотрудниками, а также оценка результата.

Невозможно качественно выполнять работу, если не ознакомиться с внутренним регламентом. Чем детальнее сотрудник знаком с правилами своего предприятия, тем лучше он сможет исполнять свои обязанности. Вот почему после получения вакансии нужно изучить распорядок деятельности и нормативные документы. В частности, должностную инструкцию секретаря-машинистки. На основе полученной информации специалист сможет качественно выполнять свои функции.

Секретари в сфере образования

Если раньше вы считали эту работу едва ли не самой простой, достаточно ознакомиться с должностной инструкцией секретаря учебной части, чтобы в этом разубедиться. Эта должность имеет некоторые специфические обязанности.

Выше были названы общие для всех секретарей функции, независимо от места их работы. Однако помимо этого специфика конкретной должности накладывает дополнительные обязательства. Например, секретарь учебной части должен знать:

  • законы, касающиеся образовательной деятельности;
  • структуру учреждения и кадровый состав;
  • правила делового общения и т. д.

Должностная инструкция секретаря школы включает немало обязанностей, для исполнения которых нужно разбираться в образовательной сфере. Потенциальный соискатель имеет больше шансов, если он ранее работал в учебном заведении. Однако выпускники колледжей, получившие специальность «Делопроизводство» тоже имеют высокие шансы на трудоустройство.

Какими правами обладает секретарь?

Нужно помнить, что у сотрудника есть не только обязанности. Любая должностная инструкция предполагает наличие некоторых полномочий, то есть прав. Например, секретарь имеет право на ознакомление с рабочими проектами. Также никто не запрещает вносить собственные предложения.

Плюсы и минусы работы секретарем

Среди плюсов сотрудники отмечают постоянное общение с людьми. Также можно отметить комфортные условия и отсутствие физических нагрузок.

К минусам работы секретаря можно отнести низкую зарплату. Так как должность не требует специфического образования, ожидать серьезных доходов не стоит.

Также некоторые секретари жалуются на отсутствие карьерного роста. Эта вакансия практически не имеет перспектив. В лучшем случае, если вас заметит начальство, можно стать личным ассистентом. Будет ли в этом случае отличаться зарплата, зависит от руководства.

Сколько зарабатывает секретарь?

Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.

К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.

Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда.

Школьный служащий | КСД № 414

Квалификация:

Продемонстрированная способность успешно выполнять перечисленные ниже задачи производительности.

Основная ответственность перед:

Принципал

Вторичная ответственность перед:

Секретарь школы

Цель работы:

Для того, чтобы помочь директору в эффективном функционировании школы и оказать максимальное положительное влияние на образование детей, школьный служащий выполняет следующие задачи:

  1. Развивайте чувство легкости и уверенности в учениках и их родителях.Будьте позитивными и уверенными в общении с учениками, учителями и родителями.
  2. Наблюдать за студентами в экстренных ситуациях.
  3. Составьте отчеты о посещаемости и / или компьютерные программы в соответствии с указаниями.
  4. Вести точный и актуальный постоянный учет в соответствии с указаниями.
  5. Составить и вести инвентаризацию материалов и оборудования в соответствии с указаниями.
  6. Подготовить заявки и заказы на закупку книг, принадлежностей, оборудования и других учебных материалов в соответствии с указаниями.
  7. Сменять школьного секретаря на обеденный перерыв.
  8. Работать администратором школы; встреча с родителями, учениками, торговыми представителями и другими гостями школы.
  9. Выполнять рутинные канцелярские обязанности. Отвечайте на телефонные звонки и поддерживайте связь с другими районами.
  10. Запланируйте время встреч, встреч и конференций, когда это необходимо для учителей, консультантов и директоров.
  11. Получать и надлежащим образом распределять расходные материалы и составлять соответствующие записи.
  12. Получать и распространять ежедневную почту.
  13. Завершите процедуры набора и регистрации студентов, включая зачисление, страховые бланки и т. Д.
  14. Предоставлять помощь учащимся по мере необходимости, уход за больными или травмированными учащимися по мере необходимости, связь с родителями и т. Д.
  15. Помогать учителям в подготовке учебных материалов под руководством директора. Управляйте различной офисной техникой, например копировальными машинами, компьютерами и т. Д.
  16. Выполнять другие обязанности, которые могут быть поручены Принципалом.
  17. Действуйте этично и конфиденциально во всех аспектах работы.

Условия работы:

Четыре (4) часа в день, 5 дней в неделю, примерно 190 дней в году. Заработная плата должна быть соизмерима с классифицированной таблицей заработной платы

.

Оценка:

Работа на этой должности будет ежегодно оцениваться Директором в соответствии с положениями политики Совета по оценке классифицированного персонала.

Описание работы для школьного клерка | Работа

Мария Кристенсен Обновлено 29 июня 2018 г.

Хотя основные обязанности школьного клерка очевидны в названии должности — отслеживание посещаемости учащихся — существует множество связанных задач, которые добавляют разнообразия и проблем к работе. повседневные дела.От ответа на телефонные звонки и составления отчетов до помощи в процессе зачисления потенциальные обязанности масштабируются в соответствии с потребностями школы и администрации и могут значительно различаться среди работодателей.

Требования к образованию

Никакого дальнейшего образования, кроме диплома средней школы или GED, не требуется, чтобы стать клерком посещаемости школы, хотя это и не позиция начального уровня. В школах обычно требуется не менее года соответствующего опыта работы. Общая канцелярская работа, работа в приемной или работа в сфере обслуживания клиентов могут помочь вам найти работу.Хорошие навыки работы с компьютером очень важны, и во многих школьных округах вас будут проверять на умение печатать, обрабатывать текст и электронные таблицы. Отличные устные и письменные коммуникативные навыки необходимы для общения с учащимися, общественностью и школьными должностными лицами. Когда звонят телефоны, студенты стоят у стойки, и директору нужны вы — и все одновременно — вам понадобится терпение и способность справляться со стрессом и расставлять приоритеты, чтобы справиться со всем этим.

Основные обязанности

Скорее всего, вы начнете свой день, отвечая на телефонные звонки родителей по вопросам посещаемости, например, болезни или опоздания.Вы также можете общаться по электронной почте. Вы будете указывать пропуски в компьютерных программах и выдавать пропуски учащимся, которые опаздывают в школу или должны покинуть школу в течение дня. Вы будете получать ежедневные отчеты о посещаемости от учителей, регистрировать информацию в системе и следить за необъяснимыми отсутствиями с родителями. Вы также будете составлять отчеты о посещаемости по запросу и помогать школьным властям выявлять проблемы с посещаемостью учащихся. В зависимости от школьного округа вы можете сообщать о прогулах в суд по делам несовершеннолетних.

Прочие обязанности

Клерки посещаемости школы должны выполнять канцелярские обязанности, такие как передача корреспонденции и хранение документов. Вы также можете отслеживать бланки разрешений на поездки и обучать студентов офисных работников. Некоторые клерки работают в тесном сотрудничестве с учителями и школьными консультантами, чтобы выявлять учащихся с проблемами посещаемости или другими проблемами. Кроме того, вы можете связаться со школьным транспортным отделом, чтобы выявить проблемы, которые могут вызвать опоздание.

Pay and Outlook

The U.S. Бюро статистики труда группирует клерков посещаемости школ в более широкую категорию должностей обычных офисных клерков. Средняя общая заработная плата в этой области составляла 15,14 доллара в час в 2017 году. Клерки в начальных и средних школах зарабатывали примерно столько же, при средней заработной плате 15,77 доллара в час. Заработная плата варьируется в зависимости от школьного округа, а ставки часто устанавливаются постановлениями штата или округа.

По данным BLS, офисные клерки могут ожидать уменьшения количества рабочих мест на 1 процент с 2016 по 2026 год.Несмотря на это падение, новые служащие по-прежнему будут необходимы для замены тех, кто найдет новую работу. Стабильность работы также может зависеть от ряда факторов, включая все более широкое использование автоматизированных телефонных систем для уведомления родителей об отсутствии учащихся и колебания числа учащихся, зачисляемых в определенную школу.

Клерк-машинист — Средняя школа — Peninsula School District 401

ПОЛУОСТРОВ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ
Должностная инструкция

КЛЕРК / ТИПИСТЕР — СРЕДНЯЯ ШКОЛА

РЕЗЮМЕ РАБОТЫ:
Эта должность обеспечивает административную поддержку вторичного фронт-офиса.В его обязанности входит ответ на телефонные звонки и приветствие посетителей офиса, обработка текста, хранение, копирование и распространение информации, а также выполнение множества других канцелярских обязанностей. Общается с персоналом и общественностью.

ОТЧЕТНОСТЬ ОТНОШЕНИЙ:
Отчитывается перед директором и / или помощником директора и офис-менеджером

ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ:

  1. Отвечает на телефонные звонки; предоставляет информацию вызывающему абоненту или маршруты к соответствующему сотруднику; принимает сообщения.Встречает и помогает посетителям офиса.
  2. Типы документов, касающихся школьной информации для учащихся и родителей — например, информационные бюллетени, переписка и т. Д.
  3. Использует оборудование для обработки текстов, чтобы печатать корреспонденцию, бланки и меморандумы; корректирует продукцию. Предоставляет различные отчеты в OSPI, школьный округ и другие агентства.
  4. Дубликаты информации на копировальном оборудовании; отвечает на вопросы персонала по эксплуатации оборудования. Выполняет мелкое обслуживание копировальной машины, такое как добавление чернил и генеральную чистку; предупреждает офис-менеджера, если необходимо обслуживание.
  5. Использует Power School для поиска записей учащихся в помощь родителям.
  6. Может руководить студентами, которые приходят в офис; следит за поведением. Может оказывать дополнительную помощь офисному персоналу и дополнительную помощь в оказании первой помощи учащимся в отсутствие школьной медсестры.
  7. Типы отчетов для безопасности и отчетов о несчастных случаях и травмах сотрудников. Получает и обобщает информацию, подготавливает отчеты для отправки в различные агентства, сохраняя при этом конфиденциальность.
  8. Принимает, просматривает, сортирует, отмечает дату и направляет входящую почту.
  9. Выполняет назначенные обязанности.

УСЛОВИЯ РАБОТЫ:
Офисная среда; требует ловкости и точности. Испытывает частые перебои.

ПРИНАДЛЕЖНОСТЬ: PSE — Служба

FLSA: Покрытый

МИНИМАЛЬНАЯ КВАЛИФИКАЦИЯ:

Образование и опыт
Окончание средней школы или ее эквивалент и три года канцелярской подготовки или опыта, включая приветствие публики.Желателен опыт школьного округа.

Допустимая замена
Продвинутое техническое обучение канцелярским процедурам может заменять требуемый опыт на ежемесячной основе.

Знания, навыки и способности

  • Знание общих канцелярских процедур.
  • Владеет клавиатурой.
  • Навыки работы с офисным оборудованием общего назначения.
  • Возможность вести точный учет.
  • Эффективные устные и письменные коммуникативные навыки.
  • Умение научиться пользоваться микрокомпьютером и различными программными пакетами.
  • Возможность сохранения конфиденциальности.
  • Возможность точного хранения информации.
  • Способность устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с персоналом и общественностью.

Лицензии / особые требования
Нет

Обновлено: 06/2010

Обязанности школьного клерка

Разместите свои комментарии?

Список обязанностей и обязанностей школьного клерка

9 часов назад Школьный клерк Обязанности и обязанности.Выполнение делопроизводства в школе для поддержки директора, учителей и административного персонала. Организованное ведение и управление записями school . Помощь и поддержка директора школы в успешном ведении школы . Ведение дневного учета посещаемости учащимися школы .

Веб-сайт: Greatsampleresume.com