Что такое кассовая книга – Кассовая книга (форма КО-4) в 2019 году. Скачать бланк (excel, word) и образец заполнения

Содержание

Кассовая книга

Кассовая книга – это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации. Порядок ведения кассовой книги регулируется ч.III Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Согласно порядка ведения кассовой книги и хранения денег организации могут вести кассовую книгу в одном экземпляре ручным или автоматизированным способом.

Порядок ведения кассовой книги ручным способом

При ведении кассовой книги ручным способом листы книги перед использованием должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью. На последнем листе кассовой книги указывается общее количество листов и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Для ведения кассовой книги используется бланк унифицированной формы № КО-4

Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи наличных денежных средств по каждому кассовому документу (приходному или расходному кассовому ордеру). Все записи делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первый экземпляр называется вкладным листом кассовой книги, второй – отрывным листом. Первый и второй экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

В конце каждого рабочего дня кассиром рассчитываются итоги зарегистрированных за день кассовых операций, и выводится остаток денег в кассе на следующее число. Эти данные вносятся в кассовую книгу, после чего второй (отрывной) экземпляр листов книги (содержащий копию записей) отрывается и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.

Порядок ведения кассовой книги автоматизированным способом

Согласно ч.III Порядка ведения кассовых операций в РФ допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом (например в программе 1С:Бухгалтерия). При этом способе листы кассовой книги формируются автоматически, на основании зарегистрированных в программе кассовых документов. В соответствии с требованиями порядка ведения кассовой книги необходимо к началу следующего рабочего дня формировать в программе и выводить на печать вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Сформированные листы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в программе должна осуществляться автоматически в порядке возрастания с начала года.

Вкладной лист книги, сформированный последним за месяц, должен содержать общее количество листов кассовой книги, сформированных за прошедший месяц, а вкладной лист, формированный последним за год — общее количество листов книги за год.

После распечатки отчета кассира и вкладного листа кассир обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Сформированные вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

sprbuh.systecs.ru

Кассовая книга — это… Что такое Кассовая книга?

Регистр учета наличных денежных средств организации.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой (разрешается вести кассовую книгу автоматизированным способом, см. далее). Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

п. 22-35 Письма ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право. — М.: СБИ. С. М. Джаарбеков. 2001.

accounting_tax_law.academic.ru

Что такое кассовая книга? :: SYL.ru

Итак, вы, конечно, уже знаете, что, начиная с 2012 года, правила оформления для кассовых операций в полной мере касаются всех организаций и предпринимателей, принимающих за реализованные товары, оказанные услуги или выполненные работы оплату наличными деньгами, независимо от наличия у них кассового аппарата.

Перечень кассовых документов

Обязательно составление следующих документов:ПКО — приходный кассовый ордер — при поступлении оплаты; РКО — расходный кассовый ордер — при выдаче (расходе) денег из кассы; кассовая книга — о ней подробней далее, т.к. она является самым главным документом в данном случае, и ее заполнение вызывает наибольшее количество вопросов. Еще одно обязательное действие, новшество того же 2012 года, — ежегодное утверждение лимита оставшихся на конец дня денег в кассе. Утверждается он самостоятельно руководителем каждого предприятия, пользуясь установленной формулой и данными о поступлениях в кассу за предыдущий год.

Кассовая книга — правила ведения

Для того чтобы вести кассовую книгу, необходимо использовать бланк утвержденной формы (КО-4). Заполняется кассовая книга в электронном виде или в бумажном, используя журнал, продающийся в магазине, где приобретают бухгалтерские бланки. Записи в книгу вносят в тот день, когда имели место какие-либо кассовые операции: приход или расход.

В бумажном виде

Для составления, как уже говорилось, используют соответствующий бланк. Прежде, чем начать ведение книги, ее следует оформить надлежащим образом. Обязательно заполнение титульного (первого) листа. Здесь указывается название организации или ИП (фамилия, имя, отчество), номер формы по ОКУД, ОКПО и период на который составляется кассовая книга. Период не может превышать календарного года, т.е. даже если в книге на конец года остаются чистые незаполненные листы, вы все равно начинаете новую в следующем году. Если количество записей в течение года превышает допустимое бланком, то возможно составление нескольких книг в течение года. Далее нужно обязательно пронумеровать все листы кассовой книги. Количество листов указывается на последней странице. Кассовая книга прошивается в обязательном порядке и скрепляется печатью организации или ИП. Рядом с печатью и указанием количества листов проставляется подпись руководителя.

В электронном виде

Как говорилось выше, возможно (и в последнее время имеет большое распространение) составление кассовой книги и в электронном виде. Для этих целей используется специальная программа для ведения кассовой книги или какая-либо бухгалтерская программа, имеющая функцию составления кассовых документов. Книгу возможно вести в течение года, распечатав лишь по окончании, после чего она, так же как и обычная бумажная, сшивается,скрепляется печатью и подписью, а листы пронумеровываются.

Заполнение

У каждого листа кассовой книги есть лист-двойник — отчет кассира. В бумажном виде его заполняют через копирку и отрывают от листа кассовой книги, а в электронном распечатываются два одинаковых листа, имеющих лишь различные названия. Отчет кассира хранится отдельно от книги — обычно к нему прикрепляют ПКО и РКО, движение которых отражается в этом отчете. Каждый лист кассовой книги состоит из одинаковых пунктов: наименование, дата, остаток, начало дня, подробная информация о документах прихода и расхода с указанием получателей и сумм, остаток на конец дня. Ниже указывается количество документов, указанных в течение дня, и ставятся подписи кассира и бухгалтера, принявшего и проверившего кассовые документы. Следует заметить, что при заполнении не допускаются помарки и исправления. Если они все-таки были допущены, то изменения визируются кассиром и бухгалтером.

www.syl.ru

Особенности ведения кассовой книги КО-4

Ни одна организация, выполняющая операции с наличными деньгами, не может обойтись без кассового учета. Одним из главных требований является надлежащее оформление кассовой документации. Каковы нюансы заполнения кассовой книги?

Если деятельность организации предусматривает осуществление наличных расчетов, то наличие кассовой книги в единичном экземпляре обязательно.

Заполняется данный документ по унифицированной форме КО-4. Можно оформлять книгу на бумажном носителе или электронном формате. Какие особенности сопутствуют ведению кассовой книги КО-4?

Операции по кассе ведет работник организации, назначенный приказом руководителя и должностной инструкцией. Таковым может выступать кассир или бухгалтер (главбух).

В небольших фирмах, при отсутствии кассира и бухгалтера, ведением кассового учета занимается непосредственно руководитель. При ведении такого документа как кассовая книга должно соблюдать основные правила по ее заполнению.

Выглядят они следующим образом:

Все приходные ордера надлежит заверять подписями главбуха и кассира и печатью При наличии таковой. На расходном ордере дополнительно к таким заверениям проставляется подпись руководителя
По завершении дня кассовая книга проверяется бухгалтером Посредством просмотра правильности заполнения кассовых документов и подобающего разнесения оных на счета бухучета. При надлежащем оформлении бухгалтер проставляет личную подпись в нужных местах
Руководствуясь итогами по кассовой книге, кассир сличает остаток наличности При отсутствии денежного оборота в течение дня, ничего вписывать в книгу не требуется
Вести кассовую книгу надобно в хронологическом непрерывном порядке в течение года С первого дня нового года ведется новая книга. Каждая запись книги являет собой отдельный документ, с подписями и заверением

Ранее действовавший Порядок заполнения кассовой документации не допускал внесение исправлений в кассовую книгу. С 1.06.2014 это стало возможным.

При этом каждое исправление должно сопровождаться указанием даты, Ф.И.О. и подписи лица, обнаружившего и исправившего погрешность.

Что это такое

Кассовая книга представляет собой учетную ведомость, необходимую для регистрации всех операций с наличными деньгами. Порядок ведения данного документа определяется ч.3 «Порядка ведения кассовых операций».

Соответственно этому положению книга ведется в одном экземпляре. Заполнять документ можно как ручным способом, так и автоматизированным.

Можно назвать кассовую книгу специальной формой по учету наличных операций. Записи в кассовой книге ведутся кассиром, который и является ответственным за правильность вносимых данных.

Вписываются сведения в кассовую книгу через копировальную бумагу в целях получения копии страницы. Первый экземпляр остается в самой книге, вторая копия является отрывной и выступает в виде отчета кассира.

Нумерация первого листа идентична со вторым. Вносятся записи непосредственно по получении/выдаче денежных средств.

По окончании дня кассиру надлежит посчитать итог осуществленных за смену операций. Потом он считает остаток денег в кассе и подает в бухгалтерию отчет с приходными/расходными кассовыми документами.

Подается отчет под расписку на первом экземпляре в кассовой книге. Вести кассовую книгу нужно каждодневно, рассчитывая остаток на окончание всякого рабочего дня.

Контроль над верным ведением кассовой книги исполняет главный бухгалтер. После того как период ведения кассовой книги завершен, все листочки сшиваются. Затем прошитые листы заклеиваются итоговым листом.

С какой целью ведется

Основная цель ведения кассовой книги это фиксация всех приходных и расходных операций с денежными средствами, реализовываемых организацией.

При помощи записей можно отследить передвижение денег. Ежедневная сверка остатка по кассе и имеющихся наличных средств позволяет своевременно выявить недостатки и излишки по кассе.

При возникновении каких-либо неясностей в ходе налоговой проверки кассовая книга становится одним из главных доказательств, помогая восстановить картину операционного учета.

Полезно наличие кассовой книги и для целей управленческого учета, поскольку отображает доходы и расходы организации максимально подробно.

Действующая нормативная база

Постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 утверждена специальная форма для кассовой книги 0310004. Здесь же приводятся образцы форм приходного и расходного кассовых ордеров.

Форма 0310001 для ПКО и форма 0310002 для РКО. Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 несколько изменило порядок ведения кассового учета юридическими лицами.

Изменения начали действовать с 1.06.2014, значительно упростив ведение кассовых документов. Приложение к этому документу содержит подробный алгоритм расчета организациями лимита кассы с учетом доходов и расходов.

Непосредственно порядок ведения кассовых операций учреждается Положением №373-П. Утверждено оно 12.10.2011 ЦБ РФ и действует с 1.01.2012.

Существующие нормативы устанавливают, что вести кассовую книгу разрешено как от руки, так и в виде электронном.

Оформлять электронную кассовую книгу допустимо, если субъект может обеспечить сохранность электронного учета и предотвратить несанкционированный доступ.

Особенности ведения электронной книги таковы:

Любой новый день начинается с заранее составленных машинограмм идентичного содержания Именуются они «Вкладным листом» и «Отчетом кассира». Нумерация страничек ведется по нарастающей
На конечной машинограмме месяца и года Делается пометка о числе листов за соответсвующей период
Каждая машинограмма обследуется кассиром На достоверность и подписывается
«Вкладной лист» Сохраняется у кассира на протяжении года. «Отчет кассира» подобает передавать в бухгалтерию одновременно с приходными и расходными ордерами
При электронном учете «вкладыши» Распечатываются не менее одного раза в год по завершении года. После сшивки и опечатывания они подписываются главбухом и руководителем
Заносить исправления в электронный документ запрещено Допускается лишь заново составить лист

Что касается бумажного варианта документа, то нюансы ведения таковы:

Создаваться книга может на различные периоды времени Исходя из количества операций. Но ведение одной кассовой книги дольше года запрещено
Бумажные страницы пронумеровываются еще до внесения первой записи Численность листов удостоверяется подписями руководителя и главбуха на последнем листочке
Кассовая книга должна быть прошита И заверена печатью из сургуча
Если число дневных операций велико Допускается использовать несколько страниц на один день. Причем ведется сквозная их нумерация
Ошибки в бумажной книге можно исправить Незначительные погрешности зачеркиваются, указывается нужный вариант и подпись исправившего лица. При существенных ошибках страница перечеркивается, ставится пометка «Аннулировано» и составляется лист без ошибок
В дни выдачи зарплаты лимит по кассе может превышаться В этом случае требуется заполнение строчки «в т.ч. на выплаты» и обособленно выделять суммы на оплату труда

Что она собой представляет

Начинает форму кассовой книги титульный лист. На нем указываются данные о названии организации, коде ОКПО и наименовании структурного подразделения. Здесь же указывается временной интервал, на протяжении какого планируется осуществлять ведение регистра.

Отчет кассира с вкладным листом различны лишь по названию, оформляются они абсолютно одинаково. В верхней части пишется дата составления и номер листа. В табличную часть вносится запись об оставшейся наличности в кассе на конец предшествующего дня.

При осуществлении операций кассир заносит данные в соответственные строки:

  • номер РКО или ПКО вписывается в строчку о номере документа;
  • в следующем столбце указывается Ф.И.О. лица, внесшего или получившего средства;
  • надлежащий код из Плана счетов организации вносится в графу о корреспондирующем счете;
  • столбики о приходе и расходе заполняются полученными или выданными суммами;
  • итоги, вычисленные кассиром за смену, вписываются в строчку об итогах за день.

После того как книга заполнена, кассиром подсчитывается остаток денежной наличности на конец дня. Фактический остаток сличается с высчитанным по записям. После обследования кассир подписывает отчет и пересчитывает документы.

В кассовой книге нужно прописью указать число кассовых ордеров за смену. Далее документы прошиваются и передаются в бухгалтерию. После изучения отчета кассира бухгалтер проставляет на нем свою подпись.

Говоря о том, как выглядит кассовая книга, стоит упомянуть такие нюансы, как способы заполнения. Заполнять книгу можно способом вертикальным либо горизонтальным.

При вертикальном методе расположение страниц соответственно вертикально. К одному кассовому дню относится одна страница книги. Отчет кассира в этом случае может находиться на следующей странице.

Записи ведутся под копирку, и второй листок является отрывным. Может отчет кассира при подобном варианте заполнения составляться на отдельном чистом листочке. Записи на него переносятся также копировальным способом.

Горизонтальный вариант ведения книги представляет собой деление книги на две одинаковые части. В первой части имеются горизонтальные полосы, которые наполняются кассиром. Первая часть это вкладной лист, то есть экземпляр первый.

Часть вторая не расчерчена и представляет собой второй экземпляр. Заполняется таковой с двух сторон через копировальную бумагу. Для этого лист перегибается пополам и между половинками подкладывается копирка.

При необходимости переноса записи отрывной лист сворачивается на обратную сторону и продолжается ведение записи. Первая часть остается в кассовой книге, вторая подается в бухгалтерию как отчет кассира.

Бланк по установленной форме

Бланк кассовой книги является унифицированным документом формы КО-3. Не допускается изменять формат ведения книги. Каждая организация обязана вести кассовый учет согласно установленному порядку.

Бланк формы К0-3 в формате Word можно скачать здесь. Также можно воспользоваться бланком кассовой книги в формате Excel, скачав его здесь.

Нюансы для малых предприятий

Малые предприятия вправе осуществлять все записи на бланках вручную, не делая исправлений в РКО и ПКО. Предприятия , являющиеся структурными подразделениями организации, ведут отдельную кассовую книгу, копия которой отправляется в головную организацию.

При этом организация отображает все нюансы ведения кассового учета структурными подразделениями в специальном документе. Называется таковой Методикой, ведущие кассу работники уведомляются о его содержании под роспись.

С 1.06.2014 в соответствии с Указанием №3210-У малые предприятия могут вообще не вести кассовой книги, руководствуясь упрощенными правилами.

Особенно это касается раздельного налогового учета расходов и доходов и высчитывания расчетных показателей по специальной формуле.

Также новые изменения позволили пользоваться услугами физических лиц по договору для ведения бухгалтерии и оформления кассовых документов.

Образец выписки из документа

Выписка из кассовой книги нередко может быть востребована различными инстанциями. Чаще всего ее требует банк или налоговая инспекция. Специальной формы для данного документа не предусмотрено.

Потому каждая организация выбирает наиболее приемлемый вариант оформления. Можно составить выписку в виде таблицы. В нее переносятся данные по всем операциям за запрашиваемый период.

В верхней части выписки указывается наименование документа, название организации и код по классификатору предприятий. Здесь же пишется указываемый период извлечения. В основном таблица выполняется аналогично разметке кассовой книги.

Заверяет выписку руководитель и ответственное лицо, составившее документ. Можно создать выписку посредством копирования нужных страниц. Далее копии заверяются. На первой странице указывается, что это выписка.

На каждом скопированном листе ставятся подписи руководителя и ответственного лица, а также печать при наличии оной. В качестве шаблона использован разворот страниц. Аналогичным образом можно подготовить документ за любой период времени.

Каков срок хранения

Специального срока хранения кассовых документов законодательством не предусмотрено. Здесь следует руководствоваться тем, что данная документация относится к документам налогового и бухгалтерского учета.

Срок хранения таковых по закону «О бухучете» равен пяти годам. При этом не конкретизировано место хранения документов. Порядок передачи на сохранении и место сохранения определяется руководителем.

Желательно зафиксировать порядок в графике документооборота. Кассовые документы считаются первичными учетными документами. Ст.23 пп.8 п.1 НК РФ устанавливает четырехлетний период сохранения для первичной документации.

Данные требования должны соблюдаться по отношению ко всем бухгалтерским и налоговым документам, необходимым для целей расчета налогов.

В то же время ч.1 ст.29 ФЗ №402 требует сохранять первичные учетные документы, бухотчетность и регистры бухучета в течение срока, определенного правилами архивного дела, но не меньше пятилетнего интервала.

То есть сохранять кассовую книгу нужно лет пять как минимум. Начало отсчета периода сохранения начинается с первого дня года, последующего за годом оформления документации.

Нужно ли подшивать к ней КМ-6

Форма КМ-6 являет собой отчет кассира. Составляется таковая ежедневно по завершении рабочего дня на основании показаний ККМ и сумм дневной выручки.

Кассир создает один экземпляр данного документа, подписывает его и сдает вместе с выручкой бухгалтеру, или иному лицу, ответственному за ведение кассовой дисциплины по приходному кассовому ордеру.

Необходимость составления кассового отчета зафиксирована в п.6.1 «Типовых правил эксплуатации ККМ», ратифицированных Постановлением Минфина РФ №104 от 30.08.1993. Форма отчета КМ-6 утверждена Госкомстатом.

Способ хранения КМ-6 рассмотрен в «Указаниях по применению и заполнению первичной учетной документации по учету денежных расчетов … с применением ККМ».

Данные Указания являются приложением к Положению №132 от 25.12.1998 «Унифицированные формы первичной учетной документации …». Здесь определена необходимость сдачи формы КМ-6 по приходному ордеру в бухгалтерию.

Что касается хранения, то особых требований не предусмотрено. Хранить КМ-6 можно в любом удобном виде. Можно сохранять их отдельно либо подшивать помесячно (поквартально) и хранить вместе со всей кассовой документацией.

Заполненный образец

Во избежание ошибок в отношении оформления кассовой книги, желательно детально рассмотреть пример такого документа в заполненном виде.

Осуществляя любой вид деятельности с применением наличных расчетов, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо должны уделить должное внимание кассовой дисциплине.

Важно правильно оформлять все кассовые операции. Для этого следует ознакомиться с образцом книги, изучить особенности ее ведения и правильно осуществлять учет операций с наличностью.

buhonline24.ru

Кассовая книга: заполнение, образец, пример, бланк

В статье рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу по форме КО-4 на конкретном примере. Кроме того, можете скачать ее бланк и образец заполнения в word.