Докладная записка это: Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Содержание

Докладная записка это \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Докладная записка это (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Докладная записка это Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 54 «Государственный строительный надзор» Градостроительного кодекса РФ
(Р.Б. Касенов)Суд удовлетворил требования общества к главному управлению государственного строительного надзора субъекта РФ об отмене постановления управления о привлечении общества к административной ответственности по ч. 1 ст. 9.4, ч. 1 ст. 9.5 КоАП РФ за строительство объекта капитального строительства без разрешения на строительство, нарушение требований технических регламентов, проектной документации. При этом суд признал неверным вывод нижестоящих судов о том, что служебная записка от начальника отдела по надзору за строительством не могла рассматриваться в качестве основания для проверки, по результатам которой общество привлечено к ответственности.
Как указал суд, согласно подп. «б» п. 2 ч. 5 ст. 54 Градостроительного кодекса РФ проверки организуются и проводятся на основании информации от органов государственной власти (должностных лиц органа государственного надзора). Как следует из административного регламента исполнения государственной функции по осуществлению государственного строительного надзора на территории Московской области, утвержденного распоряжением управления от 07.08.2017 N 23, к распоряжению (приказу) о проведении проверки прикладываются копии документа (рапорта, докладной записки и другие), представленного должностным лицом, обнаружившим нарушение (приложение N 22 к названному регламенту). При этом законодательство не предъявляет такие требования к этим документам (рапорту, докладной записке и другим), как необходимость указывать то или иное обоснование, результаты законно проведенных проверочных мероприятий, источники информации о фактах возможных нарушений градостроительного законодательства.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Докладная записка это

Понятие докладная записка это | Юридическая Энциклопедия

Что это такое — докладная записка?

Докладная записка — это документ, адресованный руководству другого структурного подразделения или руководителю вышестоящего учреждения.

 

Содержит он обстоятельное изложение каких-то вопросов с выводами или предложениями составителя.

 

Составляют докладную записку в основном по личной инициативе должностного лица (автора) или же по требованию руководителя.

 

 

Виды докладных записок

 

По своему содержанию их разделяют на:

 

 

Информационный документ составляется регулярно. Содержит она информацию о методах выполнения работы и ее деталях.

 

Отчетные записки информируют о выполнении распоряжений, указаний или завершении работы.

 

Инициативные записки составляются с целью, чтобы адресат принял определенное решение. В этой записки содержатся конкретные рекомендации, выводы или предложения.

 

 

Правила оформления и содержания документа

 

В основном оформление докладной записки — это волеизъявление ее составителя и зависит только от него. Если данный документ адресован руководителю предприятия, то она считается внутренней запиской.

 

В случае направления ее за пределы предприятия, то — внешней. Внутренние документы должны оформляться на обычном листе, а внешние — на общем бланке.

 

Внутренняя записка включает:

 

  • полное наименование структурного подразделения;

  • дату;

  • заголовок текста;

  • инициалы адресата;

  • сам текст;

  • подпись.

 

А внешняя содержит:

 

  • полное наименование предприятия;

  • место составления;

  • дату;

  • индекс;

  • заголовок;

  • сам текст;

  • фамилию исполнителя;

  • подпись руководителя предприятия;

  • номер телефона руководства.

 

Текст данного документа должен состоять из вводной части и заключительной. В первой в основном излагают события и факты, которые послужили основанием для создания записки.

 

Во второй части содержатся предложения и выводы автора записки, а также конкретные меры, которые нужно предпринять.

 

Руководитель, рассмотревший внутреннюю записку вправе принять решение о издании документов или проведении мероприятий.

 

Составлять докладную записку разрешается в письменном или устном виде. С помощью этого документа можно вносить предложения об улучшении технической стороны каких-то производственных процессов или же выразить свое несогласие с принятым решением.

 

При подготовке записки автору, прежде всего, следует хорошо подумать, чтобы доступно сформулировать свою точку мнения, после чего привести убедительные доводы в свою пользу.

 

Нередко в организациях разрабатывают специальный шаблон, который используется в дальнейшем.

Образец докладной записки

В данной статье мы поговорим о том, как составить докладную записку.

Мы предложим вашему вниманию не только всю необходимую информацию о составлении такого документа, но и его образец. На практике необходимость написания докладной записки возникает достаточно часто.

Докладная записка составляется на имя руководства и содержит выводы и предложения по тому или иному вопросу. Иными словами, это коммуникация по вертикали, которая проводится с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Принятое решение может быть оформлено как резолюция руководителя. В некоторых случаях докладная записка может носить чисто информационный характер.

Назначение докладной записки весьма близко к служебной записке и, как правило, тоже относится к внутренним. По адресу вышестоящей организации чаще всего направляется служебное письмо на официальном бланке организации.

Докладную записку следует начинать с того, что сообщаются факты или причины, касающиеся определенного вопроса. Затем может идти анализ, однако это часть не обязательна. Текст докладной записки завершается предложениями и выводами.

Если докладная записка адресуется руководителю предприятия или его заместителю, то документ должен подписать начальник отдела (структурного подразделения). Если документ подается на имя начальника отдела, то подписать докладную записку может сотрудник данного отдела.

В состав данного документа должны входить определенные реквизиты. Проще всего понять необходимые для составления этого документа реквизиты можно будет благодаря примеру докладной записки.

Образец докладной записки – пример о направлении сотрудников на тренинг

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННОЙ Директору ООО «Параллель»
БЕЗОПАСНОСТИ А.Ю. Ковалькову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
18.08.2014 № 06-22/87
О направлении специалистов
на тренинг

В связи с предстоящим внедрением в работу программы «Стоп-сигнал» и приглашением посетить проводимый ЗАО «Новые охранные технологии» тренинг по эффективной эксплуатации данного программного обеспечения прошу направить на тренинг специалистов отдела Маслова Е.

Г. и Ситтель В.В. в г. Москву с 25.08.2014 по 27.08.2014.

Начальник отдела А.Н. Протопопов

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины

ОТДЕЛ БУХГАЛТЕРСКОГО Генеральному директору
УЧЕТА ЗАО «Ватрушка»
К.П.Завадскому
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
17.11.2014 № 09-16/204
О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что в пятницу 14.11.2014 в течение 4-х часов с 10:00 и до 14:00 специалист отдела бухгалтерского учета Афанасьева Галина Романовна отсутствовала на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих о наличии уважительной причины отсутствия, Афанасьевой Г.Р. не представлено.

В связи с допущенным нарушением и учитывая его неоднократный характер, предлагаю Афанасьевой Г. Р. объявить выговор.

Начальник отдела М.Д. Онуфриева

На основе образцов докладных записок, которые были приведены в нашей статье, вы без труда сможете составить необходимые вам документы.

Консультация юриста

Докладная записка. Образец составления и бланк 2021 года

Само название «докладная записка» содержит в себе понятие доклада от нижестоящего к вышестоящему по должности относительно неких фактов и событий, о которых вышестоящее должностное лицо должно быть осведомлено.

Файлы в .DOC:Бланк докладной запискиОбразец докладной записки

Назначение докладной записки

Донесение информации в виде докладной записки предполагает, что полномочия по принятию решения, касающегося факта или события, о котором идет речь в докладной записке, принадлежат вышестоящему руководителю.

То есть нижестоящий в иерархической лестнице не принимает какого-либо самостоятельного решения по имевшему место событию. Он рапортует «наверх» о том, что имел место некий факт, который рапортующий характеризует, как имеющий существенное значение и нуждающийся в оценке руководством.

Например, при выявлении факта прогула начальник цеха не вправе принять решение об увольнении работника, однако он считает, что имело место существенное нарушение трудовой дисциплины, негативно повлиявшее на производственный процесс. Поэтому о факте прогула он сообщает руководителю, имеющему право принятия санкций в отношении прогульщика.

Более подробно об особенностях составления докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте можно прочитать в отдельном материале нашего сайта.

В равной степени докладные записки могут касаться хода выполнения какой-либо определенной работы, мероприятия или плана в целом. В любом случае, основным назначение докладной записки является донесение информации до руководства.

Оформление записки

Составляется докладная записка в произвольной форме на бумажном носителе. При направлении докладной записки в вышестоящее ведомство допустимо использование официального бланка организации, если подобные бланки имеют место во внешнем документообороте.

Условно содержание докладной записки можно подразделить на три составляющих – вводную, констатирующую, анализирующую и резюмирующую. Вводная часть включает в себя:

  • наименование адресата – руководителя, которому направляется записка;
  • дату и место составления записки;
  • регистрационный номер записки;
  • заголовок документа (например, «О нарушении должностных обязанностей работником И.И. Ивановым»). Заголовок опционален.

Констатирующая часть является, по сути, описанием конкретного события, легшего в основу докладной записки. Должны быть указаны основания написания записки, дата события, причина события и т.д.

Например, констатирующая часть может звучать следующим образом: «Я, начальник транспортного цеха, Иванов В.В., 12.01.2023 года участвовал в проверке состояния транспортных средств, находящихся на балансе предприятия. В процессе проверки было установлено, что водитель автоколонны №1 автотранспортной службы Калиниченко Сергей Викторович находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Констатация факта опьянения была осуществлена фельдшером Канюк Т.В.»

Анализирующая часть может включать в себя отношение автора записки к событию. Например, «Невыход водителя Кузнецова И.И. на работу повлек за собой срыв поставки пальмового масла на молочный комбинат».

Резолютивная составляющая не обязательна. Однако автор записки вправе просить руководителя принять конкретные меры по предмету докладной записки. Например, «Ввиду того, что слесарь хозяйственной службы Кубыткин Н.И неоднократно допускал нарушения трудовой дисциплины, прошу применить к нему дисциплинарное взыскание в виде увольнение».

Текст докладной записки заканчивается подписью ее автора. Вполне допустимо приложение к докладной записке любых других документов, например:

  • акта освидетельствования на предмет опьянения;
  • объяснительной записки работника;
  • схем выполнения работ;
  • протокола осмотра места происшествия и иных документов, имеющих непосредственное отношение к предмету докладной записки.

Докладная записка об оскорблении на рабочем месте образцы

Главная > Записки > Как жаловаться на оскорблении на работе – примеры докладных записок в 2021 году

В статье разобран процесс написания докладной записки об оскорблении на рабочем месте и хамском поведении сотрудника. Предлагаем воспользоваться несколькими образцами оформления докладной о недостойном поведении персонала, примеры записок можно найти ниже.

Любимая работа – это прекрасное дополнение счастливой жизни, но не каждый день получается отработать с наслаждением, если рядом находится человек с минимальными знаниями этикета, и не важно кто это – сослуживец, начальник или клиент.

Чтобы пресечь злостного грубияна необходимо жаловаться начальству  на допущенные оскорбления и хамское поведение. На предприятии принято обращаться к руководству с предложениями, жалобами, сообщениями в письменной форме посредством докладной записки.

Зачем нужна докладная записка

Это письменный документ согласно установленной форме, излагающий суть дела и побуждающий начальство к реагированию.

Докладная Записка может составляться в несколько видов:

  • Информационная – излагает суть дела, вводит руководителя в курс происходящего;
  • Отчетная – предоставляется в форме отчета по итогам выполнения задания;
  • Инициативная – именно она чаще всего используется для жалобы на сотрудника, после указание на факт обиды, пишется предложение о мерах наказания правонарушителя.

Докладная записка в целом может быть, как положительного характера в случае предложения отметить заслуги кого-то из работников, так и негативного с просьбой наказать виновника обиды или происшествия, сопровождавшегося оскорблениями, рукоприкладством, хамским поведением.

Также данные записки делятся на внутренние – предполагаются к подаче руководству предприятия и внешние – жалоба в вышестоящие инстанции или органы.

В роли составителя может быть кто угодно из работающих на предприятии людей и его руководства.

Особенность докладной записки в том, что она всегда предназначается вышестоящему лицу.

Оснований для составления документа может быть много, начиная от жалоб и заканчивая отчетностью, но в данном случае в роли основания выступает оскорбление на работе, хамское поведение, на чем и стоит делать акцент при составлении.

Еще образцы докладных записок:

Как составить докладную записку об оскорблении на рабочем месте

Докладная записка составляется на листе формата А4 или на заготовленном по определенной форме бланке.

Согласно понятиям делопроизводства она состоит из нескольких частей:

  • Основания, подтолкнувшие к докладу, в данном случае, это хамское поведение работника;
  • Анализ произошедшего оскорбления;
  • Выводы;
  • Предложения по разрешению ситуации.

Иногда последняя часть отсутствует, а вместо нее – требования о принятии мер.

Также записка, как и любой документ должна иметь реквизиты.

Если это внутренний документ, то необходимо указать в докладной:

  • Наименование структурного подразделения, из которого был совершен доклад;
  • Наименование самого документа;
  • Дата формирования;
  • Данные заявителя – ФИО, должность;
  • Далее идет текст и заголовок «О хамстве (хамском поведении) на рабочем месте» или “Об оскорблении на работе”, в тексте необходимо конкретизировать действия обидчика и указать почему они воспринялись как обида;
  • Подпись с расшифровкой.

В случае подачи бланка докладной в вышестоящие органы необходимо:

  • Указать наименование организации получателя;
  • Регистрационный номер;
  • Населенный пункт и место составления.

Важно: при составлении документа для внешней подачи необходимо использовать специальный бланк.

Пример записки о хамском поведении:

Отдел статистического учета

Директору ООО «Алмаз»

И. И. Антонец

Докладная записка 2.09.2017 No22

Об оскорблении на рабочем месте

Обращаю ваше внимание на то, что начальник отдела Гаврилюк Л. Б. 02 сентября 2017 года нецензурно выражалась на рабочем месте, унижала фиксированием внимания на принадлежность к разным социальным слоям, что имело оскорбительный характер, и прямо угрожала.

Прошу привлечь начальника отдела Гаврилюк Л. Б. к ответственности.

Статист отдела статистики Антонец И. И.

Еще образцы докладной об оскорблениях смотрите ниже:

Особенности составления докладной о хамском поведении и оскорблении

Записка с докладом удостоверяется подписью составителя, если она подается на рассмотрение непосредственному его начальнику, если же она предназначена на голову выше, то визировать и ставить подпись на документе должен непосредственный начальник заявителя.

Важно: составлять бланка лучше на компьютере, но допустимо и от руки с соблюдением всех тонкостей.

Если документ невозможно составить на одном листе, то все страницы необходимо нумеровать согласно общепринятым правилам в правом верхнем углу посредством арабских цифр.

Если она располагает какими-либо документальными доказательствами в виде приложений, в самом тексте записки необходимо указать их перечень.

В остальном виды и правила составления докладной записки имеют одинаковые формы и правила указания реквизитов.

Важно: если в бланке при составлении были какие-либо нарушения общих правил, то она лишается юридической силы и не имеет оснований для требования принятия мер со стороны руководства.

Оскорбленный всегда должен помнить о том, что при отсутствии реакции со стороны руководства на жалобу о хамском поведении на работе необходимо идти в прокуратуру согласно ст. 28.4 КоАП, в которой сказано, что дела по ст. 5.61 КоАП являются ведением прокурора, к данному представителю закона следует обращаться изначально, если заведомо ясно, что руководитель пустит все на самотек.

Скачать пример о хамстве на работе

Образец докладной записки об оскорблении на рабочем месте – скачать.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Примеры и образцы докладной записки

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

Пример докладной записки

Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

В верхней части справа размещаем информацию об адресате:

Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее — дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже — заглавие: О замене картриджа.

Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись — Власов Д.И.

Докладная записка образец

Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

В правом верхнем углу:

Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013

Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

Докладная записка на ученика

Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

Докладная записка о прогуле

Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.

Форма докладной записки

Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)

Просмотров: 4 674

Составление и оформление докладной записки

В предыдущей статье (>>) мы рассмотрели правила составления справок. Документом, близким к справке по содержанию и назначению, является докладная записка.

Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Как видно из определения, докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись.

Рассмотрим правила оформления докладной записки и входящих в нее информационных элементов с учетом специфики этого документа.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 5 (16), май 2002 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

заметок: назначение и формат | Техническое письмо

Заметки

Меморандум (или меморандум, означающий «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (например, массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют виноградной лозой , и она часто характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными спекуляциями — четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум.Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы можем ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель.Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В обсуждении уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки. Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников. Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые. Цель четко объявлена.

Что такое меморандум? Определение и примеры

Меморандум, более известный как меморандум , представляет собой короткое сообщение или запись, используемую для внутренней коммуникации в бизнесе.Меморандумы, которые когда-то были основной формой внутреннего письменного общения, перестали использоваться после появления электронной почты и других форм электронных сообщений; однако умение писать четкие записки, безусловно, может пригодиться вам при написании внутренних деловых писем, поскольку они часто служат той же цели.

Назначение заметок

Записки можно использовать для быстрого сообщения широкой аудитории о чем-то кратком, но важном, например, об изменениях процедур, повышении цен, дополнениях в политике, расписании встреч, напоминаниях для команд или кратком изложении условий соглашения.

Написание эффективных заметок

Стратег по коммуникациям Барбара Диггс-Браун говорит, что эффективная памятка должна быть «короткой, лаконичной, хорошо организованной и никогда не запаздывать. Она должна предугадывать и отвечать на все вопросы, которые могут возникнуть у читателя. Она никогда не дает ненужной или сбивающей с толку информации».

Будьте ясны, будьте сосредоточены, будьте краткими, но исчерпывающими. Возьмите профессиональный тон и пишите так, как будто мир может это прочитать, то есть не включайте никакой информации, которая слишком важна для всеобщего обозрения, особенно в наш век копирования и вставки или «щелкни и вперед».»

Формат

Начните с основ: кому адресована статья, даты и темы. Начните текст заметки с четкой цели, укажите, что вы хотите, чтобы читатели знали, и завершите тем, что читатели должны делать, если это необходимо. Помните, что сотрудники могут просто просмотреть заметку при получении, поэтому используйте короткие абзацы, подзаголовки и, где можно, используйте списки. Это «точки входа» для глаза, чтобы читатель мог легко вернуться к той части памятки, которая ему или ей нужна.

Не забывайте корректировать. Чтение вслух может помочь вам найти пропущенные слова, повторения и неудобные предложения.

Образец памятки об изменении расписания печати

Вот образец внутренней записки вымышленной издательской компании, информирующей сотрудников о предстоящих изменениях в расписании в связи с праздником Благодарения. Производство также могло отправлять отдельные служебные записки в отдельные отделы, особенно если бы каждому отделу было больше деталей, которые не относились бы к другим отделам.

Кому: Всем сотрудникам

От: E.J. Смит, руководитель производства

Дата: 1 ноября 2018 г.

Тема: Изменение расписания печати на День Благодарения

Продакшн хотел бы напомнить всем, что праздник Благодарения повлияет на наши крайние сроки печати в этом месяце. Любые бумажные копии страниц, которые обычно отправляются на принтер через UPS в четверг или пятницу в течение недели, должны быть отправлены к 15: 0049: 00. в среду, 21 ноября .

Отдел продаж и редакции рекламы

  • Убедитесь, что все, кто отправит вам текст или изображения для публикации, не будут в отпуске на неделе 19 числа.Устанавливайте сроки раньше для всего, что приходит извне.
  • Имейте в виду, что у внутренних фотографов и графических дизайнеров будет больше работы и меньше времени на нее, поэтому, пожалуйста, направляйте свою работу в соответствующий отдел раньше, чем обычно.
  • Пожалуйста, не присылайте «срочную» работу позже 16 ноября. Любые краткосрочные задачи, требующиеся на Неделю Благодарения, не могут быть гарантированно завершены к более ранним срокам и должны пройти через стол планировщика для утверждения перед назначением.Вместо этого приходите пораньше.

Кафедры фотографии и графики

  • Всем членам художественного отдела будет разрешено работать сверхурочно в течение ноября, если это необходимо, чтобы справиться с трудностями, связанными с началом курортного сезона и более ранними сроками.

Заранее благодарим всех за помощь в доставке материалов как можно раньше и внимание к персоналу производственного отдела.

Образец памятки о встрече

Ниже приводится вымышленная памятка для организации встречи с членами команды, которые возвращаются с выставки.

Кому: Команда выставки

От: C.C. Джонс, руководитель отдела маркетинга

Дата: 10 июля 2018 г.

Тема: Возвращение на выставку

По возвращении на работу в пятницу, 20 июля, с выставки, давайте запланируем встречу за обедом в полдень в зале заседаний восточного крыла, чтобы узнать, как прошла выставка. Давайте обсудим, что сработало хорошо, а что нет, например:

  • Количество дней посещаемости
  • Количество и виды предоставленных маркетинговых материалов
  • Дисплеи стендов
  • Как были получены призы
  • Расположение киоска и посещаемость в разное время дня
  • Что вызвало интерес у прохожих
  • Штатная численность стенда

Я знаю, что когда вы вернетесь с выставки, у вас будет миллион вещей, которые нужно обсудить, поэтому мы сократим время встречи до 90 минут или меньше. Пожалуйста, будьте готовы поделиться своими отзывами и конструктивной критикой маркетинговых аспектов шоу. Отзывы существующих клиентов и новые потенциальные клиенты будут рассмотрены на отдельной встрече с отделом продаж и продуктом. Спасибо за вашу работу на выставке.

Источник

Диггс-Браун, Барбара. Руководство по стилю PR. 3-е изд., Cengage Learning, 2012.

Memo определение и значение | Словарь английского языка Коллинза

Примеры «памятки» в предложении

памятка

Эти примеры были выбраны автоматически и могут содержать конфиденциальный контент.Прочитайте больше… Этот судья явно не получил записку.

Солнце (2017)

К сожалению для вас, похоже, ваша мама не получила записку.

Times, Sunday Times (2016)

Увы, его служба безопасности не получила записку.

Times, Sunday Times (2016)

Они не получили записку?

The Sun (2015)

Утечка внутренних меморандумов предполагает, что новый закон Ватикана о борьбе с отмыванием денег может содержать лазейку.

Times, Sunday Times (2012)

Они определенно не получили записку.

Солнце (2014)

Возможно, вы не поняли записку.

Times, Sunday Times (2013)

Разве они не получили памятку о дефиците и сокращении расходов?

Солнце (2015)

Памятка: никто не думает о тебе так много, как ты.

Times, Sunday Times (2009)

Вы должны уметь писать заметки и отчеты, которые будут ясными, краткими и убедительными.

Киам, Виктор идет на это!: Как добиться успеха в качестве предпринимателя (1986)

Подробнее …

Все высокопоставленные политики получают подобные памятки перед интервью; немногие из них достаточно беззащитны, чтобы оставить их на виду.

Times, Sunday Times (2007)

Эти гормоны, похоже, тоже причесали ее волосы и преобразили ее, не получив записки о том, что был второй мама в комнате.

Times, Sunday Times (2014)

В служебных записках также показано, как чиновникам был дан срок менее 24 часов для подготовки отчетов, призванных помочь министрам атаковать планы оппозиции.

Times, Sunday Times (2010)

Он попросил меня написать ему записку.

Христианство сегодня (2000)

В служебной записке отмечается, что Лондон получит предупреждение за час до того, как ударит приливная волна.

Times, Sunday Times (2013)

Он отдыхал в библиотеках, просматривая старые записки и заметки, дневники и интервью.

Times, Sunday Times (2008)

В следующий раз, когда вы получите памятку, чтобы избавиться от галстука, может быть, оставьте и рубашку дома.

Times, Sunday Times (2013)

Гораздо серьезнее, чем вся эта чушь о служебных записках и внутренних расследованиях, то, что лидер либеральных демократов терпит неудачу в своих амбициях.

Times, Sunday Times (2013)

Если его возражение было нерешительным, вы можете написать служебную записку с изложением своего предложения и разослать копии ему и его начальнику.

Киам, Виктор идет на это!: Как добиться успеха в качестве предпринимателя (1986)

Памятка: Трамп возвращается — или, наконец, исчезает?

Может ли бывший президент Трамп Дональд TrumpHouse принять законопроект о реформе избирательных прав и выборов DEA поместит агента, которого видели за пределами Капитолия во время беспорядков в отпуске Губернатор Джорджии Кемп говорит, что он «абсолютно» поддержит Трампа в качестве кандидата 2024 года. маргиналы американской политической жизни?

Вопрос может показаться странным, учитывая, насколько полностью Трамп доминировал на политической арене с тех пор, как он начал свои президентские выборы в 2015 году.С тех пор средства массовой информации и многие из его политических соперников были поглощены каждым его шагом.

Даже после того, как он потерял президентский пост в ноябре, отказ Трампа признать поражение, его зажигательная риторика и, в конечном итоге, его второй импичмент гарантировали, что его тень нависла над его преемником.

Но теперь есть признаки — помимо простого факта, что он находится вне офиса — которые предполагают, что Трамп начинает терять свою значимость в политическом мире.

Во-первых, его забанили в Твиттере, по-видимому, навсегда.Это лишает бывшего президента его любимого мегафона и затрудняет его включение в сегодняшнюю полемику.

Трамп, конечно, все еще может делать заявления из своего постпрезидентского офиса, как он делал это время от времени после ухода с поста президента. Но эти электронные письма обычно не получают такой же популярности, как старые яростные твиты. Как караоке-версии хитов, это совсем не одно и то же.

Есть и тревожные признаки даже среди республиканцев, хотя картина, правда, неоднозначная.

Когда бывший президент сделал свое самое громкое публичное выступление с тех пор, как покинул свой пост в прошлые выходные на Консервативной конференции политических действий (CPAC), он подавляющим большинством выиграл ее желанный соломенный опрос.

Тем не менее, доля посетителей, которые хотели, чтобы он снова участвовал в работе, составила 68 процентов. Это разумная доля, но это также означает, что примерно треть людей, посетивших консервативную конференцию, на которой Трамп был звездой, считают, что пора перевернуть страницу.

Средства массовой информации не так пристально освещают Трампа, как раньше. Его речь в CPAC транслировалась в прямом эфире Fox News, но не CNN и MSNBC. CNN, в частности, столкнулся с ретроспективной критикой за то, что уделял столько же эфирного времени, сколько уделял Трампу, когда он впервые добивался президентства.

Джон «Мак» Стипанович, давний политический деятель-республиканец и критик Трампа из Флориды, сказал, что ему нужно быть осторожным, чтобы не допустить «принятия желаемого за действительное» по поводу снижения значимости бывшего президента.

Но, добавил он, «его призыв был настолько личным и настолько вездесущим, что его отсутствие, как мне кажется, создало нечто вроде вакуума. Независимо от того, насколько некоторые буквально поклоняются ему, я думаю, есть понимание, что он был у руля, когда республиканцы потеряли Палату представителей, потеряли Сенат и проиграли президентские выборы. Он был проигравшим по всем направлениям ».

В своей колонке в прошлом месяце в The Wall Street Journal стратег Республиканской партии Карл Роув Карл Кристиан Роув Записка: возвращается ли Трамп — или, наконец, исчезает? Утренний отчет Хилла — Представлен Институтом СПИДа — Впереди: однократная вакцинация, ослабление ограничений, финансовая помощь Утренний отчет Хилла — Круза мешает политика стихийных бедствий, Куомо БОЛЕЕ приводил аналогичные аргументы: «Несмотря на то, что он обладает всеми полномочиями занимать должности и руководит объединенная республиканская партия, г. Трамп лишился президентства. Если бы он вернулся на другой конкурс Белого дома, ведущий разделенную партию на войне с самими собой и из власти, он будет уничтожен.»

Trump лоялисты отодвигают трудно против понятия, что имело место любого существенное затемнения его судьба помимо сдвига, которого можно ожидать после ухода с поста любого президента. И некоторые считают, что Трамп может повторить историю президента Гровера Кливленда, единственного главнокомандующего, который отбыл два непоследовательных срока.

Они указывают на его чрезвычайно высокие рейтинги одобрения республиканцев. избиратели, а также степень, в которой он сместил Республиканскую партию в свою сторону с тех пор, как пришел к власти.

Его влияние на партию, похоже, не сильно ослабло, даже несмотря на то, что лидер меньшинства в Сенате Митч МакКоннелл Аддисон (Митч) Митчелл МакКоннеллГарланд выдвинул кандидатуру AG, отложенную из-за блокпостов Республиканской партии Министерство юстиции отказалось заняться расследованием этики Чао Трамп был расстроен и не изменился на CPAC. Р-Кай.) И других значимых игроков, таких как член палаты представителей Лиз Чейни Элизабет (Лиз) Линн Чейни, республиканцы, пожалуйста, спасите свою партию, руководитель кампании Республиканской партии: бесполезно для Трампа вмешиваться в праймериз Демократы брезгуют политикой, Республиканская партия ссорится из-за Трампа. -Уйо.) оторвались от него.

Потенциальная ярость базы Трампа привела к тому, что ряд крупных фигур, которые выразили некоторое несогласие, быстро вернулись в строй, в частности, бывший посол США в ООН Никки Хейли Никки Хейли Трамп потерял равновесие и не изменился на CPAC. возвращение — или наконец угасание? Хейли хвалит речь Трампа в CPAC после разрыва с ним из-за бунта в Капитолии БОЛЬШЕ и ее коллеги, сенатора от Южной Каролины Линдси Грэм, Линдси Олин Грэм Вот кого Байден теперь рассматривает в качестве главы бюджета Палаты представителей Демократические лидеры поддерживают Шаланду Янг в ОМБ после ухода Тандена Записка: возвращение — или наконец угасание? БОЛЬШЕ (R).

Несколько возможных претендентов Республиканской партии 2024 года, такие как сенатор Том Коттон Том Брайант КоттонГарланд выдвижение кандидатуры от Республиканской партии задерживается из-за препятствий Республиканской партии Ассоциация национальных шерифов поддерживает выбор Байдена на ключевую роль Министерства юстиции Записка: возвращается ли Трамп или, наконец, исчезает? БОЛЬШЕ (Арканзас), Тед КрузРафаэль (Тед) Назначение Эдварда КрузГарланда в AG отложено из-за блокпостов Республиканской партии The Hill’s 12:30 Report: Вашингтон в состоянии повышенной готовности, поскольку теория QAnon отмечает 4 марта Памятка: возвращается ли Трамп или, наконец, угасает? БОЛЬШЕ (Техас) и Джоша ХоулиДжошуа (Джош) выдвижение кандидатуры Дэвида Хоули Гарланда в AG отложено из-за препятствий Республиканской партии Записка: Трамп возвращается — или, наконец, исчезает? Планы домов по иммиграционным счетам добавляют неопределенности в отношении предложения Байдена.) и губернатор Южной Дакоты Кристи НоемКристи Линн НоемТрамп разговаривает с союзниками о беге в 2024 году без Пенса: отчет Когда Трамп отступит в центр внимания, уйдет ли Куомо со сцены? Растущий профиль Республиканской партии DeSantis заставляет говорить БОЛЬШЕ (R) в 2024 году, явно пытается держаться как можно ближе к Трампу.

Критики, такие как сенатор Митт Ромни Уиллард (Митт) Митт Ромни, республиканцы, пожалуйста, спасите свою партию Меллман: Как сенат принял решение об импичменте Записка: возвращается ли Трамп или, наконец, исчезает? БОЛЬШЕ (R-Юта) признали, что, по их мнению, Трамп выиграет номинацию от республиканцев, если он снова будет баллотироваться.

«Позвольте мне сказать вам вот что — Дональд Трамп никуда не денется», — сказал Круз во время своего выступления в CPAC. На том же мероприятии Джош Мандель, кандидат от Республиканской партии в Сенате штата Огайо, заявил: «У нас есть партия, возглавляемая Дональдом Трампом».

Трамп в конечном итоге может не баллотироваться в 2024 году. Он может быть доволен тем, что продолжит работать в качестве медийного деятеля и того, кто периодически стремится взыскать возмездие с врагами — например, поддерживая первичных кандидатов-повстанцев против тех дружественных истеблишменту действующих лиц, как Макконнелл предпочитать.

Но если он действительно хочет поддерживать более высокий уровень известности, ему придется снова бросить вызов историческому прецеденту. Ни один президент примерно за столетие не проиграл свою гонку на переизбрание и не вернулся в качестве серьезного кандидата на будущую кандидатуру.

Статус политической «рок-звезды», которым Трамп пользовался среди своих сторонников, иногда может быть более мимолетным, чем можно было ожидать.

Бывший губернатор Аляски Сара Пэйлин (справа) была объектом лести со стороны значительной части базы Республиканской партии даже после того, как она проиграла гонку в качестве тогдашнего сенатора.Джон МаккейнДжон Сидни Маккейн Нам нужна независимая комиссия 1/6, чтобы вся страна могла быть уверена в том, что Республиканская партия нацелена на Манчина, Синема, Келли на Бесерре. Записка: возвращается ли Трамп или, наконец, исчезает? Кандидат в вице-президенты МОРЕ (штат Аризона) в 2008 году. Тем не менее, попытки Пэйлин построить карьеру на телевидении провалились, и она отошла на второй план политической сцены.

Трамп, конечно, был намного большей фигурой, чем когда-либо становилась Пэйлин.

Но это также может означать, что есть просто большая высота для скольжения.

«Я не говорю, что Трамп не будет важной фигурой. Но к тому времени, когда мы войдем в избирательный цикл 2024 года, он не будет доминировать в республиканской политике », — предсказал Стипанович.

Памятка — это колонка, о которой сообщает Найл Стэнедж.

Письменный центр | Написание деловых заметок

Написание деловых заметок

ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС-ЗАПИСЬ?

Деловая записка — это короткий документ, используемый для передачи информации внутри организации.Заметки бывают краткими, прямыми и удобными. Они менее формальны, чем буквы, но должны быть профессиональными и лаконичными. Часто бизнес-памятка преследует двоякую цель: выявить проблему и предложить решение. В других случаях служебные записки могут содержать или запрашивать фактическую информацию.

Бизнес-заметки

предназначены для занятых читателей, которые хотят быстро и легко найти нужную информацию в заметке. При написании деловой заметки вы должны структурировать заметку так, чтобы она соответствовала трем типам читателей:

  • Для тех, кто читает только резюме
  • Тех, кто просматривает всю записку, выявляя ключевые моменты и некоторые детали, интересуют их
  • Те, кто прочитал весь документ, чтобы узнать подробности, подтверждающие его основные утверждения или рекомендации.

Имейте в виду, что у этих читателей могут быть разные цели при чтении памятки.Часто читателям необходимо принимать решения о политике и действиях на основе рекомендаций. Другие могут захотеть получить конкретную информацию (свидетельство), необходимую для понимания и обоснования решений о политике и действиях. Читатели также могут захотеть узнать о ваших профессиональных способностях и суждениях.

При определении цели и аудитории вашей записки спросите себя: кто будет предполагаемым получателем этой записки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения записки? Какую информацию получатель будет искать в записке? Такие вопросы помогут вам выбрать контент, структуру и стиль.

КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ДЕЛОВУЮ ЗАПИСЬ?

Как указано выше, эффективная деловая памятка должна быть краткой, прямой и простой в использовании. Следующие пять стратегий написания помогают читателям легко и быстро ориентироваться в деловых памятках:

  1. Сначала представьте главное. Это, возможно, самое важное правило, касающееся структуры и содержания служебных записок. Читатели должны быстро понять содержание и значение памятки. Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят узнать ответ или решение немедленно — если читатели хотят получить больше информации, они могут продолжить чтение.Другими словами, вспомогательные детали должны следовать за основным пунктом или выводом, а не предшествовать ему.
  2. Сохраняйте профессиональный лаконичный стиль. Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория — это ваш начальник, ваши коллеги или и то, и другое. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, прямым, сердечным и легко читаемым. Чтобы добиться такого стиля, используйте короткие активные предложения. Избегайте жаргона и претенциозной лексики. Поддерживайте позитивный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных высказываний.Профессиональный стиль письма не только упрощает чтение заметок, но и повышает доверие к автору.
  3. Создайте очень конкретную строку темы, чтобы дать читателю немедленное представление о теме и цели заметки (или сообщения). Строка темы должна ориентировать читателя на предмет и цель памятки и обеспечивать удобную ссылку для хранения и быстрого просмотра. Предположим, например, что вы пишете, чтобы запросить разрешение и финансирование для деловой поездки.Вы бы избегали общей темы, такой как «Съезд издателей» или «Поездка на конференцию AWP», в пользу чего-то более конкретного, например «Запрос средств: конференция AWP». В последнем примере читателю рассказывается о предмете и о том, что ее просят с этим делать.
  4. Предоставьте краткое изложение или обзор основных моментов, особенно если заметка занимает более одной страницы. Часто называемый резюме, первый абзац длинного меморандума или сообщения выполняет следующие функции:
    • Представляет основной запрос, рекомендацию или заключение
    • Обобщает, а затем предварительно просматривает основные факты, аргументы и доказательства
    • Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в оставшейся части памятки.
    • Как и тема сообщения, краткое изложение дает краткий обзор цели и содержания памятки.Читатель использует его, чтобы направлять как быстрое первое чтение, так и последующие быстрые обзоры.
  5. Используйте функции формата, такие как заголовки, для обозначения структуры и направления читателей к информации, которую они ищут. Заголовки представляют собой схему заметки, позволяя читателю быстро увидеть, каковы основные темы или моменты и где их найти в заметке. Делайте заголовки параллельными друг другу и как можно более конкретными. Другие особенности формата, которые сигнализируют о структуре и направляют читателей, включают короткие абзацы и блоки текста, списки, выделенные отступами, числами или маркерами, или щедрое использование пробелов для направления взгляда.

СТАНДАРТНЫЙ ЗАГОЛОВОК

Хотя формат памятки может варьироваться от одной организации к другой, стандартный заголовок состоит из серии четко обозначенных строк, которые передают ключевую информацию о содержании памятки и ее распространении. Ниже приведены стандартные элементы заголовка меморандума:

Дата: Дата выдачи памятки

Кому: Лицо (а), которому оно адресовано в первую очередь

(иногда с указанием должности)

cc: Имя (имена) всех, кто получит копию

(иногда с указанием должности)

От: Имя писателя, за которым обычно следует его / ее

рукописные инициалы (иногда с указанием должности)

Тема: или Re: Краткое изложение темы служебной записки

Какова цель выпуска меморандума? | Работа

Автор Анна Уиндермир Обновлено 29 июня 2018 г.

Деловой меморандум или служебная записка используется в основном как формальное, физическое средство эффективного общения отдела с сотрудниками — почти всегда для внутреннего общения и лишь в редких случаях. отправлено клиентам или общественности.Памятка по сути представляет собой короткое письмо на фирменном бланке компании, отправленное в электронном виде в виде прикрепленного файла или распечатанное для ручной доставки. Менее формальные сообщения обычно отправляются только по электронной почте. Записки должны быть отправлены определенной аудитории, в зависимости от их цели.

Поделиться новостями

Заметки используются для информирования сотрудников о последних событиях в масштабах компании или в конкретном отделе. Например, когда руководство выпускает изменение в корпоративной политике, используется служебная записка для объяснения этого изменения.Другие новости, представленные в памятке, могут включать в себя последние новые наймы или продвижение по службе с конкретными подробностями о каждом человеке и их ролях или о новых партнерских отношениях с другими компаниями. Записки можно использовать для информирования сотрудников о последних изменениях в расписании проектов или о новых продуктах или услугах, которые предлагает компания. Заметки могут включать объявление, которое будет размещено в общих помещениях офиса.

Решение проблемы

Компании могут выпустить служебную записку для решения проблемы, которая привлекла внимание руководства.В памятке, подобной этой, можно описать любую информацию, полученную в результате расследования, которое выявило проблему, и указать уровень серьезности. Проблемы, рассматриваемые в служебных записках, могут включать опоздание или отсутствие сотрудников, недовольство клиентов, ненадлежащее соблюдение процедур или проблемы служебного этикета, такие как неправильное использование сотовых телефонов во время встреч.

Сделать запрос

Иногда компании выпускают служебные записки с запросами сотрудников. Они могут требовать присутствия на собраниях, изменений в рабочих процедурах или разрешения или сотрудничества для выполнения какой-либо деятельности, связанной с работой. Памятка с запросом часто включает инструкции или рекомендации по выполнению запроса, например, конкретные действия. В нем также могут быть упомянуты преимущества, которые будут получены в результате выполнения действий, потенциальные проблемы, если запрос не будет выполнен, или конкретная помощь, которая будет предоставлена ​​для выполнения запроса. Например, операционный отдел компании может попросить сотрудников следовать графику очистки холодильника в комнате отдыха.

Оставить отзыв

Еще одно распространенное использование служебных записок — оставить отзыв о программах, услугах или продуктах компании.Записки, используемые для этой цели, дают сотрудникам ответ, чтобы они знали, как их работа воспринимается. Например, работники отдела обеспечения качества производителя промышленного оборудования могут захотеть узнать, насколько хорошо продукт работает для клиентов, которые приобрели оборудование впервые. Аналогичным образом отдел кадров компании может использовать памятку, чтобы предоставить сотрудникам результаты общекорпоративного опроса.

Что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами)

Памятка — одна из наиболее важных форм общения, используемых в государственных и частных организациях.При общении с коллегами и другими внутренними заинтересованными сторонами посредством меморандума важно использовать правильный формат. Понимание правильного формата памятки может помочь вам передавать информацию более эффективно и профессионально. В этой статье мы обсудим важность форматов памяток, их выбор, а также примеры и шаблоны.

Важен ли формат памятки?

Формат памятки важен для достижения цели документа.Памятка — одна из простейших форм распространения информации внутри организации. Оно краткое и по существу и часто включает элементы убеждения и призыв к действию.

Если вы используете неправильный формат, заметка может не передать ваше сообщение правильно или отвлечь и запутать читателя. По этим причинам жизненно важно использовать правильный формат при написании заметки, чтобы обеспечить эффективное общение.

Как выбрать формат заметки

Все заметки имеют одинаковый формат.Однако тип памятки зависит от цели сообщения. Вы можете использовать заметки, чтобы запрашивать информацию, запрашивать подтверждение или предлагать действия. Вы также можете отправить памятку, чтобы сообщить коллегам и другим людям в вашей организации отчет о проделанной работе.

Все заметки имеют одинаковый формат. В нем есть элементы, указывающие получателя, отправителя, дату и текст. Памятка не требует приветствия и не может содержать подписи. Вы можете отправить памятку в распечатанном виде или по электронной почте.

Подробнее: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Формат заметок

Вот формат, который вы можете использовать для создания бизнес-заметок:

Меморандум

Кому: [Включить получателей ‘ имя]

От: [Укажите свое имя и должность]

Дата: [Месяц, день, год]

Тема: [Тема служебной записки]

[Памятка не требует приветствия]

Тело памятки

[Начните с прямого и краткого введения, в котором указывается причина написания памятки. ]

[Предоставьте читателю краткую, но подробную информацию.]

[Закончите четким закрытием и призывом к действию.]

Связано: 7 типов деловых писем и когда их использовать

Примеры памяток

Вот пять примеров бизнес-памяток для различных сценариев:

  • Пример 1
  • Пример 2
  • Пример 3
  • Пример 4
  • Пример 5

Пример 1

* Кому: Все сотрудники отдела закупок *

* От: Mr.Барри Баттонвуд, помощник менеджера по обучению и развитию персонала *

* Дата: 22 августа 2018 г. *

* Тема: Обязательное обучение работе с новым программным обеспечением *

Все вы знаете о недавнем внедрении компанией новое программное обеспечение для управления цепочками поставок. Компания инвестировала в новое приложение, чтобы улучшить связь с нашими поставщиками, улучшить отслеживание заказов и сократить задержки до минимума, чтобы сэкономить средства и повысить эффективность.

25 августа 2018 года мы проведем обучающий семинар по ознакомлению сотрудников отдела с новым программным обеспечением.Мы надеемся, что этот тренинг позволит каждому плавно перейти к новому приложению. Все сотрудники отдела должны присутствовать на тренинге.

Пример 2

* Кому: Всем сотрудникам *

* От: Бриджит Пол, вице-президент, производственный отдел *

* Тема: Периодическое техническое обслуживание завода *

* Дата: 21 сентября 2017 г. *

Пишу, чтобы сообщить вам, что следующее периодическое заводское обслуживание начнется 27 сентября 2017 г. и продлится в течение следующих трех недель.

По мере того, как мы продолжаем создавать новые продукты и увеличивать объемы производства, мы чувствуем, что необходимо поддерживать наши производственные мощности в наилучших условиях, чтобы обеспечить благоприятные условия труда для наших сотрудников, оправдать ожидания клиентов и достичь наших целей по доходам.

Во время периодического технического обслуживания мы будем останавливать одну фабрику каждую неделю и увеличивать количество смен на двух производственных объектах, чтобы удовлетворить наши производственные квоты. Мы приняли соответствующие меры для выплаты сверхурочных премий и уже обсудили с руководителями отделов и руководителями групп способы поддержания эффективности и производительности персонала в период технического обслуживания.

Если у вас есть сомнения или вопросы относительно планового заводского обслуживания, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров. Между тем, мы приносим извинения за неудобства, которые могут возникнуть в результате этой операции.

Спасибо за сотрудничество.

Пример 3

* Кому: Все сотрудники *

* От: Лейла Смит, генеральный директор *

* Дата: 18 февраля 2019 года *

* Тема: Повторяющееся проблемы безопасности данных *

Мне стало известно, что компания испытала серию утечек данных за последние две недели из-за недавних изменений в нашей системе безопасности межсетевого экрана. Я знаю, что некоторые из вас потеряли файлы на своих рабочих станциях, и произошла, по крайней мере, случайная утечка конфиденциальной информации компании. Мы предпринимаем шаги для решения этой проблемы, чтобы предотвратить дальнейшие нарушения безопасности данных.

Тем временем мы переходим на временную систему управления данными, пока наши инженеры и внешние консультанты не устранят проблему. Мы приветствуем комментарии и предложения о том, как решить эту проблему, чтобы мы могли вернуться к достижению результатов для наших клиентов.

Спасибо за понимание.

Пример 4

* Кому: Все сотрудники *

* От: Джейден Харди, менеджер по маркетингу *

* Дата: 12 октября 2019 года *

* Тема: Наташа свадьба *

Я пишу, чтобы сообщить вам о свадьбе Наташи Одри, которая состоится в ближайшие две недели. Ей хотелось бы, чтобы каждый сотрудник отдела присутствовал на радостном событии.

Свадьба состоится в церкви Chapel of Light на бульваре Доусон, Чикаго, в субботу, 1 ноября 2019 г. Прием в Emerald Events Center в 14:00.

Компания предоставит коктейльный стол с сахарной ватой, напитками и закусками. Ответьте Энтони до четверга, 30 октября, и включите диетические инструкции в свой ответ.

Пример 5

* Кому: Отдел продаж Fintech *

* От: Джанет Андервуд, руководитель отдела продаж *

* Дата: 20 мая 2018 *

* Тема: Достижение квоты продаж *

Я пишу, чтобы поздравить вас с похвальными усилиями и энергией, которые вы вложили в выполнение квоты продаж вашей команды за последний квартал.

Ваша команда продемонстрировала образцовые знания продукта, обслуживания клиентов, навыки ведения переговоров и сотрудничества, которые стоит подражать другим командам и отделам компании.

Спасибо за вашу преданность делу и стремление к совершенству. Мы отправим вам бонусные чеки и благодарственные письма до конца недели.

Поздравляем с достижением!

Связано: Руководство по улучшению взаимодействия в команде на рабочем месте

Часто задаваемые вопросы о формате заметок

Вот общие вопросы, которые люди задают о формате заметок:

  • Имеется ли в формате заметки двойной интервал?
  • Сколько существует типов заметок?
  • Следует ли подписывать служебную записку?
  • Какова идеальная длина памятки?
  • Может ли в памятке быть пули?
  • В чем разница между меморандумом и меморандумом?
  • Памятка официальная или неофициальная?

Имеется ли в формате памятки двойной интервал?

Памятка разбита на абзацы без отступов.Строки в абзаце разделяются через один интервал. Однако используйте двойные пробелы между заголовком и абзацем. Двойной интервал также применяется между абзацами.

Сколько бывают типов памяток?

Существует четыре типа памяток, в том числе:

  • Памятка запроса
  • Памятка отчета
  • Памятка подтверждения
  • Памятка подсказки

Следует ли подписывать памятку?

Заметки редко содержат подпись. Однако некоторые люди включают в заголовок свое имя или инициалы.

Какова идеальная длина памятки?

Идеальная памятка должна быть меньше одной страницы. В зависимости от типа заметки, абзацы могут содержать от двух до семи строк. В заметках, в которых запрашивается информация или содержится отчет, часто используются короткие предложения, содержащие менее 20 слов.

Может ли записка иметь пули?

Да, вы можете включить маркеры в заметку. Однако сведите к минимуму маркеры, полужирный текст, нумерованные списки и курсив, поскольку они могут отвлекать читателей и препятствовать распространению информации.

В чем разница между меморандумом и меморандумом?

«Меморандум» — это сокращенная форма «меморандума». Эти два слова имеют одинаковое значение и взаимозаменяемы.

Является памятка официальной или неформальной?

Все памятки неформальны, потому что они используются для общения внутри организации.

Похожие записи

Вам будет интересно

Где макдональдс: Поставщики – Макдоналдс в России

Обращение к коллегам по работе в письме: Прощальное письмо коллегам, руководителю и коллективу при увольнении (примеры)

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко