Автоматизация бизнес процессов это: Автоматизация бизнес-процессов | Глоссарий ПитерСофт

Содержание

Автоматизируя бизнес процессы: как упорядочить хаос

Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

Три кита хаоса в бизнесе: как автоматизировать процессы, которых нет

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

  • Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
  • Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
  • Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также — наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов можно почитать.

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс.

А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

  1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
  2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
  3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов — это подготовка к проекту их автоматизации.

Здорово ли сердце вашего бизнеса?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы — сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.

Заказать консультацию

Основная цель разработки бизнес-процессов — это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников — держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

  • Упорядочить регулярные задачи.
  • Минимизировать человеческий фактор.
  • Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
  • Держать под контролем все детали процесса.
  • Включить в схему взаимодействия клиентов.
  • Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
  • Экономить время, свое и сотрудниковю.
  • В итоге — экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами — система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами — «1С:Документооборот 8» — на примерах.

  1. Настройка прав доступа не дает специалисту Петрову провернуть сделку напрямую, лишив компанию доли прибыли. Еще Петров не может скачать клиентскую базу компании и начать маленькую, но гордую предпринимательскую деятельность.
  2. Секретарь Бантикова знает, сколько документов пришло и ушло, сколько на согласовании у начальника, сколько поступило писем клиентов. Благодаря системе Бантикова в курсе, по каким документам сроки горят или уже сгорели. Начальник Бантиковой тоже в курсе.
  3. Руководитель филиала Береговский знает, на каком этапе работа с каждым клиентом. С кем в ближайшую неделю будет заключен договор, а с кем работа застопорилась и по каким причинам.
  4. Руководитель проекта Сидорова оперативно видит этапы сложного согласования с использованием условий маршрутизации, с резолюциями занятых в процессе лиц и контрагентов.
  5. Менеджер Утюжкин заключает типовой договор. Для этого он в несколько кликов соединяет данные контрагента с шаблоном договора. За 3–4 секунды Утюжкин получает договор, текст которого уже проверен и согласован, и даже подпись стоит (если настроена функция электронной подписи).
  6. Архивариус Семируков не переживает, что с бумажными документами случится хаос. Все документы он заносит в систему, знает, где какой лежит, какой номер для договора следующий, от какого клиента какая бумага когда пришла или придет.
  7. Руководитель Рулькин, работая с системой документооборота, удобно и быстро рассчитывает план проекта, движется по нему вместе с командой и контролирует сроки реализации. Рулькин знает, что происходит в каждом проекте компании.
  8. Бухгалтеру Канарейкиной не нужно требовать от коллег закрывающих документов. Ведь Канарейкина работает в программе «1С:Бухгалтерия», которая обменивается данными с системой «1С:Документооборот» (кстати, как и другие типовые программы линейки «1С:Предприятие 8»). А туда коллеги информацию давно занесли. А если бы не занесли, то им об этом давно напомнили бы секретарь Бантикова, руководитель Рулькин и менеджер Утюжкин, заинтересованные в данной процедуре.
  9. Кстати, менеджер Утюжкин, выезжая на переговоры, не таскает с собой тяжелый ноутбук, а обходится планшетом или даже смартфоном. Ведь у него настроен доступ к нужной информации с мобильных устройств.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, — задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

  • выявить «тонкие места» в компании,
  • определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
  • понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
  • выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
  • определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов — это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.

Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — расскажем!

Автоматизация бизнес-процессов. Какую систему выбрать?

Когда возникает задача автоматизировать бизнес-процессы предприятия, неизбежны сомнения, какое решение выбрать – ECM (систему управления контентом), BPM (систему управления бизнес-процессами) или иной класс систем. Но управление процессами неотделимо от создания контента, поэтому грань между возможностями продуктов часто очень тонкая.

Каждое ИТ-решение на рынке по мере развития охватывает функциональные возможности соседних классов систем. Особо тонкая грань между ECM- и BPM-продуктами. Производители BPM заявляют, что в их продуктах предусмотрены ECM-модули – то есть решаются задачи по управлению контентом. В то же время производители ECM предлагают встроенный инструмент, который закрывает потребности управления бизнес-процессами компании.

Неудивительно, почему у многих заказчиков выбор программы автоматизации бизнес-процессов вызывает сложности. Разберемся, что действительно имеет значение?

Управление изменениями в автоматизированных бизнес-процессах

Правила, регламенты и функциональные роли часто меняются, поэтому просто автоматизировать бизнес-процесс недостаточно, нужно управлять изменениями – и это непрерывная работа.

Автоматизация бизнес-процессов начинается с аналитики и описания существующей структуры. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования позволяет схематично представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места» в типовых маршрутах.

DirectumRX уже в базовой поставке содержит основной набор возможностей, характерный для систем автоматизации бизнес-процессов. Схема маршрута, как конструктор, собирается из отдельных блоков с помощью удобного графического редактора. Её можно последовательно отладить и быстро скорректировать.

Цель составления схемы – максимальная типизация рабочих маршрутов с контролем каждого шага и задачи. Разные инструменты используют различные виды схем, но их общая цель – определить, по какому принципу должна выполняться каждая задача, шаг за шагом проработать все возможные ситуации.

Исполнение и наполнение процесса

В ходе процесса всегда создается какой-либо контент: документ, запись справочника, распоряжение или служебная записка и т.д. При этом контент может появиться как на старте исполнения, так и в конце – оформление заявления, выдача справки и т.п.

Процесс и контент неразрывны, поэтому программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь инструменты комфортной работы с контентом:

  • с документами и архивом;
  • возможность создания структуры папок;
  • простой и быстрый поиск;
  • правильные маршруты движения документов и т.д.

Нужно учитывать, что пользователи не всегда совершают действия только в рамках заданных процессов. Без возможности быстро обратиться к нужной информации, которая хранится в системе, решение вряд ли можно назвать полноценным и удобным.

Как контролировать и анализировать автоматизированные бизнес-процессы?

Отслеживать ход исполнения процессов и этапов работ можно, если в системе развит механизм workflow. Каждый бизнес-процесс – это задача в системе от сотрудника-инициатора одному или нескольким исполнителям. У каждой задачи существует свой срок, последовательность действий и обязательные участники.

Руководителям доступны общие отчеты по объемам задач, исполнительской дисциплине подразделений или отдельных сотрудников. Благодаря комплексной картине легко выявить слабые места – лишние участники, длительные сроки на незначительные действия и т.п.

Так, какую программу автоматизации бизнес-процессов предприятия выбрать?

Чтобы информация попадала в нужное время и в правильные руки, необходимо решение, которое сможет совместить функции традиционного управления контентом (быстрый поиск, конфиденциальность и надлежащее хранение информации и т. д.) и управления процессами компании.

Функциональность ECM-систем и BPM должна работать в связке, благодаря чему:

  1. Исключаются ошибки из-за человеческого фактора.
  2. Увеличивается прозрачность бизнес-процессов.
  3. Повышается эффективность работы за счет сокращения времени на выполнение задач.
  4. Легко устраняются проблемные места.
  5. Соблюдаются правила хранения документов.
  6. Возможность самостоятельного проектирования процессов.

Разница между функциональными возможностями современных ECM- и BPM-систем минимальна. Заказчикам нужны комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов и управления контентом, и производители стремятся предоставить им такие возможности.

Функция ECM BPM
Редактор процессов + ++
Исполнение процессов + +
Произвольные задачи ++ +
Анализ процессов + +
Работа с контентом ++ +

Выбирая решение, стоит отталкиваться от задач бизнеса. В ECM-системах наилучшим образом реализованы процессы, связанные с контролем исполнения задач, созданием и обработкой большого количества контента:

В свою очередь, модули автоматизации бизнес-процессов или отдельные BPM-системы идеально справляются со сложными многоступенчатыми процессами, в которых есть множество условий и разветвлений. Кроме того, большая часть ECM и BPM-систем подразумевает возможность интеграции со сторонними сервисами для расширения функциональности.

цели и этапы внедрения — СКБ Контур

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.

Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.

Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.

Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.  

Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:

  • позволяет восстановить контроль над бизнес-процессами;
  • способствует улучшению коммуникаций;
  • сокращает количество ошибок; 
  • высвобождает время и ресурсы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на основной работе, избавляет их от утомительных и повторяющихся задач.

Цели и преимущества автоматизации бизнеса

Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.

Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.

Маркетинг и поддержка клиентов.  Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.

Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.

Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.

Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.

Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом.  Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.

Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.

Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.

Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.

Контур.CRM — интуитивно понятная CRM. Попробуйте сейчас!

Работайте с любого браузера и устройства! Контролируйте и автоматизируйте продажи!

Попробовать

Более эффективные коммуникации.  Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.

Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.

Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать

Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.

Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.

Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.

Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.

Анализ

Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса. 

Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.

Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов: 

  • рассылка; 
  • процесс общения с клиентами;
  • процесс планирования и разработки маркетинговой кампании;
  • процесс найма;
  • процесс разработки ПО;
  • совместная работа в команде;
  • отслеживание и улучшение результатов;
  • распространение и хранение отчетов;
  • фиксирование и решение проблем в службе поддержки клиентов;
  • расчет заработной платы.

После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса. 

Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.

Внедрение

На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа. 

Интеграция

На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.

Сопровождение и техподдержка

Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен ​​на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.

Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.

Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса

Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.

Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.

Интерфейс Контур.CRM

Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.

История общения с клиентами в Контур.CRM

С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени. Например, Контур.CRM отражает движение лида по воронке — таким образом легко отслеживаются этапы сделки.

Автоматизация бизнес процессов компании | предприятия

Автоматизация бизнес процессов предприятия в широком смысле — это процесс создания технологических систем, которые уменьшают необходимость в труде как физическом, так и интеллектуальном. Сам по себе этот термин широк и охватывает практически все сферы бизнеса: от использования роботизированных систем в промышленности и медицине до сервисов массовых e-mail-рассылок. Например, «Agora» предлагает целый набор решений по автоматизации и оптимизации бизнес процессов: создание B2B-портала для приема и обработки оптовых заказов компаний-поставщиков, системы управления контентом сайта интернет-магазина, отраслевых b2b-решений и др.

Сегодня расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов это нормально, удобно и подходит всем. Даже вашей компании или предприятию.

Автоматизация бизнес процессов: что ждет нас в будущем

Отчет McKinsey Global Insitute за январь 2017 года сообщает, что 51% задач, которые выполняют современные американские работники в самых разных сферах экономики, так или иначе будут автоматизированы к 2055 году. Это «сэкономит» работодателям 2,7 триллиона долларов на зарплату.

Конечно, в отчете речь в первую очередь идет о физическом труде, который постепенно замещается машинами. Однако автоматизация бизнес процессов это не только сложные роботы, но и масса интеллектуальных систем, которые экономят время офисным работникам и топ-менеджменту и помогают превратить рутинные задачи в отлаженные бизнес-процессы.

Более того, именно эти задачи составляют львиную долю автоматизированных процессов сейчас. Неслучайно в McKinsey отмечают, что одна из сфер, наиболее сильно затронутых автоматизацией, — ритейл. Правда, многие предприниматели все еще относятся к этому вопросу скептически. Ниже несколько доводов для тех, кто считает, что автоматизация бизнес процессов компании им еще не подходит.

В экономии гораздо меньше плюсов, чем кажется

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов — от email-рассылок до сложных B2B-маркетплейсов — стоит денег. Теоретически их можно сэкономить и выполнять задачи силами сотрудников: дозваниваться до менеджеров по продажам, заключать с каждым поставщиком отдельный договор, рассылать письма всем клиентам вручную.

Однако, как опять же считают в McKinsey, это вряд ли выйдет дешевле. По итогам анализа ряда индустрий и профессий выяснилось, что преимущества от внедрения автоматизированных решений в денежном выражении превышают затраты в 3—10 раз. Под преимуществами в данном случае понимались улучшение качества и объемов выполняемой работы, повышение надежности, исключение «человеческого фактора», в том числе в тех индустриях, где без человека все равно не обойтись: в работе менеджеров по продажам, врачей, преподавателей и т.д.

Например, наше решение для компаний-поставщиков Agora Optima, позволяющее автоматизировать прием и обработку оптовых заказов и документооборот по ним, окупается за срок от 1 до 5 месяцев и увеличивает оценку стоимости компании на 10—15%.

Конечно же, это не означает что нужно автоматизировать все подряд. Чрезмерное увлечение сервисами приведет к тому, что в компании появится слишком много разнородных продуктов и решений, которые нужно будет интегрировать между собой, работе с которыми придется учиться. А это гораздо сложнее, чем то, ради чего все затевалось.

Стоит начать с часто повторяющихся рутинных процедур — их автоматизировать проще всего. Другим хорошим примером эффективной автоматизации бизнес процессов могут служить системы, которые упрощают процесс взаимодействия с контрагентами. Например решения, позволяющие отслеживать количество товаров на складе поставщика, резервировать их, следить за состоянием заказа онлайн — вместо того, чтобы связываться с представителем поставщика по каждому вопросу.

Универсальных сотрудников нет

Иногда желание оставить все как есть и ничего не автоматизировать проистекает из другого заблуждения: убежденности, что живой человек выполнит задачу лучше, чем какой-то сервис. Об экономии тут речи уже не идет: затраты на оплату труда нескольких сотрудников могут быть как минимум сопоставимы со стоимостью ряда решений, автоматизирующих бизнес-процессы.

Проблема в другом: у технологии, призванной автоматизировать ту или иную задачу, есть четкие алгоритм работы и сфера решаемых задач. У человека — не всегда. Более того, поскольку «живой сотрудник» обладает гибким мышлением и (по возможности) готовностью «схватывать все на лету», ожиданий от его работы больше, а инструкций, как ее выполнять, — меньше. Классический пример такого неудачного найма приводит вице-президент BiggerPockets Брэндон Тернер:
 

«Я не знал, что конкретно должен делать [мой] персональный ассистент. Я думал, что он просто выйдет на работу и сразу же начнет мне чем-то помогать. Времени на то, чтобы обучать его, у меня практически не было. В итоге этот человек просто сидел без работы».


Поручая рутинную задачу сотруднику, его начальник не всегда готов четко объяснять, как ее выполнять и каким должен быть результат. С автоматизированным решением такой подход невозможен — вам придется потратить время и разобраться в том, как оно работает, но и результат будет гарантирован и предсказуем.

Разумеется, речь не идет о том, что решения по автоматизации бизнес процессов лучше людей. Это не так. Более того, исследования говорят, что даже в будущем такие решения станут заменой не профессий, а конкретных занятий или задач. Поэтому сотрудникам не о чем беспокоится. Их не уволят, просто в их работе станет меньше рутины.

Универсальных руководителей тоже нет

Еще одна причина не любить автоматизацию и оптимизацию бизнес процессов — желание все контролировать. А значит, делать все самостоятельно. Такое состояние еще называют «синдромом супергероя». Он проявляется у руководителей предприятий, которые хотят чувствовать, что все под контролем.

Сложности начинаются, когда контролировать приходится не только себя, но и все бизнес процессы компании. В этом случае постоянное реагирование на небольшие рутинные задачи отнимает время — невозобновимый ресурс, который для предпринимателя оказывается самым ценным. Отсутствие срочных, но не очень важных задач, во-первых, помогает сосредоточиться на бизнесе. А во-вторых, — избежать эмоционального выгорания.

Не все можно сделать своими силами

Компания точно так же может страдать от «синдрома супергероя». Как правило, это выражается в том, что все сторонние решения по умолчанию считаются недостаточно хорошими, недостаточно качественными, недостаточно кастомизированными. Единственно возможный стиль поведения в этом случае – разрабатывать все «in-house», внутри компании.

С одной стороны, такой подход справедлив. Ведь никто не знает вашу компанию лучше вас самих. Но это не означает, что вы сможете лучшим образом решить свои собственные проблемы — не обладая профильными знаниями и (самое важное) опытом разработки аналогичных проектов.

Когда у вас появляются проблемы со здоровьем, вы идете к врачу-специалисту. Возможно, он видит вас впервые, но у него достаточно опыта и профильных знаний, чтобы поставить вам верный диагноз и назначить лечение.

В случае с автоматизацией бизнеса все обстоит примерно так же. Компании, для которых решение таких задач — основная работа, могут найти и внедрить подходящую комбинацию сервисов быстро и эффективно. Возможно, такая комбинация будет типовой и не сможет учитывать абсолютно все ваши потребности. Но она точно будет надежной, ведь до вас ее использовало и продолжает использовать множество бизнесов.

Что все это значит

  1. Экономия на автоматизация и оптимизация бизнес процессов — это не экономия. Вместо денег вам придется потратить время — свое или сотрудников — которое тоже дорого стоит. С другой стороны, автоматизировать все подряд тоже опасно: начинайте автоматизацию и оптимизации бизнес процессов компании с рутинных и понятных задач.
  2. Не стоит взваливать на плечи сотрудника предприятия работу, которую может сделать машина. Машину не нужно обучать, контролировать, а результат будет более предсказуем. Пусть ваши сотрудники занимаются более интересными и творческими вопросами.
  3. Не бойтесь, что решения по автоматизации и оптимизации бизнес процессов лишат вас возможности контролировать ситуацию. Они сэкономят вам время, и вы займетесь действительно важными управленческими задачами. Кроме того, вы всегда сможете следить за сводными аналитическими показателями. Это гораздо полезнее для развития компании, предприятия чем выполнять всех работ вручную.
  4. Не все решения стоит разрабатывать внутри компании. Сторонний производитель может предложить удобный и эффективный сервис. В том числе потому, что уже помог многим компаниям.

Во второй части статьи мы расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов компании и предприятия это не помощник для ленивых и не игрушка для крупного бизнеса. А также поговорим о том, почему идеальных решений по автоматизации не существует — и это нормально.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это процесс передачи решения рутинных задач сотрудников автоматизированным системам, который позволяет освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решения и распланировать дальнейшие действия компании.

Что такое автоматизация бизнес-процессов


Внедрение автоматизации бизнес-процессов на предприятии дает возможность достичь целей:

  • экономии — сокращения затрат на изменение структуры сделок и продаж, и увеличения благодаря этому оборота и прибыли;
  • упорядочения и ускорения бизнес-процессов благодаря сокращению времени на каждую операцию, четкому определению этапов, исполнителей и сроков, отлаженности, эффективности и прозрачности работ;
  • создание единой информационной системы, которая дает возможность сотрудникам работать друг с другом и с клиентами в общем пространстве по индивидуальным KPI (ключевым показателям эффективности), клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание, руководству — видеть реальные результаты работы сотрудников. С помощью единых информационных систем формируются стандартные и фиксированные бизнес-процессы.

Также автоматизация бизнес-процессов компании позволяет существенно увеличить выручку и масштабировать бизнес.

Информационные системы автоматизации бизнес-процессов

Обязательным условием успешного бизнеса является использование информационных систем BPM (business process management), которые служат для автоматизации управления бизнес-процессами, то есть для решения специализированных задач по их:

  • моделированию. ВРМ создает определенную информационную среду для дизайна бизнес-процессов;
  • исполнению — то есть по внедрению и оперативному управлению бизнес-процессов. Каждая операция вносится в сервер платформы и представляется в виде карточек и предписаний для персонала. Также эта функция ВРМ предусматривает разграничение рабочих условий для пользователей и контроль за выполнением заданий;
  • мониторингу. Для проведения мониторинга и анализа показателей эффективности ВРМ собирает все данные о компании в единую информационную базу и на основании этих сведений автоматически формирует отчеты по выбранным элементам и бизнес-процессам компании.

К самым популярным ВРМ-системам относятся:

  • Bpm’online studio,  которая обеспечивает создание и контроль полного цикла бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов;
  • ELMA — платформа для управления коммуникациями, распределения поручений и контроля их выполнения, которая позволяет не только создавать, но и эффективно автоматизировать бизнес-процессы для решения задач различной сложности;

  • Bizagi BPM Suite — система с большим выбором графических инструментов и с возможностью интеграции со сторонними программами. На этой платформе можно автоматизировать и оцифровать любой бизнес-процесс;

  • Comindware Business Application Platform — платформа для создания программного обеспечения под любые потребности бизнеса, в том числе для объединения департаментов крупных компаний в единый бизнес-процесс;

  • Bonita Open Solution — система для создания, автоматизации, исполнения и мониторинга бизнес-процессов в общем окне, благодаря чему скорость работы значительно возрастает;

  • «ИНТАЛЕВ» — оптимальное решение для крупных и средних компаний, которое настроено на на объединение и автоматизацию всех систем (например, баз и процессов «1С: Предприятие») внутри единой платформы;

  • Pega — BPM-платформа, затрагивающая все сферы деятельности компании, позволяющая выбирать необходимую информацию из массивов данных и операций, а также принимать решения в режиме реального времени;

  • «Первая форма» — система для организации общего информационного пространства, в котором будут храниться сведения, ставиться задачи и происходить общение между сотрудниками. Большой набор инструментов поможет создать бизнес-процесс для компании любого типа. Система формирует аналитику и отчетность для руководителей;

  • IBM Business Process Manager — платформа для комплексного управления и автоматизации бизнеса, представленная в виде пакетов для средних и крупных предприятий. Сотрудники могут самостоятельно участвовать в автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, получая для этого всю необходимую информацию. Также данная система предназначена для разработки программ и мобильных приложений.

Научиться автоматизации управления бизнес-процессами вы сможете в рамках курсов по программам MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.


← Назад к списку

что это такое, технологии комплексной автоматизации бизнеса

Содержание

Порой собственники бизнеса, а также руководители и менеджеры, ответственные за его развитие, с тревогой замечают следующие вещи:

 

  • предприятие работает, растет штат и количество заказов, но прибыль почему-то не увеличивается;
  • конкуренты придумали новый подход к работе и стали опережать;
  • потребители хотят чего-то нового, определенных изменений (например, им понравилась определенная технологическая фича, и они просят ее добавить; или, наоборот, жалуются на какой-то сервис или инструмент).


В таком случае перед предпринимателями встает два известных всем в России вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?». Для ответа на них существует аудит бизнес-процессов. Аудиторская проверка наглядно демонстрирует, как в компании функционируют (или нет) те или иные бизнес-процессы, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень. После аудита бизнес-процессов можно понять, в каком направлении двигаться дальше, чтобы не отстать от конкурентов и сохранить позиции на рынке. 

 

Как выглядит «настройка» бизнеса, какие процессы необходимо автоматизировать, какое IT-решение подключить и зачем нужна… Впрочем, обо всем по порядку.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

 

В начале XX века прорывом в вопросе автоматизации стало широкое внедрение поточного производства на основе конвейера: к созданию продукта подключили невиданные раньше высокопроизводительные станки и другие передовые технологии того времени. 

 

Сегодня же на первый план выходит внедрение в бизнес-процессы информационных технологий (IT) и программного обеспечения (ПО). В качестве доступного всем примера можно привести кассы самообслуживания в супермаркетах, которые появляются даже в маленьких провинциальных городах. Это есть не что иное, как автоматизация. 

 

Автоматизировать можно самые разные бизнес-процессы, приведём самые распространенные примеры, актуальные для современного рынка:

 

Маркетинг и продажи. С внедрением CRM- и ERP-систем легче управлять продажами. Менеджер принимает заявку и заводит карточку клиента в специальной программе, которая сама напомнит сотруднику о незавершенной задаче по истечении определенного времени и отправит клиентам рассылку-напоминание (больше не нужно звонить или писать каждому человеку «вручную»). Примеры: amoCRM, Битрикс24.

 

Бухгалтерия. Современное ПО автоматически ведёт базу данных и выполняет расчеты. Нет риска перепутать «платежки» при работе с разными проектами. Пример: продукты компании 1С.

 

Обучение сотрудников. Нового человека не нужно «водить за ручку» и «разжевывать» тот или иной нюанс (и бояться забыть что-то важное). Новичок сразу получает доступ к программе, где может пройти вводное обучение, получить первоначальные инструкции. Другой пример — «вступительные» вебинары для новых сотрудников.

 

Документооборот. При большом потоке документов значительно время уходит на их согласование с юристами. При этом сотрудники могут использовать разные типовые формы, скачанные из интернета, что вносит дополнительный хаос. Добавляем сюда человеческий фактор: риск ошибок и опечаток. Некоторые IT-решения в области электронного документооборота, например, Doczilla Pro, автоматизируют работу с подготовкой и согласованием документов, помогают сократить время на составление и согласование договоров и других бумаг.

 

Итак, при помощи современных цифровых инструментов предприятия, желающие занять ведущие роли на российском и мировом рынке, повышают эффективность своей работы и получают конкурентные преимущества на рынке. Но какие именно?

Преимущества автоматизации

 

В динамично развивающемся мире цифровых технологий нерешительность может оказаться фатальной. Те, кто не успел перевести свои процессы на «новые рельсы», рискуют оказаться за бортом большого бизнеса. 

 

Промышленные компании в 21 веке продолжают устанавливать новые станки и привлекают к производству роботов, особенно в сферах автомобилестроения и электроники. Машины производят детали для разных приборов и печатают платы и микросхемы для компьютеров. Также роботы могут выполнять более привычные конкретные задачи: заменять сборщиков клубники, погрузчиков на складе, упаковщиков еды, кассиров в супермаркетах и т.д. В крупных городах России специальные автоматы устанавливают в поликлиниках, банках и других учреждениях: они выполняют справочные функции, разгружают очереди. Использование сканеров для штрих- и QR-кодов в бизнес-процессах — тоже пример автоматизации.

 

Независимо от сферы бизнеса, существуют универсальные процессы, которые есть в каждой компании, например, подготовка документов. Если документооборот в организации вырастает до определенного уровня (от 50 документов в месяц), имеет смысл задуматься о его автоматизации. Недаром крупнейшие игроки российского рынка, такие как МТС, «Сбер», «Почта России» и другие уже запустили этот процесс. 

 

Современные руководители, интересующиеся развитием технологического прогресса, осознают, сколько преимуществ дает им автоматизация. Рассмотрим эти преимущества на примере работы с документами:

 

  • Ускорение работ на всех уровнях. Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов значительно сокращают время, необходимое для выполнения однотипных задач. Переход на систему электронного документооборота (ЭДО) позволяет повысить эффективность предприятия. Использование современных IT-решений стандартизирует работу с закупками и договорами и освобождает время на интеллектуальный труд. Так, Абсолют Банк при поддержке Doczilla Pro сократил время создания закладной с 40 до 10 минут. 
  • Сведение к минимуму человеческого фактора. Никто из нас не идеален и не может выполнять рутинные задачи с точностью машины. Если вести дела по-старому, тут и там будут появляться ошибки. С введением автоматизации неточности исключаются: Doczilla Pro не допустит опечаток, не пепепутает даты и сама просклоняет имена и фамилии по падежам. 
  • Систематизация + прозрачность. Современное программное обеспечение «просвечивает» всю цепочку бизнес-процесса. Менеджеры могут изучить подробную статистику, отследить KPI, понять, где они «теряют» лиды и т.д. 
  • Улучшение микроклимата в коллективе как следствие прозрачности бизнес-процессов. Автоматизация позволяет точнее распределять  обязанности между сотрудниками. У работников не остаётся причин для споров из-за «зон ответственности». 
  • Повышение репутации. Клиенты замечают, что в вашу работу интегрированы современные IT-технологии, благодаря чему относятся к компании с большим доверием.

 

Как автоматизация поможет увеличить прибыль?

 

Автоматизация бизнес-процессов даёт множество преимуществ, которые ведут к решению глобальных целей бизнеса:

 

  • Экономия. C применением автоматизации высококвалифицированный персонал больше не привлекается к однотипным задачам. Заведующему складом не придётся таскать тяжести, если у вас на складе есть робот-погрузчик: лучше сосредоточиться на анализе продаж и провести инвентаризацию. Юристам и риэлторам больше не нужно тратить львиную долю своего рабочего времени на согласование и правку документов. 
  • Грамотное перераспределение ресурсов. Если говорить об электронном документообороте, использование таких IT-решений, как Doczilla Pro, позволяет перераздать задачи персоналу и повысить КПД на разных позициях. Если компания использует конструктор документов, юристам остается лишь поддерживать базу данных и создавать новые стандартные формы. А сами сделки (без привлечения юр.отдела) могут проводить рядовые сотрудники из разных департаментов, в том числе удаленно. Другими словами, контроль эксперта при совершении типовых сделок не требуется. Также считается, что сотрудники становятся счастливее и продуктивнее, когда их не заваливают примитивной работой.  
  • Увеличение дохода. Преимущества автоматизации делают бизнес-процессы более эффективными, в результате чего удается сконцентрировать «мозги» команды на задачах следующего уровня и извлечь дополнительную прибыль. В процессе интеграции новых технологий и ПО в CRM-, ERP- (или другую) систему выявляются неточности бизнес-процессов на всех уровнях. Исправив ошибки на разных уровнях, можно заключать больше сделок и повышать прибыль, не увеличивая штат предприятия. 

 

Как Doczilla может помочь в данном направлении?

 

Какой бы ни была отрасль бизнеса, в делах трудно избежать работы в документами. Но если делать это по-старому, на бумаге, предприятие неизбежно столкнется с некоторыми трудностями. 

 

Во-первых, бумажный документооборот — это громоздко. Со временем ваш бизнес накопит столько договоров, актов и заявлений, что вам придётся выделить отдельное помещение со шкафами для их складирования. Или нанять специальную компанию, оказывающие услуги хранения документов. А ещё — закупить принтеры, картриджи, листы A4, степлеры и прочие канцелярские товары (к тому же, все эти «расходники» нужно регулярно обновлять). К тому же, эту кипу бумаг придётся как-то систематизировать: соединять в папки, подшивать, подписывать. Ваши сотрудники будут тратить время на такую «хозяйственную» работу вместо того, чтобы исполнять свои прямые обязанности. При использовании системы электронного документооборота данная проблема отпадает: все файлы хранятся в одной программе, а сам архив не ограничен никакими рамками. А при работе с интерактивными шаблонами весь документооборот можно гибко подстроить под нужды того или иного бизнеса.

 

В некоторых случаях использование системы электронного документооборота необходимо по закону: если компания работает с маркированными товарами, платит НДС и проч. Посмотреть, какие документы скоро станут цифровыми, и узнать о планах государства по цифровизации документооборота в России можно здесь:
 

#9: Улучшенное прогнозирование — Использование автоматизации бизнес-процессов помогает улучшить прогнозирование за счет максимально возможного сокращения ошибок прогнозирования. Таким образом, предприятия могут вооружить свои отделы продаж актуальной информацией, которая поможет им начать продуктивные переговоры с клиентами.

#10: Более эффективная коммуникация – Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов помогает организациям повысить общую эффективность, а также производительность. Все процессы унифицированы, а коммуникации оптимизированы для всех офисов и отделов.

#11: Сокращение человеко-часов — Использование подходящего программного обеспечения для автоматизации BPA помогает сократить человеко-часы.Поскольку количество рабочего времени сведено к минимуму, достижение поставленной цели становится быстрее. Высвободив больше времени, ваши сотрудники смогут сконцентрироваться на более важных приоритетах и ​​более важных решениях.

#12: Уменьшение числа ошибок – Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди, и помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с человеческой неэффективностью и ошибками. Кроме того, использование инструментов BPA значительно экономит управленческие трудозатраты в долгосрочной перспективе, поскольку также сокращается время, затрачиваемое на надзор за подчиненными.

#13: Операционная стабильность — Высокий уровень стабильности повседневных процессов достигается с помощью правильных инструментов. Любая ситуация, когда документы могут быть потеряны или пропущены этапы процесса, устраняется или значительно сокращается. Все автоматизированные процессы будут строго следовать установленным правилам для функций или действий документа.

Сотрудники легко выполняют свои задачи, поскольку процессы точны, надежны и постоянны.

№ 14: Согласованность клиентов — Автоматизация бизнес-процессов помогает организациям гарантировать, что каждый клиент получает одинаковое обслуживание каждый раз.

Клиенты чувствуют себя комфортно с вашим брендом, а работа с вашей организацией становится удобной благодаря быстрому доступу к их аккаунту.

Клиенты также могут быть уверены, что их конфиденциальная информация не только обрабатывается точно, но и надежно защищена.

#15: Сокращение расходов и накладных расходов – Стоимость внедрения автоматизации по сравнению с рентабельностью инвестиций показывает, что это разумный шаг для вашей организации. Организации также испытывают значительное сокращение расходов и значительное увеличение своих доходов, экономя труд и деньги за счет устранения таких вещей, как бумажное управление файлами.

#16: Передача файлов — Автоматизация поддерживает все виды расширенных требований, таких как сложные имена файлов, манипулирование данными, безопасная передача и обработка ошибок. Это также упрощает управление передачей больших объемов файлов.

Инструменты

BPA помогают организациям интегрировать передачу файлов в большие рабочие процессы, которые могут включать такие задачи, как расшифровка и шифрование файлов или ввод информации из таких файлов в систему ERP.

№ 17: Инициализация пользователей — Прием и увольнение сотрудников — это трудоемкий процесс, и иногда как отделы ИТ, так и отделы кадров не оснащены необходимыми инструментами для одновременной обработки многочисленных процессов сотрудников.

Программное обеспечение для автоматизации

помогает улучшить процесс инициализации пользователей с помощью предварительно созданных действий и триггеров, что экономит труд и время.

#18: Создание и распространение отчетов . Когда автоматизация процессов связана с другими процессами, такими как передача данных или экспорт из файлов Portable Document Format (PDF), она становится более ценной и эффективной.

Это связано с тем, что правильное программное обеспечение BPA может работать с различными форматами отчетов.

Рассмотрев преимущества BPA в целом, мы рассмотрим конкретные примеры того, как BPA применялся для упрощения процессов.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Иногда важно увидеть автоматизацию в действии, чтобы понять, какое влияние она может оказать на ваш бизнес.

Для лучшего общения с клиентами

Таким компаниям, как Medium, Buffer, Beach-Nik и Allmoxy, которым необходимо регулярно общаться со своими клиентами, было бы трудно это сделать, если бы им приходилось обращаться к каждому по отдельности.

Им также необходимо помогать новым клиентам в процессе регистрации, чтобы упростить им регистрацию и использование их платформ.Вот как они автоматизируют:

  • Автоматические оповещения Hipchat, подключенные к RSS-каналам, для обновления отраслевых новостей, сообщений в блогах и комментариев
  • Автоматические уведомления ответственной команде о регистрации новых клиентов или обновлении информации
  • Использование Zapier для автоматизации досок Trello для новых клиентов
Для улучшения взаимодействия с клиентами

Клиенты любят чувствовать себя важными и поэтому любят получать все внимание, которое они могут получить от компаний, которым они покровительствуют. Это означает, что компании должны быть на высоте, когда дело доходит до взаимодействия с клиентом.

Вот как взаимодействие с клиентами было автоматизировано такими компаниями, как Leankit, Perfect Coffee, Brandfolder, Classroom Medics и Ucademics.

  • Автоматизация создания запроса в службу поддержки Zendesk путем его связывания с Zapier
  • Улучшенная и автоматизированная поддержка клиентов путем связывания приложений с MySQL.
  • Отправка автоматических сообщений «спасибо» клиентам, заполнившим свои опросы
  • Подтверждение запроса на поддержку через Firetext, автоматическую отправку SMS для добавления индивидуальности к ответам
  • Использование капельных каналов и автоматических электронных писем для процесса адаптации клиентов
Для управления лидами

Недостаточно зарегистрировать новых клиентов для ваших продуктов или услуг.Их нужно носить с собой и обновлять, иначе они потеряют интерес к вашим предложениям.

Чтобы добиться этого, такие компании, как Launchpad, Nir & Far, Dotted Music, BillCutterz и Convert and Glider, внедрили следующие стратегии автоматизации:

  • Автоматическая передача данных о клиентах из Typeform или Google Sheets на платформы электронной почты, такие как MailChimp или Podio последующее
Для продажи

Когда у вас большой объем продаж, становится дорого с точки зрения времени и персонала подтверждать и отправлять квитанции.Кроме того, требование больших объемов неоплаченных счетов может быть сложным, если не автоматизировано. Вот почему умные компании, такие как Single Grain, Hickies, MoonClerk, Work Ninja и Hubdoc, внедрили стратегии автоматизации для управления своими продажами. К ним относятся:

  • Выявление и отслеживание ценных потенциальных клиентов вместо ручной проверки пула потенциальных клиентов
  • Автоматизация выставления счетов и продаж для самостоятельного запуска с помощью таких приложений, как Xero и Magneto
  • Автоматизация уведомлений о неоплаченных продажах или отклоненных платежах с помощью Slack с Stripe, Mandrill или Moonclerk
  • Автоматический перенос сведений о клиенте из отдела продаж Shopify

Другие области, в которых может применяться автоматизация бизнес-процессов, включают выполнение сложных организационных функций, управление финансовыми учреждениями, отгрузку и логистические процессы и т. д.

Для каждой отрасли вы можете быть уверены, что найдется подходящее решение, которое можно настроить в соответствии с вашими потребностями или требованиями. Однако не все процессы можно автоматизировать, и вы должны знать, когда говорить «нет» автоматизации.

Глава 7. Когда не рекомендуется автоматизировать бизнес-процессы?

То, как вы подходите к автоматизации бизнес-процессов, определяет уровень успеха, который добьется ваше предприятие, и качество результата.

При правильном подходе вы добьетесь потрясающих результатов. Но если вы поступите иначе, это может привести к снижению рентабельности инвестиций (возврата инвестиций). Вот почему важно понимать , когда в вашей организации не рекомендуется использовать BPA.

Вот основные выводы:

  • Не используйте BPA, если весь процесс основан на ваших эмоциях или чувствах. Лучше всего BPA будет работать для вас, когда вы осознанно реализуете его с использованием необработанных и релевантных данных. Не оставляйте места для предположений и не полагайтесь на интуицию.
  • Вы должны автоматизировать процессы только после тщательного изучения наиболее неотложных проблем с рабочими процессами вашей компании и отслеживания показателей. Для достижения наилучших результатов BPA должен управляться данными, а также обеспечивать немедленный ответ на проблемы, стоящие перед вашей организацией.
  • Не используйте BPA, если весь процесс будет слишком сложным. Если это процесс, который не будет поддерживаться будущими людьми, то, возможно, вам не следует его внедрять.
  • Успех организации в основном зависит от того, вовлечет ли руководство всех, чтобы все они были на одной волне. Если вы что-то автоматизируете без участия заинтересованных сторон в вашем заведении, это может иметь неприятные последствия. Должен быть кто-то, у кого есть обзор всей установки в любое время, чтобы обеспечить бесперебойную работу каждого процесса, даже если технология отключается во время работы.

Итак, убедитесь, что вы точно понимаете, что вам нужно автоматизировать, прежде чем продолжить. Это подводит нас к правильному выбору, который вам необходимо сделать при автоматизации для достижения эффективных и своевременных результатов.

Глава 8. Передовой опыт BPA для эффективных и своевременных результатов

Автоматизация бизнес-процессов вселяет оптимизм в организацию (если они понимают, как это поможет облегчить их работу), но это совершенно другая игра, когда дело доходит до внедрения подхода в масштабах всей компании.

Ключевым моментом является знакомство с тем, как должен работать процесс и что необходимо запустить для бесшовной интеграции, и это заключается в знании лучших практик, позволяющих добиться успеха в автоматизации ваших процессов.

Вот лучшие практики автоматизации бизнес-процессов для эффективных и своевременных результатов:

Не торопитесь

Владельцы бизнеса могут захотеть внедрить автоматизацию для своего бизнеса и сделать это сразу. Однако это может привести к обратным результатам. Невозможно точно оценить автоматизацию вашего бизнеса и ее влияние на вашу организацию за один присест. Лучше всего делать это поэтапно.

Когда вы наметите, какие части автоматизировать, вы можете сосредоточиться на каждой из них, чтобы убедиться, что она была успешно автоматизирована, прежде чем переходить к следующему этапу.

Это позволит вам:

  • Испытание эффектов автоматизации
  • Точное определение препятствий
  • Прибытие возможных решений для устранения проблем
Выберите правильный инструмент

Выбор наилучшего инструмента, соответствующего потребностям вашей организации, должен стать вашей целью. Лучший инструмент BPM и автоматизации, который подходит для вашего бизнеса, должен быть универсальным с точки зрения уровня возможностей, с учетом технических или нетехнических пользователей, и подходящим для вас с точки зрения масштабируемости.

Мы говорили об опциях программного обеспечения, доступных в четвертой главе. Если вы пропустили это, вы можете прокрутить назад, чтобы взглянуть.

Определение конкретных целей автоматизации для измерения рентабельности инвестиций

Некоторые организации внедряют процессы автоматизации до того, как обдумают цели или задачи. Но на самом деле должно быть наоборот.

Первый шаг, который необходимо сделать перед автоматизацией, — определить или указать цели. Затем работайте над достижением этих целей.Каждое действие или производительность важны и должны быть оценены, чтобы вы могли подтвердить ценность инвестиций.

Обеспечение четкого определения ролей и иерархии

Когда вы автоматизируете свой бизнес, скорее всего, произойдет много изменений. Это означает, что роли некоторых людей, вероятно, поменяются местами. Некоторые люди возьмут на себя больше обязанностей, в то время как другие будут переназначены для выполнения других операций.

Однако эти изменения следует прояснить и обсудить с вашими сотрудниками, чтобы вы могли восстановить обязанности и роли каждого сотрудника или заинтересованного лица, участвующего в разработке.

Вот почему выбор решения, ориентированного на человека, предпочтительнее, так как оно позволяет бизнес-лидерам вздохнуть спокойно.

Вовлекайте всех в процесс

Автоматизация — это далеко идущее преобразование, которое при внедрении в любую организацию может вызвать пассивное (или активное) сопротивление со стороны рабочей силы. Это означает, что есть все шансы, что ваши усилия по автоматизации могут оказаться безуспешными.

Крайне важно не допускать каких-либо сдерживающих факторов, которые не позволят вашим сотрудникам принять изменения.Поэтому, чтобы поощрять полное участие ваших сотрудников или заинтересованных сторон не только в принятии новой платформы, но и в ее распространении, вам необходимо убедиться, что все заинтересованные стороны находятся на одной волне.

Каждый из них должен быть задействован с самого начала.

Вы можете сделать это, проведя сеанс мозгового штурма для каждого заинтересованного лица, чтобы полностью понять все болевые точки.

Это заставляет всех в организации чувствовать себя важными и уважаемыми, что упрощает внедрение процессов автоматизации для решения проблем.

Обучение пользователей

Обеспечение надлежащей подготовки каждого заинтересованного лица для использования нового инструмента упрощает внедрение автоматизации бизнес-процессов. Они должны быть полностью осведомлены об основах платформы, проверке внедрения автоматизации и желаемых результатах.

Итак, выберите программное обеспечение, достаточно удобное и интуитивно понятное для облегчения обучения.

Фокус на постоянном улучшении

Вы также должны следить за тем, чтобы эффективность процессов постоянно повышалась для достижения максимальной производительности.Автоматизация — это непрерывный процесс, а не одноразовая вещь. Всегда оценивайте процессы автоматизации и прилагайте постоянные усилия для улучшения.

Вы можете использовать KPI (ключевые показатели эффективности), чтобы разбить весь процесс и внести необходимые улучшения.

Всегда имейте план резервного копирования

Всегда должен быть запасной план, особенно когда происходит непредвиденный технический сбой, из-за которого весь ваш день может быть отложен. Машины тоже могут выйти из строя в неподходящий момент.

Полагаться исключительно на компьютеры или технологии — прямой путь к провалу. Имея возможность аварийного переключения, к которой можно обратиться, будут привлечены компетентные лица для ручного управления процессами и непрерывного ведения вашего бизнеса.

В некоторых организациях есть собственные штатные программисты, и они хотели бы, чтобы их программное обеспечение создавалось с нуля. Если вы относитесь к этой категории, вам необходимо понимать язык, используемый для разработки инструментов, используемых при разработке программного обеспечения для автоматизации ваших процессов, и мы углубимся в это в следующей главе.

Глава 9: 5 лучших языков программирования для автоматизации бизнес-процессов

Языки программирования сильно влияют на результат вашего программного обеспечения. В зависимости от их сильных сторон они используются для выполнения одних и тех же действий, но по-разному.

Важно иметь программное обеспечение, которое можно легко интегрировать с существующими приложениями без ущерба для его безопасности.

Вот пять мощных языков программирования, широко используемых для автоматизации бизнес-процессов ведущими мировыми компаниями:

Питон

Универсальность, компактный код, хорошая интеграция и отличная библиотека стандартных функций делают язык Python хорошим выбором для BPA.Этот серверный язык богат модулями, которых достаточно для сложных аналитических процедур, связанных с тяжелыми транзакциями. Python обладает универсальным набором функций, который позволяет создавать практически все, что вы хотите, практически без смешивания внешних языков. Эта гибкость также делает его подходящим для удовлетворения ваших конкретных потребностей BPA.

Ява

Разработанный компанией Sun Microsystems в 1996 году язык Java стал одним из наиболее востребованных языков для разработки бизнес-приложений. Хотя Java не входит в число языков, которые легко освоить, занятия по C и C++ могут упростить этот мощный язык для начинающих. Его модульная природа упрощает расширение, и вы также можете интегрировать функции, которые не будут зависеть от сторонних поставщиков или серверов.

Java также предлагает вам функцию, позволяющую запускать один набор кодов в разных операционных системах. Это также делает его идеальным для разработки программного обеспечения BPA, поскольку оно, вероятно, будет соответствовать операционной системе, которую вы используете в настоящее время.

С

Сегодня C является родоначальником большинства объектно-ориентированных языков, включая Java и Python. Он может предоставить вам строительные блоки, необходимые для создания ваших собственных исходных кодов специально для вашего собственного дизайна автоматизации бизнеса и встроенных программ.

Его скорость, зрелость и переносимость делают его отличным языком программирования. Он также упрощает вычисления сложных математических вычислений, но его может быть сложно настроить и легко испортить, поэтому с C следует проявлять большую осторожность.

Если вы стремитесь получить лучший опыт программирования и найти надежное решение для автоматизации бизнес-процессов, то язык программирования C лучше всего подходит для стабильной и успешной разработки автоматизации.

Язык структурированных запросов (SQL)

Язык структурированных запросов (SQL) управляет управлением и взаимодействием баз данных в автоматизированных бизнес-процессах. Подумайте о вставке, изменении и удалении данных; Для всего этого нужен SQL. Это также важно для инженерных разрешений на таблицы, процедуры и представления.

Хотя SQL не является языком программирования, это отличный язык управления базами данных для малых предприятий, стремящихся автоматизировать свои проблемы, связанные с базами данных. Он также довольно прост в освоении и легко интегрируется с PHP, что делает его дешевым выбором.

PHP

PHP — это язык сценариев для создания веб-сайтов и разработки приложений. Его легко освоить, и он хорошо работает с веб-приложениями, такими как автоматические чаты.

PHP также эффективен при создании инструментов управления проектами и мощных решений для электронной коммерции, ориентированных на решение проблем и необходимых для создания сложных автоматизированных бизнес-процедур.

Преимущество создания собственного программного обеспечения заключается в том, что оно делает именно то, что вам нужно, особенно если вы являетесь крупной организацией с очень сложными процессами. Этот процесс на самом деле может быть не таким простым, как кажется, и в конечном итоге все, что вам нужно, — это идеальное решение, которое будет соответствовать вашим потребностям.

Ваше идеальное решение должно улучшить процесс документирования, помочь вам преобразовать этот документированный процесс в эффективный рабочий процесс, а затем сделать дополнительные шаги по автоматизации ваших процессов.

Заключение

Теперь, когда вы вооружены знаниями об АБП и понимаете, что это не только улучшает ваши процессы предоставления услуг, но и сокращает деньги и время, затрачиваемые на трансформацию вашего бизнеса, следующим логическим шагом для вас будет начать работу. с вашим процессом автоматизации.

Хотя автоматизация процессов может показаться привлекательной, это непростая задача, и вам может быть страшно выполнять ее в одиночку.Не волнуйтесь, мы вас прикроем. Вы можете скачать наш контрольный список здесь (вставьте контрольный список/рабочее руководство по обновлению контента), чтобы помочь вам начать работу прямо сейчас.

Вы определились с чего начать или у вас остались вопросы? Сообщите нам в комментариях!

Получите бесплатный контрольный список систематизации

5 основных шагов, чтобы вывести задачу из головы и превратить в систему Вы можете масштабировать и развивать свой бизнес!

Лора Варон

Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство

Рынок автоматизации бизнес-процессов (BPA) растет со скоростью 10% в годовом исчислении.И, честно говоря, это не удивительно. Бизнес-процессы являются источником жизненной силы любой организации, а эффективные электронные процессы необходимы для успешной конкуренции в современном мире.

Огромные затраты, связанные с задержками обработки вручную, человеческими ошибками и неэффективными бизнес-системами, больше нельзя игнорировать — они ежегодно обходятся предприятиям в тысячи долларов.

Но как именно решение для автоматизации бизнес-процессов решает эти проблемы?

Оцифровывая и стандартизируя бизнес-процессы с помощью такого программного обеспечения, как frevvo, компании могут автоматизировать повторяющиеся задачи.По данным Forrester, это может снизить эксплуатационные расходы до 90%.

Программное обеспечение BPA не только экономит время и деньги, персонал больше не обременен ручными задачами. Вместо этого ваша команда может сосредоточиться на реальных ролях, которые они должны играть.

Интересуетесь, как BPA может улучшить ваши бизнес-процессы?

В этой статье будет рассказано все, что вам нужно знать об автоматизации бизнес-процессов и о том, как вы можете применить ее для оптимизации своих операций.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

В двух словах, автоматизация бизнес-процессов (BPA) относится к деятельности по применению технологий для автоматизации рутинных ручных процессов, которые происходят на предприятиях каждый день.

Это может быть так же просто, как создание автоматического ответа по электронной почте или последующие действия, или это может включать автоматизацию более сложных процессов, таких как многоуровневые рабочие процессы утверждения.

По сути, наиболее часто повторяющиеся повторяющиеся задачи можно автоматизировать, чтобы повысить скорость, точность и согласованность, чтобы повысить общую эффективность работы.

Фактически, исследования показывают, что треть задач на 60% рабочих мест можно автоматизировать.

Автоматизация бизнеса может применяться практически к любому процессу в вашей компании. Основные области для развертывания автоматизации бизнес-процессов включают:

  • Продажи
  • Закупки
  • Финансы
  • Человеческие ресурсы (HR) и адаптация
  • Разработка продукта
  • Отслеживание запасов
  • Логистика и доставка
  • Обучение и обучение
  • T.

Каковы преимущества решения для автоматизации бизнес-процессов?

Вы когда-нибудь кропотливо заполняли форму только для того, чтобы узнать, что это не та форма или, что еще хуже, она устарела? Или, возможно, вы допустили ошибку, и вам пришлось начать заново с новой формы, потому что не хватило места для добавления правильной информации?

Медленная ручная обработка и корректирующие работы не только приводят к задержкам в операциях, но и обходятся очень дорого.

Возьмем, к примеру, HR.Годовые административные расходы, связанные с каждым сотрудником, составляют более 1800 долларов в год — и это без учета больничных, обучения и проверок.

В качестве альтернативы рассмотрите процедуры выставления счетов. 90% выставления счетов по-прежнему производится вручную. Что еще хуже, из счетов-фактур, заполненных вручную, 12,5% счетов-фактур нуждаются в доработке, и только 17,5% оплачиваются вовремя.

Решения

BPA, такие как frevvo, устраняют эти ловушки.

Сокращая бумажную работу вручную, BPA ускоряет бизнес-процессы, устраняет ошибки и способствует совместной работе команды.

Благодаря автоматизированным цифровым формам с интеграцией SQL ввод данных значительно сокращается. Это означает, что команды могут сосредоточиться на своей основной роли, а не вводить одну и ту же информацию снова и снова.

Используя программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, вы можете воспользоваться преимуществами эффективной автоматизации цифровых рабочих процессов с динамической маршрутизацией. Это гарантирует не только своевременное завершение утверждений, но и то, что все процессы отслеживаются и правильно регистрируются для полностью соответствующего аудита.

Давайте посмотрим, например, на Safeway.

Продуктовая компания заменила тысячи бумажных форм динамическими формами frevvo. Персонал Safeway теперь может автоматически отправлять и утверждать информацию без дорогостоящего ИТ-оборудования.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов Safeway сэкономила миллионы долларов.

Теперь, когда критически важные процессы выполняются без ошибок и выполняются вовремя, продуктовый магазин экономит деньги на ремонтных работах, а также затраты на разработку.

Теперь давайте рассмотрим некоторые конкретные преимущества автоматизации процессов.

Ускорьте свои бизнес-процессы

Автоматизация ускоряет работу.

Документы направляются нужному человеку в нужное время, уведомления и напоминания ускоряют утверждение, а интеграция и проверка сокращают ввод данных и необходимость исправления возникающих ошибок.

Скорость современного бизнеса постоянно растет, и ваша команда должна не отставать.42 % бизнес-лидеров согласны с тем, что автоматизация процессов может увеличить скорость выполнения задач вашей командой, чтобы ваш бизнес не отставал.

Стандартизируйте процедуры и уменьшите количество ошибок 

Использование BPA для автоматизации ввода данных не только экономит огромное количество времени, но и половина бизнес-лидеров и сотрудников согласны с тем, что автоматизация процессов также уменьшит количество ошибок.

Кроме того, решения BPA позволяют легко убедиться, что соблюдаются передовые методы, а иерархия утверждений повсеместно применяется.

Сокращение рабочего времени и затрат

Поскольку BPA ускоряет внутренние операции и предотвращает ошибки обработки, вы обнаружите, что можете сэкономить на рабочей силе.

Сотрудники будут тратить меньше времени на исправление документов и получение разрешений, сокращая расходы на рабочую силу и потребность в персонале.

На самом деле, 78% руководителей компаний считают, что благодаря автоматизации процессов сотрудники будут экономить 60 часов в месяц. Это ежемесячная экономия в размере 435 долларов США на каждого работника с минимальной заработной платой!

Улучшить видимость процесса

Благодаря расширенным возможностям сбора данных, отчетов и аналитики, BPA обеспечивает наглядность.

Улучшенная видимость и прозрачность означают, что каждый в компании может видеть, что работает, а что нет, что упрощает выявление потерь времени и узких мест во всех ваших бизнес-процессах.

Эти идеи позволяют оптимизировать процессы и принимать более обоснованные стратегические решения.

Включить мобильность и масштабируемость

Современные средства автоматизации процессов, такие как frevvo, включают конструкторы с функцией перетаскивания, которые создают адаптивные пользовательские интерфейсы.

Сразу после установки ваши формы и процессы будут автоматически работать на мобильных устройствах, выглядеть естественно и обеспечивать приятный пользовательский интерфейс.

Они доступны круглосуточно и без выходных, а производительность автоматически масштабируется для удовлетворения повышенного спроса в периоды пиковой нагрузки.

Повышение эффективности команды

Решения

BPA делают вашу команду более эффективной. Более половины сотрудников считают, что они могли бы сэкономить 240 часов в год, автоматизировав повторяющиеся задачи, а 70% руководителей бизнеса считают, что они могут сэкономить до 3 часов из каждого 8-часового рабочего дня.

Освобождение квалифицированных сотрудников от ужасных, отнимающих много времени административных задач позволяет им сосредоточить свои способности на задачах высокого уровня, для которых вы их наняли. Например, с автоматизированным I.T. процессы, технический персонал может сосредоточиться на задачах, требующих их навыков, а не на отслеживании отсутствующих запросов на обслуживание или .

Повышает производительность и повышает удовлетворенность работой. Факультет может сосредоточиться на преподавании, врачи на пациентах, HR на воспитании талантов, программисты на программировании и так далее.

Точно так же BPA позволяет улучшить отношения как с коллегами, так и с клиентами, гарантируя, что административные задачи не будут похоронены и забыты, что приведет к ненужным задержкам и последующим действиям.

Например, с автоматическими напоминаниями и удобными для мобильных устройств формами нет причин, по которым узкие места администратора должны заставлять клиентов или других сотрудников ждать.

Более того, возможности маршрутизации и комментирования также облегчают совместную работу команд.

Например, программное обеспечение BPA может упростить получение отзывов других преподавателей по предложениям по учебной программе перед их пересмотром и отправкой на утверждение начальнику отдела.

Обновление службы поддержки клиентов

Превосходное обслуживание клиентов больше не является отличительной чертой — это норма. Сегодняшние клиенты, особенно миллениалы, ожидают мгновенных ответов в Интернете и расстраиваются, если им приходится ждать.

На самом деле, 40% предприятий считают, что стабильная и своевременная доставка заказов является наиболее важным фактором удовлетворенности клиентов.

Автоматизация процессов позволяет приблизить ваши операции к клиентам, предоставляя им круглосуточный доступ к информации, когда она им нужна.

Ключевые области, в которых автоматизация бизнес-процессов дает отличные результаты

Автоматизация процессов может упростить практически любой повторяющийся ручной процесс. Это особенно полезно для таких организаций, как магазины розничной торговли, школы K-12 и высшие учебные заведения, которые имеют высокую текучесть клиентов (студентов) и имеют дело с огромным объемом документации.

Вот неполный список процессов, которые могут выиграть от автоматизации:

  • Recuritment
  • HR Обозначение и новый прокат на борту
  • Сотрудника Оффоттриссинг
  • Сотрудник зарегистрирован
  • Студенческая регистрация и регистрация
  • ФИНАНСКАЯ ПОМОЩЬ И ГРАЗОВЫЕ ПРИМЕНЕНИЯ
  • Управление документом
  • ДОКУМЕНТА ДОКУМЕНТАЦИИ
  • ДОКУМЕНТА ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ
  • Контракты и согласие.
  • Заказы на покупку и реквизиты
  • Процессы бухгалтерского учета
  • Заказать Обработка учета
  • Управление инвентаризацией
  • Анализ данных и оценка риска
  • Время выключений и оценка риска
  • Запросы на проезд
  • Управление производительностью
  • событие RSVPS
  • Аудиты и соответствие
  • маркетинг и социальные сети
  • Прием и направление пациентов

Возможности автоматизации процессов практически безграничны, особенно если вы работаете с партнером, который предлагает бесшовную интеграцию с оцифрованными процессами v API-интерфейсы.

Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать?

Прежде чем вы впадете в безумие автоматизации, имейте в виду, что, хотя внедрение BPA может быть очень полезным, лучше не автоматизировать определенные процессы.

  • Процессы, предполагающие принятие сложных решений и способность к критическому мышлению. Хотя вы можете автоматизировать определенные утверждения и отклонения с помощью базовых условий, люди лучше принимают более сложные решения. Это не означает, что автоматизация не может помочь в принятии таких решений, например, путем предоставления стратегического надзора посредством подробной отчетности.
  • Процессы, которые требуют «человеческого участия», также не должны быть (полностью) автоматизированы. К ним относятся процессы, которые потенциально могут включать эмоции, такие как управление изменениями, предоставление сложной обратной связи или определенные части процесса выключения.
  • Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям и колебаниям, трудно автоматизировать. Если вам сложно определить конкретные правила или условия для применения к процессу, вероятно, лучше не автоматизировать его.

Внедрение АБП

Существует несколько способов реализации технологии автоматизации бизнес-процессов.

Первый — через пользовательское решение.

Это в первую очередь представляет интерес для организаций со сложными устаревшими системами, которые в настоящее время не могут взаимодействовать с другими системами через API.

Такие решения, как роботизированная автоматизация процессов (RPA), могут помочь, но это краткосрочное решение. Хотя они, безусловно, продлят срок службы вашей устаревшей системы, решения, созданные по индивидуальному заказу, будут больше соответствовать вашим конкретным потребностям.

Недостатком является то, что пользовательские решения непомерно дороги в создании и еще дороже в обслуживании. Талантливых разработчиков сложно найти и удержать. Скорее всего, у вас есть другая, более важная работа для них.

Второй способ дешевле, но более ветхий. Сценарии, оперативное подключение или двухточечная интеграция позволяют автоматизировать части ваших бизнес-процессов.

Например, вы можете использовать Zapier для создания записи Salesforce из электронной таблицы, уменьшив ввод данных. Это может быть полезно, если вам нужна автоматизация только в нескольких местах.

Недостатком является то, что ваши рабочие процессы могут быстро превратиться в неорганизованную мешанину из интеграций, которые трудно понять и поддерживать. Это особенно верно, если ответственное лицо уходит, а у вас нет звездного процесса передачи.

Третий метод — внедрение визуального программного обеспечения для автоматизации с минимальным кодом.

Современное программное обеспечение, такое как frevvo, простое в использовании благодаря формам с низким кодом и динамичным рабочим процессам.Эти технологии BPA интегрируются с существующими системами и обладают встроенной мобильностью.

Это позволяет вам сосредоточиться не только на отдельных задачах, но и на процессе в целом. Вы также можете использовать проприетарные решения для конкретных случаев использования и интеграций, например Zapier, для подключения онлайн-форм frevvo и рабочих процессов к Salesforce или Quickbooks.

Выбор правильной технологии автоматизации бизнес-процессов

Возможно, у вас возникнет соблазн сразу же приступить к работе и автоматизировать все, что только можно, но разумно учитывать свои уникальные требования, прежде чем выбирать какое-либо программное обеспечение.Вот некоторые ключевые соображения:

Взаимодействие с пользователем

UX имеет решающее значение. Если ваши онлайн-процессы не выглядят потрясающе и не обеспечивают высокую производительность, никто не будет их использовать.

Мобильная отзывчивость

Система должна поддерживать мобильное использование без специального кодирования. Адаптивный дизайн должен включать в себя такие функции, как кнопки немного большего размера, дополнительные отступы между разделами и разбиение длинных форм на более короткие страницы.

Гибкое развертывание

Облачное развертывание имеет большие преимущества и в последние годы стало чем-то вроде стандарта. Бизнес-процессы более полезны, если они могут подключаться к вашим внутренним системным данным, что не всегда возможно из облака, и вам нужно это учитывать.

Возможно, вам потребуется развернуть соединитель в демилитаризованной зоне или выбрать локальное развертывание в частном облаке.

Интеграция

Как упоминалось выше, процессам необходим доступ к данным в ваших внутренних системах и базах данных. Убедитесь, что в системе есть подключения к базам данных SQL, Active Directory и другому основному программному обеспечению, развернутому в вашей организации.

Визуальные инструменты

Возможно, ваш ИТ-отдел топчется на месте. Убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение включает визуальную платформу с низким кодом, которая позволяет «гражданским разработчикам», а не только кодерам по профессии, создавать формы и рабочие процессы с помощью функции перетаскивания.

Даже если ИТ-специалисты будут создавать большую часть ваших рабочих процессов, вам все равно следует искать визуальные инструменты. Чем раньше вы вовлечете бизнес-пользователей в процесс, тем больше вероятность того, что вы создадите автоматизацию, отвечающую потребностям и принятую.

Попробуйте программное обеспечение frevvo BPA нового поколения уже сегодня

Примеры использования автоматизации бизнес-процессов

Вот несколько вариантов использования автоматизации бизнес-процессов, которые могут вас вдохновить:

Адаптация нового сотрудника

Адаптация новых сотрудников — важная часть процесса найма, но она может занимать много времени и быть утомительной.

Чем раньше вы пригласите новых сотрудников, тем быстрее они смогут приступить к работе. С BPA вы можете значительно упростить процесс.

Давайте рассмотрим пример рабочего процесса адаптации с использованием программного обеспечения для автоматизации процессов frevvo :

Шаг 1. Новый сотрудник заполняет форму сведений о сотруднике

Этот шаг довольно прост, но многие компании не могут эффективно собирать эту информацию.

Вы можете использовать эту простую форму для периодического обновления существующей информации о сотрудниках, связав ее с вашей базой данных с помощью удобных коннекторов frevvo.

Шаг 2: Новый сотрудник заполняет форму W-4

о надбавках для сотрудников

Этот шаг содержит простые инструкции, которые помогут вашим новым сотрудникам заполнить соответствующие данные в цифровом виде. В то же время эта форма позволит убедиться, что ваш бизнес соответствует всем налоговым требованиям.

Обратите внимание, что эта форма не запрашивает информацию, которая уже была предоставлена ​​ранее.

Например, в то время как IRS W-4 требует имя, фамилию, номер социального страхования и даже подпись, новому сотруднику не нужно повторно вводить эти данные.

Мы автоматически скопируем его в окончательный W-4. Форма также выполняет расчеты автоматически, чтобы уменьшить количество ошибок.

Шаг 3: Новый сотрудник заполняет форму I-9

В целях соблюдения федеральных норм крайне важно включить эти формы в свои рабочие процессы адаптации.

Автоматизация управления этими документами гарантирует, что эти важные формы не проскользнут между трещинами и не вызовут у вас неприятностей с властями в дальнейшем.

Эта форма также использует условное поведение. В форме IRS I-9 требуется дополнительная информация, если новый сотрудник имеет статус «Уполномоченный иностранец».

Форма frevvo будет автоматически отображать этот условный раздел, только если пользователь выберет этот параметр. В противном случае он скрыт, чтобы уменьшить беспорядок и путаницу.

Шаг 4. Новый сотрудник подтверждает правильность предоставленной информации

Прежде чем новый сотрудник отправит регистрационные формы, он может просмотреть точные федеральные формы W-4 и I-9, созданные для него.

В конце концов, это важные документы, и большинство сотрудников хотели бы просмотреть их, чтобы убедиться, что правительству предоставлена ​​правильная информация, подпись и другие данные.

Шаг 5.

Документы направляются в отдел кадров для утверждения

Таким образом, отдел кадров получает всю необходимую информацию и может автоматически генерировать соответствующие официальные правительственные формы в виде заполненных PDF-файлов. Вместо того, чтобы тратить время на проверку документов, они могут сосредоточиться на том, чтобы представить нового сотрудника команде и начать обучение, чтобы он мог сразу приступить к делу.

Конечно, вы можете сделать этот рабочий процесс более сложным, добавив любые другие формы, которые ваша компания использует в процессе адаптации, такие как соглашения о неразглашении, соглашения об уровне обслуживания, регистрация льгот и т. д.

Запрос школьного отпуска

Автоматизация запросов на отгулы может сэкономить значительное количество времени, особенно в крупных организациях, таких как школы и высшие учебные заведения, которые имеют множество движущихся частей.

В этих видах бизнеса жизненно важно иметь четкий контроль за запланированными отсутствиями персонала, чтобы обеспечить студентов, и автоматизация может помочь упростить этот процесс.

Давайте подробнее рассмотрим, как с помощью frevvo можно автоматизировать рабочий процесс запроса школьного отпуска.

Шаг 1. Сотрудник заполняет форму запроса на отгул

Сотрудник (в данном случае учитель) заполняет бланк запроса на отгул.

Благодаря динамическим формам и правильной интеграции эта форма может автоматически заполнять известные поля, такие как PTO Available, что значительно упрощает этот шаг. Правила формы также могут сделать некоторые поля обязательными, например, «Причина отсутствия».

Шаг 2. Менеджер утверждает или отклоняет запрос

Как только сотрудник нажимает «Отправить», форма автоматически перенаправляется его руководителю, который просто устанавливает соответствующий флажок и добавляет свою цифровую подпись. У них также есть возможность комментировать.

Благодаря удобным для мобильных устройств формам менеджер может одобрить или отклонить этот запрос независимо от своего местоположения, что устраняет узкие места.

Шаг 3. Отдел кадров обновляет запись о сотруднике

Затем форма направляется в отдел кадров для подтверждения того, что запись о сотруднике была автоматически обновлена, чтобы отразить новые несоответствия времени.После того, как отдел кадров проверит и подпишется, отпуск будет утвержден.

Вы также можете настроить свои формы для автоматической отправки заявителю уведомления об обновлении на каждом этапе процесса. Дополнительные шаги также могут быть добавлены в рабочий процесс, чтобы упростить организацию замены учителя или спортивного тренера по мере необходимости.

Попробуйте конструктор форм frevvo с функцией перетаскивания без кода и визуальный конструктор рабочих процессов для всех ваших потребностей в автоматизации бизнес-процессов.

Хотите автоматизировать бизнес-процессы?

Простые инструменты frevvo

позволяют легко автоматизировать важные повторяющиеся процессы.

Попробуйте бесплатно в течение 30 дней.

Реальные примеры автоматизации бизнес-процессов

Хотите знать, как выглядит BPA в действии?

Эти высокоэффективные компании используют программное обеспечение frevvo для автоматизации бизнес-процессов, чтобы оптимизировать бизнес-операции, экономя время, деньги и избавляясь от многих хлопот.

1. Автоматизация процессов управления персоналом

Производитель освещения, OSRAM Sylvania, использует программное обеспечение frevvo для управления персоналом для автоматизации процессов в отделе кадров.

Осветительной фирме требовался центр обслуживания персонала в Мексике, но она не знала, как эффективно развернуть свои приложения управления персоналом в масштабах всей компании, поскольку требовалось одобрение менеджеров в нескольких местах.

Компании OSRAM требовалось безопасное облачное решение для автоматизации, в котором супервайзеры могли бы отправлять формы из любого места, чтобы менеджеры могли утвердить их в своих местных филиалах.

Производитель освещения смог автоматизировать утверждение целого ряда функций отдела кадров с помощью форм frevvo, включая графики смен, коды заданий и почасовую оплату.

Руководители теперь подписывают и отправляют формы в электронном виде на любом устройстве из любого места.

Поскольку frevvo легко интегрируется с PeopleSoft, руководители могут автоматически заполнять формы, используя данные из существующих баз данных. Это значительно сокращает время ввода данных и уменьшает количество ошибок.

Отсюда эти формы автоматически направляются соответствующему утверждающему, который также может подписать их из любого места.

Для OSRAM процесс HR может выполняться удаленно, а также быстрее, проще и безошибочнее.

2. Автоматизация учебного процесса

Образовательные учреждения имеют многие из тех же бизнес-процессов, что и обычные предприятия. Но эти повторяющиеся задачи часто выполняются студентами и преподавателями, которым следует сосредоточиться на своих академических ролях, а не на заполнении документов.

Возьмите колледж Онтарио, Ла Сите.

Регистрационные формы студентов обрабатывались вручную. Студентам приходилось распечатывать регистрационные формы, подписывать их вручную и стоять в длинной очереди, чтобы проверить эти формы на предмет их отправки.

После этого формы были отсканированы в DocuShare и проиндексированы вручную.

Чтобы бороться с этой крайне неэффективной системой, La Cité развернула программное обеспечение frevvo для управления рабочими процессами в сфере высшего образования, чтобы обеспечить онлайн-регистрацию студентов, готовую для мобильных устройств, которую можно было заполнить и отправить из любого места.

Студентам больше не нужно ждать в очереди, чтобы проверить их формы, так как формы frevvo автоматически проверяют данные, чтобы проверить их правильность перед отправкой.

Это привело к мгновенной подаче более 1200 регистрационных форм и увеличению числа заявителей в семь раз.

Из этих заявителей 60% подали заявки через мобильные устройства, что свидетельствует о том, насколько эффективно решение frevvo BPA для масштабирования бизнес-процессов.

3. Автоматизация финансовых процессов 

Борясь с медленными и неэффективными финансовыми процессами, облачная хостинговая компания Pivotal нуждалась в лучшем решении.

Компания-разработчик программного обеспечения использовала системы электронной почты для ручного управления заказами на покупку (PO) и карточками покупок. Анализ бизнес-процессов выявил операции, которые были сопряжены с ошибками, громоздки и склонны к задержкам.

Перейдя на программное обеспечение для автоматизации финансовых процессов frevvo, компания Pivotal внедрила рабочий процесс заказа и карты покупок, который извлекает центры затрат прямо из Google Таблиц, чтобы ускорить ввод данных и предотвратить ошибки при вводе информации.

Все заказы на покупку и запросы на покупку автоматически направляются нужному утверждающему для быстрого утверждения из любой точки мира.

Благодаря автоматизации финансовых процессов все запросы выполняются правильно и назначаются правильному бюджету. Благодаря всестороннему отслеживанию и записи frevvo контрольный журнал Pivotal постоянно обновляется и полностью соответствует требованиям.

Заключение

Как видите, автоматизация бизнес-процессов может применяться в вашем бизнесе множеством способов.

От управления запасами до адаптации персонала и оцифровки повседневных задач в ИТ — вы обнаружите, что оптимизированные цифровые системы отказываются от ручной обработки в пользу гладких и безошибочных операций.

Если вы хотите сократить расходы на громоздкую ручную обработку и оптимизировать свои бизнес-процессы, frevvo предлагает комплексное решение, доступное и простое в использовании.

Попробуйте frevvo бесплатно сегодня, чтобы узнать, как вы можете ускорить свои бизнес-процессы, повысив при этом качество операционной деятельности — для ваших сотрудников и клиентов.

Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

На системном уровне для поддержки автоматизации предприятия требуются определенные решения и инфраструктура, включая достаточную мощность, высокую доступность или конфигурации аварийного восстановления, а также надежные процессы безопасности и аудита. Имея их, организация может разрабатывать передовые методы автоматизации и повторно используемые шаблоны автоматизации для использования в масштабах всего предприятия.Строгие процедуры обучения для всех, кто использует программное обеспечение BPA, имеют решающее значение для успеха как в использовании программного обеспечения, так и в улучшении процессов. Наконец, мы рекомендуем разработать калькулятор окупаемости инвестиций, чтобы определить, насколько эффективной будет автоматизация данного процесса.

Другая область внимания — люди. Внедрение нового решения для автоматизации бизнес-процессов, скорее всего, потребует участия человека или небольшой группы людей, которые разбираются в программном обеспечении и используют его для решения исходной проблемы.По мере внедрения первого экземпляра автоматизации компании эти люди и другие участники проекта станут евангелистами, распространяя автоматизацию по всему предприятию. Чтобы сохранить стратегический характер этого процесса и установить приоритеты, наилучшей практикой является создание руководящего комитета по автоматизации. Также полезно разработать тематические исследования внутри компании, которые вместе с калькулятором рентабельности инвестиций покажут ценность решения по автоматизации. Чем больше в организации людей, которые могут представить себе, что может сделать автоматизация, тем проще масштабировать автоматизированную рабочую силу.

Масштабируемость и рост

Нет ничего плохого в том, чтобы начать с малого. Большинство предприятий, даже крупных, начинают автоматизацию с относительно простых вариантов использования. Однако масштабируемость и адаптируемость являются ключом к успешной автоматизации предприятия.

Автоматизация бизнес-процессов по определению имеет более широкое значение, чем просто отдельные задачи автоматизации. Правильное программное обеспечение BPA должно позволять легко и экономично переходить от автоматизации нескольких процессов к оптимизации большего числа процессов внутри организации.

Увеличение рентабельности инвестиций

Слишком часто неэффективность ручных процессов накладывается на процессы BPA, снижая рентабельность инвестиций. Роботы созданы для того, чтобы имитировать людей, но это не значит, что они должны делать то же самое, что и человек. Например, иногда у рабочей силы будут избыточные задачи для проверки на наличие ошибок. Роботам такая проверка не нужна. Документирование и оптимизация каждого процесса являются ключом к получению максимальной отдачи от программного обеспечения BPA.

Вот что следует учитывать при определении рентабельности инвестиций в автоматизацию процесса:

  1. Какова текущая стоимость труда в процессе?
  2. Сколько времени уходит на исправление человеческих ошибок?
  3. Сколько часов роботы смогут работать по сравнению с людьми?
  4. Какова стоимость внедрения решения или настройки новых роботов?
  5. Естественно, чем больше способов применения роботов организация находит, тем выше окупаемость инвестиций, поскольку каждый новый робот является недорогим дополнением к цифровой рабочей силе.

Подробная операционная аналитика

Для автоматизации бизнес-процессов на уровне предприятия важно иметь возможность отслеживать автоматизированные процессы и управлять ими с центральной консоли. В идеале эта консоль доступна с любого устройства и может предоставлять необходимые показатели по серверам, роботам, рабочим процессам и т. д. Аналитика не только позволяет пользователю отслеживать операции и выявлять проблемы, но и помогает оптимизировать будущие рабочие нагрузки.

Безопасность и аудит

На предприятии с широкомасштабной автоматизацией длинному списку пользователей, вероятно, потребуется доступ к программному обеспечению BPA.Чем больше этот список растет, тем важнее иметь надежные функции управления доступом пользователей. Каждый человек, команда или отдел должны иметь только те разрешения, которые им абсолютно необходимы. Например, одному пользователю может потребоваться разрешение на редактирование рабочего процесса, а другому — только просмотр. Решение для автоматизации бизнес-процессов, не обеспечивающее безопасность на основе ролей, не подходит для стратегии автоматизации на уровне предприятия.

Решения

для автоматизации бизнес-процессов предприятия также обеспечивают подробный журнал действий каждого пользователя и каждой выполненной задачи. Это полезно для внутренней безопасности, а также для соблюдения отраслевых норм, таких как HIPAA, SOX или PCI DSS.

БФА по отраслям

Любая отрасль может извлечь выгоду из автоматизации бизнес-процессов с такими процессами, как автоматизация расчета заработной платы, аудиты и интеграция нескольких систем для совместной работы. Хотя этот список не является исчерпывающим, он содержит отправные точки для пяти различных отраслей.

Финансовые услуги и банковское дело

Предприятия, работающие в сфере финансовых услуг и банковского дела, используют BPA для точной обработки данных и соблюдения нормативных требований.Вот несколько конкретных вариантов использования:

  • Выверка банковских операций: балансировка записей журнала, надлежащее хранение информации, балансировка транзакций, передача изменений в основные банковские системы
  • Финансовый обзор и подготовка: подключение и автоматизация перемещения данных из систем и консолидация данных
  • Соответствие нормативным требованиям и отчетность: контрольные отчеты, сбор и обработка данных для поддержки сторонних приложений

Здравоохранение

Эта отрасль часто использует BPA для интеграции приложений и управления многоотраслевыми процессами. Вот некоторые из конкретных вариантов использования:

  • Управление EHR (электронной медицинской картой) и EMR (электронной медицинской картой): автоматизированный перенос данных на новые платформы и системы, обновление медицинской карты
  • Создание и обслуживание резервных баз данных для сокращения времени простоя
  • Управление поставщиками, контрактами, закупками, запасами и материалами
  • Интеграция результатов лабораторных исследований и диагностики из сторонних систем

Страхование

Страховая отрасль использует BPA для обработки изменений, платежей, отмен и т. д.Вот несколько конкретных вариантов использования:

  • Обработка претензий: выявление мошеннических претензий, проверка сторонних баз данных и других источников для проверки данных
  • Автоматизация расчетов с кредиторами: прием обработанного требования и выдача платежа
  • Генерация предложений и политик: использование информации о приложении и существующих данных для создания предложений и политик

Розничная торговля

  • Аналитика продаж: отчеты о поведении клиентов и моделях покупок для оптимизации запасов
  • Обновления запасов и продаж: опрос нескольких магазинов для получения обновленных номеров, отправка в систему ERP и отправка отчетов в магазины после обработки

Производство

  • Обработка ERP: отправка данных из других систем в ERP для хранения и извлечения данных из ERP для других процессов
  • Записи в журнале: выполнение на основе чистого изменения незавершенного производства (незавершенного производства) и оценки запасов

Внедрение АБП

Автоматизация бизнес-процессов — это хорошо зарекомендовавшая себя область с решениями на рынке, готовыми решить любую проблему неэффективности бизнеса. По мере того, как компании начинают внедрять автоматизацию — будь то настольные компьютеры, роботизированная автоматизация процессов или автоматизация бизнес-процессов — они начнут находить способы улучшения процессов, а также дополнительные возможности для автоматизации. Важно, чтобы совершенствование процессов предшествовало их автоматизации, особенно когда речь идет о процессах, охватывающих все предприятие и включающих несколько движущихся частей.

Необходимость прогрессивного подхода, предусматривающего по одному процессу за раз, означает, что решения по автоматизации должны легко масштабироваться.Предприятия должны иметь возможность беспрепятственно переходить от роботизированной автоматизации процессов к автоматизации бизнес-процессов, чтобы они могли начать с малого с помощью инструмента, который поможет им автоматизировать все предприятие, когда они будут к этому готовы.

Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

Цифровая трансформация — это масштабное мероприятие, в котором задействовано множество движущихся частей. С чего должна начать организация? Какие инициативы наиболее важны? Когда исследовательская консалтинговая фирма Prophet опросила более 600 компаний, их ответы были красноречивыми.Почти 50 % заявили, что модернизация ИТ-инфраструктуры для повышения маневренности, гибкости, управляемости и безопасности является их главным приоритетом. Но почти 40 процентов сказали, что наиболее важными были повышение операционной гибкости и обновление их процессов. Вот где на помощь приходит автоматизация бизнес-процессов. В эпоху, когда сохранение конкурентоспособности означает быструю адаптацию к изменениям, автоматизация бизнес-процессов является одним из важнейших элементов цифровой трансформации.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это способ оптимизации операций организаций с помощью технологий.С помощью BPA зрелые в цифровом отношении компании уменьшают свою зависимость от вмешательства человека, автоматизируя ряд повторяющихся задач.

Наиболее зрелые компании используют BPA таким образом, что это влияет на всю организацию, а не только на ИТ. В сочетании с другими методологиями BPA может помочь организациям:

  • Лучше понять взаимодействие своих процессов от начала до конца с помощью управления бизнес-процессами (BPM)
  • Предоставьте конечным пользователям, не являющимся техническими специалистами, возможность разрабатывать свои собственные бизнес-процессы на основе предопределенных моделей с помощью программного обеспечения BPM с низким кодом
  • Обслуживание внешних потребностей (привлечение клиентов) в дополнение к внутренним (повышение эффективности) с помощью искусственного интеллекта

БФА по сравнению сБПМ: какая разница?

Чтобы лучше понять BPA, давайте посмотрим на его не столь дальнего родственника: управление бизнес-процессами (BPM). В то время как BPA относится к оцифровке и автоматизации рабочих процессов, BPM — это управление этими рабочими процессами от начала до конца.

С точки зрения программного обеспечения, платформа BPA выполняет автоматизацию, тогда как платформа BPM предлагает комплексную архитектуру, необходимую организации для систематического управления каждым процессом, который она автоматизирует.

Для некоторых организаций BPA и BPM существуют как отдельные стратегии, но наиболее зрелые в цифровом отношении компании используют обе стратегии.С программным обеспечением BPM с низким кодом каждая команда в организации может создавать бизнес-процессы без помощи ИТ.

Как работает автоматизация бизнес-процессов?

BPA возникает всякий раз, когда организация автоматизирует процесс, но решения для рабочих процессов создаются по-разному.

Говоря простым языком, BPA включает решения на основе интеграции, которые позволяют нескольким приложениям «общаться» друг с другом. Например, с интеграционной платформой как услугой (iPaaS), такой как Zapier, практически любой может объединить несколько приложений, чтобы оптимизировать части рабочего процесса.

В самых сложных случаях BPA сотрудничает с управлением процессами и искусственным интеллектом, чтобы расширить автоматизацию за пределы простого извлечения данных. Эти платформы, названные Gartner «интеллектуальным» программным обеспечением для управления бизнес-процессами (iBPM):

  • Подключение устаревших систем к стороннему программному обеспечению для улучшения автоматизации процессов
  • Использование машинного обучения и роботизированной автоматизации процессов (RPA) для навигации по сложной инфраструктуре

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

В целом автоматизация бизнес-процессов помогает организациям:

  • Ускорение повседневных операций
  • Принимайте обоснованные решения быстрее
  • Устранение узких мест процесса
  • Снижение регуляторных рисков
  • Устранение ручных/бумажных процессов

Преимущества интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов

В сочетании с машинным обучением и RPA интеллектуальная автоматизация бизнес-процессов:

  • Имеет смысл для неструктурированных данных
  • Учится и совершенствуется на основе опыта
  • Улучшает качество обслуживания клиентов и сотрудников
  • Снижает эксплуатационные расходы и увеличивает прибыль

Автоматизация бизнес-процессов в действии

Торговые представители традиционно тратят значительную часть своего рабочего дня на административные задачи — от составления отчетов до создания списков и заключения контрактов.

Чтобы представить контекст BPA, давайте рассмотрим один распространенный сценарий с ним и без него: создание контрактов для отделов продаж.

Генерация контактов без автоматизации

  • Торговые представители вручную подготовят окончательное соглашение, как только придет время закрывать новую учетную запись. Этот многоэтапный процесс требует входа в их CRM, копирования данных клиента и вставки их в предварительно отформатированный документ.
  • Торговые представители связываются с бухгалтерией, чтобы поделиться условиями контракта, вводя соответствующие данные в несколько разных полей.
  • Торговые представители отправляют контракт своему руководителю на утверждение, а затем возвращаются в бухгалтерию, где создают учетные записи, необходимые для обработки платежей клиентов.
  • Наконец, отдел продаж передает информацию в отдел обслуживания клиентов. К сожалению, кто-то неправильно набрал номер учетной записи, поэтому служба поддержки тратит много времени и усилий на поиск своей учетной записи, когда звонит с вопросом.

Генерация контрактов с автоматизацией

  • Одним нажатием кнопки торговый представитель вводит данные в предварительно отформатированный шаблон для создания контракта.
  • Это запускает последовательность задач, которые выполняются параллельно друг другу: автоматически создается новый профиль как в программе бухгалтерского учета, так и в программе обслуживания клиентов.
  • Система также автоматически добавляет шаг, который предупредит менеджера по работе с клиентами, если клиент когда-либо свяжется со службой поддержки клиентов.
  • Контракт автоматически распределяется по лестнице утверждения. Менеджеры могут утвердить контракт в теле письма, не выходя из своего почтового клиента.

С помощью BPA организации не только сокращают количество ручных операций, необходимых для достижения цели, но и интегрируют различные разрозненные системы, чтобы сформировать одну хорошо связанную и высокоэффективную машину.

При этом эти организации значительно экономят на эксплуатационных расходах, устраняя необходимость вмешательства человека и ручного анализа данных.

Как начать работу с автоматизацией бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов может быть непростой задачей.Чтобы запустить цифровую трансформацию, мы рекомендуем три шага: начните с малого с одного процесса, определите свою бизнес-логику и выберите платформу автоматизации, которая может удовлетворить потребности бизнеса не только в его нынешнем виде, но и по мере его роста.

Начните с автоматизации бизнес-процессов сегодня

 

Что такое автоматизация бизнес-процессов? Определение и примеры

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование технологий для выполнения бизнес-процессов с минимальным вмешательством человека.Бизнес-процесс — это действие или набор действий, используемых для достижения конкретной организационной цели, такой как поставка продукта клиенту или привлечение нового сотрудника.

 Бизнес-процесс часто начинается с действия, например с подачи отчета о расходах сотрудников. Поданный отчет запускает набор предопределенных шагов рабочего процесса, которые завершаются возмещением сотруднику. Цель BPA — не только заменить ручной труд автоматизацией, но также упростить и улучшить этапы рабочего процесса, из которых состоит процесс: когда бизнес-процесс автоматизирован, этапы существующего рабочего процесса — например, цепочки электронных писем и передача документов. — ликвидируются.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов способствует повышению эффективности и стандартизации, что, в свою очередь, дает множество преимуществ для бизнеса, включая повышение производительности, снижение затрат, увеличение доходов и улучшение обслуживания клиентов.

Исключение людей из повторяющихся задач, с которыми лучше справляются машины, экономит время и снижает количество ошибок при условии, что этапы процесса четко определены, допускают ограниченную интерпретацию и сообщаются об исключениях — случаях, когда требуется вмешательство человека. нужным людям с помощью системы автоматизации процессов для своевременного решения.Автоматизация рабочего процесса для выполнения второстепенных задач также позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важной работе.

Благодаря централизации бизнес-процессов посредством автоматизации организации также получают прозрачность своих рабочих процессов. Существует программное обеспечение BPA, которое дает компаниям возможность видеть все этапы процесса на одной информационной панели, обеспечивая видимость статуса действий процесса, от проверки задач до процесса утверждения. Автоматизация также может обеспечить соблюдение нормативных требований.

BPA становится все более важным в стремлении современных предприятий стать цифровым бизнесом.Цифровая трансформация зависит от автоматизации процессов, которая часто начинается с преобразования информации в машиночитаемые форматы, которые затем становятся частью автоматизации всего предприятия.

BPA, часть BPM

BPA может быть отдельной инициативой или частью более крупной всеобъемлющей стратегии управления бизнес-процессами (BPM). Термины BPA и BPM иногда используются как синонимы. Оба нацелены на то, чтобы помочь предприятиям лучше реализовать свои организационные цели за счет улучшения бизнес-процессов, но, как следует из их названий, их задачи различны: BPA фокусируется на том, как автоматизация может упростить и оптимизировать бизнес-процесс.BPM, который может включать или не включать автоматизацию, использует различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, изменения и оптимизации сквозных бизнес-процессов. В BPM бизнес-процессы управляются коллективно, чтобы не только снизить количество ошибок и повысить эффективность рабочего процесса, но также, например, уточнить должностные роли и обязанности и повысить способность организации адаптироваться к изменяющимся бизнес-целям. BPM сам по себе является подмножеством управления инфраструктурой, которое поддерживает и оптимизирует основные операционные компоненты организации, такие как процессы, оборудование и данные.

Этапы автоматизации бизнес-процессов: начните здесь

Перед началом проекта BPA очень важно понять, как работает существующий процесс, почему он является хорошим кандидатом на автоматизацию и как его следует изменить. Вот некоторые необходимые первые шаги:

Анализ потребностей предприятия в автоматизации бизнеса . Автоматизация бизнес-процессов меняет способ выполнения работы, поэтому она требует участия ключевых заинтересованных сторон. Масштабы автоматизации будут определять уровень приверженности руководства, необходимый для усилий BPA.Сотрудники, которые могут опасаться, что автоматизация сократит их рабочие места, также должны быть в курсе событий. Независимо от того, является ли проект BPA столь же простым, как преобразование бумажной формы в электронный формат и направление его соответствующим людям, или преобразующая работа по автоматизации, предназначенная для поддержки новой бизнес-модели, сотрудники, затронутые автоматизацией, должны быть обучены новому рабочему процессу и понимать ценность для бизнеса, которую обеспечивает технология BPA.

Анализ процессов, которые можно автоматизировать. Трудно достичь того, чего вы хотите, если вы не знаете, с чего начать. Перед развертыванием инструмента автоматизации очень важно знать, что включает в себя существующий процесс. Однако понимание существующих бизнес-процессов и бизнес-правил, которые ими управляют, будет непростым для многих организаций. В обзоре Harvard Business Review за 2018 год «Прежде чем автоматизировать процессы вашей компании, найдите способы их улучшить», эксперт по инновациям в бизнес-процессах Томас Дэвенпорт отмечает, что во многих случаях знание процессов «достаточно низкое.«Более того, многие из «бизнес-правил не проверялись [в течение] … лет и не имеют смысла в текущих условиях», — сказал он. Давенпорт приводит пример бизнес-правила, описанного как требующего суждения менеджера, но в факт зависит от четко определенных критериев и может быть превращен в алгоритм, обеспечивающий более последовательные и лучшие результаты.

Компании обычно получают наибольшую отдачу от проектов BPA, которые автоматизируют сложные, критически важные для бизнеса процессы и сценарии управления делами.Однако большинство экспертов советуют компаниям с ограниченным опытом автоматизации начинать с малого, сосредоточившись на повторяющихся задачах, основанных на правилах, таких как заказы на поставку, где шаги (включая исключения) однозначны и хорошо понятны.

Определите этапы процесса, которые можно исключить, оптимизировать, автоматизировать. «Не прокладывайте дорогу корове» — еще одна распространенная поговорка в мире автоматизации процессов. Идея состоит в том, что автоматизация существующего процесса без предварительного изучения того, где его можно улучшить или как он должен измениться, просто ускоряет существующие недостатки.Есть некоторые споры о целесообразности этого предупреждения, особенно для компаний, стремящихся к быстрой выгоде от автоматизации, но в целом эксперты BPA считают, что существующий процесс не следует автоматизировать без анализа того, как он может быть более эффективным, и без участия ключевых заинтересованных сторон. По словам инженера-программиста Джеймса Хайсмита III, плодовитого писателя по разработке программного обеспечения и одного из первых авторов Agile Manifesto, успешные проекты автоматизации получают информацию из нескольких источников, включая бизнес-аналитиков, команды разработчиков и ИТ.

ИТ-директор Бет О’Рорк рассказывает о том, как сделать автоматизацию бизнес-процессов приоритетной задачей компании Blue Cross Blue Shield of Massachusetts.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать? Примеры BPA

Бизнес-процессы, которые можно автоматизировать, проявляются во многих областях бизнеса, от управления, операций и цепочки поставок до управления персоналом и информационных технологий. Как правило, задачи с большим объемом, повторяющиеся, срочные, требующие выполнения нескольких человек и требующие соблюдения нормативных требований и аудита, являются хорошими кандидатами на автоматизацию.

Вот пример бизнес-процессов, которые выигрывают от автоматизации.

Адаптация новых сотрудников: Адаптация нового сотрудника — это важный бизнес-процесс, который включает в себя множество простых, но кропотливых задач, от заполнения форм для сотрудников и планирования учебных занятий до заполнения налоговых документов и открытия банковских счетов. Автоматизация процесса устраняет большую часть бумажной работы, гарантирует выполнение всех шагов и информирует соответствующих руководителей и сотрудников.Узнайте больше о преимуществах автоматизации процесса адаптации.

Служба поддержки ИТ: Объем поступающих ИТ-заявок обычно превышает возможности ИТ-персонала по их обработке. Программное обеспечение автоматизации может анализировать, классифицировать и направлять входящие заявки соответствующему вспомогательному персоналу; предоставлять обновления услуг клиентам и предупреждать ИТ-специалистов о проблемах, которые требуют немедленного внимания в целях обеспечения соответствия, среди других основных задач. Расширенные автоматизированные инструменты службы поддержки включают ИИ для прогнозирования, управления и решения распространенных проблем пользователей.

Автоматизация маркетинга: Программное обеспечение для автоматизации маркетинга позволяет компаниям ориентироваться на клиентов с помощью автоматических маркетинговых сообщений по каналам, включая электронную почту, веб-сайты, социальные сети и текстовые сообщения, для привлечения потенциальных клиентов. Эта технология является сегментом управления взаимоотношениями с клиентами или CRM и обычно используется отделами маркетинга как способ удаления повторяющихся задач из рабочих процессов персонала и повышения общей эффективности маркетинга. Подробнее об автоматизации маркетинга читайте здесь.

Для получения списка процессов, которые хорошо подходят, но менее очевидны кандидаты для BPA, ознакомьтесь с этим списком из 10 лучших от Дэна Баркера, старшего менеджера по продуктам поставщика управления процессами и автоматизации рабочих процессов Nintex.

Инструменты и программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

BPA охватывает широкий набор устоявшихся, а также быстро развивающихся технологий автоматизации бизнеса. Они включают инструменты рабочего процесса, предназначенные для бизнес-пользователей с ограниченным опытом программирования; роботизированная автоматизация процессов (RPA), которая создает программных роботов, имитирующих взаимодействие людей с цифровыми системами через пользовательский интерфейс; и развивающаяся дисциплина интеллектуальной автоматизации (IA), которая использует машинное обучение и другие инструменты ИИ для обучения моделей автоматизации, которые со временем улучшаются.

Относительно новый термин — цифровая автоматизация процессов (DPA) — набирает обороты, поскольку компании связывают свои стратегии автоматизации бизнес-процессов с более масштабной цифровой трансформацией. Кроме того, программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) развивается, поскольку ведущие поставщики BPM в этой области, такие как Pegasystems Inc. и Appian, добавляют возможности RPA, AI и возможностей без кода / с низким кодом. Forrester Research заменил термин BPM на «DPA-deep» и «DPA-wide», чтобы отразить эволюцию программного обеспечения BPM.Результатом этого быстро меняющегося технологического пространства является то, что компаниям необходимо создать то, что Forrester называет «средой автоматизации», которая разграничивает различные инструменты автоматизации, отфильтровывает шумиху на рынке и понимает, как их можно использовать по отдельности и в тандеме для достижения успеха. автоматизация процесса.

Чтобы узнать больше о том, как правильно выбрать инструмент BPA для работы, ознакомьтесь со статьей старшего редактора по технологиям Стивена Бигелоу о преимуществах BPA.

Похожие записи

Вам будет интересно

Увольнение по собственному желанию работающего пенсионера: Увольнение пенсионера по собственному желанию

Прошу предоставить мне компенсацию за неиспользованный отпуск – Образец заявления на компенсацию отпуска 2019-2020 года

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко