Один документ, удостоверяющий личность (Список B) вместе с другим документом, подтверждающим право на трудоустройство (Список C).

СПИСОК A — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ И ПРАВО НА РАБОТУ

Эти документы устанавливают личность и право на работу в США и считаются приемлемым доказательством того и другого.

1. Паспорт США или паспортная карта США,
2. Форма I-551, карта постоянного жителя или карта регистрации иностранца,
3. Заграничный паспорт, содержащий временную печать I-551 или временную отметку I-551, напечатанную на машине. читаемая иммиграционная виза (MRIV),
4. Форма I-766, Документ о разрешении на работу (EAD), содержащий фотографию,
5. Для иностранцев-неиммигрантов, которым разрешено работать на основании их неиммиграционного статуса, заграничный паспорт с Формой I-94, имеющий то же имя, что и паспорт, и подтверждение их неиммиграционного статуса,
6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94, указывающей на неиммиграционный допуск в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI.

СПИСОК B — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ

При отсутствии любого из вышеуказанных документов сотрудник должен был бы представить два других: один для подтверждения личности, а другой — для подтверждения права на трудоустройство. Следующие документы могут установить личность сотрудника:

1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз. и адрес:
2. ID-карта, выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что она содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес,
3. Школьный идентификатор карточка с фотографией,
4. Регистрационная карточка избирателя,
5. У.S. Военный билет или призывной билет,
6. Удостоверение военного иждивенца,
7. Карта морского торговца береговой охраны США,
8. Племенной документ коренных американцев,
9. Водительское удостоверение, выданное властями Канады.

СПЕЦИАЛЬНЫЙ СПИСОК ДЛЯ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ ЛИЦ

Сотрудники, которые моложе 18 лет и, следовательно, не могут предоставить какие-либо из вышеуказанных документов, могут вместо этого предоставить соответствующие возрасту документы, в том числе:

1. Школьная справка или отчет карточка,
2. Справка из поликлиники, врача или больницы,
3. Справка из дневного или детского сада.

СПИСОК C — ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ПРАВО НА ЗАНЯТОСТЬ

Один из этих документов должен быть представлен в дополнение к документу из Списка B.

1. Карточка социального обеспечения США, выданная Управлением социального обеспечения, кроме карточки с указанием что он не действителен для приема на работу,
2. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (формы DS-1350, FS-545, FS-240),
3. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного орган власти штата, округа, муниципалитета или отдаленного владения Соединенных Штатов с официальной печатью,
4. Индейский племенной документ,
5. U.S. Citizen ID Card (форма I-197),
6. ID-карта для использования гражданином-резидентом в Соединенных Штатах (форма I-179),
7. Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек, выдан Министерством внутренней безопасности. Сюда не входит Форма I-766, Документ о разрешении на работу, из Списка A.

5. Форма I-9 для повторного найма

Повторный прием на работу зависит от политики компании и даты завершения предыдущей формы I-9.

Работодателям необходимо принять политическое решение: использовать Раздел 3 существующей I-9, когда это возможно, или пропустить анализ и просто заполнить новую форму I-9 для всех повторных наймов.

Работодатели могут использовать Раздел 3 Формы I-9 вместо создания нового, если они повторно нанимают сотрудника в течение трех лет с даты заполнения предыдущей Формы I-9.

Если сотрудники ранее указали, что они были иностранцами, которым разрешено работать в течение ограниченного периода, и этот период истек, работодатели также должны увидеть документ Списка A или C и должны записать информацию о документе в Разделе 3 — это называется повторной проверкой. . Если работодатели используют Раздел 3 для повторной проверки, им необходимо убедиться, что они используют самую последнюю версию формы I-9.

Если с момента заполнения первоначальной формы I-9 прошло более трех лет, работодатели должны заполнить новую форму I-9, рассматривая сотрудника как нового сотрудника для целей I-9.

6. I-9 для удаленного найма

Когда работодатели нанимают удаленных сотрудников, они должны обеспечить постоянное соответствие I-9 и соблюдение необходимых требований проверки I-9.

Когда работодатели не могут физически присутствовать с сотрудниками для проверки I-9, например, в ситуациях, когда работодатели нанимают удаленных сотрудников, они должны назначить уполномоченных представителей для заполнения формы I-9.

Когда работодатели назначают уполномоченных представителей, эти представители, включая сотрудников отдела кадров, мастеров, агентов или нотариусов, должны выполнять все обязанности по соблюдению требований формы I-9. Это означает, что они должны физически изучить документы, чтобы определить, относятся ли они к Списку приемлемых документов, приложенному к Форме I-9, и являются ли документы подлинными и связаны ли они с представившим их сотрудником.

Если работодатели назначают уполномоченных представителей для проверки формы I-9, важно иметь стандартные процедуры и инструкции. Инструкции должны включать шаги, которым должен следовать представитель, включать руководство для сотрудника о том, что делать после того, как представитель выполняет свою роль, и инструктировать представителя подписывать любую дополнительную деловую документацию, когда это необходимо.

Если работодатели назначают уполномоченных представителей для целей формы I-9, важно иметь стандартные процедуры и инструкции.Инструкции должны включать шаги, которым должен следовать представитель, включать руководство для сотрудника о том, что делать после того, как представитель выполняет свою роль, и инструктировать представителя подписывать любую дополнительную деловую документацию, когда это необходимо.

Когда работодатели назначают нотариусов в качестве уполномоченных представителей для заполнения формы I-9, нотариусы не действуют в своей роли нотариуса в этом процессе. Вместо этого нотариусы действуют как уполномоченные представители работодателей и поэтому не должны предоставлять нотариальные печати на Форме I-9.

Удаленная проверка I-9 во время пандемии COVID-19

Просмотр документов через веб-камеру был запрещен до 20 марта 2020 года, когда DHS объявило о временном изменении процедуры проверки и повторного подтверждения формы I-9. В связи со вспышкой коронавируса DHS разрешило удаленную проверку оригиналов документов по формуле I-9 с помощью электронного носителя, такого как онлайн-встреча, электронная почта или факс, при условии, что работодатели сохранят копии документов и заполнят форму I-9 в течение трех рабочие дни начала работы сотрудника.DHS продлило действие этой политики 19 мая, 19 июня и 18 июля, поэтому последнее продление истекает 19 августа.

Согласно USCIS, работодатели несут ответственность за любые нарушения в связи с Формой I-9, когда уполномоченные представители заполняют формы. С этой целью крайне важно, чтобы работодатели понимали надлежащие процедуры формы I-9 и обеспечивали соблюдение всеми уполномоченными представителями необходимого протокола и соответствия требованиям I-9.

Одним из изменений, внесенных в последнюю версию формы I-9, является то, что уполномоченным представителем может быть любое лицо, уполномоченное работодателем для заполнения и подписания формы от его имени.Это оказалось особенно полезным во время пандемии COVID-19, когда многие работодатели выбрали модель авторизованного представителя вместо традиционного процесса I-9.

Работодатели могут соблюдать требования формы I-9, даже если они не могут физически присутствовать на процессе I-9. Тем не менее, как работодателям, так и их назначенным представителям крайне важно соблюдать правильные процедуры и предотвращать возможные штрафы в случае проверки I-9 со стороны правительства.При надлежащем планировании и гарантиях работодатели должны иметь возможность обеспечить соответствие I-9 и минимизировать ответственность за нарушения в связи с самой формой I-9 или процессом проверки.

С этой целью электронная проверка I-9 позволяет удаленно заполнять форму I-9, обеспечивая своевременную отправку форм I-9 удаленными работниками. Переход на электронную проверку I-9 обеспечивает комплексную технологическую платформу для оптимизации всего этого процесса, что приводит к проактивному и согласованному подходу к адаптации удаленных сотрудников.

7. E-Verify: веб-система проверки I-9

Что такое E-Verify

E-Verify — это интернет-система, которая сравнивает информацию, введенную работодателем из формы I-9 сотрудника, Подтверждение права на трудоустройство для записей, доступных Министерству внутренней безопасности США и Управлению социального обеспечения для подтверждения права на трудоустройство.

E-Verify — единственная в своем роде бесплатная, быстрая онлайн-служба, которая в электронном виде подтверждает информацию сотрудника по миллионам государственных документов и предоставляет результаты за несколько секунд.

Является обязательной E-Verify

E-Verify является добровольной, за исключением работодателей с федеральными контрактами или субподрядами, содержащими пункт E-Verify Федерального постановления о закупках (FAR), требующий использования E-Verify для юридических сотрудников. К штатам, в которых уже действуют законы об использовании E-Verify, относятся Алабама, Аризона, Калифорния, Колорадо, Флорида, Джорджия, Айдахо, Иллинойс, Индиана, Канзас, Луизиана, Миннесота, Миссисипи, Миссури, Небраска, Северная Каролина, Оклахома, Пенсильвания, Род-Айленд. , Южная Каролина, Теннесси, Техас, Юта, Флорида и Вирджиния.

Тем не менее, закон, принятый в Конгрессе в 2017 году — Закон о юридических кадрах (HR 3711) — надеется сделать электронную систему проверки права на трудоустройство E-Verify обязательным и постоянным требованием для работодателей США, чтобы гарантировать, что нанимаемые ими работники имеют законное право на работу. В Соединенных Штатах.

Обязательное общенациональное использование E-Verify было включено в бюджет Белого дома на 2018 финансовый год с целью расширения стратегий правоприменения на рабочих местах за счет обязательного использования системы E-Verify для сокращения нелегальной занятости в масштабах всей страны.

Как работает E-Verify

1. Процесс E-Verify можно начать в любое время после заполнения формы I-9, но ни в коем случае не позднее, чем через три рабочих дня после фактической даты начала работы нового сотрудника.
2. Работодатель вводит информацию из формы I-9 в E-Verify. После того, как вся необходимая информация введена в систему, E-Verify сравнивает данные с записями в базах данных Управления социального обеспечения и Министерства внутренней безопасности.
3. Если информация совпадает, E-Verify вернет результат разрешения на работу, если информация совпадает.Если обнаружено несоответствие, E-Verify вернет результат Tentative Nonconfirmation (TNC). Подавляющее большинство дел решается в течение 3 дней.

Если сотрудник решит оспорить несоответствие, он должен связаться с соответствующим агентством для устранения несоответствия в течение восьми рабочих дней федерального правительства с даты направления. Если несоответствие устранено, будет возвращен результат «Разрешено трудоустройство». В противном случае будет отправлено окончательное неподтверждение, и сотрудник может быть уволен на основании E-Verify.

В ответ на быстро распространяющийся коронавирус DHS внесло изменения в сроки разрешения проблем E-Verify. С учетом многочисленных закрытий, связанных с COVID-19, и директив о социальном дистанцировании, период, предоставляемый сотрудникам для первоначального контакта с SSA или DHS, был временно приостановлен.

Преимущества использования E-Verify для проверки I-9

1. E-Verify доступен в любое время и в любом месте с компьютером и доступом в Интернет. Кроме того, работодатель может передать E-Verify назначенному стороннему агентству.
2. Результаты проверки I-9 выдаются быстро.
3. Возможные ошибки и несоответствия с правительственными отчетами могут быть точно обнаружены.
4. Инструмент фото E-Verify предотвращает подделку документов и гарантирует подлинность документов.
5. Это опровержимое предположение, что компании, должным образом использующие E-Verify, соблюдают соответствие I-9 и законы о приеме на работу.

8. Различные виды штрафов I-9

При проверке форм на соответствие I-9 агенты или аудиторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) могут обнаружить технические или процедурные нарушения. В этом случае работодателю дается десять рабочих дней на внесение исправлений.

Работодатель может получить денежный штраф за все существенные и неисправленные технические нарушения. Работодатели, у которых установлено, что они сознательно нанимали или продолжали нанимать неуполномоченных работников, будут обязаны прекратить незаконную деятельность, могут быть оштрафованы, а в определенных ситуациях могут быть привлечены к уголовной ответственности.Кроме того, работодатель, у которого будет установлено, что он сознательно нанял или продолжал нанимать неуполномоченных работников, может быть лишен права со стороны ICE, что означает, что работодатель не сможет участвовать в будущих федеральных контрактах и ​​получать другие государственные льготы.

Денежные штрафы за умышленный прием на работу и продолжение использования нарушений варьируются от 375 до 16 000 долларов за нарушение, причем повторные правонарушители получают штрафы в более высоком размере. Штрафы за существенные нарушения, включая непредставление формы I-9, варьируются от 110 до 1100 долларов за нарушение.При определении суммы штрафа ICE учитывает пять факторов: размер бизнеса, добросовестные усилия по соблюдению требований, серьезность нарушения, причастность к нарушению неуполномоченных работников и история предыдущих нарушений соответствия I-9.

9. Форма I-9 Compliance Guidance

Хотя процесс I-9 может показаться простым, важно убедиться, что вся информация, которую предоставляют сотрудники, является подлинной, чтобы избежать потенциальных аудиторских проверок и сборов за несоблюдение требований. Кроме того, существует множество типичных ошибок и ошибок, связанных с человеческим фактором, которые могут быть сделаны при заполнении и ведении записей I-9.Если работодатели не соблюдают соответствие I-9 или правильно заполняют документацию I-9, это может привести к несоблюдению правил иммиграционного и таможенного контроля (ICE), что приведет к суровым финансовым штрафам.

Предварительное неподтверждение (TNC)

Работодатели могут получить Предварительное неподтверждение (TNC), когда Министерство внутренней безопасности (DHS) или Управление социального обеспечения (SSA) определяет, что что-то, указанное в I-9, не соответствует их записям.

SSA TNC может быть выдано, потому что сотрудник:

• Гражданство или иммиграционный статус не был обновлен с помощью SSA,
• Об изменении имени не сообщалось в SSA,
• Имя, номер социального страхования или дата рождения неверны в Записи SSA,
• Запись SSA содержит несоответствие другого типа,
• Информация была введена работодателем неправильно.

DHS TNC может быть выдано, потому что:

• Имя, A-номер, номер I-94 и / или номер заграничного паспорта были неправильно записаны в записях DHS,
• Паспорт США, Паспортная карта, водительские права или Не удалось проверить данные удостоверения личности штата,
• Информация не была обновлена ​​в записях DHS сотрудника,
• Гражданство или иммиграционный статус изменено,
• Запись содержит ошибку другого типа,
• Информация была неправильно введена работодателем.

Что происходит, когда E-Verify возвращает результат TNC

1. Работодатель уведомляет сотрудника TNC.

Когда E-Verify отображает результат обращения TNC, работодатель должен сначала уведомить сотрудника TNC. Чтобы уведомить работника, работодатель должен распечатать Уведомление о дальнейших действиях (FAN) и предоставить его работнику. Уведомление о дальнейших действиях является важным документом, который позволяет сотруднику узнать:

• Является ли TNC SSA или DHS TNC. Это важно, потому что сотрудник должен знать, какое из этих агентств следует посетить или связаться, чтобы принять меры.
• Почему сотрудник получил ТНК.
• Какие возможности у сотрудника после получения TNC.
• Что должен сделать сотрудник, чтобы решить проблему TNC.

Уведомление о дальнейших действиях также содержит инструкции для работодателя по уведомлению сотрудника о TNC. В частности, работодатель должен:

• Распечатать Уведомление о дальнейших действиях и ознакомиться с ним в частном порядке с сотрудником.
• Прочтите для сотрудника «Уведомление о дальнейших действиях», если он не умеет читать.
• Предоставьте сотруднику английскую версию и версию на иностранном языке Уведомления о дальнейших действиях, если сотрудник не полностью понимает английский язык.
• Подпишите раздел работодателя на первой странице Уведомления о дальнейших действиях.
• Попросите сотрудника заполнить и подписать раздел для сотрудников на второй странице Уведомления о дальнейших действиях.
• Предоставьте работнику копию подписанного Уведомления о дальнейших действиях и храните оригинал в документации работодателя.

2. Сотрудник решает, оспаривать ли TNC.

Сотрудники также имеют определенные права и обязанности после получения TNC. После получения TNC сотрудник должен решить, оспаривать ли его, и указать это в Уведомлении о дальнейших действиях.

Сотрудник, решивший оспорить TNC SSA, должен посетить местный офис SSA в течение восьми рабочих дней федерального правительства, чтобы начать решение TNC. Сотрудник, решивший оспорить TNC DHS, должен позвонить в DHS в течение восьми рабочих дней федерального правительства, чтобы начать решение TNC.

Если сотрудник решает не оспаривать TNC, дело заканчивается окончательным неподтверждением, и работодатель может уволить сотрудника на основании E-Verify. На этом этапе работодатель должен закрыть дело в E-Verify и указать, был ли сотрудник уволен.

3. Работодатель передает дело сотрудника в SSA или DHS.

Сотрудник, решивший оспорить TNC, должен лично посетить местный офис SSA, если получен SSA TNC, или позвонить в DHS в течение восьми рабочих дней федерального правительства для получения TNC DHS.Когда работодатель передает дело, E-Verify генерирует подтверждение даты направления, которое работодатель должен распечатать и передать сотруднику. Подтверждение даты направления указывает сотруднику дату, к которой он или она должны посетить местный офис SSA или позвонить в DHS для решения TNC.

Также важно, чтобы работодатель предоставил копию Уведомления о дальнейших действиях сотруднику, чтобы он мог обратиться к нему за инструкциями по устранению несоответствия и показать его копию представителю, если он посетит местный офис SSA.

Если сотрудник оспаривает выданный DHS TNC из-за несоответствия фотографий, то есть работодатель указал, что фотография, показанная E-Verify, не соответствует фотографии в документе сотрудника, работодатель также должен сделать копию документа сотрудника предоставили и отправьте его на рассмотрение в DHS. Работодатель может отсканировать и загрузить изображение документа или отправить копию документа экспресс-почтой за счет работодателя.

Сотруднику должно быть разрешено продолжить работу, пока он или она устраняет несоответствие.Кроме того, работодатель не имеет права предпринимать какие-либо неблагоприятные действия, такие как отсрочка обучения или сокращение рабочего времени, против сотрудника из-за TNC, если статус дела — Сотрудник, переданный в SSA или DHS.

4. Сотрудник принимает меры для устранения несоответствия.

После того, как работодатель направит дело в E-Verify, у сотрудника есть восемь рабочих дней федерального правительства, чтобы посетить местный офис SSA или позвонить в DHS. При посещении SSA или обращении в DHS у сотрудника должно быть Уведомление о дальнейших действиях вместе со всеми необходимыми документами.Уведомление о дальнейших действиях объясняет, какие документы необходимы для устранения различных типов возможных несоответствий.

Если сотрудник не предпримет необходимых действий для разрешения TNC в течение 10 рабочих дней федерального правительства после передачи дела, E-Verify автоматически изменит статус дела сотрудника на SSA или окончательное неподтверждение DHS. Только после того, как сотрудник получит окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель может уволить сотрудника на основании E-Verify.

5.Обновления кейсов в E-Verify.

Если сотруднику удастся устранить несоответствие, SSA или DHS обновят свои записи и дело в E-Verify. После устранения несоответствия работодателю может потребоваться до двух рабочих дней, чтобы работодатель увидел обновленный статус дела в E-Verify.

E-Verify имеет оповещение о статусе дела, которое будет уведомлять работодателя об обновлении в случае, когда работодатель входит в систему E-Verify.

В большинстве случаев SSA TNC SSA обновит дело, указав окончательный результат, которым может быть либо разрешение на трудоустройство, либо окончательное неподтверждение SSA.Иногда SSA может потребовать от работодателя, работника или DHS предпринять дополнительные действия до того, как будет опубликован окончательный результат дела. В этих случаях SSA обновит дело, чтобы отразить один из следующих результатов:

• Продолжение дела: в редких случаях SSA может потребоваться более 10 рабочих дней федерального правительства для подтверждения права сотрудника на трудоустройство. Это может произойти, если сотрудник потерял и подал заявку на замену документа, например свидетельства о рождении. Сотрудник должен сначала посетить SSA и попытаться решить проблему TNC, прежде чем SSA продолжит рассмотрение дела.Работодатели должны регулярно проверять E-Verify на предмет обновлений статуса.
• Выполняется проверка DHS: сотрудник, возможно, устранил несоответствие с SSA, но E-Verify не может мгновенно подтвердить разрешение на работу, потому что ему необходимо вручную просмотреть записи в государственных базах данных. В случаях, требующих проверки вручную, E-Verify вернет ответ DHS «Проверка в процессе» и в большинстве случаев предоставит результаты проверки I-9 в течение 24–48 часов. В течение этого времени со стороны работодателя или работника не требуется никаких действий.Работодатели должны регулярно проверять E-Verify на предмет обновлений статуса.
• Просмотр и обновление данных о сотрудниках. В некоторых случаях SSA предлагает работодателю проверить и исправить информацию, введенную в E-Verify, и обновить дело. Это происходит, когда сотрудник, получивший SSA TNC, посещает SSA, и SSA определяет, что в записи сотрудника нет ошибок. Это несоответствие может быть вызвано одной из следующих ситуаций:

• Ошибка ввода работодателем в E-Verify.
• Сотрудник предоставил неверную информацию в форме I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».

Три вышеуказанных статуса обращения считаются временными. Пока дело рассматривается, работодатель не может прекратить, приостановить, отложить обучение, удержать или снизить заработную плату или предпринять какие-либо другие неблагоприятные действия против сотрудника, поскольку он получил TNC.

В большинстве случаев DHS TNC DHS обновляет дело сотрудника с окончательным результатом рассмотрения дела, которым может быть разрешение на трудоустройство, неявка DHS или окончательное неподтверждение DHS.Иногда DHS может потребовать от сотрудника предпринять дополнительные действия перед выдачей окончательного результата рассмотрения дела. В таких случаях DHS обновит дело сотрудника до «Непрерывное дело».

В редких случаях DHS может потребоваться более 10 рабочих дней Федерального правительства для подтверждения права на работу. Это может произойти по ряду причин, в том числе, если сотрудник потерял документ, который был представлен для проверки I-9, и подал заявку на замену документа. Сотрудник должен связаться с DHS и попытаться разрешить TNC, прежде чем DHS сможет продолжить рассмотрение дела.

Непрерывное дело считается временным. Пока дело рассматривается, работодатель не может прекратить, приостановить, отложить обучение, удержать или снизить заработную плату или предпринять какие-либо другие неблагоприятные действия против сотрудника, поскольку он получил TNC.

6. Работодатель закрывает дело сотрудника в E-Verify.

После того, как сотрудник получил окончательный статус дела, например, разрешение на трудоустройство или окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель должен закрыть дело в E-Verify.Если сотрудник получил окончательное неподтверждение SSA или DHS, работодатель также должен указать, был ли сотрудник уволен.

Поддержание соответствия I-9

Несмотря на то, что E-Verify является добровольной программой, вскоре она может стать обязательной по всей стране в рамках комплексной иммиграционной реформы. Статистика показывает, что 98.93% случаев E-Verify автоматически подтверждаются как разрешенные к работе, а оставшиеся только 0,27% остаются неразрешенными. Это доказывает, что E-Verify — это точный, всеобъемлющий и проверяемый способ для работодателей обеспечить легальное рабочее место как для сотрудников, имеющих право работать в США, так и для потенциальных сотрудников, поскольку это ускоряет процесс найма. Однако ошибки случаются и могут привести к появлению ТНК, поэтому работодатели должны предпринять рекомендованные шаги, ведущие к соблюдению требований I-9, и освободиться от гражданской и уголовной ответственности.

10. Рекомендации по проверке I-9: избегайте нарушений I-9 и штрафов

1. Использование E-Verify для проверки права на трудоустройство всех новых сотрудников. Участвуя в E-verify, работодатели демонстрируют, что они как компания проявляют инициативу по обеспечению законности рабочей силы. Статистика E-verify показывает, что 98,6% заявлений имеют разрешение на трудоустройство.
2. Обеспечение того, чтобы процессы I-9 и E-Verify проводились только лицами, прошедшими соответствующее обучение, и включают вторичную проверку как часть проверки каждого сотрудника. Поскольку за технические ошибки налагаются штрафы, повторная проверка формы I-9 является критическим шагом, поскольку она чрезвычайно важна для исправления человеческой ошибки.
3. Избегать ненадлежащего хранения документов, чтобы обеспечить легкий доступ к ним в случае аудитов ICE. Хотя не существует законодательного требования о том, что формы I-9 должны храниться отдельно от дела о трудоустройстве, у работодателей есть только 3 рабочих дня после получения Уведомления о проверке от ICE для сбора необходимой документации.
4. Проведение регулярных самоаудитов и устранение любых проблем до вмешательства правительства. Хотя проведение самопроверки по форме I-9 может показаться утомительным и трудоемким, это может помочь компаниям избежать возможных штрафов. Кроме того, это хороший шаг в создании политики внутри отдела кадров для достижения и поддержания соответствия I-9.
5. Использование программного обеспечения электронной проверки I-9 для создания, управления и хранения формы I-9, которая обеспечивает лучший способ обеспечить соответствие требованиям I-9. Работодатели могут сэкономить время и снизить вероятность ошибок, полагаясь на решение электронной проверки I-9, полностью интегрированное с E-Verify, которое заполняет электронную форму I-9 и одновременно запускает процесс E-Verify.Кроме того, такие решения обеспечивают электронную проверку I-9, которая соответствует необходимым руководящим принципам, с последующим управлением, подготовкой, хранением документов и проверкой формы I-9.

11. Антидискриминационные положения

Закон об иммиграционной реформе и контроле, который ввел требование, ведущее к обнародованию формы I-9, также включал антидискриминационные положения.Согласно Закону, большинство граждан США, постоянных жителей, временных жителей, лиц, получивших убежище или беженцев, которым по закону разрешено работать в Соединенных Штатах, не могут подвергаться дискриминации на основании национального происхождения или статуса гражданства. Это положение применяется к работодателям, состоящим из трех и более работников, и охватывает решения как о найме, так и о прекращении трудовых отношений.

Работодатель не может отказать кандидату в приеме на работу, поскольку его I-9 свидетельствует о том, что он не является гражданином США, а не гражданином США. По этой причине некоторые иммиграционные юристы советуют компаниям не требовать I-9 до тех пор, пока кандидат не будет принят на работу, а не рисковать судебным иском.

Компания не может попросить сотрудника предоставить паспорт, а не другой документ, потому что антидискриминационные положения требуют, чтобы работодатели обеспечивали соблюдение I-9 единообразно. Кроме того, работодатели не могут предполагать, что работник не имеет права работать только потому, что физическое лицо либо не смогло предъявить подтверждение разрешения на работу, либо принесло неприемлемые документы до даты начала приема на работу.

Управление специального советника по вопросам недобросовестной практики найма, связанной с иммиграцией («OSC») — это подразделение Управления по гражданским правам Министерства юстиции, которое обеспечивает соблюдение антидискриминационных положений Закона об иммиграции и гражданстве («INA»).OSC может помочь работникам, позвонив работодателям и объяснив надлежащие методы проверки I-9 и, при необходимости, предоставив жертвам дискриминации бланки обвинений. После получения обвинения в дискриминации расследование OSC обычно занимает не более семи месяцев. Жертвы могут получить различные виды помощи, включая увольнение с работы и возврат заработной платы.

Типы дискриминации

OSC расследует следующие типы дискриминационного поведения в соответствии с антидискриминационным положением Закона об иммиграции и гражданстве (INA), 8 U.S.C. § 1324b.

ДИСКРИМИНАЦИЯ ГРАЖДАНСТВА ИЛИ ИММИГРАЦИОННОГО СТАТУСА

Что касается приема на работу, увольнения, приема на работу или направления за плату работодателями с четырьмя или более сотрудниками, работодатели не могут относиться к отдельным лицам иначе, поскольку они являются или не являются гражданами США или лицами, имеющими разрешение на работу. . Граждане США, недавние постоянные жители, временные жители, лица, получившие убежище, и беженцы защищены от дискриминации по статусу гражданства. Однако постоянные жители, не подавшие заявление о натурализации в течение шести месяцев после получения права на получение гражданства, не защищены от дискриминации по статусу гражданства.Дискриминация по статусу гражданства, которая требуется в соответствии с законом, постановлением, распоряжением исполнительной власти или государственным контрактом, разрешена законом.

ДИСКРИМИНАЦИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

В отношении приема на работу, увольнения, приема на работу или направления за плату работодателями, имеющими более трех и менее пятнадцати сотрудников, работодатели не могут относиться к людям по-разному из-за их места рождения, страны происхождения, происхождения , родным языком, акцентом или потому, что они кажутся или кажутся иностранными.Все граждане США, законные постоянные жители и лица, имеющие разрешение на работу, защищены от дискриминации по национальному признаку. Комиссия по равным возможностям трудоустройства имеет юрисдикцию в отношении работодателей с пятнадцатью и более сотрудниками.

НЕПРАВИЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ПРАКТИКА

В отношении проверки правомочности сотрудников на трудоустройство работодатели не могут запрашивать больше или отличаться от документов, чем требуется для проверки I-9, отклонять документы, достаточно достоверные на вид, или указывать одни документы над другими с целью или намерение проводить дискриминацию по признаку гражданства или национального происхождения.Граждане США и все лица, имеющие разрешение на работу, защищены от злоупотребления документами.

ВОЗВРАЩЕНИЕ

Лица, которые предъявляют обвинения в OSC, которые сотрудничают с расследованием OSC, которые оспаривают действия, которые могут представлять собой недобросовестную документальную практику или дискриминацию на основе гражданства, иммиграционного статуса или национального происхождения, или которые отстаивают свои права в соответствии с запретом INA. -дискриминационные положения защищены от возмездия.

12. Справочная информация о форме I-9

В 1986 году президент Рейган принял Закон об иммиграционной реформе и контроле (IRCA), чтобы ограничить нелегальную иммиграцию. IRCA требует, чтобы работодатели США проверяли статус правомочности трудоустройства вновь нанятых сотрудников, и запрещает работодателям сознательный набор, найм или использование неуполномоченных работников.

В соответствии с законом Служба иммиграции и натурализации (INS), которая теперь является интегрированным компонентом DHS, создала форму I-9 и потребовала ее точного и своевременного заполнения всеми U.С. работодатели и их сотрудники.

Закон изменил условия найма для работодателей двумя основными способами: IRCA ввел значительные юридические, финансовые и общественные риски в связи с несоблюдением требований и заставил работодателей обеспечить соблюдение иммиграционных законов.

Обновления формы I-9

Хотя некоторые федеральные документы остаются неизменными в течение многих лет, обновления формы I-9 более распространены. В последние годы усилились правоприменительные меры, поэтому сейчас для работодателей как никогда важно обновлять формы I-9, чтобы избежать гражданских штрафов и уголовных наказаний.

USCIS выпустила новую версию формы I-9 31 января 2020 года, но работодателям было разрешено использовать предыдущую версию до 30 апреля 2020 года. Новая версия формы I-9 очень похожа на предыдущую версию формы. форма с небольшими изменениями.

Новая форма I-9 включает измененное поле «Страна выдачи» в Разделе 1 и измененное поле «Орган выдачи» в Разделе 2, чтобы включить Эсватини и Северную Македонию.

Изменения в инструкциях формы I-9 включают:

• Разъяснение того, кто может действовать в качестве уполномоченного представителя работодателя,
• Обновленные веб-адреса USCIS,
• Разъяснение приемлемых документов,
• Обновленный процесс запроса бумажных форм I-9 ,
• Обновлено Уведомление о конфиденциальности DHS.

Хотя изменения в новой форме I-9 кажутся незначительными, они предоставляют хорошую возможность для пересмотра политики найма и обеспечения того, чтобы работодатели правильно заполняли и сохраняли форму. Все, кто участвует в проверке I-9, должны использовать самую последнюю версию, чтобы обеспечить соответствие I-9 и избежать нарушений формы и штрафов.

13. Избегайте дорогостоящих ошибок с помощью успешной проверки I-9

Форма I-9 позволяет работодателям не только определять право сотрудников на работу в Соединенных Штатах, но и предотвращать дискриминацию в отношении лиц иностранного происхождения и гражданства. Учитывая возросшую интенсивность и частоту проверок формы I-9 иммиграционной и таможенной службой США, работодатели должны быть уверены, что они соблюдают правила для формы I-9. В противном случае они могут столкнуться с штрафами или даже судебными исками со стороны правительства.

Инструкции по проверке формы I-9 очень специфичны. Если все разделы формы I-9 не заполнены полностью и правильно, не датированы точно, не обновлены с внесением изменений и исправлений, при необходимости перепроверены и сохранены в соответствии с федеральными руководящими принципами, предприятия подвергаются высокому риску штрафов и уголовных наказаний.

Чтобы обеспечить максимальное соответствие предприятий требованиям E-Verify и I-9, а также предотвратить возможные штрафы, работодатели могут полагаться на программное обеспечение электронной проверки I-9 как на бесценный инструмент для отслеживания и хранения документации.Программное обеспечение для автоматизированной проверки I-9 помогает минимизировать риски благодаря встроенным механизмам контроля качества, легкому доступу к сохраненным I-9, немедленному уведомлению об истечении срока действия разрешения на работу, интеграции с E-Verify и мерам безопасности данных. Таким образом, процесс проверки I-9, который обычно воспринимается как сложный и пугающий, становится простым, безопасным и эффективным.

Необходимые документы о трудоустройстве | Высшая школа

Новые сотрудники и повторно нанимаемые (если последняя форма I-9 была заполнена более 3 лет назад) должны заполнить документы о трудоустройстве до начала любой работы в Western.

Осенний квартал TAs официальная дата начала приема на работу — 16 сентября.

1) Форма W-4

Скачать форму W-4.

Заполните, распечатайте и отправьте в отдел кадров.

Пожалуйста, укажите ваш постоянный адрес или адрес, по которому вы хотите, чтобы ваш W-2 был отправлен по почте в январе.Заполненная форма W-4 с действующим номером социального страхования или отметка о подтверждении, если вы подаете заявление на получение номера социального страхования, является условием работы в WWU. Отдел кадров требует эту форму до обработки платежной ведомости.

Если вы продолжаете работать помощником или работать по найму с предыдущего года, W-4 уже находится в файле. Если вы хотите изменить количество освобождений, отправьте новую форму W-4 в отдел кадров. Если ваш адрес W-2 изменится, отправьте онлайн-форму для изменения адреса из своей учетной записи Web4U.(Примечание: это тот же сайт, на котором вы можете изменить свой почтовый или постоянный адрес.)

2) Форма I-9

Скачать форму I-9.

HR в настоящее время заполняет все новые документы о найме через Zoom, и для всех заполнений I-9 требуется запись. Это будет продолжаться до тех пор, пока мы не сможем вернуться к работе в кампусе, и будет применяться к людям в этом районе и к тем, кто не является местным. Когда вы будете готовы заполнить форму I-9, свяжитесь с отделом кадров по адресу [email protected] или по телефону 360-650-7718, чтобы записаться на прием.Вы должны отправить форму I-9 и предоставить приемлемые документы, удостоверяющие личность , до начала работы .

Подтверждение права на трудоустройство требуется Министерством внутренней безопасности США для целей трудоустройства. I-9 должна быть заполнена не позднее 16 сентября для осеннего квартала TAs . Оригинал хранится в отделе кадров. Эта форма требуется до обработки платежной ведомости. Задержка с отправкой в ​​HR может означать задержку в получении вашего платежного чека.

3) Информационная форма сотрудника

Заполните и отправьте онлайн-форму электронной подписи.

Дополнительные формы

Разрешение на прямой депозит

Онлайн-регистрация

Если вы предпочитаете заполнить бумажную форму, заполните бумажную форму и отправьте в отдел кадров.

Что нужно знать о документации для сотрудников

Как владелец бизнеса, если у вас есть сотрудники, вы несете юридическую и этическую ответственность за все документирование и ведение точного учета.Это включает в себя оформление документов с первого дня до дня, когда они уезжают. Если вы не уверены в том, что именно вам нужно сохранить и какие действия необходимо предпринять, в этой статье вы пройдете через каждый стандартный шаг. Имейте в виду, что могут быть другие требования в зависимости от конкретных ситуаций и состояния, в котором вы ведете бизнес.

Оглавление

Оформление документов в первый день

В первый день приема на работу сотрудники должны быть загружены большим количеством документов.Это обычное дело, и вы обычно не получите никаких вопросов от нового сотрудника о том, зачем им это нужно. Сотрудники привыкли к этому типу процесса, когда начинают новую работу. Однако, если вы не уверены в том, что именно вам нужно, этот список документов и роль, которую они выполняют, помогут вам разработать пакет первого дня для новых сотрудников.

• Налоговые формы — Независимо от того, в каком штате вы ведете бизнес, ваши сотрудники должны заполнить форму W-4, которая является федеральной налоговой формой IRS.Он также известен как Свидетельство о удержании удерживаемого пособия наемного работника. Это форма, которая сообщит вам статус подачи документов сотрудника, чтобы вы могли гарантировать, что правильная сумма налогов будет списываться в каждый платежный период. В дополнение к этой налоговой форме, многие штаты также требуют заполнения налоговой формы, чтобы определить статус их государственной регистрации. Вы должны проверить с законами своего штата, чтобы определить, следует ли это включать в ваш пакет.
• Форма I-9 USCIS — Форма I-9 — это форма подтверждения права на трудоустройство, требуемая на федеральном уровне.Сотрудники должны заполнить первый раздел формы в первый же день работы. Цель этой формы — гарантировать, что сотрудник имеет законное право работать в Соединенных Штатах, а также способ доказать, что он такой, каким он себя называет. После того, как они заполнили первый раздел этой формы, они должны предоставить вам оригинальную документацию. Вы сделаете копии этой документации для подтверждения оформления документов и вернете оригиналы сотруднику. Эту документацию вы также будете использовать для заполнения остальной части формы.Документация, которую они могут предоставить на законных основаниях в качестве доказательства, указана в документах I-9. Эта форма должна храниться в отдельной папке от других документов сотрудников, как того требует закон.
• Форма сообщения о новом найме — В некоторых штатах требуется, чтобы новый сотрудник заполнил эту форму. Это форма, которую правительство штата будет использовать, чтобы определить, должен ли работник алименты на ребенка, которые должны будут выплачиваться из его чека. Эта форма включает основную идентифицирующую информацию, которую сотрудник должен иметь в наличии в первый же день.
• Бланки льгот — Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, вам нужно будет предоставить им бланки регистрации, которые они смогут заполнить за вас. Даже если им не нужно заполнять их в первый день, что часто бывает, вы все равно должны взять за правило заранее предоставлять им информацию и формы. Эта информация должна включать в себя доступные льготы, стоимость этих льгот как для отдельного сотрудника, так и для его семьи (для таких вещей, как медицинское и стоматологическое страхование), а также варианты плана, если таковые имеются.
• Разные формы — У вас может быть несколько других форм, которые вам необходимо заполнить сотрудником. Это не требуется по закону, но вы можете сделать это наилучшим образом. Например, вы можете захотеть иметь формы, которые запрашивают контактную информацию в экстренных случаях, информацию об автомобиле, а также информацию для прямого депозита и банковскую информацию. Опять же, хотя это и не требуется, может быть хорошей идеей предложить такие вещи, как прямой депозит и предоставить своим сотрудникам формы.
• Соглашение по желанию — Это форма, которую вы разработаете для своего бизнеса. Он служит юридическим документом, который подписывает сотрудник. Этот документ обычно содержит заявление о том, что сотрудник признает, что прием на работу осуществляется по желанию обеих сторон. Это означает, что их можно отпустить в любое время и по любой причине, и они могут делать то же самое. Некоторые компании предпочитают делать это как часть процесса подачи заявки, но другие делают это как часть документов первого дня.Некоторые состояния считаются произвольными, а некоторые — нет. Вам следует ознакомиться с местным законодательством, прежде чем добавлять его в свой пакет.
• Соглашение о недопустимости конкуренции — Еще один юридический документ, который вы, возможно, захотите подписать своим сотрудникам, — это соглашение о недопущении конкуренции. С таким соглашением сотрудник, по сути, обещает с юридической точки зрения, что он не будет конкурировать с бизнесом. Это распространяется на определенный период после прекращения работы и не дает им возможности работать у конкурента.Следует иметь в виду, что этот тип соглашения является законным не во всех штатах, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы не заставляете сотрудников подписывать что-то незаконное. Кроме того, они должны быть разумными в том смысле, что период времени и географический регион, на которые вы ссылаетесь в соглашении, не превышают ожидаемых. Вы должны убедиться, что то, чего вы ожидаете, является разумным как для компании, так и для отдельного сотрудника.
• Соглашение о неразглашении — Вы также можете рассмотреть возможность добавления соглашения о неразглашении в свой пакет.Это еще один юридический договор, который, по сути, требует от сотрудника обещания не разглашать и не разглашать информацию частной компании, конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Это тот тип документации, который вы захотите иметь, если у вас есть конфиденциальные списки клиентов, конкретные формулы для ваших продуктов или другая конфиденциальная информация. Если есть вероятность, что эта информация будет предоставлена ​​сотруднику, вы должны убедиться, что он подписал это соглашение о неразглашении, чтобы лучше защитить ваш бизнес.В этот документ должно быть включено объяснение возможной конфиденциальной информации, условий, способов обработки информации и возможных наказаний за нарушение соглашения.
• Соглашение о запрете на вымогательство — Если у вас есть список клиентов, которых вы хотите защитить, другим юридическим документом, который следует рассмотреть, является соглашение о запрете на вымогательство. Этот тип соглашения требует от сотрудника согласия не привлекать клиентов вашего бизнеса и даже сотрудников компании к чему-либо, кроме деловых целей.Следует также указать, что, если они больше не работают с компанией, им вообще не следует связываться с ними. Если сотрудник отвечает за привлечение новых клиентов в ваш бизнес, вы можете добавить в соглашение пункт, исключающий некоторых людей, например их друзей или членов семьи. Кроме того, он также должен запрещать контакты, чтобы увезти их из компании, но не должен включать тех, кто уходит самостоятельно, если сотрудник увольняется из компании.
• Арбитражное соглашение — Арбитражное соглашение — это то, что вы можете рассмотреть, если хотите избежать любых потенциальных судебных исков.Это соглашение, которое требует от сотрудников отказаться от своих прав на судебный процесс против вашего бизнеса, связанный с наймом. Вместо этого требуется, чтобы все эти потенциальные вопросы были переданы в арбитраж. Это помогает бизнесу, потому что это частное разбирательство, которое быстрее и проще для обеих сторон.

Это всего лишь примерный список некоторых документов, которые нужно включить в пакет вашего сотрудника. Некоторые из них требуются по закону, другие — нет; вы можете решить, хотите ли вы их включить, если это возможно.Имейте в виду, что в некоторых штатах все еще могут потребоваться дополнительные формы, поэтому вам следует проверить свои местные законы и законы штата, чтобы убедиться, что вы покрываете всю необходимую документацию в вашем районе, когда дело доходит до первого дня сотрудника.

Документирование эффективности сотрудников

Помимо ведения файла сотрудников на основе документов, необходимых в первый день, вы также должны задокументировать производительность сотрудников. Это важно по разным причинам, включая:

• наличие доказательств в поддержку повышения по службе или признания сотрудника;
• предоставление доказательств проблем с производительностью и их своевременного обсуждения;
• предоставляет историю улучшений сотрудников или проблем с течением времени, чтобы показать события, как они происходили, и как ими управляли;
• предоставление документации в поддержку увольнения сотрудника, повышения или понижения заработной платы или даже причин, по которым оплата не увеличивалась или не уменьшалась; и
• , демонстрирующее, что любые проблемы с производительностью обсуждались с сотрудником и что им было дано достаточно времени для улучшения.

Что и когда документировать

Когда дело доходит до документирования результатов работы сотрудников, важно понимать, что документировать. Вы всегда должны документировать результаты работы сотрудников, будь то положительные или отрицательные. Вам необходимо задокументировать то, что было сказано в разговоре или встрече с сотрудником, чтобы обсудить эти вещи. Кроме того, если во время разговора будут достигнуты какие-либо договоренности, такие как цель, требуемые улучшения или сроки, это должно быть задокументировано.Это касается обеих сторон и должно включать в себя то, что менеджер сказал или согласился. Каждый раз, когда проводится собрание для обсуждения производительности, вы должны убедиться, что это задокументировано.

Как показывает практика, для каждого сотрудника должно проводиться не менее двух проверок эффективности ежегодно. Многие компании предпочитают делать это в середине и в конце года. Это хорошая практика, потому что вы можете сообщить сотруднику о любых проблемных областях в середине года, чтобы они могли поработать над ними до проверки в конце года.Однако, если вы имеете дело с сотрудником, у которого проблемы с производительностью, вы можете чаще встречаться с ним, чтобы обсудить улучшения, составленный план и многое другое. Хотя рекомендуется минимум два раза в год, вы всегда можете делать больше, если хотите.

Как документировать

Помимо знания того, что документировать, вы также должны знать лучший способ документирования. Лучшая практика — записывать информацию во время встречи или сразу после ее окончания.Это связано с тем, что информация еще очень свежая, и если вы подождете день или больше, чтобы ее задокументировать, вы можете забыть некоторые ключевые части соглашения. Это повлияет на качество документации, потому что она основана на памяти, а не на том, что на самом деле произошло на собрании. Вы не должны пытаться восстановить информацию в документации позже, потому что это может создать нежелательный риск для компании. Вместо этого документация должна всегда быть чистой, организованной, аккуратной и содержательной.Кроме того, вам следует избегать мнений, потому что они не всегда основаны на фактах. Вам не следует пытаться интерпретировать поведение сотрудника, а вместо этого обрисовывать его поведение, чтобы любой, кто позже прочитает документацию, мог прийти к своим собственным образованным решениям.

Ведение файлов

После того, как вы собрали все файлы для сотрудника, вы также должны сделать все возможное, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Например, если ваш сотрудник изменяет свои налоги или информацию о прямом депозите, вам следует поместить новые копии форм в его файл.Кроме того, каждый раз, когда вы предоставляете отзыв о производительности сотрудников, вы должны включать его в файл. Вы должны иметь возможность переходить к файлу сотрудника и каждый раз находить самую свежую информацию. Для этого вы должны следить за тем, чтобы файлы сохранялись каждый раз при изменении. Вы должны сделать привычкой регулярно хранить новые документы и формы, чтобы вы знали, что файлы ваших сотрудников ведутся аккуратно. Это также важно в том случае, если вы в любое время подвергаетесь аудиту и вам нужно вытащить эти файлы, чтобы показать свою документацию.

Позвольте нам помочь вам начать работу сегодня. Щелкните здесь, чтобы создать свои кадровые документы.

Контрольный список для новых сотрудников в Калифорнии

Калифорнийские работодатели предъявляют множество требований штата и местных властей к найму в отношении различных уведомлений, которые должны быть предоставлены новым сотрудникам. Работодатели также должны внимательно изучить документацию о приеме на работу, чтобы убедиться, что дополнительные документы, которые могут принести пользу компании, также предоставляются новым сотрудникам. В пятницу в пятницу излагаются пять ключевых областей, которые работодатели должны учитывать при разработке своего нового контрольного списка найма:

1.Письмо-предложение.

Письма с предложениями должны содержать как минимум следующие пункты:

• Условия работы
• Должностные обязанности
• Дата начала
• Статус занятости по желанию
• Освобожденный или не освобожденный статус
• Заработная плата
• Льготы, если таковые имеются
• Другие условия работы (например, кандидат должен пройти медицинский осмотр, тест на наркотики или проверку биографических данных)

2. Предоставьте новому сотруднику справочник сотрудника и получите подписанное уведомление о получении.

3. Предоставить необходимых форм и брошюр.

Работодатели Калифорнии должны предоставить следующие документы, например:

• Проверка права на трудоустройство I-9 завершена
• Заполненные формы W-4 для удержания федеральных налогов и налогов штата
• Брошюра о времени найма работникам: форма назначения личного хиропрактика или акупунктуриста и форма назначения личного врача
• Брошюра о сексуальных домогательствах (DFEH-185P)
• Брошюра о страховании по инвалидности EDD (форма DE 2515)
• Брошюра об оплачиваемом семейном отпуске (форма DE 2511)
• Уведомление о заработной плате и трудоустройстве для сотрудников (раздел 2810 Трудового кодекса.5) (Форма DLSE-NTE). Эта форма требуется только для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, и более подробную информацию о форме можно прочитать здесь.
• Новые варианты покрытия на рынке медицинского страхования и форма медицинского страхования (Форма OMB № 1210-0149)
• Общее уведомление о правах на продолжение страхового покрытия в соответствии с Законом о консолидированном омнибусном бюджете (COBRA) (если 20 или более сотрудников и работодатель предлагают план медицинского страхования)
• Брошюра о правах жертв домашнего насилия, сексуального насилия и преследования
• Разрешение на работу для несовершеннолетних (если применимо) (форма CDE B1-4)

Обратите внимание, что многие из перечисленных выше государственных форм должны быть предоставлены сотруднику на его основном языке.Работодатели также должны проверить свои местные города и округа, чтобы убедиться, что они предоставляют любые другие необходимые документы. Например, город Сан-Диего требует, чтобы работодатели предоставили и подтвердили получение сотрудником формы уведомления о заработанном отпуске по болезни и минимальной заработной плате.

4. Подать отчет о новом сотруднике (-ах) в течение 20 дней с даты приема на работу (форма DE 34).

5. Заполните любые другие требования или документы, специфичные для работодателя:

• Арбитражное соглашение
• Ориентационные / учебные документы
• Соглашение о конфиденциальности / неразглашении
• Форма прямого депозита
• Любые другие специальные формы компании

документов, необходимых для подтверждения работы I-9 — Свидетельство о рождении в США

Если вы ищете работу в США.S., вам нужно будет предоставить потенциальным работодателям несколько документов, которые выходят за рамки вашего резюме и сопроводительного письма.

Фактически, если вы не подтвердите свою личность и право на работу в США , компании не смогут нанять вас, как бы они ни были впечатлены во время вашего собеседования. Это относится как к поступающим впервые, так и к опытным профессионалам, ищущим новые задачи.

Вы можете использовать несколько документов в качестве удостоверения личности и разрешения на работу в U.S. Продолжайте читать эту статью, чтобы узнать, какие из них вам понадобятся и как их получить.

Кому и когда нужны документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу?

Всем работникам в США нужны эти документы для успешного приема на работу. Как было объяснено, не имеет значения, сколько времени вы проработали на рынке труда, вы должны держать под рукой документ, удостоверяющий личность, и разрешение на трудоустройство.

Необязательно приходить на собеседование с распечатанной копией этих документов, хотя некоторые кандидаты предпочитают это делать.Обычно после того, как делается предложение о работе , отдел кадров просит вас их предоставить.

Тем не менее, настоятельно рекомендуется заранее получить заверенные копии ваших жизненно важных записей и других документов, чтобы не было задержек и проблем с вашим новым контрактом.

Какие документы необходимы для подтверждения I-9?

Все работодатели должны заполнить форму I-9 для каждого специалиста, которого они хотят нанять в Соединенных Штатах, независимо от того, является ли будущий сотрудник U.С. гражданин или нет. Сотрудники также должны заполнить копию своей формы.

Форма I-9 используется для проверки личности и права на работу . Форма должна сопровождаться приемлемыми подтверждающими документами I-9. Определенным категориям лиц могут быть выданы специальные документы I-9. Документы I-9 должны быть получены в соответствующем органе выдачи.

I-9 разделены на 3 списка приемлемой документации в зависимости от того, что они могут доказать и могут ли они использоваться отдельно в качестве доказательства.Списки выдаются Службой гражданства и иммиграции США. Продолжайте читать, чтобы найти 3 полных списка ниже, включая категорию подходящих лиц и соответствующие органы, которые выдают документы.

Список A: Проверочные документы I-9

Документы в списке А служат двойной цели, так как их можно использовать как подтверждение личности , а также как свидетельство разрешения на работу .

Это означает, что, если не указано иное, предоставление только одного следующего будет достаточно для соответствия требованиям проверки I-9:

Список B: Допустимые формы удостоверения личности для работы

I-9 в списке B служат в качестве удостоверения личности , но не подтверждают право на работу в США.С.

Если вам меньше 18 лет , вы можете подтвердить свою личность одним из следующих способов:

Список C: Какие документы подтверждают разрешение на работу?

I-9 документы, включенные в список C, представляют собой подтверждение права на трудоустройство :

Вы не можете использовать этот документ, если он гласит:

• «Недействительно для работы» (обычно выдается иностранцам-неиммигрантам, не имеющим разрешения на работу)
• «Действительно для работы только с авторизацией INS»
• «Действительно для работы только с разрешения DHS»

Поскольку люди должны подтвердить свою личность и право на работу в Соединенных Штатах, те, кто предоставил элемент из списка C, должны также предоставить элемент списка B и наоборот.

Могу ли я предоставить краткую форму свидетельства о рождении в качестве разрешения на работу?

№ , не рекомендуется использовать краткую форму свидетельства о рождении в качестве доказательства права на работу. Краткие свидетельства о рождении (также известные как информационные свидетельства о рождении) различаются в зависимости от законодательства штата, но часто представляют собой выдержку из оригинального свидетельства, которая не включает подробную информацию о его владельце.

Полное свидетельство о рождении — это оригинал документа или его заверенная копия, которая включает всю необходимую информацию в свидетельстве о рождении.

Хотя некоторые штаты принимают краткие свидетельства о рождении для юридического подтверждения личности и / или гражданства, лучше всего получить официальное свидетельство о рождении в качестве подтверждающего документа I-9.

разрешительных документов на работу | Как получить разрешение на работу EAD

Иностранные граждане должны иметь разрешение на работу в США. Некоторые неиммиграционные визы, такие как H-1B или L-1, разрешаются сами по себе. Однако другие автоматически не позволяют вам работать.Работа без разрешения на работу является нарушением трудового законодательства, которое может привести к наказанию таких сотрудников и организации, в которой они работают.

Чтобы получить работу в США на законных основаниях или остаться в ней, вам необходимо подать заявление и получить действующий документ о разрешении на работу (EAD) в Службе гражданства и иммиграции США (USCIS). Карта EAD — это лицензия, подтверждающая ваше право подать заявку и принять предложение о работе в США

Как подать заявление на разрешение на работу EAD: пошаговое руководство

Заполните форму I-765

Вам нужно будет подать форму I-765, чтобы подать заявление на разрешение на работу.Форма доступна на веб-сайте USCIS для бесплатной загрузки и имеет различные разделы, содержащие несколько вопросов, большинство из которых не требуют пояснений. Вам нужно будет заполнить разделы формы, применимые к вашему делу.

Перед подачей вам будет предложено предоставить соответствующие документы в качестве подтверждающих доказательств. Статус вашей категории будет определять типы материалов, которые вы должны будете предоставить. Чтобы избежать ошибок, попробуйте сначала пройти инструкции по заполнению формы, которые также доступны на сайте бесплатно.Перед заполнением формы проверьте статус категории и убедитесь, что вы понимаете требования.

Приложите подтверждающие доказательства, подтверждающие право на участие

Каждый заявитель EAD должен доказать, что он соответствует требованиям для работы в США. Вам необходимо будет предоставить форму I-765 с копиями документов, подтверждающих, что вы являетесь подходящим кандидатом. Некоторые из общих документов, которые необходимо предоставить, включают:

• Копия вашей записи о прибытии / отбытии I-94. Это должно быть спереди и сзади
• Копия государственного удостоверения личности (e.грамм. заграничный пасспорт). Если вам ранее был выдан EAD, вы должны предоставить копию вашего последнего EAD.
• Две одинаковые фотографии на паспорт
• Если вас представляет аккредитованный представитель или поверенный, вам нужно будет отправить форму G-28.

Помимо вышеуказанных документов, USCIS может также запросить у вас другие предметы в зависимости от вашего случая. В этом контрольном списке заявки EAD приводится разбивка того, что требуется от каждого заявителя. Не прилагайте оригиналы документов к своей I-765, если вас специально не попросит USCIS.

Приложите пошлину за подачу заявки

Чтобы ваша форма была обработана USCIS, вы должны приложить необходимую плату. В настоящее время сбор за регистрацию разрешения на работу составляет 410 долларов, а сбор за биометрические данные — 85 долларов, что означает, что вы заплатите в общей сложности 495 долларов.

Этот сбор можно оплатить денежным переводом, кассовым чеком, персональным чеком или кредитной картой. Вы не можете платить наличными. Если это ваша первоначальная заявка и вы принадлежите к одной из следующих категорий, вы не обязаны платить регистрационный сбор:

• Беженцы; получившие убежище или условно освобожденный беженец
• N-8 или N-9 неиммигрантский
• Гражданин Микронезии, Маршалловых островов или Палау
• Задержание или депортация
• Т-1 Неиммиграционный
• U-1 Не иммигрант
• Самостоятельная петиция VAWA
• Зависит от определенных иностранных правительств, международных организаций или персонала НАТО

Другие заявители, не перечисленные выше, также могут иметь право запросить освобождение от уплаты сбора, особенно те, кто испытывает финансовые трудности.

Отправьте заявку в EAD

Перед отправкой формы дважды проверьте требования, чтобы убедиться, что в форме нет ошибок, и все необходимые документы были приложены. Вам также нужно будет проверить веб-сайт на правильный адрес для отправки формы. Лучший способ убедиться, что форма была заполнена правильно, — обратиться к иммиграционному адвокату.

У каждой категории есть назначенный адрес, если вы отправляете по почте.У вас также есть возможность подать онлайн-заявку. Перед отправкой убедитесь, что вы сделали и сохранили копии всех документов и чеков, так как они могут вам понадобиться позже.

Разрешение на трудоустройство Какое время обработки

Заявления о разрешении на работу обычно занимают до 90 дней, прежде чем USCIS примет решение. При подаче заявки вам необходимо будет заполнить и приложить электронное уведомление G-114 о принятии заявки / петиции и прикрепить его к первой странице вашего I-765.

Это позволит вам получать обновления о статусе обработки. USCIS отправит вам сообщение, чтобы сообщить, что ваше заявление получено. Вы также получите уведомление о дате и времени вашего биометрического скрининга, которое будет проводиться в вашем местном Центре поддержки приложений USCIS (ASC).

После всего процесса USCIS отправит вам уведомление о том, что ваше заявление о разрешении на работу было одобрено или отклонено. Если ваше заявление будет отклонено, вам сообщат причины отказа.Вы можете избежать задержки или отказа, убедившись, что все на месте с исходной формой.

Также не забудьте поставить свою подпись в форме. Сотрудники USCIS не будут обрабатывать заявки без подписи заявителя. Если ваше заявление будет одобрено, ваша карта разрешения на трудоустройство (ламинированное пластиковое удостоверение личности) будет отправлено вам по почте.

Как долго действует документ о разрешении на работу?

Срок действия EAD зависит от категории приемлемости каждого заявителя.Это связано с тем, что USCIS не будет выдавать вам разрешение на работу, срок действия которого превышает срок действия вашей визы. Как правило, EAD выдается со сроком действия один год, и, в зависимости от вашего статуса, вам может быть разрешено продлевать его определенное количество раз, в зависимости от типа вашей визы. Чтобы продолжить работу в США на законных основаниях, вы должны подать заявление на продление EAD в течение 180 дней после истечения срока действия текущего.

Что делать, если на моей карте EAD есть ошибки?

Иногда разрешение на работу выдается с неверной информацией на карте.Эта ошибка может исходить от заявителя или от сотрудников USCIS. Если вы заметили неверную информацию в своей карточке, вы можете подать заявку на ее исправление.

Для получения неверной информации, связанной с ошибкой USCIS, вам необходимо отправить:

• Письмо с объяснением ошибки
• Подтверждающие документы, подтверждающие, что неверная информация произошла из-за ошибки USCIS
• Карточка с ошибками

Для получения неверной информации, которая не связана с ошибкой USCIS, вам необходимо отправить:

• Новый И-765
• Сопроводительные документы
• Оплатить другой регистрационный сбор
• Карточка с ошибками

Невыполнение карты разрешения на трудоустройство

Обычно после утверждения вашего заявления в EAD USCIS генерирует и отправляет вам карту по почте.Однако бывают случаи, когда кандидаты не получают свои карты даже после того, как статус дела в Интернете указывает на то, что их карты были отправлены им по почте.

Если карта не будет доставлена, вам нужно будет создать запрос в USCIS. Вы можете сделать это, предоставив почтовой службе США номер для отслеживания полученного письма и другую необходимую информацию в вашем заявлении, такую ​​как номер квитанции, A-номер и дату, когда вы подали свой EAD.

Что делать, если мое заявление о предоставлении документов о разрешении на работу задерживается?

В прошлом заявители EAD, чьи решения по картам откладывались более чем на 90 дней, имели возможность запросить и получить временный EAD, который позволяет им продолжать работать на законных основаниях в ожидании окончательного решения по их заявлению.

Однако это было отменено в 2017 году. Вместо этого USCIS предусмотрела длительный период в 180 дней для подачи заявления на продление карты до истечения срока действия текущей. Это даст им достаточно времени для обработки заявки.

Таким образом, заявитель обязан подать заявку на продление как можно раньше, чтобы избежать задержки. Работа без действующего EAD называется незаконным трудоустройством.

Отказ в разрешении на работу

Если ваша заявка на EAD будет отклонена, вы получите письмо с указанием причины отказа.У вас будет возможность подать ходатайство о возобновлении или пересмотре разбирательства. Ходатайство о возобновлении дела должно быть основано на документальных доказательствах новых фактов, в то время как ходатайство о пересмотре дела должно быть основано на неправильном применении закона или политики в предыдущем решении USCIS.

Для любого из этих вариантов у вас должно быть достаточно доказательств в поддержку вашего требования. Вы также можете подать объединенные ходатайства для повторного открытия и повторного рассмотрения. Однако вы должны знать, что Управление по административным апелляциям по-прежнему имеет право поддержать или отменить ранее вынесенное решение.Вот почему так важно тщательно избегать любых ошибок, которые могут привести к отказу при подаче заявки на EAD.

Как наши иммиграционные поверенные могут помочь

Без разрешения на работу получение или сохранение работы в США для неиммигрантов юридически невозможно, и это может обернуться надвигающимися экономическими трудностями для вас и ваших иждивенцев. Быстро и тщательно заполненная форма I-756 с помощью профессионала поможет вам избежать задержек или отказа в вашей заявке.

В Immi-USA у нас есть команда иммиграционных юристов, которые имеют большой опыт в обработке EAD.Мы помогли многим нашим клиентам без промедления подать и получить разрешение на работу. По любому вопросу, касающемуся вашего EAD или любого другого иммиграционного вопроса, вы можете заказать консультацию у одного из наших юристов сегодня, просто заполнив эту бесплатную контактную форму.