Документы обязательные для приема на работу: Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные

Содержание

ГБПОУ «Волгоградский колледж машиностроения и связи»

Документы, обязательные при приеме на работу

Документы, обязательные при приеме на работу

 

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

Документ об образовании или квалификации (диплом, свидетельство об окончании курсов) — если работа требует специальных знаний или подготовки.

Трудовая книжка. Если вы прежде не работали, трудовую книжку получите на первом месте работы. Совместителям трудовая книжка не нужна, поскольку она остается по месту основной работы.

Свидетельство государственного пенсионного страхования. Если вы заключаете трудовой договор впервые, пенсионное страховое свидетельство оформляет работодатель.

Документы воинского учета — для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву на военную службу.

Будьте готовы к тому, что у вас могут попросить дополнительно следующие документы:

Регистрация по месту жительства или пребывания.

Справка о зарплате и характеристика с прежнего места работы.

Медицинское заключение. Если вам нет 18 лет, согласно статье 69 ТК, работодатель может потребовать, чтобы перед заключением трудового договора вы прошли медицинское освидетельствование. (Оплачивать его должен работодатель.) Также медицинская справка необходима работникам транспортной сферы, пищевой промышленности, детских учреждений и т. д. (статья 213 ТК РФ).

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Если свидетельства о постановке на налоговый учет у вас нет — придется оформлять самому (в налоговой инспекции по месту прописки или регистрации).

 

Основные документы при трудоустройстве

 

Трудовая книжка и трудовой договор — два главных документа, опираясь на которые вы можете доказать, что работали в организации.

 

По закону в трудовой книжке запись о приеме на работу делается в течение пяти дней с того момента, когда работник фактически приступил к исполнению своих должностных обязанностей, а трудовой договор должен быть заключен в течение трех дней. В нем указывается размер зарплаты, условия труда, права и обязанности. Трудовой договор — гарантия того, что работодатель не будет ущемлять ваши права, уменьшать зарплату, лишать вас социальных гарантий. Если ваши дела с оформлением на работу не продвигаются, поинтересуйтесь, почему, будьте настойчивы

Какие документы требуются при приеме на работу

При устройстве на работу обычно возникает много вопросов, связанных с документами, поэтому давайте обсудим, какие из них являются обязательными для предъявления и, соответственно, без них на работу не устроиться, а какие – необязательные, и работодатель не вправе их требовать (например, ИНН как раз относится ко второй категории за редкими исключениями).

Также поговорим о том, что делать, если какие-либо документы отсутствуют (например, утеряна трудовая книжка). И обсудим ряд актуальных вопросов, среди которых: «Может ли работодатель отказать в работе при отсутствии «местной» прописки?»

К обязательным документам, которые сотрудник должен предъявить работодателю при приеме на работу, в соответствии со ст.65 Трудового кодекса Российской Федерации, относятся:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспортные данные указываются в трудовом договоре.

Трудовая книжка. Является обязательным документом, за исключением двух случаев: если человек устраивается на работу впервые (тогда работодатель сам заводит ему трудовую книжку) и если человек устраивается на работу по совместительству (тогда его трудовая книжка хранится на основном месте работы).

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) – тоже обязательный документ при приеме на работу, в случае отсутствия или утере которого нужно обратиться в отдел пенсионного фонда по прописке.

Документы воинского учета – для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Это военный билет или приписное свидетельство.

Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Таким образом, при устройстве на работу вы обязаны подтвердить ваше образование соответствующим документом (диплом, свидетельство либо школьный аттестат).

В отдельных случаях, если вы устраиваетесь на работу в соответствующие учреждения, у вас могут потребовать предъявить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования.

В Трудовом кодексе говорится, что в некоторых случаях работодатель вправе требовать и другие документы. Например, водитель при устройстве на работу предъявляет водительское удостоверение и проходит медицинское освидетельствование.

Необходимо предоставить оригиналы всех документов – сотрудник кадровой службы проверяет их подлинность.

Рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы по данной теме:

Является ли ИНН обязательным документом при приему на работу?

Нет, не является. Вам не могут отказать в работе по причине отсутствия ИНН.

Могу ли я устроиться на работу в крупном городе, если прописан по паспорту в регионе?

Да, можете. Статья 64 ТК РФ запрещает отказ в заключении трудового договора по причине места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания).

Я потерял трудовую книжку – меня смогут принять на работу?

Да, смогут. В случае утери трудовой книжки вам обязаны оформить на новой работе новую трудовую книжку либо дубликат.

Я являюсь студентом. Какой документ об образовании я должен предоставить при устройстве на работу?

Если вы на момент устройства на работу являетесь студентом, предоставьте справку из учебного учреждения (справка на фирменном бланке с подписью и печатью).

Нужно ли при приеме на работу предоставлять различные сертификаты и удостоверения о пройденных курсах, тренингах?

Документы о дополнительном образовании не являются обязательными при устройстве на работу, но если они у вас есть, обязательно предоставьте – это «плюс» вам как профессионалу.

Зачем нужен военный билет при приеме на работу?

Во-первых, по трудовому законодательству военный билет является обязательным документом при приеме на работу. Во-вторых, любая организация обязана вести воинский учет и подавать данные по каждому сотруднику в военкомат, в противном случае руководству угрожают штрафы и предписания. Если вы потеряли военный билет, восстановите его в военкомате по месту прописки.

Перечень и формы документов для поступления на госслужбу

1. Заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии (дополнительно прилагается фотография 3х4 цветная на матовой бумаге)
2. Документы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению (Медицинское заключение, форма № 001ГС/у)

3. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета формы 4 (прилагается две фотографии 4х6 цветные на матовой бумаге)
4. Справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну (приложение 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 26.08.2011 № 989-н)
5. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования
6. Заявление о соблюдении ограничений (заполняется в отделе кадров)
7. Копии документов о профессиональном образовании (с оценками), профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
8. Автобиография (рукописно)
9. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ (ИНН)
10. Копия свидетельства обязательного пенсионного страхования
11. Копия трудовой книжки или иные документы, подтверждающие трудовую (служебную) деятельность гражданина.
12. Копия паспорта или заменяющего его документа (все страницы)
13. Копия загран. паспорта — одна страница (с реквизитами)
14. Копия документов, подтверждающих прохождение военной службы или документов воинского учета для военнообязанных лиц
15. Копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния (о рождении, заключении брака, о расторжении брака, о перемене фамилии)
16. Копия свидетельства о рождении детей
17. Копия решений о награждении государственными наградами, копии о присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются), копии удостоверений о награждении
18. Копия страхового медицинского полиса обязательного страхования граждан
19. Цветное фото для удостоверения в формате JPG разрешением 400 пикс/дюйм размером 3*4 см на электронных носителях (фото высокого качества из фотоателье, фон белый без теней, для мужчин обязательны пиджак, галстук)
20. Сведения о размещении общедоступной информации в сети «Интернет» (форма, утвержденная распоряжением Правительства РФ от 28.12.2016 № 2867-р) 
21. Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (в т.ч. на жену и несовершеннолетних детей)
22. Заявление о назначении (заполняется в отделе кадров)
23. Заявление о включении в стаж периодов работы (службы) (заполняется в день приема на работу)
  Документы, которые необходимо предоставить в бухгалтерию
24. Реквизиты банковской карты расчетно-платежной системы «МИР» (ПАО «Сбербанк»)
25. 2 НДФЛ, 182-Н
26. Анкетные данные для бухгалтерии

Обновлено 12.01.2021

Вариант просмотра документа без iframe — Просмотр документа

Номер документа по регистрации МЮ строгое соответствие

Вид документа ЛюбойАнкетаВременная инструкцияВременное положениеВременные нормативыВременные нормыВременные правилаВременный порядокВыпискаДекларацияДоговорДополненияЗаконЗаявлениеИзмененияИзменения и дополненияИнструкцияКлассификаторКлассификацияКодексКомментарийКоммюникеКонвенцияКонституцияКонцепцияМеморандумМероприятияМетодикаМетодические рекомендацииМетодические указанияМетодическое пособиеНоменклатураНормативыНормыОбращениеОграниченияОсновные направленияОсновные принципыПактПереченьПисьмоПлан счетовПоложениеПоправкаПорядокПостановлениеПравилаПриказПриложениеПримерное положениеПримерный договорПримерный уставПринципыПрограммаПротоколРазъяснениеРазъяснительное письмоРаспоряжениеРегламентРезолюцияРекомендацииРешениеСведенияСистемаСитуацияСоглашениеСообщениеСписокСправкаСтавкиСтандартСтратегияСтруктураТелеграммаТехнические требованияТиповое положениеТиповой договорТиповой контрактТиповой проспектТиповой финансовый планТребованиеУказУказанияУсловияУставФормаХартия

Документы:
  • Все
  • действующие
  • утратившие силу
Выбор языка:
  • Русский
  • Ўзбекча
  • Оба языка
Дата документа:
  • любая дата
  • точная дата
  • период

Принявший орган: Любой Агентство «Узархив» Агентство «Узкоммунхизмат» Агентство информации и массовых коммуникаций Агентство по внешним экономическим связям Агентство по интеллектуальной собственности Агентство по популяризации изучения иностранных языков при Кабинете Министров Агентство по противодействию коррупции Республики Узбекистан Агентство по развитию рынка капитала Агентство по управлению государственными активами АК Пахта Банк АКБК «Турон» Антимонопольный комитет Ассоциация дехканских и фермерских хозяйств Ассоциация ”Химпром” Банк «Замин» Верховный Совет Верховный суд Высшая аттестационная комиссия при КМ РУз Высший хозяйственный суд ГАЖК ”Узбекистон темир йуллари” Генеральная Ассамблея Организации Объединенных Наций Генеральная прокуратура Главное архивное управление при КМ РУз Главное государственное налоговое управление при КМ РУз Главное налоговое управление г.Ташкента Главное таможенное управление Государственного налогового комитета Главное управление геодезии, картографии и государственного кадастра Главное управление Государственного страхования Главное управление ЦБ РУз по г.Ташкенту Главный вычислительный центр Главный государственный санитарный врач Госавианадзор (Государственная инспекция по надзору за безопасностью полетов) Госгортехнадзор Госкомконкуренции Государственная инспекция «Саноатгеоконтехназорат» Государственная инспекция «Саноатконтехназорат» Государственная инспекция по карантину растений при КМ Государственная инспекция по надзору за качеством образования при Кабинете Министров Государственная инспекция по пожарному надзору Государственная комиссия по контролю за наркотиками Государственная комиссия по приему в образовательные учреждения Государственная комиссия по радиочастотам Государственная межведомственная комиссия по внедрению контрольно-кассовых машин Государственное патентное ведомство Государственный банк Государственный комитет ветеринарии и развития животноводства РУз Государственный комитет ветеринарии Республики Узбекистан Государственный комитет по автомобильным дорогам Государственный комитет по архитектуре и строительству Государственный комитет по геологии и минеральным ресурсам Государственный комитет по демонополизации и развитию конкуренции Государственный комитет по земельным ресурсам Государственный комитет по земельным ресурсам, геодезии, картографии и государственному кадастру Государственный комитет по инвестициям Государственный комитет по лесному хозяйству Государственный комитет по науке и технике Государственный комитет по охране природы Государственный комитет по печати Государственный комитет по приватизации, демонополизации и развитию конкуренции Государственный комитет по прогнозированию и статистике Государственный комитет по развитию туризма Государственный комитет по содействию приватизированным предприятиям и развитию конкуренции Государственный комитет по статистике Государственный комитет по управлению государственным имуществом Государственный комитет по физической культуре и спортуєє Государственный комитет по экологии и охране окружающей среды Государственный комитет промышленной безопасности Государственный комитет связи, информатизации и телекоммуникационных технологий Государственный ком Государственный комитете по лесному хозяйству Государственный налоговый комитет Государственный таможенный комитет Государственный центр тестирования при Кабинете Министров Законодательная палата Олий Мажлиса Интеграционный Комитет ЕврАзЭС Кабинет Министров Комиссия по лицензированию в сфере транспорта и связи Комитет по делам об экономической несостоятельности предприятий Комитет по демонополизации и развитию конкуренции при Министерстве финансов Комитет по координации развития науки и технологий при КМ РУз Комитет по охране Государственной границы Комитет по управлению государственными резервами Конституционный суд Межгосударственный Совет ЕврАзЭС Международная организация труда Международный фонд экологии и здоровья «Экосан» Министерство внешней торговли Министерство внешних экономических связей Министерство внешних экономических связей, инвестиций и торговли Министерство внутренних дел Министерство водного хозяйства Министерство высшего и среднего специального образования Министерство дошкольного образования Министерство занятости и трудовых отношений Министерство здравоохранения Министерство инвестиций и внешней торговли Министерство инновационного развития Министерство иностранных дел Министерство коммунального обслуживания Министерство макроэкономики и статистики Министерство народного образования Министерство обороны Министерство по делам культуры Министерство по делам культуры и спорта Министерство по развитию информационных технологий и коммуникаций Министерство по чрезвычайным ситуациям Министерство связи Министерство сельского и водного хозяйства Министерство сельского хозяйства Министерство социального обеспечения Министерство строительства Министерство транспорта Министерство труда Министерство труда и социальной защиты населения Министерство физической культуры и спорта Министерство финансов Министерство экономики Министерство экономики и промышленности Министерство экономического развития и сокращения бедности Министерство энергетики Министерство энергетики и электрификации Министерство юстиции НАК «Узбекистон хаво йуллари» Народный банк Национальная гвардия Национальная компания «Узбектуризм» Национальная палата инновационного здравоохранения Национальное агентство «Узбеккино» Национальное агентство проектного управления при Президенте Национальный банк Национальный банк внешнеэкономической деятельности Олий Мажлис Организация Объединенных Нацийјј Палата товапроизводителей и предпринимателей Пенсионный фонд Правительственная комиссия по вопросам банкротства и санации предприятий Правительственная комиссия по совершенствованию механизма расчетов и укреплению дисциплины платежей Президент Республики Узбекистан Республиканская комиссия по вопросам развития экспортного потенциала регионов и отраслей республики Республиканская комиссия по денежно-кредитной политике при правительстве Республики Узбекистан Республиканская комиссия по сокращению просроченной дебиторской и кредиторской задолженности УКАЗ П Республиканская фондовая биржа «Ташкент» Республиканский совет по координации деятельности контролирующих органов Республиканский фонд «Махалля» Сберегательный банк Сенат Олий Мажлиса Служба государственной безопасности Служба национальной безопасности Совет глав государств — членов ШОС Совет глав государств СНГ Совет глав правительств СНГ Совет по железнодорожному транспорту СНГ Совет Федерации профсоюзов Узбекистана Счетная палата Ташкентский городской Кенгаш народных депутатов Узавтойул (Государственно-акционерная компания) Узавтойул (Концерн) Узавтотранс Узбеклегпром Узбекнефтегаз Узбексавдо Узбекская республиканская товарно-сырьевая биржа Узбекский государственный центр стандартизации, метрологии и сертификации Узбекское агентство автомобильного и речного транспорта Узбекское агентство автомобильного транспорта Узбекское агентство по печати и информации Узбекское агентство почты и телекоммуникаций Узбекское агентство связи и информатизации Узбекское агентство стандартизации, метрологии и сертификации Узбекэнерго Узгосжелдорнадзор (Государственная инспекция по надзору за безопасностью железнодорожных перевозок) Узгоснефтегазинспекция (Государственная инспекция по контролю за использованием нефтепродуктов и газ Узгосрезерв Узгосстандарт Узгосэнергонадзор (Государственная инспекция по надзору в электроэнергетике) Узгосэнергонадзор (Государственное агентство по надзору в электроэнергетике) Узжилсбербанк Узнефтепродукт Узоптбиржеторг Узоптплодоовощ Узплодоовощвинпром Узтрансгаз Узфармсаноат Узхлебопродукт Узхлопкопром Фонд социального страхования при Кабинете Министров Республики Узбекистан Хоким г. Ташкента Хоким Ташкентской области Художественная академия Узбекистана Центр по координации и контролю за функционированием рынка ценных бумаг Центр по координации и развитию рынка ценных бумаг при Госкомконкуренции Центр профессионального образования Центр среднего специального, профессионального образования Центральная избирательная комиссия Центральный банк Центральный депозитарий ценных бумаг Экономический и Социальный Совет ООН Экономический Суд СНГ Экспертно-проверочная методическая комиссия при Центральном Госархиве

Текст в названии документа: Текст в документе:

С какими документами обязаны ознакомить работника при приеме на новую работу?

Содержание статьи

Многие люди, находясь в поиске работы, задаются вопросом: с какими документами обязаны ознакомить работника при приеме на работу? Очень важно знать, какие сведения имеет право требовать руководитель у будущего сотрудника, и какие документы он должен ему предоставить для ознакомления. Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора и созданием соответственного приказа.

Если вы уже прошли собеседование и вас приняли на выбранную должность, руководство обязано представить вас коллективу и ввести в курс правил внутреннего порядка, а также представить основные документы, которые касаются трудовой деятельности.

Порядок и форма ознакомления не имеют четких ограничений, но эту процедуру нужно проводить обязательно под роспись нового сотрудника. Таким образом он подтверждает, что ему разъяснили все моменты, и он не возражает. Согласно закону, процедуру ознакомления нужно провести до подписания трудового договора.

С какими документами должен быть ознакомлен работник при приеме на работу в первую очередь?

К основополагающим нормативным документам относят:

  1. Внутренние принципы, касающиеся рабочей дисциплины. Хотя основные принципы везде одинаковые, но в каждой компании могут быть свои нюансы и особенности. Работодатель обязан уведомить об этом вновь принятого сотрудника.
  2. Нормативные акты, которые напрямую регламентируют рабочую деятельность сотрудника. Каждая компания или предприятие самостоятельно составляют перечень этих документов в связи со спецификой деятельности. Основное требование – это наличие в них данных об условиях работы сотрудника.
  3. Коллективный договор, который присутствует в компании.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника только с основными и важными нормативными документами. Такими можно считать локальные акты конкретного предприятия. К ним можно отнести:

  • принципы внутреннего рабочего порядка;
  • документы, которые касаются процедуры обработки персональных данных.


Обработка личных данных сотрудника должна соответствовать законодательству и не может нарушать безопасность сотрудника и его интересы. Все данные сотрудник должен предоставить добровольно под роспись. Если он по каким-либо причинам не может лично передать данные, то необходимо иметь его письменное согласие на передачу персональной информации третьим лицом. Работодатель обязан поставить сотрудника в известность о целях, в которых будет использоваться эта информация. Но никто не имеет права требовать данные о политических или религиозных взглядах. Это касается исключительно работника и никак не влияет на его трудовую деятельность. Также работодателю не обязательно предоставлять информацию об объединениях, в которых состоит будущий сотрудник.

В фирмах с определенной спецификой работы обязательно должны быть нормативные документы, касающиеся отдельных сотрудников:

  • Трудовые правила для сотрудников, которые имеют ненормированный или посменный режим. Должны быть прописаны рабочие и выходные смены, согласно законодательству, невозможен выход в 2 смены.
  • Документы, которые устанавливают правила и сроки профессиональной аттестации. Будет целесообразно дать каждому сотруднику копию должностной инструкции, а на оригинале он должен поставить визу, что ознакомлен.
  • Если сотрудник работает не полный рабочий день, то часы его труда тоже нужно прописать в нормативных документах.
  • Акты, которые регламентируют порядок оплаты за отработанные выходные и праздничные дни.
  • Документы, которые устанавливают нормы труда.
  • Нормативные документы, которые устанавливают способы и размеры компенсации трат на командировки и прочие производственно необходимые траты.
  • Проведение профессиональной переподготовки, повышение квалификации и необходимость обучающих курсов тоже должны быть прописаны в документах.
  • Нормативные акты, регламентирующие оплату труда, и правила начисления премии, если она предусмотрена.

В случае необходимости работодатель имеет право самостоятельно разрабатывать и утверждать дополнительные локальные документы, инструкции должностных обязанностей и положения, касающиеся всей структуры организации.

Рекомендации по ознакомлению

Чтобы не забыть ознакомить работника с каким-либо документом, работодателю необходимо составить их список, пометить для себя, всех ли работников предприятия это касается и сделать дополнительные пометки.

Для удобства и предотвращения возможных конфликтных ситуаций в будущем, целесообразно к каждому документу отдельно или ко всему перечню составить ознакомительный лист, в котором сотрудник будет ставить свою подпись, фамилию и инициалы, а также дату ознакомления. Такой лист можно составить в произвольном виде и подшивать к делу каждого сотрудника.

Работник должен ознакомлен при поступлении на работу с множеством нормативных актов. С целью основательного их изучения и возможности проанализировать, ему лучше предоставить дополнительное время и не торопить. В таком случае он вполне осознанно подпишет трудовой договор и избавит себя и работодателя от возможных претензий и недовольства.

Работодателю необходимо помнить, что халатное отношение к приему сотрудников и нарушение правил трудоустройства чревато административными наказаниями и испорченной репутацией.

Право на трудоустройство | Отдел кадров

(Закон об иммиграционной реформе и контроле — публичный закон 99-603; Руководство по политике AHRMS, 120)

Федеральный закон требует от работодателей проверять, что каждый человек, нанятый после ноября 6 августа 1986 г., имеет право работать в Соединенных Штатах, используя Право на трудоустройство. Форма подтверждения (Форма I-9). Если вы новый сотрудник, вам необходимо будет предоставить документы, удостоверяющие личность. вы и подтверждающие ваше право работать в этой стране и заполнить форму I-9 форма.

Хотя федеральное правительство может время от времени изменять список допустимых Документы I-9, в настоящее время принимаются следующие документы: Документы, которые можно использовать для подтверждения вашей личности и вашего права на работу: паспорт США, свидетельство о гражданстве США, свидетельство о натурализации, не истекший срок загранпаспорт с приложением разрешения на работу, квитанция о регистрации иностранца карточка с фотографией, карточка временного жителя с не истекшим сроком действия, неистекшая работа разрешительная карта, разрешение на повторный въезд с не истекшим сроком действия, проездной документ беженца с не истекшим сроком действия, или неистекший документ разрешения на работу, выданный Бюро по гражданству и иммиграционной службы (BCIS), которая содержит фотографию.

Заменяющие документы, которые могут быть использованы только для подтверждения вашей личности: выданные государством водительские права или удостоверение личности с фотографией или информацией, включающей ваше имя, адрес, пол, дата рождения, рост и цвет глаз; удостоверение личности, выданное федеральным органом, государственное или местное государственное учреждение или организация с фотографией или информацией, которая включает ваше имя, адрес, дату рождения, пол, рост и цвет глаз; школьное удостоверение личности с фотограф; регистрационная карточка избирателя; а U.С. военный билет или призывная карточка; а удостоверение личности военнослужащего; Карточка Моряка Торговца Береговой Охраны США; коренной американец племенной документ; водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом; или, если вам меньше восемнадцати лет и вы не можете предоставить один из предыдущих документов: A школьная запись или табель успеваемости; справка из клиники, врача или больницы; или детский сад или запись детского сада.

Заменяющие документы, которые могут использоваться только для подтверждения вашего права на трудоустройство: Карточка социального обеспечения, выданная Управлением социального обеспечения; сертификат о рождении за границей, выданное Государственным департаментом; оригинал или заверенную копию свидетельство о рождении, выданное властями штата, округа, муниципалитета или отдаленного владения США с официальной печатью; документ индейского племени; а U.Удостоверение личности гражданина S. удостоверение личности для использования гражданином-резидентом США; или неистекший документ разрешения на работу, выданный BCIS.

Ваш отдел может помочь вам заполнить форму I-9 и другие формы, в том числе университетские. Форма подтверждения политики и форма W-4 об удержании налогов, которые необходимо заполнить и подписать в первый день вашей работы или до него. Эти формы должны быть заполнены и отправлены до того, как вы начнете работать в университете и должны быть отправлены в отдел кадров до того, как университет сможет выписать зарплату тебе.Вы можете скачать форму I-9 и другие с веб-сайта отдела кадров, или заполните формы в отделе кадров, если это удобнее. Нерезидент иностранцы должны заполнить свои формы W-4 в отделе кадров, чтобы обеспечить соблюдение Положение о налоговой службе.

Пятница, 7 мая 2010 г. 10:41

Все, что вам нужно знать о проверке формы I-9 и I-9

1.Требования к проверке I-9

Форма I-9

Форма I-9, Подтверждение права на трудоустройство, является формой Службы гражданства и иммиграции США (USCIS), используемой для проверки личности и разрешения на работу лиц, нанятых для работы в Соединенных Штатах. Состояния. Все работодатели США должны обеспечить надлежащее заполнение формы I-9 для каждого человека, которого они нанимают для работы.

И сотрудники, и работодатели или уполномоченные представители работодателя обязаны заполнить форму.Сотрудники должны подтвердить свое разрешение на работу, а также предоставить своему работодателю соответствующие документы, удостоверяющие личность, и разрешение на работу. В рамках процесса проверки I-9 работодатель должен проверить документы, подтверждающие право на трудоустройство, и документы, удостоверяющие личность, которые сотрудник представляет, чтобы определить, являются ли они подлинными, и записать информацию о документе в Форме I-9.

Работодатели должны хранить оригинальные формы I-9 в течение трех лет после даты найма или одного года после даты окончания работы, в зависимости от того, что наступит позже.Формы должны храниться отдельно от других кадровых дел и быть доступны для проверки уполномоченными государственными служащими.

Справочник USCIS для работодателей M-274 разработан, чтобы дополнить понимание и знание работодателями различных обязательств по проверке I-9. Следовательно, его можно использовать в качестве основного источника информации и инструкций по соответствию I-9. Новая версия Справочника была выпущена вместе с новой формой I-9, которая стала обязательной с 1 мая 2020 г.Он предлагает разъяснения по нескольким процедурам проверки I-9, например, пересмотренное руководство по заполнению формы I-9 в конкретных ситуациях. Сюда входят иностранные студенты F-1, меняющие статус на H-1B, и иностранные рабочие с автоматическим продлением документа USCIS о разрешении на работу (EAD). Кроме того, в новом Справочнике объясняется, как физическое лицо может выступать в качестве уполномоченного представителя для заполнения формы I-9 от имени работодателя.

Необходимые условия для сотрудников

При заполнении формы I-9 потенциальные сотрудники подтверждают, под страхом наказания за лжесвидетельство, что они принадлежат к одной из следующих категорий:

гражданин США, не являющийся гражданином США,

законный постоянный житель , или

иностранец, имеющий разрешение на работу.

Процедуры I-9 на испанском языке

USCIS предлагает испанскую версию Справочника для работодателей: инструкции по заполнению формы I-9 (M-274).

«Справочник по испанскому языку для работодателей» дает исчерпывающие ответы на вопросы о форме I-9, инструкции по заполнению и сохранению формы I-9, списки разрешений на трудоустройство и документов, удостоверяющих личность, а также конкретные рекомендации для рекрутеров.

2. Инструкции по заполнению формы I-9

All U.S. работодатели должны обеспечить надлежащее заполнение формы I-9.

Форма I-9: Раздел 1 — Информация и свидетельство о сотрудниках

Когда предложение о приеме на работу принято, сотрудник должен заполнить Раздел 1 Формы I-9 не позднее первого дня оплачиваемой работы или до первый день работы, если работодатель предложил человеку работу и если потенциальный сотрудник ее принял.

ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Раздел 1 заполняется сотрудниками, которым необходимо указать свое полное официальное имя, отчество и девичью фамилию, если применимо.Они должны указать свой существующий адрес и дату рождения. Сотрудникам не нужно указывать свой номер социального страхования, если работодатель не использует E-Verify. Под страхом наказания за лжесвидетельство сотрудник должен подтвердить свое гражданство или иммиграционный статус с разрешением на работу, номер иностранца или допуска, если применимо, и дату истечения срока действия разрешения на работу. Сотрудники должны подписать и поставить дату в Разделе 1, подтверждающую достоверность информации. Они должны подписать форму, даже если переводчик помогает в подготовке Раздела 1.Переводчик также должен указать свое имя, адрес, подпись и дату.

ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

Работодателям необходимо ознакомиться с информацией, которую сотрудник предоставил в Разделе 1, и убедиться, что все обязательные поля заполнены. В противном случае несоблюдение требований соответствия I-9 может привести к штрафам в соответствии с федеральным законом. Если есть какие-либо ошибки в Разделе 1, сотрудники должны внести необходимые исправления, подписать их и датировать.

Форма I-9: Раздел 2 — Проверка и аттестация работодателя

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ОРИГИНАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Раздел 2 должен быть заполнен работодателем не позднее, чем через три рабочих дня после первого дня работы сотрудника для получения оплаты.Работник должен предъявить работодателю оригинал документа, удостоверяющий личность и разрешение на трудоустройство, с не истекшим сроком действия. Важно отметить, что сотрудник выбирает, какую документацию представить. Работодатель не может указать, какую документацию использует работник, потому что это может привести к иску о незаконной дискриминации.

I-9 ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕРКЕ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

Работодатели физически изучают каждый оригинал документа, который представляет служащий, чтобы определить, действительно ли документ является подлинным и относится ли он к лицу, представляющему его.Важно убедиться, что лицо, которое проверяет документы, — это то же лицо, которое заверяет и подписывает Раздел 2.

Работодатели вводят название документа, орган, выдавший документ, номер и дату истечения срока действия в Разделе 2 из оригинальных документов, предоставленных сотрудником. Если работодатели решают делать копии документов, они должны сделать это для всех сотрудников, независимо от национального происхождения или статуса гражданства. В противном случае они могут нарушить антидискриминационные законы. После завершения процесса проверки I-9 работодатели возвращают сотрудникам оригиналы документов.

После заполнения даты начала приема на работу и информации в блоке сертификации работодатели подписывают и ставят дату в форме I-9.

НАЗНАЧЕНИЕ УПОЛНОМОЧЕННОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ

Работодатели могут назначить или заключить договор с кем-либо, например, сотрудником по кадрам, бригадиром, агентом или любым другим лицом, действующим от их имени, включая нотариуса, для заполнения Раздела 2. Однако любое другое лицо, заполняющее Форму I- 9 от своего имени должны выполнять полные обязанности по проверке I-9. Для назначенного лица неприемлемо физически проверять разрешение на работу и документы, удостоверяющие личность сотрудника, и оставлять Раздел 2 для заполнения работодателем.

В соответствии с последней версией формы I-9, выпущенной 31 января 2020 года, работодатели могут назначить любого уполномоченным представителем для заполнения Раздела 2. Однако работодатели по-прежнему несут ответственность за любые нарушения в связи с формой или Процесс проверки I-9, включая любые нарушения закона о санкциях работодателя, совершенные лицом, уполномоченным действовать от их имени.

Форма I-9: Раздел 3 — Повторная проверка и повторный прием на работу

I-9 ИНСТРУКЦИИ ПО ПРОВЕРКЕ

Если сотрудники представляют документы, устанавливающие временное право на работу, они должны быть повторно подтверждены не позднее даты истечения срока действия документа, контролирующего работу авторизация.

Работодатели должны отслеживать даты истечения срока действия разрешительных документов, чтобы гарантировать, что повторная проверка завершена до истечения срока их действия, и рекомендуется, чтобы работодатели уведомляли сотрудников о предстоящем истечении срока действия не позднее, чем за шесть месяцев. Работодатели не могут продолжать нанимать сотрудников после истечения срока действия документа о временном разрешении на работу без обновления или повторной проверки формы I-9.

После проверки исходных документов работодатель должен заполнить Раздел 3, четко и точно записав требуемую информацию из документов, включая любые даты истечения срока действия, указанные в документах.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАБОТУ

Работодатели должны заполнить раздел «Повторная проверка и повторный прием на работу», указав свое полное имя, подписав и датировав форму I-9, подтверждая под страхом наказания за лжесвидетельство, что сотрудник имеет право работать. Таким образом, они также подтверждают, что они просмотрели представленные оригиналы документов, чтобы подтвердить, что они имеют отношение к сотруднику. Чтобы обеспечить соответствие I-9, раздел 3 должен быть заполнен, подписан и датирован не позднее даты истечения срока действия предыдущего документа о разрешении на работу.

РАЗДЕЛ 3 ДЛЯ ВОССТАНОВЛЕНИЯ НАЙМА

Раздел 3 может также использоваться для записи изменения имен сотрудников, например, в браке, или для сотрудников, которые были повторно приняты на работу до истечения срока удержания I-9, при условии, что документы были первоначально представлены остаются в силе на момент повторного найма. В качестве альтернативы процесс повторного найма может быть завершен путем заполнения новой формы I-9.

3. Хранение и хранение формы I-9

Работодатели должны вести свои записи I-9 для возможной проверки со стороны федерального правительства.Это означает, что они должны быть готовы к созданию записей I-9 для всех нынешних сотрудников, а также для уволенных сотрудников, которые подпадают под период удержания — три года с даты найма или один год с даты увольнения, в зависимости от того, что наступит позже.

Записи I-9 могут храниться на рабочем месте или в других местах, но выбор хранилища должен обеспечивать возможность быстрой передачи документов в центральное место. Официальные уведомления о предъявлении документов для проверки по закону должны предоставлять уведомление за 72 часа.

Работодателям следует избегать хранения записей I-9 в личных делах сотрудников, потому что может быть трудно извлекать записи из личных дел сотрудников вовремя, чтобы уложиться в трехдневный срок для официальной проверки, особенно если задействовано большое количество сотрудников. Следовательно, систематизированное хранилище имеет решающее значение для соблюдения требований к хранению, отслеживания дат повторной проверки и подготовки к государственному аудиту.

Электронное хранение и хранение форм I-9 может помочь вам сократить время, затрачиваемое на администрирование, и устранить канцелярские ошибки, которые приводят к штрафам во время аудита.

4. Документация для подтверждения личности или разрешения на работу

Вместе с формой предполагаемые сотрудники должны предоставить документы, подтверждающие их право на работу. Разнообразие документов допускается в определенном сочетании с другим. Потенциальный сотрудник должен предоставить:

Один документ, удостоверяющий личность и право на трудоустройство (Список A) или

Один документ, удостоверяющий личность (Список B) вместе с другим документом, подтверждающим право на трудоустройство (Список C).

СПИСОК A — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ И ПРАВО НА РАБОТУ

Эти документы устанавливают личность и право на работу в США и считаются приемлемым доказательством того и другого.

  1. Паспорт США или паспортная карта США,
  2. Форма I-551, карта постоянного жителя или карта регистрации иностранца,
  3. Заграничный паспорт, содержащий временную печать I-551 или временную отметку I-551, напечатанную на машине. читаемая иммиграционная виза (MRIV),
  4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), содержащий фотографию,
  5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено работать на основании их неиммиграционного статуса, заграничный паспорт с Формой I-94, имеющий то же имя, что и паспорт, и подтверждение их неиммиграционного статуса,
  6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94, указывающей на неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI.
СПИСОК B — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ

При отсутствии любого из вышеуказанных документов сотрудник должен был бы представить два других: один для подтверждения личности, а другой — для подтверждения права на трудоустройство. Следующие документы могут установить личность сотрудника:

  1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз. и адрес:
  2. ID-карта, выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что она содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес,
  3. Школьный идентификатор карточка с фотографией,
  4. Регистрационная карточка избирателя,
  5. У.S. Военный билет или призывной билет,
  6. Удостоверение военного иждивенца,
  7. Карта морского торговца береговой охраны США,
  8. Племенной документ коренных американцев,
  9. Водительское удостоверение, выданное властями Канады.
СПЕЦИАЛЬНЫЙ СПИСОК ДЛЯ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ ЛИЦ

Сотрудники, которые моложе 18 лет и, следовательно, не могут предоставить какие-либо из вышеуказанных документов, могут вместо этого предоставить соответствующие возрасту документы, в том числе:

  1. Школьная справка или отчет карточка,
  2. Справка из поликлиники, врача или больницы,
  3. Справка из дневного или детского сада.
СПИСОК C — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ПРАВО НА ЗАНЯТОСТЬ

Один из этих документов должен быть представлен в дополнение к документу из Списка B.

  1. Карточка социального обеспечения США, выданная Управлением социального обеспечения, кроме карточки с указанием что он не действителен для приема на работу,
  2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240),
  3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного орган власти штата, округа, муниципалитета или отдаленного владения Соединенных Штатов с официальной печатью,
  4. Индейский племенной документ,
  5. U.S. Citizen ID Card (форма I-197),
  6. ID-карта для использования гражданином-резидентом в Соединенных Штатах (форма I-179),
  7. Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек, выдан Министерством внутренней безопасности. Сюда не входит Форма I-766, Документ о разрешении на работу, из Списка A.

5. Форма I-9 для повторного найма

Повторный прием на работу зависит от политики компании и даты завершения предыдущей формы I-9.

Работодателям необходимо принять политическое решение: использовать Раздел 3 существующей I-9, когда это возможно, или пропустить анализ и просто заполнить новую форму I-9 для всех повторных наймов.

Работодатели могут использовать Раздел 3 Формы I-9 вместо создания нового, если они повторно нанимают сотрудника в течение трех лет с даты заполнения предыдущей Формы I-9.

Если сотрудники ранее указали, что они были иностранцами, которым разрешено работать в течение ограниченного периода, и этот период истек, работодатели также должны увидеть документ Списка A или C и должны записать информацию о документе в Разделе 3 — это называется повторной проверкой. . Если работодатели используют Раздел 3 для повторной проверки, им необходимо убедиться, что они используют самую последнюю версию формы I-9.

Если с момента заполнения первоначальной формы I-9 прошло более трех лет, работодатели должны заполнить новую форму I-9, рассматривая сотрудника как нового сотрудника для целей I-9.

Электронная проверка I-9 помогает поддерживать соответствие требованиям E-Verify и I-9, а также получать эффективную и точную проверку приема на работу новых сотрудников.

6. I-9 для удаленного найма


Когда работодатели нанимают удаленных сотрудников, они должны обеспечить постоянное соответствие I-9 и соблюдение необходимых требований проверки I-9.

Когда работодатели не могут физически присутствовать с сотрудниками для проверки I-9, например, в ситуациях, когда работодатели нанимают удаленных сотрудников, они должны назначить уполномоченных представителей для заполнения формы I-9.

Когда работодатели назначают уполномоченных представителей, эти представители, включая сотрудников отдела кадров, мастеров, агентов или нотариусов, должны выполнять все обязанности по соблюдению требований формы I-9. Это означает, что они должны физически изучить документы, чтобы определить, относятся ли они к Списку приемлемых документов, приложенному к Форме I-9, и являются ли документы подлинными и связаны ли они с представившим их сотрудником.

Если работодатели назначают уполномоченных представителей для проверки формы I-9, важно иметь стандартные процедуры и инструкции. Инструкции должны включать шаги, которым должен следовать представитель, включать руководство для сотрудника о том, что делать после того, как представитель выполняет свою роль, и инструктировать представителя подписывать любую дополнительную деловую документацию, когда это необходимо.

Если работодатели назначают уполномоченных представителей для целей формы I-9, важно иметь стандартные процедуры и инструкции.Инструкции должны включать шаги, которым должен следовать представитель, включать руководство для сотрудника о том, что делать после того, как представитель выполняет свою роль, и инструктировать представителя подписывать любую дополнительную деловую документацию, когда это необходимо.

Когда работодатели назначают нотариусов в качестве уполномоченных представителей для заполнения формы I-9, нотариусы не действуют в своей роли нотариуса в этом процессе. Вместо этого нотариусы действуют как уполномоченные представители работодателей и поэтому не должны предоставлять нотариальные печати на Форме I-9.

Удаленная проверка I-9 во время пандемии COVID-19

Просмотр документов через веб-камеру был запрещен до 20 марта 2020 года, когда DHS объявило о временном изменении процедуры проверки и повторного подтверждения формы I-9. В связи со вспышкой коронавируса DHS разрешило удаленную проверку оригиналов документов по формуле I-9 с помощью электронного носителя, такого как онлайн-встреча, электронная почта или факс, при условии, что работодатели сохранят копии документов и заполнят форму I-9 в течение трех рабочие дни начала работы сотрудника.DHS продлило действие этой политики 19 мая, 19 июня и 18 июля, поэтому последнее продление истекает 19 августа.

Согласно USCIS, работодатели несут ответственность за любые нарушения в связи с Формой I-9, когда уполномоченные представители заполняют формы. С этой целью крайне важно, чтобы работодатели понимали надлежащие процедуры формы I-9 и обеспечивали соблюдение всеми уполномоченными представителями необходимого протокола и соответствия требованиям I-9.

Одним из изменений, внесенных в последнюю версию формы I-9, является то, что уполномоченным представителем может быть любое лицо, уполномоченное работодателем для заполнения и подписания формы от его имени.Это оказалось особенно полезным во время пандемии COVID-19, когда многие работодатели выбрали модель авторизованного представителя вместо традиционного процесса I-9.

Работодатели могут соблюдать требования формы I-9, даже если они не могут физически присутствовать на процессе I-9. Тем не менее, как работодателям, так и их назначенным представителям крайне важно соблюдать правильные процедуры и предотвращать возможные штрафы в случае проверки I-9 со стороны правительства.При надлежащем планировании и гарантиях работодатели должны иметь возможность обеспечить соответствие I-9 и минимизировать ответственность за нарушения в связи с самой формой I-9 или процессом проверки.

С этой целью электронная проверка I-9 позволяет удаленно заполнять форму I-9, обеспечивая своевременную отправку форм I-9 удаленными работниками. Переход на электронную проверку I-9 обеспечивает комплексную технологическую платформу для оптимизации всего этого процесса, что приводит к проактивному и согласованному подходу к адаптации удаленных сотрудников.

7. E-Verify: веб-система проверки I-9

Что такое E-Verify

E-Verify — это интернет-система, которая сравнивает информацию, введенную работодателем из формы I-9 сотрудника, Подтверждение права на трудоустройство для записей, доступных Министерству внутренней безопасности США и Управлению социального обеспечения для подтверждения права на трудоустройство.

E-Verify — единственная в своем роде бесплатная, быстрая онлайн-служба, которая в электронном виде подтверждает информацию сотрудника по миллионам государственных документов и предоставляет результаты за несколько секунд.

Является обязательной E-Verify

E-Verify является добровольной, за исключением работодателей с федеральными контрактами или субподрядами, содержащими пункт E-Verify Федерального постановления о закупках (FAR), требующий использования E-Verify для юридических сотрудников. К штатам, в которых уже действуют законы об использовании E-Verify, относятся Алабама, Аризона, Калифорния, Колорадо, Флорида, Джорджия, Айдахо, Иллинойс, Индиана, Канзас, Луизиана, Миннесота, Миссисипи, Миссури, Небраска, Северная Каролина, Оклахома, Пенсильвания, Род-Айленд. , Южная Каролина, Теннесси, Техас, Юта, Флорида и Вирджиния.

Тем не менее, закон, принятый в Конгрессе в 2017 году — Закон о юридических кадрах (HR 3711) — надеется сделать электронную систему проверки права на трудоустройство E-Verify обязательным и постоянным требованием для работодателей США, чтобы гарантировать, что нанимаемые ими работники имеют законное право на работу. В Соединенных Штатах.

Обязательное общенациональное использование E-Verify было включено в бюджет Белого дома на 2018 финансовый год с целью расширения стратегий правоприменения на рабочих местах за счет обязательного использования системы E-Verify для сокращения нелегальной занятости в масштабах всей страны.

Как работает E-Verify

  1. Процесс E-Verify можно начать в любое время после заполнения формы I-9, но ни в коем случае не позднее, чем через три рабочих дня после фактической даты начала работы нового сотрудника.
  2. Работодатель вводит информацию из формы I-9 в E-Verify. После того, как вся необходимая информация введена в систему, E-Verify сравнивает данные с записями в базах данных Управления социального обеспечения и Министерства внутренней безопасности.
  3. Если информация совпадает, E-Verify вернет результат разрешения на работу, если информация совпадает.Если обнаружено несоответствие, E-Verify вернет результат Tentative Nonconfirmation (TNC). Подавляющее большинство дел решается в течение 3 дней.

Если сотрудник решит оспорить несоответствие, он должен связаться с соответствующим агентством для устранения несоответствия в течение восьми рабочих дней федерального правительства с даты направления. Если несоответствие устранено, будет возвращен результат «Разрешено трудоустройство». В противном случае будет отправлено окончательное неподтверждение, и сотрудник может быть уволен на основании E-Verify.

В ответ на быстро распространяющийся коронавирус DHS внесло изменения в сроки разрешения проблем E-Verify. С учетом многочисленных закрытий, связанных с COVID-19, и директив о социальном дистанцировании, период, предоставляемый сотрудникам для первоначального контакта с SSA или DHS, был временно приостановлен.

Преимущества использования E-Verify для проверки I-9

  1. E-Verify доступен в любое время и в любом месте с компьютером и доступом в Интернет. Кроме того, работодатель может передать E-Verify назначенному стороннему агентству.
  2. Результаты проверки I-9 выдаются быстро.
  3. Возможные ошибки и несоответствия с правительственными отчетами могут быть точно обнаружены.
  4. Инструмент фото E-Verify предотвращает подделку документов и гарантирует подлинность документов.
  5. Это опровержимое предположение, что компании, должным образом использующие E-Verify, соблюдают соответствие I-9 и законы о приеме на работу.
Электронное решение I-9, полностью интегрированное с E-Verify, поможет вам сэкономить время, устранить потенциальные ошибки и сохранить соответствие требованиям E-Verify.

8. Различные виды штрафов I-9

При проверке форм на соответствие I-9 агенты или аудиторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) могут обнаружить технические или процедурные нарушения. В этом случае работодателю дается десять рабочих дней на внесение исправлений.

Работодатель может получить денежный штраф за все существенные и неисправленные технические нарушения. Работодатели, у которых установлено, что они сознательно нанимали или продолжали нанимать неуполномоченных работников, будут обязаны прекратить незаконную деятельность, могут быть оштрафованы, а в определенных ситуациях могут быть привлечены к уголовной ответственности.Кроме того, работодатель, у которого будет установлено, что он сознательно нанял или продолжал нанимать неуполномоченных работников, может быть лишен права со стороны ICE, что означает, что работодатель не сможет участвовать в будущих федеральных контрактах и ​​получать другие государственные льготы.

Денежные штрафы за умышленный прием на работу и продолжение использования нарушений варьируются от 375 до 16 000 долларов за нарушение, причем повторные правонарушители получают штрафы в более высоком размере. Штрафы за существенные нарушения, включая непредставление формы I-9, варьируются от 110 до 1100 долларов за нарушение.При определении суммы штрафа ICE учитывает пять факторов: размер бизнеса, добросовестные усилия по соблюдению требований, серьезность нарушения, причастность к нарушению неуполномоченных работников и история предыдущих нарушений соответствия I-9.

9. Форма I-9 Compliance Guidance

Хотя процесс I-9 может показаться простым, важно убедиться, что вся информация, которую предоставляют сотрудники, является подлинной, чтобы избежать потенциальных аудиторских проверок и сборов за несоблюдение требований. Кроме того, существует множество типичных ошибок и ошибок, связанных с человеческим фактором, которые могут быть сделаны при заполнении и ведении записей I-9.Если работодатели не соблюдают соответствие I-9 или правильно заполняют документацию I-9, это может привести к несоблюдению правил иммиграционного и таможенного контроля (ICE), что приведет к суровым финансовым штрафам.

Предварительное неподтверждение (TNC)

Работодатели могут получить Предварительное неподтверждение (TNC), когда Министерство внутренней безопасности (DHS) или Управление социального обеспечения (SSA) определяет, что что-то, указанное в I-9, не соответствует их записям.

SSA TNC может быть выдано, потому что сотрудник:

  • Гражданство или иммиграционный статус не был обновлен с помощью SSA,
  • Об изменении имени не сообщалось в SSA,
  • Имя, номер социального страхования или дата рождения неверны в Записи SSA,
  • Запись SSA содержит несоответствие другого типа,
  • Информация была введена работодателем неправильно.

DHS TNC может быть выдано, потому что:

  • Имя, A-номер, номер I-94 и / или номер заграничного паспорта были неправильно записаны в записях DHS,
  • Паспорт США, Паспортная карта, водительские права или Не удалось проверить данные удостоверения личности штата,
  • Информация не была обновлена ​​в записях DHS сотрудника,
  • Гражданство или иммиграционный статус изменено,
  • Запись содержит ошибку другого типа,
  • Информация была неправильно введена работодателем.

Что происходит, когда E-Verify возвращает результат TNC

1. Работодатель уведомляет сотрудника TNC.

Когда E-Verify отображает результат обращения TNC, работодатель должен сначала уведомить сотрудника TNC. Чтобы уведомить работника, работодатель должен распечатать Уведомление о дальнейших действиях (FAN) и предоставить его работнику. Уведомление о дальнейших действиях является важным документом, который позволяет сотруднику узнать:

  • Является ли TNC SSA или DHS TNC. Это важно, потому что сотрудник должен знать, какое из этих агентств следует посетить или связаться, чтобы принять меры.
  • Почему сотрудник получил ТНК.
  • Какие возможности у сотрудника после получения TNC.
  • Что должен сделать сотрудник, чтобы решить проблему TNC.

Уведомление о дальнейших действиях также содержит инструкции для работодателя по уведомлению сотрудника о TNC. В частности, работодатель должен:

  • Распечатать Уведомление о дальнейших действиях и ознакомиться с ним в частном порядке с сотрудником.
  • Прочтите для сотрудника «Уведомление о дальнейших действиях», если он не умеет читать.
  • Предоставьте сотруднику английскую версию и версию на иностранном языке Уведомления о дальнейших действиях, если сотрудник не полностью понимает английский язык.
  • Подпишите раздел работодателя на первой странице Уведомления о дальнейших действиях.
  • Попросите сотрудника заполнить и подписать раздел для сотрудников на второй странице Уведомления о дальнейших действиях.
  • Предоставьте работнику копию подписанного Уведомления о дальнейших действиях и храните оригинал в документации работодателя.
2. Сотрудник решает, оспаривать ли TNC.

Сотрудники также имеют определенные права и обязанности после получения TNC. После получения TNC сотрудник должен решить, оспаривать ли его, и указать это в Уведомлении о дальнейших действиях.

Сотрудник, решивший оспорить TNC SSA, должен посетить местный офис SSA в течение восьми рабочих дней федерального правительства, чтобы начать решение TNC. Сотрудник, решивший оспорить TNC DHS, должен позвонить в DHS в течение восьми рабочих дней федерального правительства, чтобы начать решение TNC.

Если сотрудник решает не оспаривать TNC, дело заканчивается окончательным неподтверждением, и работодатель может уволить сотрудника на основании E-Verify. На этом этапе работодатель должен закрыть дело в E-Verify и указать, был ли сотрудник уволен.

3. Работодатель передает дело сотрудника в SSA или DHS.

Сотрудник, решивший оспорить TNC, должен лично посетить местный офис SSA, если получен SSA TNC, или позвонить в DHS в течение восьми рабочих дней федерального правительства для получения TNC DHS.Когда работодатель передает дело, E-Verify генерирует подтверждение даты направления, которое работодатель должен распечатать и передать сотруднику. Подтверждение даты направления указывает сотруднику дату, к которой он или она должны посетить местный офис SSA или позвонить в DHS для решения TNC.

Также важно, чтобы работодатель предоставил копию Уведомления о дальнейших действиях сотруднику, чтобы он мог обратиться к нему за инструкциями по устранению несоответствия и показать его копию представителю, если он посетит местный офис SSA.

Если сотрудник оспаривает выданный DHS TNC из-за несоответствия фотографий, то есть работодатель указал, что фотография, показанная E-Verify, не соответствует фотографии в документе сотрудника, работодатель также должен сделать копию документа сотрудника предоставили и отправьте его на рассмотрение в DHS. Работодатель может отсканировать и загрузить изображение документа или отправить копию документа экспресс-почтой за счет работодателя.

Сотруднику должно быть разрешено продолжить работу, пока он или она устраняет несоответствие.Кроме того, работодатель не имеет права предпринимать какие-либо неблагоприятные действия, такие как отсрочка обучения или сокращение рабочего времени, против сотрудника из-за TNC, если статус дела — Сотрудник, переданный в SSA или DHS.

4. Сотрудник принимает меры для устранения несоответствия.

После того, как работодатель направит дело в E-Verify, у сотрудника есть восемь рабочих дней федерального правительства, чтобы посетить местный офис SSA или позвонить в DHS. При посещении SSA или обращении в DHS у сотрудника должно быть Уведомление о дальнейших действиях вместе со всеми необходимыми документами.Уведомление о дальнейших действиях объясняет, какие документы необходимы для устранения различных типов возможных несоответствий.

Если сотрудник не предпримет необходимых действий для разрешения TNC в течение 10 рабочих дней федерального правительства после передачи дела, E-Verify автоматически изменит статус дела сотрудника на SSA или окончательное неподтверждение DHS. Только после того, как сотрудник получит окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель может уволить сотрудника на основании E-Verify.

5.Обновления кейсов в E-Verify.

Если сотруднику удастся устранить несоответствие, SSA или DHS обновят свои записи и дело в E-Verify. После устранения несоответствия работодателю может потребоваться до двух рабочих дней, чтобы работодатель увидел обновленный статус дела в E-Verify.

E-Verify имеет оповещение о статусе дела, которое будет уведомлять работодателя об обновлении в случае, когда работодатель входит в систему E-Verify.

В большинстве случаев SSA TNC SSA обновит дело, указав окончательный результат, которым может быть либо разрешение на трудоустройство, либо окончательное неподтверждение SSA.Иногда SSA может потребовать от работодателя, работника или DHS предпринять дополнительные действия до того, как будет опубликован окончательный результат дела. В этих случаях SSA обновит дело, чтобы отразить один из следующих результатов:

  • Продолжение дела: в редких случаях SSA может потребоваться более 10 рабочих дней федерального правительства для подтверждения права сотрудника на трудоустройство. Это может произойти, если сотрудник потерял и подал заявку на замену документа, например свидетельства о рождении. Сотрудник должен сначала посетить SSA и попытаться решить проблему TNC, прежде чем SSA продолжит рассмотрение дела.Работодатели должны регулярно проверять E-Verify на предмет обновлений статуса.
  • Выполняется проверка DHS: сотрудник, возможно, устранил несоответствие с SSA, но E-Verify не может мгновенно подтвердить разрешение на работу, потому что ему необходимо вручную просмотреть записи в государственных базах данных. В случаях, требующих проверки вручную, E-Verify вернет ответ DHS «Проверка в процессе» и в большинстве случаев предоставит результаты проверки I-9 в течение 24–48 часов. В течение этого времени со стороны работодателя или работника не требуется никаких действий.Работодатели должны регулярно проверять E-Verify на предмет обновлений статуса.
  • Просмотр и обновление данных о сотрудниках. В некоторых случаях SSA предлагает работодателю проверить и исправить информацию, введенную в E-Verify, и обновить дело. Это происходит, когда сотрудник, получивший SSA TNC, посещает SSA, и SSA определяет, что в записи сотрудника нет ошибок. Это несоответствие может быть вызвано одной из следующих ситуаций:
  • Ошибка ввода работодателем в E-Verify.
  • Сотрудник предоставил неверную информацию в форме I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».

Три вышеуказанных статуса обращения считаются временными. Пока дело рассматривается, работодатель не может прекратить, приостановить, отложить обучение, удержать или снизить заработную плату или предпринять какие-либо другие неблагоприятные действия против сотрудника, поскольку он получил TNC.

В большинстве случаев DHS TNC DHS обновляет дело сотрудника с окончательным результатом рассмотрения дела, которым может быть разрешение на трудоустройство, неявка DHS или окончательное неподтверждение DHS.Иногда DHS может потребовать от сотрудника предпринять дополнительные действия перед выдачей окончательного результата рассмотрения дела. В таких случаях DHS обновит дело сотрудника до «Непрерывное дело».

В редких случаях DHS может потребоваться более 10 рабочих дней Федерального правительства для подтверждения права на работу. Это может произойти по ряду причин, в том числе, если сотрудник потерял документ, который был представлен для проверки I-9, и подал заявку на замену документа. Сотрудник должен связаться с DHS и попытаться разрешить TNC, прежде чем DHS сможет продолжить рассмотрение дела.

Непрерывное дело считается временным. Пока дело рассматривается, работодатель не может прекратить, приостановить, отложить обучение, удержать или снизить заработную плату или предпринять какие-либо другие неблагоприятные действия против сотрудника, поскольку он получил TNC.

6. Работодатель закрывает дело сотрудника в E-Verify.

После того, как сотрудник получил окончательный статус дела, например, разрешение на трудоустройство или окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель должен закрыть дело в E-Verify.Если сотрудник получил окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель также должен указать, был ли сотрудник уволен.

Использование электронного решения I-9, интегрированного с E-Verify, обеспечит автоматическое массовое закрытие решенных дел и сэкономит вам часы внутренней работы, посвященной соблюдению нормативных требований.

Поддержание соответствия I-9

Несмотря на то, что E-Verify является добровольной программой, вскоре она может стать обязательной по всей стране в рамках комплексной иммиграционной реформы. Статистика показывает, что 98.93% случаев E-Verify автоматически подтверждаются как разрешенные к работе, а оставшиеся только 0,27% остаются неразрешенными. Это доказывает, что E-Verify — это точный, всеобъемлющий и проверяемый способ для работодателей обеспечить легальное рабочее место как для сотрудников, имеющих право работать в США, так и для потенциальных сотрудников, поскольку это ускоряет процесс найма. Однако ошибки случаются и могут привести к появлению ТНК, поэтому работодатели должны предпринять рекомендованные шаги, ведущие к соблюдению требований I-9, и освободиться от гражданской и уголовной ответственности.

10. Рекомендации по проверке I-9: избегайте нарушений I-9 и штрафов

  1. Использование E-Verify для проверки права на трудоустройство всех новых сотрудников. Участвуя в E-verify, работодатели демонстрируют, что они как компания проявляют инициативу по обеспечению законности рабочей силы. Статистика E-verify показывает, что 98,6% заявлений имеют разрешение на трудоустройство.
  2. Обеспечение того, чтобы процессы I-9 и E-Verify проводились только лицами, прошедшими соответствующее обучение, и включают вторичную проверку как часть проверки каждого сотрудника. Поскольку за технические ошибки налагаются штрафы, повторная проверка формы I-9 является критическим шагом, поскольку она чрезвычайно важна для исправления человеческой ошибки.
  3. Избегать ненадлежащего хранения документов, чтобы обеспечить легкий доступ к ним в случае аудитов ICE. Хотя не существует законодательного требования о том, что формы I-9 должны храниться отдельно от дела о трудоустройстве, у работодателей есть только 3 рабочих дня после получения Уведомления о проверке от ICE для сбора необходимой документации.
  4. Проведение регулярных самоаудитов и устранение любых проблем до вмешательства правительства. Хотя проведение самопроверки по форме I-9 может показаться утомительным и трудоемким, это может помочь компаниям избежать возможных штрафов. Кроме того, это хороший шаг в создании политики внутри отдела кадров для достижения и поддержания соответствия I-9.
  5. Использование программного обеспечения электронной проверки I-9 для создания, управления и хранения формы I-9, которая обеспечивает лучший способ обеспечить соответствие требованиям I-9. Работодатели могут сэкономить время и снизить вероятность ошибок, полагаясь на решение электронной проверки I-9, полностью интегрированное с E-Verify, которое заполняет электронную форму I-9 и одновременно запускает процесс E-Verify.Кроме того, такие решения обеспечивают электронную проверку I-9, которая соответствует необходимым руководящим принципам, с последующим управлением, подготовкой, хранением документов и проверкой формы I-9.
Используйте это пошаговое руководство, чтобы обеспечить тщательную самопроверку I-9 и не оставлять места для упущений, несоответствий и штрафов.

11. Антидискриминационные положения

Закон об иммиграционной реформе и контроле, который ввел требование, ведущее к обнародованию формы I-9, также включал антидискриминационные положения.Согласно Закону, большинство граждан США, постоянных жителей, временных жителей, лиц, получивших убежище или беженцев, которым по закону разрешено работать в Соединенных Штатах, не могут подвергаться дискриминации на основании национального происхождения или статуса гражданства. Это положение применяется к работодателям, состоящим из трех и более работников, и охватывает решения как о найме, так и о прекращении трудовых отношений.

Работодатель не может отказать кандидату в приеме на работу, поскольку его I-9 свидетельствует о том, что он не является гражданином США, а не гражданином США. По этой причине некоторые иммиграционные юристы советуют компаниям не требовать I-9 до тех пор, пока кандидат не будет принят на работу, а не рисковать судебным иском.

Компания не может попросить сотрудника предоставить паспорт, а не другой документ, потому что антидискриминационные положения требуют, чтобы работодатели обеспечивали соблюдение I-9 единообразно. Кроме того, работодатели не могут предполагать, что работник не имеет права работать только потому, что физическое лицо либо не смогло предъявить подтверждение разрешения на работу, либо принесло неприемлемые документы до даты начала приема на работу.

Управление специального советника по вопросам недобросовестной практики найма, связанной с иммиграцией («OSC») — это подразделение Управления по гражданским правам Министерства юстиции, которое обеспечивает соблюдение антидискриминационных положений Закона об иммиграции и гражданстве («INA»).OSC может помочь работникам, позвонив работодателям и объяснив надлежащие методы проверки I-9 и, при необходимости, предоставив жертвам дискриминации бланки обвинений. После получения обвинения в дискриминации расследование OSC обычно занимает не более семи месяцев. Жертвы могут получить различные виды помощи, включая увольнение с работы и возврат заработной платы.

Типы дискриминации

OSC расследует следующие типы дискриминационного поведения в соответствии с антидискриминационным положением Закона об иммиграции и гражданстве (INA), 8 U.S.C. § 1324b.

ДИСКРИМИНАЦИЯ ГРАЖДАНСТВА ИЛИ ИММИГРАЦИОННОГО СТАТУСА

Что касается приема на работу, увольнения, приема на работу или направления за плату работодателями с четырьмя или более сотрудниками, работодатели не могут относиться к отдельным лицам иначе, поскольку они являются или не являются гражданами США или лицами, имеющими разрешение на работу. . Граждане США, недавние постоянные жители, временные жители, лица, получившие убежище, и беженцы защищены от дискриминации по статусу гражданства. Однако постоянные жители, не подавшие заявление о натурализации в течение шести месяцев после получения права на получение гражданства, не защищены от дискриминации по статусу гражданства.Дискриминация по статусу гражданства, которая требуется в соответствии с законом, постановлением, распоряжением исполнительной власти или государственным контрактом, разрешена законом.

ДИСКРИМИНАЦИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

В отношении приема на работу, увольнения, приема на работу или направления за плату работодателями, имеющими более трех и менее пятнадцати сотрудников, работодатели не могут относиться к людям по-разному из-за их места рождения, страны происхождения, происхождения , родным языком, акцентом или потому, что они кажутся или кажутся иностранными.Все граждане США, законные постоянные жители и лица, имеющие разрешение на работу, защищены от дискриминации по национальному признаку. Комиссия по равным возможностям трудоустройства имеет юрисдикцию в отношении работодателей с пятнадцатью и более сотрудниками.

НЕПРАВИЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ПРАКТИКА

В отношении проверки правомочности сотрудников на трудоустройство работодатели не могут запрашивать больше или отличаться от документов, чем требуется для проверки I-9, отклонять документы, достаточно достоверные на вид, или указывать одни документы над другими с целью или намерение проводить дискриминацию по признаку гражданства или национального происхождения.Граждане США и все лица, имеющие разрешение на работу, защищены от злоупотребления документами.

ВОЗВРАЩЕНИЕ

Лица, которые предъявляют обвинения в OSC, которые сотрудничают с расследованием OSC, которые оспаривают действия, которые могут представлять собой недобросовестную документальную практику или дискриминацию на основе гражданства, иммиграционного статуса или национального происхождения, или которые отстаивают свои права в соответствии с запретом INA. -дискриминационные положения защищены от возмездия.

Используйте этот обновленный подробный контрольный список для подготовки к аудитам I-9, выявления и предотвращения ошибок и обеспечения соответствия I-9 действующим правилам I-9.

12. Справочная информация о форме I-9

В 1986 году президент Рейган принял Закон об иммиграционной реформе и контроле (IRCA), чтобы ограничить нелегальную иммиграцию. IRCA требует, чтобы работодатели США проверяли статус правомочности трудоустройства вновь нанятых сотрудников, и запрещает работодателям сознательный набор, найм или использование неуполномоченных работников.

В соответствии с законом Служба иммиграции и натурализации (INS), которая теперь является интегрированным компонентом DHS, создала форму I-9 и потребовала ее точного и своевременного заполнения всеми U.С. работодатели и их сотрудники.

Закон изменил условия найма для работодателей двумя основными способами: IRCA ввел значительные юридические, финансовые и общественные риски в связи с несоблюдением требований и заставил работодателей обеспечить соблюдение иммиграционных законов.

Обновления формы I-9

Хотя некоторые федеральные документы остаются неизменными в течение многих лет, обновления формы I-9 более распространены. В последние годы усилились правоприменительные меры, поэтому сейчас для работодателей как никогда важно обновлять формы I-9, чтобы избежать гражданских штрафов и уголовных наказаний.

USCIS выпустила новую версию формы I-9 31 января 2020 года, но работодателям было разрешено использовать предыдущую версию до 30 апреля 2020 года. Новая версия формы I-9 очень похожа на предыдущую версию формы. форма с небольшими изменениями.

Новая форма I-9 включает измененное поле «Страна выдачи» в Разделе 1 и измененное поле «Орган выдачи» в Разделе 2, чтобы включить Эсватини и Северную Македонию.

Изменения в инструкциях формы I-9 включают:

  • Разъяснение того, кто может действовать в качестве уполномоченного представителя работодателя,
  • Обновленные веб-адреса USCIS,
  • Разъяснение приемлемых документов,
  • Обновленный процесс запроса бумажных форм I-9 ,
  • Обновлено Уведомление о конфиденциальности DHS.

Хотя изменения в новой форме I-9 кажутся незначительными, они предоставляют хорошую возможность для пересмотра политики найма и обеспечения того, чтобы работодатели правильно заполняли и сохраняли форму. Все, кто участвует в проверке I-9, должны использовать самую последнюю версию, чтобы обеспечить соответствие I-9 и избежать нарушений формы и штрафов.

С помощью решения проверки I-9, полностью настраиваемого в соответствии с вашими потребностями, вы возьмете под контроль соответствие I-9, минимизируете администрирование персонала и замените бумажную работу, физическое хранение и обслуживание соответствующими, организованными и полностью безбумажными процессами.

13. Избегайте дорогостоящих ошибок с помощью успешной проверки I-9

Форма I-9 позволяет работодателям не только определять право сотрудников на работу в Соединенных Штатах, но и предотвращать дискриминацию в отношении лиц иностранного происхождения и гражданства. Учитывая возросшую интенсивность и частоту проверок формы I-9 иммиграционной и таможенной службой США, работодатели должны быть уверены, что они соблюдают правила для формы I-9. В противном случае они могут столкнуться с штрафами или даже судебными исками со стороны правительства.

Инструкции по проверке формы I-9 очень специфичны. Если все разделы формы I-9 не заполнены полностью и правильно, не датированы точно, не обновлены с внесением изменений и исправлений, при необходимости перепроверены и сохранены в соответствии с федеральными руководящими принципами, предприятия подвергаются высокому риску штрафов и уголовных наказаний.

Чтобы обеспечить максимальное соответствие предприятий требованиям E-Verify и I-9, а также предотвратить возможные штрафы, работодатели могут полагаться на программное обеспечение электронной проверки I-9 как на бесценный инструмент для отслеживания и хранения документации.Программное обеспечение для автоматизированной проверки I-9 помогает минимизировать риски благодаря встроенным механизмам контроля качества, легкому доступу к сохраненным I-9, немедленному уведомлению об истечении срока действия разрешения на работу, интеграции с E-Verify и мерам безопасности данных. Таким образом, процесс проверки I-9, который обычно воспринимается как сложный и пугающий, становится простым, безопасным и эффективным.

Информация, содержащаяся в этом документе, носит общий характер, не предназначена и не должна толковаться как юридическая, кадровая или как мнение Emtpech.Пожалуйста, свяжитесь с Emptech или другим профильным специалистом, прежде чем действовать в соответствии с какой-либо информацией, представленной в этом документе. Мы рекомендуем соблюдать осторожность при рассмотрении действий на основании любой информации, представленной в этом документе, поскольку она может быть неприменима или не подходить для конкретных нужд зрителя. Emptech не берет на себя никаких обязательств по обновлению каких-либо изменений в законах, правилах или нормативных актах, которые могут повлиять на информацию, содержащуюся в данном документе. Без явного письменного разрешения от Emptech никакая часть этого документа не может быть воспроизведена, повторно передана или иным образом распространена в любой форме и любыми средствами, включая, помимо прочего, фотокопирование, электронную, факсимильную передачу или использование любых других система хранения и поиска информации.

Необходимые документы о трудоустройстве | Высшая школа

Новые сотрудники и повторно нанимаемые (если последняя форма I-9 была заполнена более 3 лет назад) должны заполнить документы о трудоустройстве до начала любой работы в Western.

Осенний квартал TAs официальная дата начала приема на работу — 16 сентября.

1) Форма W-4

Скачать форму W-4.

Заполните, распечатайте и отправьте в отдел кадров.

Пожалуйста, укажите ваш постоянный адрес или адрес, по которому вы хотите, чтобы ваш W-2 был отправлен по почте в январе.Заполненная форма W-4 с действующим номером социального страхования или отметка о подтверждении, если вы подаете заявление на получение номера социального страхования, является условием работы в WWU. Отдел кадров требует эту форму до обработки платежной ведомости.

Если вы продолжаете работать помощником или работать по найму с предыдущего года, W-4 уже находится в файле. Если вы хотите изменить количество освобождений, отправьте новую форму W-4 в отдел кадров. Если ваш адрес W-2 изменится, отправьте онлайн-форму для изменения адреса из своей учетной записи Web4U.(Примечание: это тот же сайт, на котором вы можете изменить свой почтовый или постоянный адрес.)

2) Форма I-9

Скачать форму I-9.

HR в настоящее время заполняет все новые документы о найме через Zoom, и для всех заполнений I-9 требуется запись. Это будет продолжаться до тех пор, пока мы не сможем вернуться к работе в кампусе, и будет применяться к людям в этом районе и к тем, кто не является местным. Когда вы будете готовы заполнить форму I-9, свяжитесь с отделом кадров по адресу [email protected] или по телефону 360-650-7718, чтобы записаться на прием.Вы должны отправить форму I-9 и предоставить приемлемые документы, удостоверяющие личность , до начала работы .

Подтверждение права на трудоустройство требуется Министерством внутренней безопасности США для целей трудоустройства. I-9 должна быть заполнена не позднее 16 сентября для осеннего квартала TAs . Оригинал хранится в отделе кадров. Эта форма требуется до обработки платежной ведомости. Задержка с отправкой в ​​HR может означать задержку в получении вашего платежного чека.

3) Информационная форма сотрудника

Заполните и отправьте онлайн-форму электронной подписи.

Дополнительные формы

Разрешение на прямой депозит

Онлайн-регистрация

Если вы предпочитаете заполнить бумажную форму, заполните бумажную форму и отправьте в отдел кадров.

Что нужно знать о документации для сотрудников

Как владелец бизнеса, если у вас есть сотрудники, вы несете юридическую и этическую ответственность за все документирование и ведение точного учета.Это включает в себя оформление документов с первого дня до дня, когда они уезжают. Если вы не уверены в том, что именно вам нужно сохранить и какие действия необходимо предпринять, в этой статье вы пройдете через каждый стандартный шаг. Имейте в виду, что могут быть другие требования в зависимости от конкретных ситуаций и состояния, в котором вы ведете бизнес.

Оглавление

Посмотреть больше

Оформление документов в первый день

В первый день приема на работу сотрудники должны быть загружены большим количеством документов.Это обычное дело, и вы обычно не получите никаких вопросов от нового сотрудника о том, зачем им это нужно. Сотрудники привыкли к этому типу процесса, когда начинают новую работу. Однако, если вы не уверены в том, что именно вам нужно, этот список документов и роль, которую они выполняют, помогут вам разработать пакет первого дня для новых сотрудников.

  • Налоговые формы — Независимо от того, в каком штате вы ведете бизнес, ваши сотрудники должны заполнить форму W-4, которая является федеральной налоговой формой IRS.Он также известен как Свидетельство о удержании удерживаемого пособия наемного работника. Это форма, которая сообщит вам статус подачи документов сотрудника, чтобы вы могли гарантировать, что правильная сумма налогов будет списываться в каждый платежный период. В дополнение к этой налоговой форме, многие штаты также требуют заполнения налоговой формы, чтобы определить статус их государственной регистрации. Вы должны проверить с законами своего штата, чтобы определить, следует ли это включать в ваш пакет.
  • Форма I-9 USCIS — Форма I-9 — это форма подтверждения права на трудоустройство, требуемая на федеральном уровне.Сотрудники должны заполнить первый раздел формы в первый же день работы. Цель этой формы — гарантировать, что сотрудник имеет законное право работать в Соединенных Штатах, а также способ доказать, что он такой, каким он себя называет. После того, как они заполнили первый раздел этой формы, они должны предоставить вам оригинальную документацию. Вы сделаете копии этой документации для подтверждения оформления документов и вернете оригиналы сотруднику. Эту документацию вы также будете использовать для заполнения остальной части формы.Документация, которую они могут предоставить на законных основаниях в качестве доказательства, указана в документах I-9. Эта форма должна храниться в отдельной папке от других документов сотрудников, как того требует закон.
  • Форма сообщения о новом найме — В некоторых штатах требуется, чтобы новый сотрудник заполнил эту форму. Это форма, которую правительство штата будет использовать, чтобы определить, должен ли работник алименты на ребенка, которые должны будут выплачиваться из его чека. Эта форма включает основную идентифицирующую информацию, которую сотрудник должен иметь в наличии в первый же день.
  • Бланки льгот — Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, вам нужно будет предоставить им бланки регистрации, которые они смогут заполнить за вас. Даже если им не нужно заполнять их в первый день, что часто бывает, вы все равно должны взять за правило заранее предоставлять им информацию и формы. Эта информация должна включать в себя доступные льготы, стоимость этих льгот как для отдельного сотрудника, так и для его семьи (для таких вещей, как медицинское и стоматологическое страхование), а также варианты плана, если таковые имеются.
  • Разные формы — У вас может быть несколько других форм, которые вам необходимо заполнить сотрудником. Это не требуется по закону, но вы можете сделать это наилучшим образом. Например, вы можете захотеть иметь формы, которые запрашивают контактную информацию в экстренных случаях, информацию об автомобиле, а также информацию для прямого депозита и банковскую информацию. Опять же, хотя это и не требуется, может быть хорошей идеей предложить такие вещи, как прямой депозит и предоставить своим сотрудникам формы.
  • Соглашение по желанию — Это форма, которую вы разработаете для своего бизнеса. Он служит юридическим документом, который подписывает сотрудник. Этот документ обычно содержит заявление о том, что сотрудник признает, что прием на работу осуществляется по желанию обеих сторон. Это означает, что их можно отпустить в любое время и по любой причине, и они могут делать то же самое. Некоторые компании предпочитают делать это как часть процесса подачи заявки, но другие делают это как часть документов первого дня.Некоторые состояния считаются произвольными, а некоторые — нет. Вам следует ознакомиться с местным законодательством, прежде чем добавлять его в свой пакет.
  • Соглашение о недопустимости конкуренции — Еще один юридический документ, который вы, возможно, захотите подписать своим сотрудникам, — это соглашение о недопущении конкуренции. С таким соглашением сотрудник, по сути, обещает с юридической точки зрения, что он не будет конкурировать с бизнесом. Это распространяется на определенный период после прекращения работы и не дает им возможности работать у конкурента.Следует иметь в виду, что этот тип соглашения является законным не во всех штатах, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы не заставляете сотрудников подписывать что-то незаконное. Кроме того, они должны быть разумными в том смысле, что период времени и географический регион, на которые вы ссылаетесь в соглашении, не превышают ожидаемых. Вы должны убедиться, что то, чего вы ожидаете, является разумным как для компании, так и для отдельного сотрудника.
  • Соглашение о неразглашении — Вы также можете рассмотреть возможность добавления соглашения о неразглашении в свой пакет.Это еще один юридический договор, который, по сути, требует от сотрудника обещания не разглашать и не разглашать информацию частной компании, конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Это тот тип документации, который вы захотите иметь, если у вас есть конфиденциальные списки клиентов, конкретные формулы для ваших продуктов или другая конфиденциальная информация. Если есть вероятность, что эта информация будет предоставлена ​​сотруднику, вы должны убедиться, что он подписал это соглашение о неразглашении, чтобы лучше защитить ваш бизнес.В этот документ должно быть включено объяснение возможной конфиденциальной информации, условий, способов обработки информации и возможных наказаний за нарушение соглашения.
  • Соглашение о запрете на вымогательство — Если у вас есть список клиентов, которых вы хотите защитить, другим юридическим документом, который следует рассмотреть, является соглашение о запрете на вымогательство. Этот тип соглашения требует от сотрудника согласия не привлекать клиентов вашего бизнеса и даже сотрудников компании к чему-либо, кроме деловых целей.Следует также указать, что, если они больше не работают с компанией, им вообще не следует связываться с ними. Если сотрудник отвечает за привлечение новых клиентов в ваш бизнес, вы можете добавить в соглашение пункт, исключающий некоторых людей, например их друзей или членов семьи. Кроме того, он также должен запрещать контакты, чтобы увезти их из компании, но не должен включать тех, кто уходит самостоятельно, если сотрудник увольняется из компании.
  • Арбитражное соглашение — Арбитражное соглашение — это то, что вы можете рассмотреть, если хотите избежать любых потенциальных судебных исков.Это соглашение, которое требует от сотрудников отказаться от своих прав на судебный процесс против вашего бизнеса, связанный с наймом. Вместо этого требуется, чтобы все эти потенциальные вопросы были переданы в арбитраж. Это помогает бизнесу, потому что это частное разбирательство, которое быстрее и проще для обеих сторон.

Это всего лишь примерный список некоторых документов, которые нужно включить в пакет вашего сотрудника. Некоторые из них требуются по закону, другие — нет; вы можете решить, хотите ли вы их включить, если это возможно.Имейте в виду, что в некоторых штатах все еще могут потребоваться дополнительные формы, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы покрываете всю необходимую документацию в вашем районе, когда дело доходит до первого дня сотрудника.

Документирование эффективности сотрудников

Помимо ведения файла сотрудников на основе документов, необходимых в первый день, вы также должны задокументировать производительность сотрудников. Это важно по разным причинам, включая:

  • наличие доказательств в поддержку повышения по службе или признания сотрудника;
  • предоставление доказательств проблем с производительностью и их своевременного обсуждения;
  • предоставляет историю улучшений сотрудников или проблем с течением времени, чтобы показать события, как они происходили, и как ими управляли;
  • предоставление документации в поддержку увольнения сотрудника, повышения или понижения заработной платы или даже причин, по которым оплата не увеличивалась или не уменьшалась; и
  • , демонстрирующее, что любые проблемы с производительностью обсуждались с сотрудником и что им было дано достаточно времени для улучшения.

Что и когда документировать

Когда дело доходит до документирования результатов работы сотрудников, важно понимать, что документировать. Вы всегда должны документировать результаты работы сотрудников, будь то положительные или отрицательные. Вам необходимо задокументировать то, что было сказано в разговоре или встрече с сотрудником, чтобы обсудить эти вещи. Кроме того, если во время разговора будут достигнуты какие-либо договоренности, такие как цель, требуемые улучшения или сроки, это должно быть задокументировано.Это касается обеих сторон и должно включать в себя то, что менеджер сказал или согласился. Каждый раз, когда проводится собрание для обсуждения производительности, вы должны убедиться, что это задокументировано.

Как показывает практика, для каждого сотрудника должно проводиться не менее двух проверок эффективности ежегодно. Многие компании предпочитают делать это в середине и в конце года. Это хорошая практика, потому что вы можете сообщить сотруднику о любых проблемных областях в середине года, чтобы они могли поработать над ними до проверки в конце года.Однако, если вы имеете дело с сотрудником, у которого проблемы с производительностью, вы можете чаще встречаться с ним, чтобы обсудить улучшения, составленный план и многое другое. Хотя рекомендуется минимум два раза в год, вы всегда можете делать больше, если хотите.

Как документировать

Помимо знания того, что документировать, вы также должны знать лучший способ документирования. Лучшая практика — записывать информацию во время встречи или сразу после ее окончания.Это связано с тем, что информация еще очень свежая, и если вы подождете день или больше, чтобы ее задокументировать, вы можете забыть некоторые ключевые части соглашения. Это повлияет на качество документации, потому что она основана на памяти, а не на том, что на самом деле произошло на собрании. Вы не должны пытаться восстановить информацию в документации позже, потому что это может создать нежелательный риск для компании. Вместо этого документация должна всегда быть чистой, организованной, аккуратной и содержательной.Кроме того, вам следует избегать мнений, потому что они не всегда основаны на фактах. Вам не следует пытаться интерпретировать поведение сотрудника, а вместо этого обрисовывать его поведение, чтобы любой, кто позже прочитает документацию, мог прийти к своим собственным образованным решениям.

Ведение файлов

После того, как вы собрали все файлы для сотрудника, вы также должны сделать все возможное, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Например, если ваш сотрудник изменяет свои налоги или информацию о прямом депозите, вам следует поместить новые копии форм в его файл.Кроме того, каждый раз, когда вы предоставляете отзыв о производительности сотрудников, вы должны включать его в файл. Вы должны иметь возможность переходить к файлу сотрудника и каждый раз находить самую свежую информацию. Для этого вы должны следить за тем, чтобы файлы сохранялись каждый раз при изменении. Вы должны сделать привычкой регулярно хранить новые документы и формы, чтобы вы знали, что файлы ваших сотрудников ведутся аккуратно. Это также важно в том случае, если вы в любое время подвергаетесь аудиту и вам нужно вытащить эти файлы, чтобы показать свою документацию.

Позвольте нам помочь вам начать работу сегодня. Щелкните здесь, чтобы создать свои кадровые документы.

Контрольный список для новых сотрудников в Калифорнии

Калифорнийские работодатели предъявляют множество требований штата и местных властей к найму в отношении различных уведомлений, которые должны быть предоставлены новым сотрудникам. Работодатели также должны внимательно изучить документацию о приеме на работу, чтобы убедиться, что дополнительные документы, которые могут принести пользу компании, также предоставляются новым сотрудникам. В пятницу в пятницу излагаются пять ключевых областей, которые работодатели должны учитывать при разработке своего нового контрольного списка найма:

1.Письмо-предложение.

Письма с предложениями должны содержать как минимум следующие пункты:

  • Условия работы
  • Должностные обязанности
  • Дата начала
  • Статус занятости по желанию
  • Освобожденный или не освобожденный статус
  • Заработная плата
  • Льготы, если таковые имеются
  • Другие условия работы (например, кандидат должен пройти медицинский осмотр, тест на наркотики или проверку биографических данных)

2. Предоставьте новому сотруднику справочник сотрудника и получите подписанное уведомление о получении.

3. Предоставить необходимых форм и брошюр.

Работодатели Калифорнии должны предоставить следующие документы, например:

  • Проверка права на трудоустройство I-9 завершена
  • Заполненные формы W-4 для удержания федеральных налогов и налогов штата
  • Брошюра о времени найма работникам: форма назначения личного хиропрактика или акупунктуриста и форма назначения личного врача
  • Брошюра о сексуальных домогательствах (DFEH-185P)
  • Брошюра о страховании по инвалидности EDD (форма DE 2515)
  • Брошюра об оплачиваемом семейном отпуске (форма DE 2511)
  • Уведомление о заработной плате и трудоустройстве для сотрудников (раздел 2810 Трудового кодекса.5) (Форма DLSE-NTE). Эта форма требуется только для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, и более подробную информацию о форме можно прочитать здесь.
  • Новые варианты покрытия на рынке медицинского страхования и форма медицинского страхования (Форма OMB № 1210-0149)
  • Общее уведомление о правах на продолжение страхового покрытия в соответствии с Законом о консолидированном омнибусном бюджете (COBRA) (если 20 или более сотрудников и работодатель предлагают план медицинского страхования)
  • Брошюра о правах жертв домашнего насилия, сексуального насилия и преследования
  • Разрешение на работу для несовершеннолетних (если применимо) (форма CDE B1-4)

Обратите внимание, что многие из перечисленных выше государственных форм должны быть предоставлены сотруднику на его основном языке.Работодатели также должны проверить свои местные города и округа, чтобы убедиться, что они предоставляют любые другие необходимые документы. Например, город Сан-Диего требует, чтобы работодатели предоставили и подтвердили получение сотрудником формы уведомления о заработанном отпуске по болезни и минимальной заработной плате.

4. Подать отчет о новом сотруднике (-ах) в течение 20 дней с даты приема на работу (форма DE 34).

5. Заполните любые другие требования или документы, специфичные для работодателя:

  • Арбитражное соглашение
  • Ориентационные / учебные документы
  • Соглашение о конфиденциальности / неразглашении
  • Форма прямого депозита
  • Любые другие специальные формы компании

документов, необходимых для подтверждения работы I-9 — Свидетельство о рождении в США

Если вы ищете работу в США.S., вам нужно будет предоставить потенциальным работодателям несколько документов, которые выходят за рамки вашего резюме и сопроводительного письма.

Фактически, если вы не подтвердите свою личность и право на работу в США , компании не смогут нанять вас, как бы они ни были впечатлены во время вашего собеседования. Это относится как к поступающим впервые, так и к опытным профессионалам, ищущим новые задачи.

Вы можете использовать несколько документов в качестве удостоверения личности и разрешения на работу в U.S. Продолжайте читать эту статью, чтобы узнать, какие из них вам понадобятся и как их получить.

Кому и когда нужны документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу?

Всем работникам в США нужны эти документы для успешного приема на работу. Как было объяснено, не имеет значения, сколько времени вы проработали на рынке труда, вы должны держать под рукой документ, удостоверяющий личность, и разрешение на трудоустройство.

Необязательно приходить на собеседование с распечатанной копией этих документов, хотя некоторые кандидаты предпочитают это делать.Обычно после того, как делается предложение о работе , отдел кадров просит вас их предоставить.

Тем не менее, настоятельно рекомендуется заранее получить заверенные копии ваших жизненно важных записей и других документов, чтобы не было задержек и проблем с вашим новым контрактом.

Какие документы необходимы для подтверждения I-9?

Все работодатели должны заполнить форму I-9 для каждого специалиста, которого они хотят нанять в Соединенных Штатах, независимо от того, является ли будущий сотрудник U.С. гражданин или нет. Сотрудники также должны заполнить копию своей формы.

Форма I-9 используется для проверки личности и права на работу . Форма должна сопровождаться приемлемыми подтверждающими документами I-9. Определенным категориям лиц могут быть выданы специальные документы I-9. Документы I-9 должны быть получены в соответствующем органе выдачи.

Документы

I-9 разделены на 3 списка приемлемой документации в зависимости от того, что они могут доказать и могут ли они использоваться отдельно в качестве доказательства.Списки выдаются Службой гражданства и иммиграции США. Продолжайте читать, чтобы найти 3 полных списка ниже, включая категорию подходящих лиц и соответствующие органы, которые выдают документы.

Список A: Проверочные документы I-9

Документы в списке А служат двойной цели, так как их можно использовать как подтверждение личности , а также как свидетельство разрешения на работу .

Это означает, что, если не указано иное, предоставление только одного следующего будет достаточно для соответствия требованиям проверки I-9:

Тип документа Орган выдачи Категория персонала
Действительный U.S. Паспорт / Паспортная карта США Указано в правом нижнем углу страницы с фотографией в паспорте / Государственного департамента США. Гражданин США / Гражданин США, не являющийся гражданином США
Карта постоянного жителя (известная как Зеленая карта) или Карта регистрации иностранца (форма I-551) с фотографией USCIS (Служба гражданства и иммиграции США) Законный постоянный житель
Карточка предыдущего постоянного жителя с подписью USCIS (Служба гражданства и иммиграции США) Законный постоянный житель
Действительная карта временного резидента USCIS (Служба гражданства и иммиграции США) Иностранец, получивший разрешение на работу
Действительный документ о разрешении на работу, выданный с фотографией (форма I-766) Министерство внутренней безопасности США Иностранец, получивший разрешение на работу
Действующая карта разрешения на работу Министерство внутренней безопасности США Иностранец, получивший разрешение на работу
Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с отметкой о прибытии / отбытии и разрешением на работу (имя в паспорте и имя в форме должны точно совпадать) Страна выдачи заграничного паспорта Иностранец, получивший разрешение на работу
Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии или Республики Маршалловы Острова с формой I-94 или формой I-94A Страна выдачи заграничного паспорта Иностранец, получивший разрешение на работу
Заграничный паспорт, содержащий штамп формы I-551 или печатную пометку формы I-551 (имя в паспорте и имя в форме должны точно совпадать) Страна выдачи заграничного паспорта Законный постоянный житель

Список B: Допустимые формы удостоверения личности для работы

Документы

I-9 в списке B служат в качестве удостоверения личности , но не подтверждают право на работу в США.С.

Тип документа Орган выдачи Категория персонала
Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное федеральным органом или органом штата США. Карточка должна включать фотографию или идентифицирующую информацию о человеке, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз, адрес. Государство, в котором были выданы водительские права (для водительских прав) Гражданин США.S. / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Удостоверение личности Вооруженных сил США или досье на призыв Военное отделение, из которого был выдан военный билет или призывной билет Гражданин США / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Регистрационная карточка избирателя Округ или территория, из которых была выдана регистрационная карта избирателя Гражданин США.S. / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Морская карта торговца береговой охраны США Береговая охрана США Гражданин США / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Племенной документ коренных американцев Племя коренных американцев, из которого был составлен документ Гражданин США.S. / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады Канадская провинция или территория, в которой были выданы водительские права Гражданин США / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу

Если вам меньше 18 лет , вы можете подтвердить свою личность одним из следующих способов:

Тип документа Орган выдачи Категория персонала
Школьная успеваемость или табель успеваемости Школа, в которой была выдана школьная успеваемость или табель успеваемости Гражданин США.S. / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Справка из поликлиники, врача или больницы Клиника, врач или больница, из которых была выдана запись Гражданин США / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Запись в детский сад или детский сад Детский сад или детский сад, из которого была выдана запись Гражданин США.S. / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу

Список C: Какие документы подтверждают разрешение на работу?

I-9 документы, включенные в список C, представляют собой подтверждение права на трудоустройство :

Тип документа Орган выдачи Категория персонала
Карточка социального обеспечения США * Управление социального обеспечения Гражданин США.S. / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Свидетельство о рождении (форма FS-545 или форма DS-1350) Государственный департамент США Гражданин США / Гражданин США, не являющийся гражданином США
Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении из США или отдаленного владения США с официальным морским номером. Штат США.С., с которого выдан сертификат Гражданин США / Гражданин США, не являющийся гражданином США
Свидетельство о гражданстве США (форма N-560 или N-561) INS (Служба иммиграции и гражданства) Гражданин США
Свидетельство о натурализации (форма N-550 или N-570) INS (Служба иммиграции и гражданства) Гражданин США.S. / гражданин США, не являющийся гражданином гражданина США
Племенной документ коренных американцев Индейское племя, из которого был выдан документ Гражданин США / негражданин США / законный постоянный житель / иностранец, имеющий разрешение на работу
Удостоверение гражданина США (форма I-197 INS (Служба иммиграции и гражданства) Гражданин США / негражданин СШАС.
Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом США (форма I-179) INS (Служба иммиграции и гражданства) Гражданин США / Гражданин США, не являющийся гражданином США
Действительное разрешение на работу (кроме тех, которые включены в Список A) Министерство внутренней безопасности Гражданин США / негражданин СШАS. / Законный постоянный житель / Иностранец, имеющий разрешение на работу
Консульский отчет о рождении за границей (форма FS-240) Государственный департамент США Гражданин США / Гражданин США, не являющийся гражданином США

Вы не можете использовать этот документ, если он гласит:

  • «Недействительно для работы» (обычно выдается иностранцам-неиммигрантам, не имеющим разрешения на работу)
  • «Действительно для работы только с авторизацией INS»
  • «Действительно для работы только с разрешения DHS»

Поскольку люди должны подтвердить свою личность и право на работу в Соединенных Штатах, те, кто предоставил элемент из списка C, должны также предоставить элемент списка B и наоборот.

Могу ли я предоставить краткую форму свидетельства о рождении в качестве разрешения на работу?

, не рекомендуется использовать краткую форму свидетельства о рождении в качестве доказательства права на работу. Краткие свидетельства о рождении (также известные как информационные свидетельства о рождении) различаются в зависимости от законодательства штата, но часто представляют собой выдержку из оригинального свидетельства, которая не включает подробную информацию о его владельце.

Полное свидетельство о рождении — это оригинал документа или его заверенная копия, которая включает всю необходимую информацию в свидетельстве о рождении.

Хотя некоторые штаты принимают краткие свидетельства о рождении для юридического подтверждения личности и / или гражданства, лучше всего получить официальное свидетельство о рождении в качестве подтверждающего документа I-9.

разрешительных документов на работу | Как получить разрешение на работу EAD

Иностранные граждане должны иметь разрешение на работу в США. Некоторые неиммиграционные визы, такие как H-1B или L-1, разрешаются сами по себе. Однако другие автоматически не позволяют вам работать.Работа без разрешения на работу является нарушением трудового законодательства, которое может привести к наказанию таких сотрудников и организации, в которой они работают.

Чтобы получить работу в США на законных основаниях или остаться в ней, вам необходимо подать заявление и получить действующий документ о разрешении на работу (EAD) в Службе гражданства и иммиграции США (USCIS). Карта EAD — это лицензия, подтверждающая ваше право подать заявку и принять предложение о работе в США

.

Как подать заявление на разрешение на работу EAD: пошаговое руководство

Заполните форму I-765

Вам нужно будет подать форму I-765, чтобы подать заявление на разрешение на работу.Форма доступна на веб-сайте USCIS для бесплатной загрузки и имеет различные разделы, содержащие несколько вопросов, большинство из которых не требуют пояснений. Вам нужно будет заполнить разделы формы, применимые к вашему делу.

Перед подачей вам будет предложено предоставить соответствующие документы в качестве подтверждающих доказательств. Статус вашей категории будет определять типы материалов, которые вы должны будете предоставить. Чтобы избежать ошибок, попробуйте сначала пройти инструкции по заполнению формы, которые также доступны на сайте бесплатно.Перед заполнением формы проверьте статус категории и убедитесь, что вы понимаете требования.

Приложите подтверждающие доказательства, подтверждающие право на участие

Каждый заявитель EAD должен доказать, что он соответствует требованиям для работы в США. Вам необходимо будет предоставить форму I-765 с копиями документов, подтверждающих, что вы являетесь подходящим кандидатом. Некоторые из общих документов, которые необходимо предоставить, включают:

  • Копия вашей записи о прибытии / отбытии I-94. Это должно быть спереди и сзади
  • Копия государственного удостоверения личности (e.грамм. заграничный пасспорт). Если вам ранее был выдан EAD, вы должны предоставить копию вашего последнего EAD.
  • Две одинаковые фотографии на паспорт
  • Если вас представляет аккредитованный представитель или поверенный, вам нужно будет отправить форму G-28.

Помимо вышеуказанных документов, USCIS может также запросить у вас другие предметы в зависимости от вашего случая. В этом контрольном списке заявки EAD приводится разбивка того, что требуется от каждого заявителя. Не прилагайте оригиналы документов к своей I-765, если вас специально не попросит USCIS.

Приложите пошлину за подачу заявки

Чтобы ваша форма была обработана USCIS, вы должны приложить необходимую плату. В настоящее время сбор за регистрацию разрешения на работу составляет 410 долларов, а сбор за биометрические данные — 85 долларов, что означает, что вы заплатите в общей сложности 495 долларов.

Этот сбор можно оплатить денежным переводом, кассовым чеком, персональным чеком или кредитной картой. Вы не можете платить наличными. Если это ваша первоначальная заявка и вы принадлежите к одной из следующих категорий, вы не обязаны платить регистрационный сбор:

  • Беженцы; получившие убежище или условно освобожденный беженец
  • N-8 или N-9 неиммигрантский
  • Гражданин Микронезии, Маршалловых островов или Палау
  • Задержание или депортация
  • Т-1 Неиммиграционный
  • U-1 Не иммигрант
  • Самостоятельная петиция VAWA
  • Зависит от определенных иностранных правительств, международных организаций или персонала НАТО

Другие заявители, не перечисленные выше, также могут иметь право запросить освобождение от уплаты сбора, особенно те, кто испытывает финансовые трудности.

Отправьте заявку в EAD

Перед отправкой формы дважды проверьте требования, чтобы убедиться, что в форме нет ошибок, и все необходимые документы были приложены. Вам также нужно будет проверить веб-сайт на правильный адрес для отправки формы. Лучший способ убедиться, что форма была заполнена правильно, — обратиться к иммиграционному адвокату.

У каждой категории есть назначенный адрес, если вы отправляете по почте.У вас также есть возможность подать онлайн-заявку. Перед отправкой убедитесь, что вы сделали и сохранили копии всех документов и чеков, так как они могут вам понадобиться позже.

Разрешение на трудоустройство Какое время обработки

Заявления о разрешении на работу обычно занимают до 90 дней, прежде чем USCIS примет решение. При подаче заявки вам необходимо будет заполнить и приложить электронное уведомление G-114 о принятии заявки / петиции и прикрепить его к первой странице вашего I-765.

Это позволит вам получать обновления о статусе обработки. USCIS отправит вам сообщение, чтобы сообщить, что ваше заявление получено. Вы также получите уведомление о дате и времени вашего биометрического скрининга, которое будет проводиться в вашем местном Центре поддержки приложений USCIS (ASC).

После всего процесса USCIS отправит вам уведомление о том, что ваше заявление о разрешении на работу было одобрено или отклонено. Если ваше заявление будет отклонено, вам сообщат причины отказа.Вы можете избежать задержки или отказа, убедившись, что все на месте с исходной формой.

Также не забудьте поставить свою подпись в форме. Сотрудники USCIS не будут обрабатывать заявки без подписи заявителя. Если ваше заявление будет одобрено, ваша карта разрешения на трудоустройство (ламинированное пластиковое удостоверение личности) будет отправлено вам по почте.

Как долго действует документ о разрешении на работу?

Срок действия EAD зависит от категории приемлемости каждого заявителя.Это связано с тем, что USCIS не будет выдавать вам разрешение на работу, срок действия которого превышает срок действия вашей визы. Как правило, EAD выдается со сроком действия один год, и, в зависимости от вашего статуса, вам может быть разрешено продлевать его определенное количество раз, в зависимости от типа вашей визы. Чтобы продолжить работу в США на законных основаниях, вы должны подать заявление на продление EAD в течение 180 дней после истечения срока действия текущего.

Что делать, если на моей карте EAD есть ошибки?

Иногда разрешение на работу выдается с неверной информацией на карте.Эта ошибка может исходить от заявителя или от сотрудников USCIS. Если вы заметили неверную информацию в своей карточке, вы можете подать заявку на ее исправление.

Для получения неверной информации, связанной с ошибкой USCIS, вам необходимо отправить:

  • Письмо с объяснением ошибки
  • Подтверждающие документы, подтверждающие, что неверная информация произошла из-за ошибки USCIS
  • Карточка с ошибками

Для получения неверной информации, которая не связана с ошибкой USCIS, вам необходимо отправить:

  • Новый И-765
  • Сопроводительные документы
  • Оплатить другой регистрационный сбор
  • Карточка с ошибками

Невыполнение карты разрешения на трудоустройство

Обычно после утверждения вашего заявления в EAD USCIS генерирует и отправляет вам карту по почте.Однако бывают случаи, когда кандидаты не получают свои карты даже после того, как статус дела в Интернете указывает на то, что их карты были отправлены им по почте.

Если карта не будет доставлена, вам нужно будет создать запрос в USCIS. Вы можете сделать это, предоставив почтовой службе США номер для отслеживания полученного письма и другую необходимую информацию в вашем заявлении, такую ​​как номер квитанции, A-номер и дату, когда вы подали свой EAD.

Что делать, если мое заявление о предоставлении документов о разрешении на работу задерживается?

В прошлом заявители EAD, чьи решения по картам откладывались более чем на 90 дней, имели возможность запросить и получить временный EAD, который позволяет им продолжать работать на законных основаниях в ожидании окончательного решения по их заявлению.

Однако это было отменено в 2017 году. Вместо этого USCIS предусмотрела длительный период в 180 дней для подачи заявления на продление карты до истечения срока действия текущей. Это даст им достаточно времени для обработки заявки.

Таким образом, заявитель обязан подать заявку на продление как можно раньше, чтобы избежать задержки. Работа без действующего EAD называется незаконным трудоустройством.

Отказ в разрешении на работу

Если ваша заявка на EAD будет отклонена, вы получите письмо с указанием причины отказа.У вас будет возможность подать ходатайство о возобновлении или пересмотре разбирательства. Ходатайство о возобновлении дела должно быть основано на документальных доказательствах новых фактов, в то время как ходатайство о пересмотре дела должно быть основано на неправильном применении закона или политики в предыдущем решении USCIS.

Для любого из этих вариантов у вас должно быть достаточно доказательств в поддержку вашего требования. Вы также можете подать объединенные ходатайства для повторного открытия и повторного рассмотрения. Однако вы должны знать, что Управление по административным апелляциям по-прежнему имеет право поддержать или отменить ранее вынесенное решение.Вот почему так важно тщательно избегать любых ошибок, которые могут привести к отказу при подаче заявки на EAD.

Как наши иммиграционные поверенные могут помочь

Без разрешения на работу получение или сохранение работы в США для неиммигрантов юридически невозможно, и это может обернуться надвигающимися экономическими трудностями для вас и ваших иждивенцев. Быстро и тщательно заполненная форма I-756 с помощью профессионала поможет вам избежать задержек или отказа в вашей заявке.

В Immi-USA у нас есть команда иммиграционных юристов, которые имеют большой опыт в обработке EAD.Мы помогли многим нашим клиентам без промедления подать и получить разрешение на работу. По любому вопросу, касающемуся вашего EAD или любого другого иммиграционного вопроса, вы можете заказать консультацию у одного из наших юристов сегодня, просто заполнив эту бесплатную контактную форму.

.

Похожие записи

Вам будет интересно

Бизнес абрамовича – история успеха в бизнесе и биография

Бизнес и деньги – Где взять деньги на развитие бизнеса: 6 лучших способов

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко