Автоматизируя бизнес процессы: как упорядочить хаос

Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

Три кита хаоса в бизнесе: как автоматизировать процессы, которых нет

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

• Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
• Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
• Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также — наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов можно почитать.

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс.

А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов — это подготовка к проекту их автоматизации.

Здорово ли сердце вашего бизнеса?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы — сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.

Заказать консультацию

Основная цель разработки бизнес-процессов — это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников — держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

• Упорядочить регулярные задачи.
• Минимизировать человеческий фактор.
• Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
• Держать под контролем все детали процесса.
• Включить в схему взаимодействия клиентов.
• Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
• Экономить время, свое и сотрудниковю.
• В итоге — экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами — система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами — «1С:Документооборот 8» — на примерах.

1. Настройка прав доступа не дает специалисту Петрову провернуть сделку напрямую, лишив компанию доли прибыли. Еще Петров не может скачать клиентскую базу компании и начать маленькую, но гордую предпринимательскую деятельность.
2. Секретарь Бантикова знает, сколько документов пришло и ушло, сколько на согласовании у начальника, сколько поступило писем клиентов. Благодаря системе Бантикова в курсе, по каким документам сроки горят или уже сгорели. Начальник Бантиковой тоже в курсе.
3. Руководитель филиала Береговский знает, на каком этапе работа с каждым клиентом. С кем в ближайшую неделю будет заключен договор, а с кем работа застопорилась и по каким причинам.
4. Руководитель проекта Сидорова оперативно видит этапы сложного согласования с использованием условий маршрутизации, с резолюциями занятых в процессе лиц и контрагентов.
5. Менеджер Утюжкин заключает типовой договор. Для этого он в несколько кликов соединяет данные контрагента с шаблоном договора. За 3–4 секунды Утюжкин получает договор, текст которого уже проверен и согласован, и даже подпись стоит (если настроена функция электронной подписи).
6. Архивариус Семируков не переживает, что с бумажными документами случится хаос. Все документы он заносит в систему, знает, где какой лежит, какой номер для договора следующий, от какого клиента какая бумага когда пришла или придет.
7. Руководитель Рулькин, работая с системой документооборота, удобно и быстро рассчитывает план проекта, движется по нему вместе с командой и контролирует сроки реализации. Рулькин знает, что происходит в каждом проекте компании.
8. Бухгалтеру Канарейкиной не нужно требовать от коллег закрывающих документов. Ведь Канарейкина работает в программе «1С:Бухгалтерия», которая обменивается данными с системой «1С:Документооборот» (кстати, как и другие типовые программы линейки «1С:Предприятие 8»). А туда коллеги информацию давно занесли. А если бы не занесли, то им об этом давно напомнили бы секретарь Бантикова, руководитель Рулькин и менеджер Утюжкин, заинтересованные в данной процедуре.
9. Кстати, менеджер Утюжкин, выезжая на переговоры, не таскает с собой тяжелый ноутбук, а обходится планшетом или даже смартфоном. Ведь у него настроен доступ к нужной информации с мобильных устройств.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, — задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

• выявить «тонкие места» в компании,
• определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
• понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
• выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
• определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов — это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.

Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — расскажем!

Автоматизация бизнес-процессов. Какую систему выбрать?

Когда возникает задача автоматизировать бизнес-процессы предприятия, неизбежны сомнения, какое решение выбрать – ECM (систему управления контентом), BPM (систему управления бизнес-процессами) или иной класс систем. Но управление процессами неотделимо от создания контента, поэтому грань между возможностями продуктов часто очень тонкая.

Каждое ИТ-решение на рынке по мере развития охватывает функциональные возможности соседних классов систем. Особо тонкая грань между ECM- и BPM-продуктами. Производители BPM заявляют, что в их продуктах предусмотрены ECM-модули – то есть решаются задачи по управлению контентом. В то же время производители ECM предлагают встроенный инструмент, который закрывает потребности управления бизнес-процессами компании.

Неудивительно, почему у многих заказчиков выбор программы автоматизации бизнес-процессов вызывает сложности. Разберемся, что действительно имеет значение?

Управление изменениями в автоматизированных бизнес-процессах

Правила, регламенты и функциональные роли часто меняются, поэтому просто автоматизировать бизнес-процесс недостаточно, нужно управлять изменениями – и это непрерывная работа.

Автоматизация бизнес-процессов начинается с аналитики и описания существующей структуры. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования позволяет схематично представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места» в типовых маршрутах.

DirectumRX уже в базовой поставке содержит основной набор возможностей, характерный для систем автоматизации бизнес-процессов. Схема маршрута, как конструктор, собирается из отдельных блоков с помощью удобного графического редактора. Её можно последовательно отладить и быстро скорректировать.

Цель составления схемы – максимальная типизация рабочих маршрутов с контролем каждого шага и задачи. Разные инструменты используют различные виды схем, но их общая цель – определить, по какому принципу должна выполняться каждая задача, шаг за шагом проработать все возможные ситуации.

Исполнение и наполнение процесса

В ходе процесса всегда создается какой-либо контент: документ, запись справочника, распоряжение или служебная записка и т.д. При этом контент может появиться как на старте исполнения, так и в конце – оформление заявления, выдача справки и т.п.

Процесс и контент неразрывны, поэтому программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь инструменты комфортной работы с контентом:

• с документами и архивом;
• возможность создания структуры папок;
• простой и быстрый поиск;
• правильные маршруты движения документов и т.д.

Нужно учитывать, что пользователи не всегда совершают действия только в рамках заданных процессов. Без возможности быстро обратиться к нужной информации, которая хранится в системе, решение вряд ли можно назвать полноценным и удобным.

Как контролировать и анализировать автоматизированные бизнес-процессы?

Отслеживать ход исполнения процессов и этапов работ можно, если в системе развит механизм workflow. Каждый бизнес-процесс – это задача в системе от сотрудника-инициатора одному или нескольким исполнителям. У каждой задачи существует свой срок, последовательность действий и обязательные участники.

Руководителям доступны общие отчеты по объемам задач, исполнительской дисциплине подразделений или отдельных сотрудников. Благодаря комплексной картине легко выявить слабые места – лишние участники, длительные сроки на незначительные действия и т.п.

Так, какую программу автоматизации бизнес-процессов предприятия выбрать?

Чтобы информация попадала в нужное время и в правильные руки, необходимо решение, которое сможет совместить функции традиционного управления контентом (быстрый поиск, конфиденциальность и надлежащее хранение информации и т. д.) и управления процессами компании.

Функциональность ECM-систем и BPM должна работать в связке, благодаря чему:

1. Исключаются ошибки из-за человеческого фактора.
2. Увеличивается прозрачность бизнес-процессов.
3. Повышается эффективность работы за счет сокращения времени на выполнение задач.
4. Легко устраняются проблемные места.
5. Соблюдаются правила хранения документов.
6. Возможность самостоятельного проектирования процессов.

Разница между функциональными возможностями современных ECM- и BPM-систем минимальна. Заказчикам нужны комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов и управления контентом, и производители стремятся предоставить им такие возможности.

Функция	ECM	BPM
Редактор процессов	+	++
Исполнение процессов	+	+
Произвольные задачи	++	+
Анализ процессов	+	+
Работа с контентом	++	+

Выбирая решение, стоит отталкиваться от задач бизнеса. В ECM-системах наилучшим образом реализованы процессы, связанные с контролем исполнения задач, созданием и обработкой большого количества контента:

В свою очередь, модули автоматизации бизнес-процессов или отдельные BPM-системы идеально справляются со сложными многоступенчатыми процессами, в которых есть множество условий и разветвлений. Кроме того, большая часть ECM и BPM-систем подразумевает возможность интеграции со сторонними сервисами для расширения функциональности.

цели и этапы внедрения — СКБ Контур

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.

Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.

Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.

Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.  

Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:

• позволяет восстановить контроль над бизнес-процессами;
• способствует улучшению коммуникаций;
• сокращает количество ошибок; 
• высвобождает время и ресурсы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на основной работе, избавляет их от утомительных и повторяющихся задач.

Цели и преимущества автоматизации бизнеса

Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.

Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.

Маркетинг и поддержка клиентов.  Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.

Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.

Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.

Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.

Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом.  Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.

Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.

Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.

Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.

Контур.CRM — интуитивно понятная CRM. Попробуйте сейчас!

Работайте с любого браузера и устройства! Контролируйте и автоматизируйте продажи!

Попробовать

Более эффективные коммуникации.  Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.

Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.

Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать

Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.

Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.

Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.

Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.

Анализ

Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса. 

Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.

Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов: 

• рассылка; 
• процесс общения с клиентами;
• процесс планирования и разработки маркетинговой кампании;
• процесс найма;
• процесс разработки ПО;
• совместная работа в команде;
• отслеживание и улучшение результатов;
• распространение и хранение отчетов;
• фиксирование и решение проблем в службе поддержки клиентов;
• расчет заработной платы.

После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса. 

Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.

Внедрение

На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа. 

Интеграция

На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.

Сопровождение и техподдержка

Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен ​​на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.

Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.

Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса

Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.

Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.

Интерфейс Контур.CRM

Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.

История общения с клиентами в Контур.CRM

С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени. Например, Контур.CRM отражает движение лида по воронке — таким образом легко отслеживаются этапы сделки.

Автоматизация бизнес процессов компании | предприятия

Автоматизация бизнес процессов предприятия в широком смысле — это процесс создания технологических систем, которые уменьшают необходимость в труде как физическом, так и интеллектуальном. Сам по себе этот термин широк и охватывает практически все сферы бизнеса: от использования роботизированных систем в промышленности и медицине до сервисов массовых e-mail-рассылок. Например, «Agora» предлагает целый набор решений по автоматизации и оптимизации бизнес процессов: создание B2B-портала для приема и обработки оптовых заказов компаний-поставщиков, системы управления контентом сайта интернет-магазина, отраслевых b2b-решений и др.

Сегодня расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов это нормально, удобно и подходит всем. Даже вашей компании или предприятию.

Автоматизация бизнес процессов: что ждет нас в будущем

Отчет McKinsey Global Insitute за январь 2017 года сообщает, что 51% задач, которые выполняют современные американские работники в самых разных сферах экономики, так или иначе будут автоматизированы к 2055 году. Это «сэкономит» работодателям 2,7 триллиона долларов на зарплату.

Конечно, в отчете речь в первую очередь идет о физическом труде, который постепенно замещается машинами. Однако автоматизация бизнес процессов это не только сложные роботы, но и масса интеллектуальных систем, которые экономят время офисным работникам и топ-менеджменту и помогают превратить рутинные задачи в отлаженные бизнес-процессы.

Более того, именно эти задачи составляют львиную долю автоматизированных процессов сейчас. Неслучайно в McKinsey отмечают, что одна из сфер, наиболее сильно затронутых автоматизацией, — ритейл. Правда, многие предприниматели все еще относятся к этому вопросу скептически. Ниже несколько доводов для тех, кто считает, что автоматизация бизнес процессов компании им еще не подходит.

В экономии гораздо меньше плюсов, чем кажется

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов — от email-рассылок до сложных B2B-маркетплейсов — стоит денег. Теоретически их можно сэкономить и выполнять задачи силами сотрудников: дозваниваться до менеджеров по продажам, заключать с каждым поставщиком отдельный договор, рассылать письма всем клиентам вручную.

Однако, как опять же считают в McKinsey, это вряд ли выйдет дешевле. По итогам анализа ряда индустрий и профессий выяснилось, что преимущества от внедрения автоматизированных решений в денежном выражении превышают затраты в 3—10 раз. Под преимуществами в данном случае понимались улучшение качества и объемов выполняемой работы, повышение надежности, исключение «человеческого фактора», в том числе в тех индустриях, где без человека все равно не обойтись: в работе менеджеров по продажам, врачей, преподавателей и т.д.

Например, наше решение для компаний-поставщиков Agora Optima, позволяющее автоматизировать прием и обработку оптовых заказов и документооборот по ним, окупается за срок от 1 до 5 месяцев и увеличивает оценку стоимости компании на 10—15%.

Конечно же, это не означает что нужно автоматизировать все подряд. Чрезмерное увлечение сервисами приведет к тому, что в компании появится слишком много разнородных продуктов и решений, которые нужно будет интегрировать между собой, работе с которыми придется учиться. А это гораздо сложнее, чем то, ради чего все затевалось.

Стоит начать с часто повторяющихся рутинных процедур — их автоматизировать проще всего. Другим хорошим примером эффективной автоматизации бизнес процессов могут служить системы, которые упрощают процесс взаимодействия с контрагентами. Например решения, позволяющие отслеживать количество товаров на складе поставщика, резервировать их, следить за состоянием заказа онлайн — вместо того, чтобы связываться с представителем поставщика по каждому вопросу.

Универсальных сотрудников нет

Иногда желание оставить все как есть и ничего не автоматизировать проистекает из другого заблуждения: убежденности, что живой человек выполнит задачу лучше, чем какой-то сервис. Об экономии тут речи уже не идет: затраты на оплату труда нескольких сотрудников могут быть как минимум сопоставимы со стоимостью ряда решений, автоматизирующих бизнес-процессы.

Проблема в другом: у технологии, призванной автоматизировать ту или иную задачу, есть четкие алгоритм работы и сфера решаемых задач. У человека — не всегда. Более того, поскольку «живой сотрудник» обладает гибким мышлением и (по возможности) готовностью «схватывать все на лету», ожиданий от его работы больше, а инструкций, как ее выполнять, — меньше. Классический пример такого неудачного найма приводит вице-президент BiggerPockets Брэндон Тернер:
 

«Я не знал, что конкретно должен делать [мой] персональный ассистент. Я думал, что он просто выйдет на работу и сразу же начнет мне чем-то помогать. Времени на то, чтобы обучать его, у меня практически не было. В итоге этот человек просто сидел без работы».

Поручая рутинную задачу сотруднику, его начальник не всегда готов четко объяснять, как ее выполнять и каким должен быть результат. С автоматизированным решением такой подход невозможен — вам придется потратить время и разобраться в том, как оно работает, но и результат будет гарантирован и предсказуем.

Разумеется, речь не идет о том, что решения по автоматизации бизнес процессов лучше людей. Это не так. Более того, исследования говорят, что даже в будущем такие решения станут заменой не профессий, а конкретных занятий или задач. Поэтому сотрудникам не о чем беспокоится. Их не уволят, просто в их работе станет меньше рутины.

Универсальных руководителей тоже нет

Еще одна причина не любить автоматизацию и оптимизацию бизнес процессов — желание все контролировать. А значит, делать все самостоятельно. Такое состояние еще называют «синдромом супергероя». Он проявляется у руководителей предприятий, которые хотят чувствовать, что все под контролем.

Сложности начинаются, когда контролировать приходится не только себя, но и все бизнес процессы компании. В этом случае постоянное реагирование на небольшие рутинные задачи отнимает время — невозобновимый ресурс, который для предпринимателя оказывается самым ценным. Отсутствие срочных, но не очень важных задач, во-первых, помогает сосредоточиться на бизнесе. А во-вторых, — избежать эмоционального выгорания.

Не все можно сделать своими силами

Компания точно так же может страдать от «синдрома супергероя». Как правило, это выражается в том, что все сторонние решения по умолчанию считаются недостаточно хорошими, недостаточно качественными, недостаточно кастомизированными. Единственно возможный стиль поведения в этом случае – разрабатывать все «in-house», внутри компании.

С одной стороны, такой подход справедлив. Ведь никто не знает вашу компанию лучше вас самих. Но это не означает, что вы сможете лучшим образом решить свои собственные проблемы — не обладая профильными знаниями и (самое важное) опытом разработки аналогичных проектов.

Когда у вас появляются проблемы со здоровьем, вы идете к врачу-специалисту. Возможно, он видит вас впервые, но у него достаточно опыта и профильных знаний, чтобы поставить вам верный диагноз и назначить лечение.

В случае с автоматизацией бизнеса все обстоит примерно так же. Компании, для которых решение таких задач — основная работа, могут найти и внедрить подходящую комбинацию сервисов быстро и эффективно. Возможно, такая комбинация будет типовой и не сможет учитывать абсолютно все ваши потребности. Но она точно будет надежной, ведь до вас ее использовало и продолжает использовать множество бизнесов.

Что все это значит

1. Экономия на автоматизация и оптимизация бизнес процессов — это не экономия. Вместо денег вам придется потратить время — свое или сотрудников — которое тоже дорого стоит. С другой стороны, автоматизировать все подряд тоже опасно: начинайте автоматизацию и оптимизации бизнес процессов компании с рутинных и понятных задач.
2. Не стоит взваливать на плечи сотрудника предприятия работу, которую может сделать машина. Машину не нужно обучать, контролировать, а результат будет более предсказуем. Пусть ваши сотрудники занимаются более интересными и творческими вопросами.
3. Не бойтесь, что решения по автоматизации и оптимизации бизнес процессов лишат вас возможности контролировать ситуацию. Они сэкономят вам время, и вы займетесь действительно важными управленческими задачами. Кроме того, вы всегда сможете следить за сводными аналитическими показателями. Это гораздо полезнее для развития компании, предприятия чем выполнять всех работ вручную.
4. Не все решения стоит разрабатывать внутри компании. Сторонний производитель может предложить удобный и эффективный сервис. В том числе потому, что уже помог многим компаниям.

Во второй части статьи мы расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов компании и предприятия это не помощник для ленивых и не игрушка для крупного бизнеса. А также поговорим о том, почему идеальных решений по автоматизации не существует — и это нормально.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это процесс передачи решения рутинных задач сотрудников автоматизированным системам, который позволяет освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решения и распланировать дальнейшие действия компании.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Внедрение автоматизации бизнес-процессов на предприятии дает возможность достичь целей:

• экономии — сокращения затрат на изменение структуры сделок и продаж, и увеличения благодаря этому оборота и прибыли;

• упорядочения и ускорения бизнес-процессов благодаря сокращению времени на каждую операцию, четкому определению этапов, исполнителей и сроков, отлаженности, эффективности и прозрачности работ;
  

• создание единой информационной системы, которая дает возможность сотрудникам работать друг с другом и с клиентами в общем пространстве по индивидуальным KPI (ключевым показателям эффективности), клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание, руководству — видеть реальные результаты работы сотрудников. С помощью единых информационных систем формируются стандартные и фиксированные бизнес-процессы.

Также автоматизация бизнес-процессов компании позволяет существенно увеличить выручку и масштабировать бизнес.

Информационные системы автоматизации бизнес-процессов

Обязательным условием успешного бизнеса является использование информационных систем BPM (business process management), которые служат для автоматизации управления бизнес-процессами, то есть для решения специализированных задач по их:

• моделированию. ВРМ создает определенную информационную среду для дизайна бизнес-процессов;

• исполнению — то есть по внедрению и оперативному управлению бизнес-процессов. Каждая операция вносится в сервер платформы и представляется в виде карточек и предписаний для персонала. Также эта функция ВРМ предусматривает разграничение рабочих условий для пользователей и контроль за выполнением заданий;
  

• мониторингу. Для проведения мониторинга и анализа показателей эффективности ВРМ собирает все данные о компании в единую информационную базу и на основании этих сведений автоматически формирует отчеты по выбранным элементам и бизнес-процессам компании.

К самым популярным ВРМ-системам относятся:

• Bpm’online studio,  которая обеспечивает создание и контроль полного цикла бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов;

• ELMA — платформа для управления коммуникациями, распределения поручений и контроля их выполнения, которая позволяет не только создавать, но и эффективно автоматизировать бизнес-процессы для решения задач различной сложности;

• Bizagi BPM Suite — система с большим выбором графических инструментов и с возможностью интеграции со сторонними программами. На этой платформе можно автоматизировать и оцифровать любой бизнес-процесс;
  

• Comindware Business Application Platform — платформа для создания программного обеспечения под любые потребности бизнеса, в том числе для объединения департаментов крупных компаний в единый бизнес-процесс;
  

• Bonita Open Solution — система для создания, автоматизации, исполнения и мониторинга бизнес-процессов в общем окне, благодаря чему скорость работы значительно возрастает;
  

• «ИНТАЛЕВ» — оптимальное решение для крупных и средних компаний, которое настроено на на объединение и автоматизацию всех систем (например, баз и процессов «1С: Предприятие») внутри единой платформы;
  

• Pega — BPM-платформа, затрагивающая все сферы деятельности компании, позволяющая выбирать необходимую информацию из массивов данных и операций, а также принимать решения в режиме реального времени;
  

• «Первая форма» — система для организации общего информационного пространства, в котором будут храниться сведения, ставиться задачи и происходить общение между сотрудниками. Большой набор инструментов поможет создать бизнес-процесс для компании любого типа. Система формирует аналитику и отчетность для руководителей;
  

• IBM Business Process Manager — платформа для комплексного управления и автоматизации бизнеса, представленная в виде пакетов для средних и крупных предприятий. Сотрудники могут самостоятельно участвовать в автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, получая для этого всю необходимую информацию. Также данная система предназначена для разработки программ и мобильных приложений.
  

Научиться автоматизации управления бизнес-процессами вы сможете в рамках курсов по программам MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.

← Назад к списку

что это такое, технологии комплексной автоматизации бизнеса

Содержание

Порой собственники бизнеса, а также руководители и менеджеры, ответственные за его развитие, с тревогой замечают следующие вещи:

 

• предприятие работает, растет штат и количество заказов, но прибыль почему-то не увеличивается;
• конкуренты придумали новый подход к работе и стали опережать;
• потребители хотят чего-то нового, определенных изменений (например, им понравилась определенная технологическая фича, и они просят ее добавить; или, наоборот, жалуются на какой-то сервис или инструмент).

В таком случае перед предпринимателями встает два известных всем в России вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?». Для ответа на них существует аудит бизнес-процессов. Аудиторская проверка наглядно демонстрирует, как в компании функционируют (или нет) те или иные бизнес-процессы, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень. После аудита бизнес-процессов можно понять, в каком направлении двигаться дальше, чтобы не отстать от конкурентов и сохранить позиции на рынке. 

 

Как выглядит «настройка» бизнеса, какие процессы необходимо автоматизировать, какое IT-решение подключить и зачем нужна… Впрочем, обо всем по порядку.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

 

В начале XX века прорывом в вопросе автоматизации стало широкое внедрение поточного производства на основе конвейера: к созданию продукта подключили невиданные раньше высокопроизводительные станки и другие передовые технологии того времени. 

 

Сегодня же на первый план выходит внедрение в бизнес-процессы информационных технологий (IT) и программного обеспечения (ПО). В качестве доступного всем примера можно привести кассы самообслуживания в супермаркетах, которые появляются даже в маленьких провинциальных городах. Это есть не что иное, как автоматизация. 

 

Автоматизировать можно самые разные бизнес-процессы, приведём самые распространенные примеры, актуальные для современного рынка:

 

Маркетинг и продажи. С внедрением CRM- и ERP-систем легче управлять продажами. Менеджер принимает заявку и заводит карточку клиента в специальной программе, которая сама напомнит сотруднику о незавершенной задаче по истечении определенного времени и отправит клиентам рассылку-напоминание (больше не нужно звонить или писать каждому человеку «вручную»). Примеры: amoCRM, Битрикс24.

 

Бухгалтерия. Современное ПО автоматически ведёт базу данных и выполняет расчеты. Нет риска перепутать «платежки» при работе с разными проектами. Пример: продукты компании 1С.

 

Обучение сотрудников. Нового человека не нужно «водить за ручку» и «разжевывать» тот или иной нюанс (и бояться забыть что-то важное). Новичок сразу получает доступ к программе, где может пройти вводное обучение, получить первоначальные инструкции. Другой пример — «вступительные» вебинары для новых сотрудников.

 

Документооборот. При большом потоке документов значительно время уходит на их согласование с юристами. При этом сотрудники могут использовать разные типовые формы, скачанные из интернета, что вносит дополнительный хаос. Добавляем сюда человеческий фактор: риск ошибок и опечаток. Некоторые IT-решения в области электронного документооборота, например, Doczilla Pro, автоматизируют работу с подготовкой и согласованием документов, помогают сократить время на составление и согласование договоров и других бумаг.

 

Итак, при помощи современных цифровых инструментов предприятия, желающие занять ведущие роли на российском и мировом рынке, повышают эффективность своей работы и получают конкурентные преимущества на рынке. Но какие именно?

Преимущества автоматизации

 

В динамично развивающемся мире цифровых технологий нерешительность может оказаться фатальной. Те, кто не успел перевести свои процессы на «новые рельсы», рискуют оказаться за бортом большого бизнеса. 

 

Промышленные компании в 21 веке продолжают устанавливать новые станки и привлекают к производству роботов, особенно в сферах автомобилестроения и электроники. Машины производят детали для разных приборов и печатают платы и микросхемы для компьютеров. Также роботы могут выполнять более привычные конкретные задачи: заменять сборщиков клубники, погрузчиков на складе, упаковщиков еды, кассиров в супермаркетах и т.д. В крупных городах России специальные автоматы устанавливают в поликлиниках, банках и других учреждениях: они выполняют справочные функции, разгружают очереди. Использование сканеров для штрих- и QR-кодов в бизнес-процессах — тоже пример автоматизации.

 

Независимо от сферы бизнеса, существуют универсальные процессы, которые есть в каждой компании, например, подготовка документов. Если документооборот в организации вырастает до определенного уровня (от 50 документов в месяц), имеет смысл задуматься о его автоматизации. Недаром крупнейшие игроки российского рынка, такие как МТС, «Сбер», «Почта России» и другие уже запустили этот процесс. 

 

Современные руководители, интересующиеся развитием технологического прогресса, осознают, сколько преимуществ дает им автоматизация. Рассмотрим эти преимущества на примере работы с документами:

 

• Ускорение работ на всех уровнях. Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов значительно сокращают время, необходимое для выполнения однотипных задач. Переход на систему электронного документооборота (ЭДО) позволяет повысить эффективность предприятия. Использование современных IT-решений стандартизирует работу с закупками и договорами и освобождает время на интеллектуальный труд. Так, Абсолют Банк при поддержке Doczilla Pro сократил время создания закладной с 40 до 10 минут. 

• Сведение к минимуму человеческого фактора. Никто из нас не идеален и не может выполнять рутинные задачи с точностью машины. Если вести дела по-старому, тут и там будут появляться ошибки. С введением автоматизации неточности исключаются: Doczilla Pro не допустит опечаток, не пепепутает даты и сама просклоняет имена и фамилии по падежам. 

• Систематизация + прозрачность. Современное программное обеспечение «просвечивает» всю цепочку бизнес-процесса. Менеджеры могут изучить подробную статистику, отследить KPI, понять, где они «теряют» лиды и т.д. 

• Улучшение микроклимата в коллективе как следствие прозрачности бизнес-процессов. Автоматизация позволяет точнее распределять  обязанности между сотрудниками. У работников не остаётся причин для споров из-за «зон ответственности». 

• Повышение репутации. Клиенты замечают, что в вашу работу интегрированы современные IT-технологии, благодаря чему относятся к компании с большим доверием.

 

Как автоматизация поможет увеличить прибыль?

 

Автоматизация бизнес-процессов даёт множество преимуществ, которые ведут к решению глобальных целей бизнеса:

 

• Экономия. C применением автоматизации высококвалифицированный персонал больше не привлекается к однотипным задачам. Заведующему складом не придётся таскать тяжести, если у вас на складе есть робот-погрузчик: лучше сосредоточиться на анализе продаж и провести инвентаризацию. Юристам и риэлторам больше не нужно тратить львиную долю своего рабочего времени на согласование и правку документов. 

• Грамотное перераспределение ресурсов. Если говорить об электронном документообороте, использование таких IT-решений, как Doczilla Pro, позволяет перераздать задачи персоналу и повысить КПД на разных позициях. Если компания использует конструктор документов, юристам остается лишь поддерживать базу данных и создавать новые стандартные формы. А сами сделки (без привлечения юр.отдела) могут проводить рядовые сотрудники из разных департаментов, в том числе удаленно. Другими словами, контроль эксперта при совершении типовых сделок не требуется. Также считается, что сотрудники становятся счастливее и продуктивнее, когда их не заваливают примитивной работой.  

• Увеличение дохода. Преимущества автоматизации делают бизнес-процессы более эффективными, в результате чего удается сконцентрировать «мозги» команды на задачах следующего уровня и извлечь дополнительную прибыль. В процессе интеграции новых технологий и ПО в CRM-, ERP- (или другую) систему выявляются неточности бизнес-процессов на всех уровнях. Исправив ошибки на разных уровнях, можно заключать больше сделок и повышать прибыль, не увеличивая штат предприятия. 

 

Как Doczilla может помочь в данном направлении?

 

Какой бы ни была отрасль бизнеса, в делах трудно избежать работы в документами. Но если делать это по-старому, на бумаге, предприятие неизбежно столкнется с некоторыми трудностями. 

 

Во-первых, бумажный документооборот — это громоздко. Со временем ваш бизнес накопит столько договоров, актов и заявлений, что вам придётся выделить отдельное помещение со шкафами для их складирования. Или нанять специальную компанию, оказывающие услуги хранения документов. А ещё — закупить принтеры, картриджи, листы A4, степлеры и прочие канцелярские товары (к тому же, все эти «расходники» нужно регулярно обновлять). К тому же, эту кипу бумаг придётся как-то систематизировать: соединять в папки, подшивать, подписывать. Ваши сотрудники будут тратить время на такую «хозяйственную» работу вместо того, чтобы исполнять свои прямые обязанности. При использовании системы электронного документооборота данная проблема отпадает: все файлы хранятся в одной программе, а сам архив не ограничен никакими рамками. А при работе с интерактивными шаблонами весь документооборот можно гибко подстроить под нужды того или иного бизнеса.

 

В некоторых случаях использование системы электронного документооборота необходимо по закону: если компания работает с маркированными товарами, платит НДС и проч. Посмотреть, какие документы скоро станут цифровыми, и узнать о планах государства по цифровизации документооборота в России можно здесь:
 

 

Замена бумажного документооборота на электронный стал ещё более актуальным с началом эпидемии коронавируса: руководители многих предприятий заговорили о вынужденном переходе на удаленку и, как следствие, на «удаленный», то есть электронный документооборот. Одновременно с этим директора некоторых компаний осознали, что смогут сэкономить на бумаге, канцтоварах и проч., производить меньше мусора, а также позиционировать своё предприятие как экологически современное. 

 

Далее, среди бесконечного вороха бумаг тяжело найти нужный документ. Бухгалтерам и юристам в таких компаниях порой приходится по полдня отыскивать тот или иной договор или приложение к нему. С Doczilla Pro ориентироваться среди тысячи файлов куда легче, ведь они систематизированы и находятся в одной базе. К тому же, если вы используете нашу платформу, документы никогда не сгорят, не промокнут и не потеряются. Никто извне не сможет получить доступ к вашей конфиденциальной информации.

 

Doczilla Pro ускорит согласование документов на всех уровнях. Теперь не нужно распечатывать или сканировать документ, идти к кабинету начальника, ждать правок и надеяться, что файл не затеряется на столе среди всего остального. Процесс происходит в электронном виде: вы получаете обратную связь и правки прямо в Doczilla Pro. В отличие от привычных офисных программ, Doczilla Pro автоматически заполняет документ, для этого требуются только ответы на несколько вопросов: имена заказчика и контрагента, дата договора, стоимость и т.п, в зависимости от предназначения документа. Наша платформа интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП и другими государственными реестрами, что позволяет автоматически подгружать часть данных в документ. Не нужно иметь юридическое образование, чтобы грамотно заполнить документ по шаблону, который более квалифицированный коллега подготовил на платформе Doczilla Pro.

Что делать или лучше поздно, чем никогда — вместо заключения

 

Как в своё время ручной труд уступил место труду машинному, так и в наше время «ручные» или «механические» бизнес-процессы уступают процессам автоматизированным и цифровым. И как в 18-19 веках фабрики, использующие современных технологии, в какой-то момент вытеснили с рынка мануфактуры, так и сегодня, предприятия, внедряющие автоматизацию бизнес-процессов и использующие современные IT-платформы, «отодвигают» своих конкурентов.

 

Согласно последним опросам, около 75% отечественных компаний уже пользуются системами электронного документооборота (при этом половина из них работает параллельно и с бумажными, и с цифровыми документами). 

Использование таких платформ, как Doczilla Pro, позволяет в несколько раз ускорить бизнес-процессы, связанные с подготовкой документов, систематизировать работу, избежать ошибок, сократить расходы и увеличить прибыль. Система электронного документооборота придётся «ко двору» в компании любых размеров, но особенно актуальна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников.  

 

Вы ведь наверняка вы уже перешли с аналогового телевидения на цифровое? А готовы сменить пыльные шкафы на современную IT-платформу и приступить к оптимизации бизнеса? Ведущие российские компании уже начали сотрудничать с Doczilla Pro. Не отставайте и вы! Присоединяйтесь к автоматизации бизнес-процессов, подключайте нашу платформу и увеличивайте свою прибыль! 

Автоматизация бизнес-процессов предприятия и их оптимизация

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить производительность труда и эффективность стратегического управления. Для оптимизации работы организации используют системы моделирования и оптимизации исполнения бизнес-процессов. Как вы видите, актуальность автоматизации бизнес процессов очень высока.

Содержание:

 

Виды автоматизации

Автоматизация важных бизнес-процессов может проводиться в двух направлениях:

• Работа над основными бизнес-процессами (общение с клиентами, управление продажами). Цель автоматизации данной сферы – повышение качества выпускаемой продукции, увеличение объема продаж, повышение доходности бизнеса.
• Упрощение поддерживающих процессов. В качестве таких процессов может выступать бухгалтерский учет, делопроизводство, отчетность. Автоматизация этих действий не повлияет на увеличение доходов напрямую, однако поможет уменьшить время на выполнение рутинной работы.

Удобная система, в которой часто выполняется автоматизация бизнес-процессов – Битрикс 24, а также другое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

Задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация исполнения рутинных бизнес-процессов на предприятии с применением Битрикс 24 или других систем выполняется для решения следующих задач:

Поддержка оперативной деятельности организации, упрощение контроля и учета;

• Быстрая подготовка различной документации для деловых партнеров. Пример: счет-фактуры, накладные, акты сверки;
• Оперативное получение отчетов с информацией о состоянии дел в организации за любой отрезок времени;
• Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности рабочего процесса благодаря освобождению работников от рутинных действий;
• Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора;
• Повышение качества обслуживания;
• Безопасное хранение информации.

Автоматизация бизнес-процессов

Преимущества автоматизации бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия с использованием Битрикс 24 или другого программного обеспечения поможет повысить качество выпускаемой продукции, оптимизировать управление компанией.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечит следующие преимущества:

• Ускорение обработки информации, упрощение решения повторяющихся задач;
• Автоматизация ручного труда;
• Повышение прозрачности бизнеса;
• Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы;
• Контроль больших объемов информации;
• Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач;
• Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Как выполнить автоматизацию бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, пример которой вы без труда найдете в многочисленных материалах, выполняется с использованием современных технологий. В таблице мы собрали основные примеры автоматизации и оптимизации бизнеса.

Инструмент	Особенности
Облачные технологии	Отсутствие необходимости в собственном сервисе компании. Оптимально подходит для малого бизнеса благодаря низкой стоимости.
Автоматизация инструментов маркетинга	Использование CRM-систем, программ для автоматизации BI-систем и контекстной рекламы.
M&M, межмашинное взаимодействие	Обеспечивает минимальное участие человека в моделировании и исполнении процессов, в которых он не всегда может адекватно, оперативно реагировать на изменения.
Big Data	Бизнес-аналитика на основе большого количества данных. Решение для крупных компаний: для обработки значительных объемов данных нужно специализированное оборудование.
Анализ информации в режиме реального времени	Возможность выполнения полностью синхронизированных операций благодаря эволюции систем автоматизации бизнеса в системы обработки транзакций в реальном времени.

 

Автоматизация бизнес-процессов является важным условием успеха организации любых масштабов, независимо от сферы деятельности или структуры. Быстро меняющаяся экономическая ситуация, необходимость снижения рисков, высокие скорости принятия решений – все это требует современных подходов. Благодаря использованию автоматики появляется возможность высвободить ценные ресурсы и сосредоточить максимум усилий на ключевых направлениях деятельности.

Бизнес-процессы предприятия

В бизнес-процессы включается последовательность этапов, шагов, функций и прочих действий, а также все взаимодействующие между собой участники организации (руководители, сотрудники, клиенты). Работа любого предприятия представляет собой ряд связанных бизнес-процессов.

Существует четыре основных вида бизнес-процессов:

• Ключевые. Создают ценность товаров/услуг, повышают их цену на стадии монтажа, производства или другой промежуточной ступени;
• Поддерживающие. Представляют ресурсы, важные для ключевых процессов, поддерживают инфраструктуру компании;
• Процессы развития. Предоставляют возможности для усовершенствования будущей работы предприятия. В процесс включают обучение или повышение квалификации персонала, а также планирование дальнейшей деятельности компании;
• Управляющие. Решают задачи компании при помощи оперативного управления, планирования, обучения, мотивации персонала.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия пройдет успешно лишь в случае, если руководитель умеет эффективно управлять этими процессами. Директор должен выстраивать работу компании так, чтобы бизнес-процессы выполнялись строго по составленной схеме и без сбоев. В идеале не должно уходить много времени на обработку документации.

Существует множество эффективных способов организации бизнеса. Наиболее рациональный вариант – комплексная автоматизация процессов на базе собственной или адаптированной модели информационной системы. Использование систем автоматизации позволяет увеличить прибыльность производства и значительно сократить издержки.

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании:

• Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно;
• В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации;
• При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план;
• Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо;
• У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации;
• Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
• Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
• Компания не всегда работает в интересах клиентов.

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

1. Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

2. Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

3. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

4. Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

5. Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

6. Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

7. Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Бизнес-процессы: трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

Затягиваются сроки реализации проекта.

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса.

Отсутствуют логические рамки проекта.

Процесс не будет затягиваться, если в утвержденном документе будут четко прописаны временные ограничения. В роли последних могут выступать проектные решения или технические задачи.

Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего.

Оцените, какой объем ресурсов вам необходим и как быстро можно их вовлечь. Найдите компромиссное решение между необходимыми ресурсами, их реальным наличием и конкретным сроком реализации проекта.

Персонал компании не принимает нововведения.

Воспользуйтесь различными информационными ресурсами, чтобы сообщить сотрудникам об автоматизации процессов бизнеса. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала.

Нет эффективной системы управления.

Решить эту проблему поможет приглашенный специалист по конфликтологии. Он поможет разрешить конфликты и споры между работниками и урегулировать сложные ситуации.

У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу.

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя.

Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов.

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Автоматизация бизнес-процессов управления снабжением или других процессов в конечном итоге поможет вам оптимизировать работу предприятия, сделать ее эффективной.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование технологий для автоматизации повторяющихся повседневных задач. Это ускоряет выполнение работы, перенаправляя информацию нужному человеку в нужное время с помощью определяемых пользователем правил и действий. BPA помогает организациям оптимизировать процессы, такие как адаптация сотрудников, расчеты с кредиторами, управление контрактами и многое другое.

Ключевые элементы для определения процесса автоматизации:

• Процесс требует согласованности во всей организации
• Процесс повторяем Бумага с PDF-файлами — Автоматизация бизнес-процессов направлена ​​на то, чтобы сделать процессы более экономичными, упорядоченными, безошибочными и прозрачными.Благодаря автоматизированным процессам организации экономят время и внедряют лучшие практики для повышения общей операционной эффективности.

  Ниже приведены три общих бизнес-процесса и то, как организации способствовали положительным изменениям за счет автоматизации: более 65 процентов к 2025 году.Это означало, что колледжу необходимо было нанять новых сотрудников, чтобы справиться с притоком студентов и при этом снизить расходы. Однако прежний процесс адаптации HR был бумажным и отнимал много времени. Если колледж собирался достичь своей цели, ему нужно было устранить неэффективность и упростить адаптацию сотрудников.

  Автоматизация адаптации персонала с помощью Laserfiche позволила Инженерному колледжу нанять более 3400 сотрудников чуть более чем за год. Другие отделы также приступили к реорганизации своих собственных процессов и обмену успехами со всем университетским городком.Новая система создала новую культуру сотрудничества и инноваций для максимально эффективных процессов.

  Нажмите здесь, чтобы получить полное руководство по автоматизации управления персоналом.

  Кредиторская задолженность

  Пример: город Бока-Ратон
  Задача процесса:  Процесс работы с кредиторской задолженностью города Бока-Ратон в значительной степени зависел от бумажных счетов-фактур и копий, направляемых вручную. Иногда бумажные копии оказывались не на своем месте или задерживались на чьем-то столе, что приводило к неоплаченным счетам и расстраивало продавцов. Работа с документами и ответы на телефонные звонки от поставщиков отнимали у сотрудников время, которое лучше было бы потратить на что-то другое.

  Благодаря автоматизации город отслеживает все счета с момента их получения до окончательной оплаты. Город значительно сократил количество ошибок при обработке и повысил удовлетворенность клиентов благодаря более быстрому и эффективному процессу.

  Нажмите здесь, чтобы получить полное руководство по автоматизации расчетов с поставщиками.

  Управление контрактами

  Пример: Heifer International
  Задача процесса:  Heifer International стремится вывести 4 миллиона семей из бедности к 2020 году.Для этого некоммерческой организации необходимо было повысить эффективность и облегчить сотрудничество между ее командами и партнерами по всему миру. С документами, созданными за 70 лет работы и сотнями контрактов, требующих проверки для каждого проекта, Хейферу нужно было централизовать информацию и оптимизировать процессы управления контрактами, чтобы помочь большему количеству людей и быстрее.

  Члены команды Heifer по всему миру теперь могут сотрудничать в проектах, которые помогают семьям, независимо от того, находятся ли они в Арканзасе или Непале. Юридические проверки контрактов упрощены, что ускоряет выполнение проектов, включая доставку продуктов питания и расходных материалов.Хейфер продолжает выявлять дополнительные операции бэк-офиса, которые можно сделать более эффективными и высвободить ресурсы для программных инициатив.

  Чтобы узнать, как автоматизация процессов может помочь вашей организации оптимизировать операции, посмотрите наш веб-семинар ECM 101: Введение в возможности автоматизации процессов.

  Готовы узнать больше о технологии BPA? Загрузите это бесплатное руководство , чтобы узнать, как автоматизация процессов повышает эффективность рабочего места и экономит время и ресурсы на предприятии.

  Исследуете цифровые платформы автоматизации процессов? Проверьте сетку G2, чтобы сравнить лучших поставщиков.

  Автоматизация бизнес-процессов — определение, примеры и преимущества

  Согласно отчету Forrester под названием «Печальное состояние цифровой трансформации в 2018 году», до 22% предприятий до сих пор не добились совершенства процессов и автоматизации рабочих процессов. Это критически важные аспекты для удовлетворения клиентов и роста доходов.Если вы хотите иметь растущий список довольных клиентов, вам нужно сосредоточиться на совершенствовании процессов. Автоматизация бизнес-процессов — это простой и эффективный способ начать движение по этому пути.

  Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

  Автоматизация бизнес-процессов относится к использованию технологий для выполнения повторяющихся задач или процессов в организации, где можно заменить ручную работу. Это делается для минимизации затрат, повышения эффективности и оптимизации процессов

  Автоматизацию бизнес-процессов не следует путать с управлением бизнес-процессами, которое представляет собой более широкую дисциплину, включающую управление сложными общеорганизационными процессами с использованием различных методологий.

  Примеры автоматизации бизнес-процессов

  Чтобы лучше понять автоматизацию бизнес-процессов, вот несколько вариантов использования.

  1. Адаптация сотрудника

  Хотя найм сотрудников может показаться простым процессом, он включает в себя несколько задач. Заполнение форм с информацией о сотрудниках, организация ознакомительных сессий, организация учебных занятий, открытие банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — это лишь некоторые из необходимых действий.

  Без автоматизации весь процесс может стать довольно хаотичным и привести к:

  • Бесконечная бумажная работа
  • Пропуск некоторых задач
  • Недовольство сотрудников
  • Низкая производительность

  Применение автоматизации бизнес-процессов к адаптации сотрудников обеспечит плавный переход от одной задачи к другой, держит соответствующих сотрудников в курсе событий и обеспечивает прозрачность состояния процесса.

  2.Заказы на поставку

  Запросы заказов на покупку являются повторяющимися процессами в большинстве организаций. Запрашивающая группа заполняет форму и отправляет ее в отдел закупок. Затем утверждающий орган рассматривает запрос и отклоняет запрос в случае неадекватности информации или бюджетных ограничений. Затем он отправляется обратно запрашивающей команде. В случае одобрения создается заказ на поставку, и копии отправляются поставщику, а также группе инвентаризации.

  Без автоматизации могут возникнуть следующие проблемы:

  • Отложенное одобрение заказа на поставку
  • Влияние на производительность
  • Неполные записи
  • Ошибки в ЗП
  • Ошибки при приеме поставок

  Автоматизация бизнес-процессов может помочь повысить подотчетность, прозрачность и обеспечить точную регистрацию данных, к которым при необходимости могут получить доступ соответствующие заинтересованные стороны.Он также сохранит всю связь, связанную с процессом, в рамках рабочего процесса, чтобы упростить и ускорить выполнение.

  Зачем автоматизировать бизнес-процессы?

  Вот несколько веских причин для автоматизации ваших бизнес-процессов.

  Шаг к цифровой трансформации

  Цифровая трансформация может показаться слишком высокой целью для организаций, которые не идут по этому пути. Автоматизация бизнес-процессов может стать ступенькой к внедрению этой культуры непрерывной трансформации.Вы можете начать с нескольких процессов, которые явно нуждаются в корректировке курса, и постепенно продвигаться вверх.

  Получить больше ясности

  Автоматизация требует определенной ясности в отношении процесса прямо на этапе проектирования. Если вы не знаете вовлеченных задач и людей, ответственных за выполнение процесса, вы не сможете эффективно спроектировать и автоматизировать рабочий процесс.

  Кроме того, картирование процессов может обеспечить ясность для всех сотрудников, а также служить учебным ресурсом.Понимание, которое вы получите в результате анализа автоматизированного процесса, может ясно показать вам разрыв между вашим процессом в том виде, в котором он есть, и тем, каким он должен быть в идеале.

  Оптимизация процессов

  Одним из замечательных результатов системы автоматизации процессов является оптимизация процессов. Четкая отчетность, настраиваемые уведомления, ценная информация и более быстрое выполнение работ упрощают устранение бесполезных действий и позволяют сосредоточиться на улучшении задач, повышающих ценность.

  Получить записи соответствия

  При автоматизации бизнес-процессов записывается каждая деталь конкретного процесса.Эта информация может быть представлена ​​для демонстрации соответствия во время аудитов.

  Стандартизация операций

  Когда вы автоматизируете бизнес-процесс, вы можете каждый раз ожидать неизменного стандарта результатов. Стандартизация помогает позиционировать вашу организацию как надежную, что, в свою очередь, может способствовать увеличению клиентской базы.

  Повышение удовлетворенности клиентов

  Удовлетворение потребностей клиентов является ключевым фактором в любой отрасли. Сосредоточение внимания на совершенствовании процессов и операционной деятельности поможет вам с легкостью превзойти ожидания клиентов.Когда вы постоянно соблюдаете обещанные стандарты, клиенты с большей вероятностью отдадут предпочтение вашей компании.

  Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

  Автоматизация бизнес-процессов не ограничивается несколькими функциями. Некоторые факторы, которые могут указывать на необходимость автоматизации, включают

  1. Задачи большого объема
  2. Для выполнения задач требуется несколько человек
  3. Чувствительный ко времени характер
  4. Значительное влияние на другие процессы и системы
  5. Потребность в соблюдении требований и контрольных журналах

  Если деятельность соответствует всем перечисленным выше критериям, скорее всего, вам необходимо автоматизировать бизнес-процесс.

  Чтобы дать вам более четкое представление, вот некоторые обычно автоматизированные процессы в организациях.

  • Электронная почта и push-уведомления
  • Служба поддержки
  • Создание тематических исследований клиентов
  • Агрегация данных и миграция
  • Резервное копирование и восстановление
  • Запросы на отпуск сотрудников
  • Закупки
  • Процессы колл-центра
  • Заказы на продажу
  • Отслеживание времени и посещаемости
  • Расчет заработной платы
  • Выставление счетов
  • Коллекции
  • Запуск продукта
  • Воспитание свинца

  Преимущества использования средств автоматизации бизнес-процессов

  Как только вы автоматизируете свои бизнес-процессы, вы можете ожидать множество преимуществ.

  1. Вы увидите повышение производительности благодаря расширенному доступу. Облачные инструменты автоматизации бизнес-процессов хранят ваши данные в центральной базе данных. Это помогает вам получать доступ к данным из любого места или устройства, когда вам это нужно.
  2. Ваши бизнес-процессы станут намного прозрачнее. Вы можете отслеживать и контролировать процессы во время их выполнения, что может улучшить отчетность и прозрачность.
  3. Возможность отслеживать процессы на ходу также поможет вам следить за ошибками и исправлять их по мере их возникновения.Отчеты о производительности предоставят вам ценную информацию, чтобы вы могли принять превентивные меры против повторяющихся ошибок.
  4. В долгосрочной перспективе вы начнете замечать сокращение времени оборота и снижение затрат из-за меньшего количества ручных вмешательств.
  5. Вы также сможете улучшить распределение рабочей силы , поскольку приложение будет выполнять все рутинные повторяющиеся задачи. Таким образом, вы можете перенаправить своих сотрудников на задачи, которые требуют человеческих усилий и суждений.

  Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку он основан на идее непрерывного совершенствования процессов, в ответ на это уровень эффективности будет постоянно повышаться.

  Передовой опыт автоматизации бизнес-процессов

  Простая подписка на инструмент автоматизации бизнес-процессов не гарантирует успеха. Вам потребуется прагматичный тщательный подход к автоматизации бизнес-процессов.

  Вот несколько советов о том, как добиться успеха в автоматизации.

  • Начните с четкого понимания того, какие задачи задействованы, кто несет ответственность и когда каждая задача должна быть выполнена.
  • Убедитесь, что у вас есть четко определенные цели при автоматизации бизнес-процесса. Это сэкономит много времени на корректировку курса.
  • Измерение результатов поэтапным подходом. Многие организации разочаровываются, когда результаты не материализуются в одночасье.
  • Уделить достаточно времени обучению сотрудников и учесть период адаптации.
  • Примите долгосрочную перспективу , чтобы получить хорошую рентабельность инвестиций.
  • Используйте готовые решения , если они доступны.

  Вы пробовали процесс Kissflow?

  Если вы готовы вывести свой бизнес на новый уровень, Kissflow может предоставить вам восхитительный опыт автоматизации. Это облачное приложение без кода, которое не требует обширной ИТ-поддержки для его настройки. Интуитивно понятный визуальный конструктор и конструктор форм с функцией перетаскивания гарантируют, что проектирование и автоматизация ваших рабочих процессов не составит труда.

  Kissflow также удовлетворяет ваши потребности в безопасности данных благодаря доступу на основе ролей. Это означает, что вы можете контролировать, кто имеет доступ к определенным данным.

  Kissflow Process предлагает уникальный подход к BPM с помощью визуального редактора. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и испытайте ее лично.

  ---

   

  Оптимизируйте свои бизнес-процессы с помощью

  
  Kissflow Process Management

   

  Полное руководство по автоматизации бизнес-процессов — Найдите подходящее программное обеспечение

  Рекомендуемый бонусный контент: Загрузите наш БЕСПЛАТНЫЙ чек-лист по автоматизации бизнес-процессов! Мы сделали выбор программного обеспечения BPA самым простым решением. Получите наш контрольный список из 10 шагов, который поможет вам организовать выполнение этой задачи!

  Представьте себе потерю миллионов долларов и столкновение с разрушительными компьютерными сбоями в результате человеческой ошибки, которую можно было бы предотвратить с помощью автоматизации.

  Компания Baker Hostetler сообщила, что человеческий фактор является причиной 50 % инцидентов, связанных с безопасностью данных.

  В авиационной отрасли в отчете за 2008 г. указано, что 70% авиационных происшествий были связаны с человеческим фактором.

  Опасность предоставления всего этого людям заключается в том, что человеческая ошибка может быть непредсказуемой и произойти, когда вы меньше всего этого ожидаете .Другие вопросы, такие как снижение затрат, улучшение обслуживания и оптимизация процессов, могут быть улучшены при использовании автоматизации.

  Несмотря на то, что многие организации осознают необходимость автоматизации бизнес-процессов (BPA), им еще предстоит внедрить необходимые решения, и это часто связано с нехваткой времени или финансовыми ограничениями для одних, в то время как другие просто не видят окупаемости инвестиций с этим. Цена, которую придется заплатить в долгосрочной перспективе за отложенное внедрение, может перевесить фактические затраты на автоматизацию сейчас.

  Не ждите огромных потерь; начните сегодня и начните пожинать плоды BPA.

  Полное руководство по автоматизации бизнес-процессов — Указатель содержания
  Глава 1. Зачем автоматизировать?
  · Кто автоматизирует свои бизнес-процессы?
  · 7 практических сценариев применения BPA
  Глава 2. Основы автоматизации бизнес-процессов
  · Что такое автоматизация бизнес-процессов?
  · Элементы BPA
  · 7 важных принципов BPA
  Глава 3. Методология автоматизации бизнес-процессов
  Глава 4. Инструменты автоматизации бизнес-процессов
  Глава 5. Как правильно выбрать программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов для вашей компании
  Глава 6. Как автоматизация бизнес-процессов может преобразовать ваш бизнес
  · Примеры автоматизации бизнес-процессов
  Глава 7. Когда не следует автоматизировать
  Глава 8. Передовой опыт BPA для эффективных и своевременных результатов
  Глава 9: 5 лучших языков программирования для автоматизации бизнес-процессов
  Заключение
  Глава 1. Зачем автоматизировать?

  Организации используют автоматизированные процессы в своей повседневной деятельности, начиная от адаптации сотрудников и заканчивая процедурами оплаты счетов.Это сводит к минимуму необходимость для сотрудников передавать документы из одного места в другое.

  Два основных показателя автоматизации включают процедуры, которые требуют согласованности во всей организации, и процессы, которые должны быть свободны от ручных ошибок в каждом случае.

  Вот пять главных причин для автоматизации ваших процессов:

  1. Счастливые сотрудники

  По мере устранения утомительных задач — с помощью программных приложений — ваши сотрудники могут заниматься более приятными аспектами своей работы, тем самым повышая удовлетворенность сотрудников и повышая эффективность бизнеса

  Когда сотрудники недовольны или недовольны своей работой, они никак не могут проявить себя наилучшим образом при выполнении поставленных задач.

  Сегодня это один из наиболее значимых факторов, влияющих на текучесть кадров во многих организациях по всему миру.

  2.

  Повышенная эффективность

  Наличие современных технологий, а также усовершенствованных программных приложений упростило повышение эффективности сотрудников, и вы можете добиться лучших результатов, если используете автоматизацию.

  3.

  Минимизация ручных ошибок

  Одно из самых разрушительных событий, которое может произойти в бизнесе, — это ручная ошибка, особенно если она связана с финансами или маркетингом. Например, одна ошибка, допущенная вручную, при вводе данных может существенно исказить анализ данных, что может привести к неточным финансовым прогнозам.

  Но, автоматизировав свои процессы, вы можете свести к минимуму потребность в ручном вводе данных, тем самым уменьшив количество ручных ошибок.

  4.

  Повышение масштабируемости

  Когда вы автоматизируете свои процессы, ваш бизнес становится более эффективным, что повышает рентабельность. Это, в свою очередь, приводит к развитию масштабируемой бизнес-модели, которая может расширяться для удовлетворения растущего спроса.

  5.

  Для снижения затрат

  Автоматизируя задачи, вы сократите потребность в человеческом вмешательстве и повысите эффективность своего бизнеса. Это также приведет к сокращению накладных расходов, устранению потерь и минимизации ненужных расходов.

  Кто автоматизирует свои бизнес-процессы?

  Красота автоматизации заключается в том, что практически любой бизнес может извлечь выгоду из ее внедрения. Здесь мы рассмотрим, как предприятия применяют BPA в своих процессах.

  Производство и торговля

  Зачем ждать ручного утверждения каждого процесса, если достаточно автоматической проверки? АБП для таких процессов, как управление документооборотом или закупочная деятельность, может повысить скорость производства и сократить сроки закупок.

  Например, автоматизация процессов управления запасами ускорит производство, если нужно будет выполнять индивидуальные заказы, в отличие от ручной проверки наличия материалов в производстве.

  Банковское дело

  Банковский сектор является сложной отраслью с большой клиентской базой. Помните, как долго раньше очищались чеки? Или для поступления международных платежей?

  Автоматизация изменила все это, и теперь клиенты могут быстрее реагировать на свои финансовые потребности, не дожидаясь утверждения в течение нескольких дней.

  Телекоммуникации

  Будь то обслуживание клиентов, обновление баз данных, техническая поддержка или обновление биллинговых систем, с этим справится автоматизация. Клиентская база в сфере телекоммуникаций постоянно растет, и эти клиенты не любят ждать, когда у них возникают какие-либо проблемы, такие как продление подписки, управление заказами и запросами или обновление профиля. Это означает, что крупным игрокам телекоммуникационной отрасли необходимо внедрять автоматизацию.

  Здравоохранение

  Одна потерянная секунда или неправильный вклад в индустрию здравоохранения могут быть фатальными. Автоматизированные системы использовались для управления проектами, электронных подписей, процессов контроля качества, управления записями и закупками.

  Представьте, что вы пропустили прием или выписали лекарство, которое было отозвано. Благодаря автоматизации вы будете автоматически получать напоминания, пока не стало слишком поздно, и в этом случае автоматизация станет настоящим спасением жизни!

  Интернет-компании

  Как онлайн-бизнес, вы можете охватить больше клиентов и охватить более широкую географическую зону. Вы также решаете их проблемы, обеспечивая круглосуточный маркетинг и поддержку клиентов независимо от часового пояса, потому что все это автоматизировано!

  Например, когда клиенты заказывают ваш продукт в Интернете, они могут сделать это из любой части мира.Даже если вы спите, настроенная вами автоматическая воронка продаж проведет их через процессы покупки и беспрепятственно доставит цифровой продукт.

   Благодаря автоматизации ваши процессы управления лидами, маркетинга, продаж и управления социальными сетями становятся лучше.

  7 практических сценариев применения BPA

  Не все бизнес-процессы можно автоматизировать. Вот почему организациям следует выделить время для определения процессов, которые следует автоматизировать, и процессов, требующих вмешательства человека.

  Эксперты рекомендуют организациям систематически автоматизировать процессы, требующие значительных ресурсов и времени. Бизнес-процессы, подверженные человеческим ошибкам, также должны быть автоматизированы.

  Ниже приведены восемь практических сценариев применения BPA:

  1. Рутинные и повторяющиеся задачи — это ручные процессы, которые можно автоматизировать, тем самым сводя к минимуму вероятность человеческой ошибки. Человеческие ресурсы также будут перенаправлены на другие области, требующие более критического анализа или осмысления.

  Примеры процессов, которые подпадают под стандартные и повторяющиеся задачи, включают обновления программного обеспечения состояния, управление запасами, мониторинг и автоматизированные задачи управления проектами.

  • Отслеживание и оповещения на основе датчиков — Для организаций, процессы которых требуют постоянного мониторинга, например проверки качества на производственных линиях или процессов обеспечения безопасности, можно использовать автоматизацию, использующую датчики и оповещения. Датчик обнаруживает необычные случаи и подает сигналы тревоги.Это лучшее решение, поскольку оно заменяет человека, который должен был бы управлять процессом.
  • Порталы самообслуживания для сотрудников — применимо для таких отделов, как отдел кадров. Например, сотрудники, желающие продолжить свою карьеру, могут пройти онлайн-курсы, в то время как системы отслеживают и отслеживают их прогресс. Это возможно без необходимости, чтобы специалист по персоналу или тренер физически следили за всем процессом.
  • Ручные работы, которые сопряжены с риском или могут привести к травмам — Компании всегда ищут способы уменьшить или устранить потребность в персонале для выполнения опасных или опасных задач.

  Эти рабочие места были назначены моторизованным летательным аппаратам без экипажа, роботам и грузовикам без экипажа. Автоматизированные машины берут на себя риск и справляются с такими задачами, как работа на опасной высоте или вход в радиоактивный объект, не опасаясь причинить вред кому-либо из людей.

  • Процессы бэк-офиса ИТ – Пакетная обработка наряду с ночными операциями центра обработки данных в настоящее время автоматизированы в большинстве организаций, что устраняет необходимость в ночных ИТ-операторах. Персонал должен быть привлечен только тогда, когда есть автоматическое оповещение, требующее вмешательства человека.
  • Исследования . Автоматизированные базы данных упростили исследования и управление информацией для организаций, зависящих от больших данных. К ним относятся судебная практика, записи о преступлениях, исследования климата и погоды, исследования в области наук о жизни, анализ финансовых и страховых рисков, медицинские записи и демографические исследования.
  • Документооборот – В этом случае используются бизнес-процессы, простирающиеся от закупки товаров до обработки заказов, а также утверждения бюджета.Утверждения, подписи, архивирование, а также электронные запросы организованы в безбумажный и последовательный рабочий процесс.

  Приведенные выше сценарии не охватывают все способы использования BPA. Список неисчерпаем.

  Глава 2. Основы автоматизации бизнес-процессов
  Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

  Business Process Automation — это основанный на технологиях процесс автоматизации действий, выполняемых в вашей организации, с целью упрощения, снижения эксплуатационных расходов, повышения эффективности и улучшения предоставления услуг, и это лишь некоторые из преимуществ.

  Он включает в себя тщательное или всестороннее изучение того, как работает бизнес, определяет области, которые можно улучшить, и создает жизнеспособные решения, которые изменят рассматриваемый бизнес.

  В своем стремлении исследовать и найти правильный процесс автоматизации для вашего бизнеса вы столкнетесь с роботизированной автоматизацией процессов, но она сильно отличается от автоматизации процессов бизнеса . Роботизированная автоматизация процессов — это процесс, который выполняет задачи более высокого уровня, в которых используется программное обеспечение, а также искусственный интеллект (ИИ) в машинах, приспособленных для обучения выполнению сложных задач, в отличие от автоматизации бизнес-процессов, которая опирается исключительно на программное обеспечение.Вот презентация, которая расскажет нам больше о роботизированной автоматизации процессов и о том, что она влечет за собой:

  Существуют существенные различия между BPA и RBA. Можно сказать, что эти различия дополняют каждый процесс, когда они объединены для ведения вашего бизнеса. Ниже приведено сравнение между автоматизацией бизнес-процессов и роботизированной автоматизацией процессов.

  Эксперты определили, что технология, разрабатываемая для улучшения автоматизации роботизированных процессов, может оказать огромное влияние на бизнес.Искусственный интеллект и машинное обучение выходят на совершенно новый уровень, и концепции, которые вы когда-то могли только представить, быстро становятся реальностью.

  Например, Google продемонстрировал Google Assistant, который может звонить и назначать встречу для стрижки для своего пользователя, и эта же технология может быть применена к обслуживанию клиентов в будущем, чтобы предоставить клиентам первоклассный опыт без вмешательства человека. Это позволит людям сосредоточиться на других задачах, с которыми ИИ не может справиться.

  Это видео (с 0:10 до 2:00) в Google Ассистент

  Хотя ИИ уже используется для обслуживания клиентов, это намерено вывести его на более глубокий уровень взаимодействия.

  Элементы BPA

  1.  Знание пользователя . Тип BPA, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны автоматизированным процессом. Нет смысла принимать метод, который полностью изменит то, как все делается, только потому, что вы хотите автоматизировать. Скорее, он должен расширять и улучшать используемые методы.

  2. Планирование – Ключевым моментом является создание визуальной карты или плана до автоматизации.Задокументируйте и запишите ход рассматриваемого процесса, чтобы вы могли с первого взгляда определить области, где автоматизация была бы более полезной.

  3. Не усложняйте . Необходимо свести к минимуму использование конкретных приемов, методов и инструментов, используемых для усовершенствования процессов, связанных с автоматизацией. Да, это может быть увлекательно, когда вы начинаете, но не увлекайтесь. Автоматизируйте только те процессы, которые действительно хорошо к этому относятся.

  4. Документация – Вначале у вас все будет работать гладко и без проблем.Но рано или поздно, когда вы столкнетесь с проблемами, вам нужно будет устранять неполадки, и если вы документируете с помощью заметок и журналов, тогда становится легче решать проблемы в деталях по мере необходимости.

  5. Тестирование . Прежде чем вы действительно начнете использовать или запускать свою автоматизацию, вы должны протестировать ее в режиме реального времени. Это даст вам возможность обнаружить любые ошибки или пропущенные шаги и привести их в порядок, прежде чем вы начнете полностью.

  6. Обучение – Обучение пользователей обязательно.Один из хороших способов сделать это — использовать подход «Обучение инструктора». Здесь требуется обучить лидера группы и позволить ему передать то, чему он научился, другим членам команды. Это оставляет всех участников хорошо подготовленными к его использованию, и они также могут обращаться к руководителям групп за советом, когда возникают проблемы.

  Эти шесть элементов являются ключевыми для эффективности вашего BPA, но есть и другие. Есть определенные принципы, которые также следует принять, которые мы рассмотрим в следующем разделе.

  7 важных принципов АБП

  Разработка хорошей автоматизации бизнес-процессов основана на определенных принципах, которые гарантируют, что у вас есть хорошо продуманный план, подходящий для вашего бизнеса.

  Итак, что же это за принципы?

  #1: Обучение разработчиков

  Если вы планируете поручить разработку программного обеспечения для автоматизации разработчикам, вам необходимо убедиться, что разработчики понимают различные задачи, которые необходимо автоматизировать в вашей организации.Это поможет им разработать правильные коды и сценарии для захвата процессов.

  #2: Разработка списка задач

  Убедитесь, что вы составили список всех задач, которые необходимо автоматизировать. Это поможет вам зафиксировать важные шаги, необходимые для разработки надлежащих автоматизированных процессов. Это не только сократит количество ошибок, связанных с людьми, но и ускорит ваш прогресс.

  #3: Будьте проще

  Если что-то кажется сложным, то, вероятно, так оно и есть.Не усложняйте процессы в попытке их автоматизировать. Разбейте задачи на управляемые части, чтобы упростить автоматизацию. Проанализируйте существующий процесс и перепроектируйте сложные детали, чтобы приспособить их к автоматизации.

  #4: Будьте последовательны

  Важно поддерживать согласованность. Вы не можете запустить автоматизацию, а затем остановиться на полпути. Вам необходимо регулярно использовать настройку процесса автоматизации и поддерживать одну и ту же процедуру.

  #5: Правильная интеграция

  BPA должен хорошо сочетаться со всей системой вашей организации, особенно когда речь идет об интеграции через API.Вы можете интегрировать свою автоматизацию на разных уровнях процесса, если вы поддерживаете желаемый результат.

  #6: Обучение

  По мере автоматизации вы должны поддерживать своих сотрудников или членов команды, проводя необходимое обучение, необходимое для того, чтобы помочь им перейти на новый процесс. Это можно организовать до процесса автоматизации, чтобы упростить переход на новый способ выполнения задач.

  #7: Продолжайте развиваться

  Настройка процесса BPA — это не однократное действие.По мере роста и развития вашего бизнеса вам потребуется пересматривать существующие процессы, чтобы повышать эффективность и поддерживать здоровое конкурентное преимущество. Это означает, что ваш процесс BPA должен быть в состоянии приспособиться к этим новым изменениям в вашем бизнесе.

  Соблюдение этих принципов поможет вам не сбиться с пути.

  Теперь, когда мы рассмотрели основы, мы можем перейти к более подробной информации. Вам может быть интересно, какие варианты доступны для вашего бизнеса, или выиграет ли ваш бизнес от автоматизации.Оставайтесь со мной, чтобы выяснить это, поскольку мы рассмотрим это в следующей главе.

  Глава 3. Методология автоматизации бизнес-процессов Методология

  BPA — это непрерывный жизненный цикл, позволяющий поддерживать актуальность и актуальность ваших бизнес-процессов. Есть в основном два метода для успешного BPA.

  Методология для всего предприятия

  Если вы только начинаете заниматься автоматизацией, вам идеально подойдет метод для всего предприятия. В отличие от универсального метода, который используется для обновлений, корпоративный метод предназначен для запуска нового процесса автоматизации.Это означает, что для начала необходимо охватить больше деталей.

  Шаги для включения следующие:

  • Определение — охватывает тщательную оценку того, что вам нужно сделать
  • Модель — включает настройку на основе проверенных процессов, которые работают
  • Выполнение — этап реализации вашего проекта внедрить
  • Оптимизировать — дать возможность для улучшения используемого процесса

  Организация, которая достигла стадии оптимизации и хочет расширить и улучшить существующие процессы автоматизации, может перейти к использованию общего метода.

  Общая методология

  Общий метод — это идеальный метод, если вы уже используете автоматизацию в своей организации, но хотите дополнить существующий автоматизированный процесс, чтобы приспособиться к расширению вашего бизнеса.

  Общий метод поможет вам обеспечить непрерывность. Когда у вас уже есть какое-то подобие автоматизации, может не понадобиться воссоздавать весь процесс заново. В этом случае требуется выбрать области, которые вы можете расширить и автоматизировать.

  Общий метод — это инструмент анализа процессов, который не является специфичным для BPA. Обычно это включает в себя пошаговый процесс, который оценивает и улучшает то, что у вас есть в качестве вашего бизнес-процесса.

  Вот что нужно сделать, чтобы использовать этот метод:

  • Как — для оценки существующей практики в вашей организации
  • Зачем — для оценки того, как вы можете улучшить существующий процесс путем выявления пробелов
  • Исправить — для работы над ошибками или пробелами Процесс создания для мониторинга нового принятого процесса
  • Подробнее- Открытая платформа, которая дает место для дополнительных входных данных для обеспечения непрерывности
  Сочетание BPA и BPM

  Процесс, который нельзя измерить, обречен на неудачу, и именно поэтому применение бережливого производства и шести сигм в вашем процессе BPA является отличным подходом.

  Оценка вашего процесса включает в себя использование пяти ключевых инструментов, которые очень похожи на те, что доступны в общем методе, но с небольшими отличиями.

  Пять инструментов включают определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (DMAIC) всех процессов, используемых для вашего BPA.

  Применение бережливого производства и шести сигм в процессе анализа бизнес-процессов дает вам возможность совершенствоваться, расширяться и расти. Это также поможет вам оптимизировать ваши процессы и сократить время, которое в противном случае было бы потрачено впустую на повторяющиеся задачи.

  Это позволит вам и вашей команде сосредоточиться на других продуктивных задачах, а также обеспечит надлежащий ход установленных процессов, который можно со временем усовершенствовать.

  Таким образом, метод, который вы можете использовать для своего АБП, зависит от того, на каком этапе вашего бизнеса вы находитесь. Не забывайте, однако, всегда документировать процесс, независимо от используемого вами метода. Это поможет вам сохранить преемственность и облегчит переход к более крупным ролям.

  Теперь, когда вы понимаете, какой метод подходит для вашей организации, какой инструмент вы можете использовать, чтобы помочь вам беспрепятственно внедрить BPA? Читайте дальше, чтобы узнать в следующей главе.

  Глава 4. Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

  Автоматизация бизнес-процессов является ключом к совершенствованию рабочего процесса и бизнес-процессов с помощью оптимизированных технологий. Поэтому выбранное вами решение BPA должно иметь все инструменты, необходимые для трансформации вашего бизнеса. Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение BPA должно быть достаточно гибким, чтобы соответствовать вашим конкретным потребностям.

  В процессе поиска наилучшего решения, подходящего для вашей ситуации, вы обнаружите, что вариантов так много.Тем не менее, вам не нужно тратить время на их сортировку. Мы сделали это за вас и просеяли, чтобы отделить золото от грязи.

  Вот 30 лучших программ для автоматизации и управления бизнес-процессами на рынке сегодня (в произвольном порядке).

  #1 SmartSheet

  SmartSheet — это быстрое выполнение процессов и работа без задержек. Он идеально подходит в качестве инструмента управления проектами, который позволяет вам одновременно управлять несколькими текущими проектами или процессами BPA.

  Он поставляется с автоматическими напоминаниями, которые вы можете настроить для будущих начинаний, и обеспечивает множественный доступ к платформе в любое время.

  Одним из недостатков является отсутствие инструментов связывания, особенно для длинных баз данных или таблиц.

  #2 Хефло

  HEFLO — это полностью облачный инструмент управления бизнес-процессами (BPM), который пользователи могут использовать для моделирования, автоматизации и управления бизнес-процессами. Он отлично подходит для организаций, которые ищут автоматизированные облачные инструменты для совместной работы.

  Вы можете настроить его для процессов, которые хотите автоматизировать, и управлять ими на одной платформе.

  Heflo может похвастаться сложной технологической средой и предлагает несколько веб-приложений. У него есть бесплатный 15-дневный пробный период, но этого может быть недостаточно, чтобы помочь вам решить, подходит ли он вам.

  #3 Kissflow

  Kissflow рекламируется как ведущее программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое позволяет пользователям уменьшить хаос, помогая вам организовать свои шаги BPA.

  Пользователи имеют доступ к более чем 500 предустановленным приложениям, которые фиксируют такие процессы, как адаптация сотрудников, возмещение командировочных расходов, формирование счетов, подготовка бюджета и т. д. Он также имеет множество параметров настройки с помощью простого перетаскивания, чтобы выполнить работу.

  Kissflow позволяет обмениваться файлами размером до 500 МБ.

  #4 Лазерная карта

  Laserfiche — это программное обеспечение номер один в мире для ECM (управление корпоративным контентом), повышения производительности и автоматизации бизнес-процессов. Он имеет более 100 шаблонов быстрого запуска, подходящих для организаций в сфере здравоохранения, финансов и образования.

  Он позволяет создавать процессы с использованием готовых и настраиваемых шаблонов, которые вы можете легко редактировать, чтобы они отображали ваши процессы автоматизации.

  Этот инструмент немного сложен, и его понимание и использование потребуют дополнительных усилий по сравнению с другими платформами.

    #5 Tallyfy

  Tallyfy — это программное обеспечение для рабочих процессов, которое помогает эффективно автоматизировать ежедневные или повторяющиеся задачи, освобождая больше времени для решения других задач.Это отличный инструмент BPA, особенно для адаптации, совместного использования и отслеживания процессов с возможностью интеграции с другими приложениями.

  Это делает его отличным выбором для отдела кадров, адаптации клиентов и управления проектами. Он подходит как для крупных предприятий, так и для малого бизнеса.

  Пользователям, желающим использовать это программное обеспечение на других языках, возможно, придется искать альтернативы, поскольку оно предлагается только на английском языке.

  #6 Процесс.st

  Если вы хотите использовать простой, но мощный инструмент для управления повторяющимися процедурами и контрольными списками вашей команды, не тратя ни копейки, Process Street — ваш лучший вариант.

  Хотя это не помогает напрямую с автоматизацией, это улучшает управление вашими автоматизированными процессами.

  Все, что вам нужно сделать, это создать шаблон процесса, организовать несколько экземпляров этих шаблонов в виде спецификаций или контрольных списков и следить за ходом работы вашей команды. Вы также можете сотрудничать с другими членами вашей команды, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашей организации.

  Несмотря на то, что в нем есть пошаговое руководство, показывающее, как это работает, если вы визуальный ученик, вам может быть немного сложно следовать ему.

  #7 SweetProcess

  SweetProcess — это всеобъемлющая система управления бизнес-процессами, которая лучше всего подходит для обучения сотрудников, процессов документирования стандартных рабочих процедур, новых задач сотрудников и контрольных списков.

  Это идеальный выбор как для малого, так и для крупного бизнеса, которому нужна автоматизация, и вы платите только за активного пользователя.

  Хотя SweetProcess отлично подходит для отслеживания и мониторинга процессов, сам он не автоматизирует ваши процессы.

  #8 Пользовательский рабочий процесс/BPM Agiloft

  Agiloft — это настраиваемая платформа, улучшающая коммуникацию, производительность и эффективность в масштабах всей организации.

  Он предоставляет пользователям полный контроль над рабочими процессами задач и бизнес-процессами и является отличным выбором как для стартапов, так и для компаний из списка Fortune 500. Agiloft имеет универсальную структуру, которая постоянно обрабатывает и автоматизирует операции. Он служит как BPA, так и BPM-инструментом в зависимости от того, что требуется вашей организации.

  Недостатком является биллинговая система с минимальной годовой подпиской — большое обязательство, не зная, что это именно то, что вам нужно.

  #9 Comindware Tracker

  Comindware Tracker — это веб-приложение для управления рабочими процессами без программирования, которое можно использовать для запуска, проектирования и изменения рабочих процессов без абсолютной зависимости от ИТ-отдела, а это означает, что люди с небольшими техническими знаниями или без них могут по-прежнему использовать его перетаскивание. и-падение простоты.

  Он идеально подходит для таких отраслей, как цифровой банкинг, логистика и транспорт, а также онлайн-обучение и электронное обучение.

  Хотя он не используется для создания автоматизированных процессов, он отлично подходит для управления ими.

  Эта платформа была бы идеальной, если бы на ней можно было интегрировать больше приложений, что повысило бы ее гибкость.

  #10 Треквиа

  Trackvia — это платформа для разработки приложений и рабочих процессов, которая способствует быстрой разработке и развертыванию мобильных и веб-процессов.

  С Trackvia вы можете контролировать свои автоматизированные процессы и обеспечивать их оптимальную работу.

  Платформа также является альтернативой с низким кодом, которая избавляет от необходимости в электронных таблицах и не требует всесторонних знаний в области программирования.

  Строительство, здравоохранение и производство — это отрасли, которые лучше всего подходят для использования этой платформы для оптимизации выполнения жизненно важных операций с несколькими вариантами настройки.

  Trackvia не предназначен для малого бизнеса, так как базовая цена довольно высока, особенно для стартапов.

  #11 Директор процесса BP Logix

  BP Logix Process Director — это инновационное, но мощное и исключительное решение для автоматизации соответствия и управления бизнес-процессами, которое позволяет организациям создавать надежные, эффективные и легкие рабочие процессы, обеспечивая при этом максимальное соответствие нормативным требованиям. Он идеально подходит для организаций в строго регулируемых нишах или отраслях, таких как здравоохранение, правительство, финансовые услуги и фармакология.

  BP Logix Process Director позволяет пользователям максимально контролировать свои данные, а также транзакции, чтобы они могли безопасно извлекать и хранить данные для аудита.

  Слабость этого программного обеспечения заключается в его основных аналитических возможностях, что делает его недостаточным для опытных пользователей.

  #12 Prophix

  Prophix — это многофункциональный и мощный инструмент управления финансами, используемый для составления бюджета, финансовой консолидации, планирования, управленческой отчетности и анализа. Это означает, что предприятия могут генерировать достаточно информации для создания более стабильного и светлого финансового будущего.

  Prophix удобен для пользователя, а его интерфейс в виде электронной таблицы позволяет пользователям, не являющимся техническими специалистами, иметь доступ к профессиональным услугам, обучению, продуктам и технической поддержке.

  Отлично подходит для автоматизации таких процессов, как распределение, консолидация, импорт данных и других нетранзакционных процессов.

  Ограничением этой платформы является ее неспособность обрабатывать очень большие и сложные наборы данных.Это означает, что он не подойдет для организаций с большими потребностями в обработке данных.

  #13 Цифровая бизнес-платформа Bizagi

  Bizagi Digital Business Platform — это интуитивно понятное и мощное программное обеспечение для цифровой трансформации. Это помогает в трансформации организаций за счет автоматизации бизнес-процессов в облаке или локально.

  С помощью Bizagi вы можете создавать визуальные бизнес-процессы с помощью функции перетаскивания.Он также содержит обширное онлайн-руководство по использованию, и вы платите только за активное использование.

  Недостаток этого программного обеспечения заключается в том, что оно не поддерживает MAC, а количество пользователей на учетную запись также ограничено, поэтому оно не подходит для больших команд.

  #14 Азукуа

  Azuqua был создан для устранения трудоемких и ручных задач, чтобы пользователи могли уделять больше внимания созданию своей лучшей работы.Он предназначен для SaaS-компаний, бизнес-групп и ИТ-специалистов.

  Программное обеспечение работает на других платформах, что позволяет подключать данные с нескольких программных платформ. Вы также можете начать с 14-дневной бесплатной пробной версии, чтобы увидеть, как она работает и поддерживает надежные автоматизированные рабочие процессы.

  Крутая кривая обучения тому, как его использовать, может быть недостатком, поскольку вам нужна дополнительная поддержка и пошаговые руководства. Создание сложных рабочих процессов также может потребовать пользователя, который немного разбирается в технике, чтобы разобраться в этом.

  #15 ПМГ

  Цифровые бизнес-платформы PMG не требуют, чтобы пользователи обладали навыками программирования, прежде чем приступить к работе. Это отличная платформа для пользователей в области ИТ, маркетинга, управления персоналом и других бизнес-операций. Он содержит инструменты, подходящие для отчетности, расширенные формы, интерфейсные порталы и т. д. Вы также можете легко интегрировать его с другими приложениями для более универсального решения. Он обеспечивает BPA с помощью технологии управления процессами, которая включает в себя проектирование, выполнение и интеграцию рабочих процессов.

  Пользователи, которые ищут рекомендации в базе знаний, могут быть разочарованы, поскольку в настоящее время она недоступна.

  #16 Бонита ВРМ

  Bonita — это платформа, способная вместить междисциплинарные команды разработчиков. Он обслуживает широкий спектр отраслей, таких как телекоммуникации, здравоохранение, розничная торговля, производство, энергетика, финансы и образование, и это лишь некоторые из них. Bonita может быть интегрирована с рядом приложений, и ее легко оценить, поскольку это облачное программное обеспечение.

  Bonita больше ориентирован на обеспечение управления автоматизацией бизнес-процессов, чем на сам BPA.

  В настоящее время нет бесплатной пробной версии программного обеспечения, но вы можете проверить доступную демоверсию, чтобы увидеть, как она работает.

  #17 Платформа Nintex

  Nintex — это онлайн-платформа, предоставляющая решения по автоматизации рабочих процессов для предприятий в сфере энергетики, финансов и здравоохранения/медицинских наук. Платформа автоматизирует процессы между текущими системами управления корпоративным контентом и платформами для совместной работы, объединяя облачные рабочие процессы как в локальной среде, так и для мобильных пользователей.Он также поставляется с низкой стоимостью запуска, и вы можете легко протестировать его.

  Одна из проблем с этим программным обеспечением заключается в том, что его цена зависит от количества используемых рабочих процессов, а не от количества пользователей. Это может не понравиться потенциальным пользователям.

  #18 Промап

  Это облачное программное приложение для управления процессами позволяет пользователям не только создавать, но и хранить бизнес-процессы в Интернете. Promapp удобен для пользователя независимо от того, насколько сложен ваш рабочий процесс, поскольку он обрабатывает и отслеживает изменения в режиме реального времени, позволяя вам выполнять и утверждать операции в облаке. Он подходит для предприятий всех размеров, от начинающих до предприятий с гибкими пакетами.

  Несмотря на то, что Promapp — отличный инструмент автоматизации, у него крутая кривая обучения, и пользователям, не являющимся техническими специалистами, это покажется сложным, особенно пользователям-новичкам.

  #19 QuickBase

  QuickBase — один из ведущих инструментов управления бизнес-процессами для улучшения совместной работы и командной работы в сфере здравоохранения, права и недвижимости.

  Решения, предоставляемые QuickBase, включают интеграцию приложений, совместную работу и автоматизацию рабочих процессов. Он предлагает бесплатную пробную версию и сильную базу сообщества для поддержки, если вы столкнетесь с проблемами.

  Мобильный интерфейс не слишком удобен, и процесс создания рабочего процесса нуждается в некотором улучшении, например добавлении функции перетаскивания для рабочего процесса.

  #20 Платформа Pega

  Pega systems — это облачное решение для автоматизации искусственного интеллекта в режиме реального времени для автоматизации маркетинговых продаж и обслуживания клиентов.Это делает его идеальным для здравоохранения, биологических наук, финансовых учреждений, поставщиков услуг связи, производства и высокотехнологичных отраслей.

  Pega не является прямым инструментом BPA, но помогает управлять автоматизированными процессами с помощью пакета BPM.

  Если вы надеетесь работать в Pega в автономном режиме, некоторые функции могут работать неправильно, и это может быть недостатком в тех случаях, когда вы не можете получить доступ к облаку.

  #21 ProcessMaker

  ProcessMaker — это инновационная онлайн-программа с интуитивно понятным интерфейсом, который позволяет бизнес-аналитикам моделировать рабочие процессы на основе утверждений. Он идеально подходит для таких отраслей, как образование, финансы, здравоохранение, телекоммуникации и производство, благодаря отличным функциям, таким как расширенные панели мониторинга для мониторинга, утверждения рабочих процессов по электронной почте и адаптивный конструктор форм. Он также имеет версии для Android и iOS, что означает, что пользователи могут наслаждаться гибкостью на мобильных устройствах.

  ProcessMaker лучше всего использовать в качестве программного обеспечения для управления бизнес-процессами, которое регулирует ваш рабочий процесс и обеспечивает бесперебойную работу ваших автоматизированных процессов.

  Кривая обучения созданию сложного рабочего процесса крутая, и вам может понадобиться разработчик или технический специалист для его создания.

  #22 Платформа K2

  Платформа

  K2 представляет собой облачное решение для таких отраслей, как нефтегазовая, юридическая, здравоохранение, производство и финансы.

  K2 — это облачный инструмент автоматизации бизнес-процессов для создания и развертывания автоматизации в вашем бизнесе. Его можно использовать для создания рабочих процессов, дизайна форм и интеграции с существующими платформами. Он также имеет готовые приложения, которые можно использовать на мобильных устройствах для дополнительной гибкости.

  Хотя он отлично подходит для создания рабочих процессов, он не подходит для процессов, требующих обработки или преобразования данных.

  #23 Zoho Creator

  Zoho — это инструмент управления бизнес-процессами, который можно использовать для создания приложений для мобильных устройств и Интернета, настройки готовых приложений и полной интеграции с CRM.

  Программное обеспечение включает приложения на основе процессов, подходящие для таких отраслей, как авиация, логистика, розничная торговля, здравоохранение, услуги и поддержка, и это лишь некоторые из них. Его сильная сторона заключается в том, что вы можете настроить приложения в соответствии с вашими потребностями.

  Если количество пользователей, которых вы хотите привлечь, превысит 100, Zoho, возможно, не сможет разместить их всех.

  #24 Наввиа

  Navvia — это передовая система управления ITSM и бизнес-процессами, которая помогает организациям не только сократить затраты на внедрение, но и настроить отраслевые и модифицированные процессы.Это облачная система, которая проверяет, проектирует и исследует различные типы бизнес-процессов. Он позволяет пользователям использовать его ITIL V2, V3, а также шаблоны, удобные для CobiT, для создания персонализированных методов с нуля.

  Он лучше всего подходит для таких отраслей, как ИТ, финансы или здравоохранение, благодаря доступу на основе ролей к мощным информационным панелям и интерфейсам для совместной работы.

  Недостатком этой платформы является огромная ежегодная абонентская плата, что может затруднить ее использование для малого бизнеса.

  #25 Кинтон

  Kintone — это платформа для создания баз данных для предприятий, которая помогает этим предприятиям создавать приложения для баз данных, взаимодействовать с данными и приложениями пользователей и предоставлять динамические и мощные отчеты. Это также помогает преобразовывать расписания и электронные таблицы Excel в согласованные наборы данных и делиться ими в Интернете с другими членами команд пользователей с помощью динамических графиков и диаграмм.

  Если вы хотите автоматизировать свою базу данных, Kintone — это ваша платформа для решения этой задачи.

  Kintone поддерживает социальную коммуникацию, внешнее сотрудничество, аутентификацию клиентского сертификата, одноранговый обмен сообщениями и множество вариантов хранения.

  Это также отличный инструмент для здравоохранения, авиации или неправительственных организаций с бесплатными пробными версиями и демонстрациями, которые помогут вам понять, как это работает.

  Необходимо улучшить пользовательский интерфейс и интеграцию между приложениями для более удобного взаимодействия с пользователем.

  #26 Трубопровод

  Pipefy — это инструмент управления бизнес-процессами, который применяется в таких отраслях и компаниях, как разработка программного обеспечения, финансы, ИТ и служба поддержки, BPO и поддержка клиентов.Пользователи могут использовать этот инструмент для повышения своей производительности, эффективности и прибыльности, помогая им организовывать, создавать и управлять своими рабочими процессами и автоматизированными бизнес-процессами с помощью универсальной интеграции API и шаблонов.

  Эту платформу необходимо доработать, чтобы обеспечить ограниченный доступ для пользователей, и цены также могут быть немного завышенными, но вам нужно сравнить рентабельность инвестиций, чтобы понять, стоит ли оно того.

  #27 TaskRay

  TaskRay — это современное приложение для управления проектами, ориентированное на адаптацию франшиз, клиентов, отделов продаж и управления активами. Это позволяет пользователям отслеживать, управлять и поддерживать свою работу в любой области своего бизнеса с помощью простого перетаскивания и широкой видимости между командами и несколькими проектами с помощью шаблонов, карточек задач, ежедневного планировщика и процессов отслеживания этапов.

  Он лучше всего подходит для автоматизации процесса регистрации клиентов и подходит для предприятий с большой клиентской базой.

  Платформа немного сложна для понимания, но с практикой вы ее освоите.Это можно отнести к интерфейсу, который выглядит несколько громоздким и нуждается в некотором упрощении.

  #28 Интегрифай

  Integrify можно использовать как программное приложение для управления рабочими процессами и бизнес-процессами для организаций или предприятий. Основное внимание уделяется масштабируемости, быстрому развертыванию и широкой интеграции. Это построитель рабочих процессов, который включает в себя инструменты построения, платформы интеграции, интерфейсы отчетности и оптимизацию для автоматизированных процессов.

  Бесплатной пробной версии нет, но вы получаете расценки на основе расценок и демоверсию программного обеспечения, чтобы понять, как оно работает.

  #29 LogicGate

  LogicGate — это структура автоматизации рабочих процессов, которая упрощает пользователям оптимизацию коммуникаций, создание бизнес-приложений и управление сложностью. Он лучше всего подходит для отраслей, связанных со здравоохранением, энергетикой, фармацевтикой, розничной торговлей, образованием и финансовым сектором. В LogicGate есть инструменты и приложения, которые можно интегрировать для упрощения и автоматизации процессов.

  Пробная версия программного обеспечения отсутствует, и вам также необходимо запросить индивидуальное предложение, чтобы узнать цену для вашего типа использования. Платформа не для малого бизнеса, но крупные предприятия и компании из списка Fortune 500 получат от нее большую выгоду.

  #30 Скоро

  Scoro — это облачный инструмент профессиональных услуг для компаний любого размера, особенно в сфере консалтинга, рекламы и ИТ.

  Это простое в использовании бизнес-решение, представляющее собой центр управления, который отображает незавершенные задачи, ключевые показатели эффективности (ключевые показатели эффективности), события календаря, информацию об учетной записи и многое другое на одном экране.

  Scoro — это комплексная автоматизация процесса выставления счетов для таких элементов, как счета-фактуры, напоминания о просроченных платежах, выставление счетов за время и другие действия, связанные с финансами.

  Недостатком Scoro является время, необходимое для синхронизации данных, так как это не позволит вам перейти к другим шагам и может вызвать задержки во время реализации. 14-дневного пробного периода также может быть недостаточно для крупных организаций с большим количеством потенциальных пользователей. Тем не менее, вы можете воспользоваться их гибкими пакетами, чтобы полностью использовать их.

  Ваше идеальное решение должно улучшить процесс документирования, помочь вам преобразовать этот документированный процесс в эффективный рабочий процесс, а затем сделать все возможное для автоматизации вашего процесса.

  Вариантов так много, что на данном этапе вы можете немного запутаться, но не волнуйтесь. Давайте посмотрим, как вы можете выбрать правильное решение для своего бизнеса.

  Глава 5. Как правильно выбрать программное обеспечение для автоматизации бизнеса для вашей компании

  Как мы видели в предыдущей главе, существует так много вариантов, что выбор подходящего для вас может быть ошеломляющим.

  Ниже описан четырехэтапный процесс, который поможет вам выбрать платформу, подходящую для вашего бизнеса.

  Шаг 1. Определите, что вы автоматизируете

  Повторяющиеся задачи, такие как обслуживание клиентов, управление запасами, автоматизация баз данных, одобрение кредитов и даже процессы адаптации для ваших клиентов, имеют специальное программное обеспечение, которое сможет преобразовать их в автоматизированные процессы.

  Уверенность в том, что вы знаете свои требования к автоматизации, удержит вас от инвестиций в неправильный пакет. Например, организация, работающая с большими базами данных для глобальной рабочей силы, может получить мало (или ничего) от автоматизации обслуживания клиентов, но может добиться значительных улучшений благодаря автоматизации баз данных. Важно точно определить, что именно вы хотите автоматизировать.

  Это подводит нас к вопросу «Какое программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов является уникальным и наиболее подходящим для вашего бизнеса?»

  Вот типы программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, которые вы можете выбрать.

  Программное обеспечение для автоматизации баз данных

  Для предприятий, которые собирают, обрабатывают и хранят значительные объемы данных, наличие программного обеспечения для автоматизации баз данных является обязательным.

  Ваш бизнес сосредоточен вокруг базы данных, которая нуждается в регулярных обновлениях? Вы храните свою базу данных в облаке и нуждаетесь в регулярном резервном копировании? Тогда вам следует искать программное обеспечение для автоматизации баз данных.

  Вам также следует использовать автоматизацию базы данных, если вы работаете со сбором данных из нескольких источников, вам необходимо поддерживать согласованность, выполнять проверки целостности данных или адаптироваться к быстрым изменениям рынка.

  Автоматизация баз данных помогает управлять ростом и обеспечивать проверку целостности данных. Он также будет решать проблемы, связанные с восстановлением или расширением данных, особенно при расширении вашего бизнеса.

  Автоматизация баз данных может стать решением для обработки больших объемов данных для предприятий, чьи процессы зависят от создания, артикуляции, обработки и восстановления данных.

  Например, больница, в которой хранятся записи о пациентах, финансовое учреждение или даже провайдер веб-хостинга с многочисленными клиентами выиграют от автоматизации с использованием программного обеспечения для автоматизации базы данных.

  Программное обеспечение для автоматизации роботов

  Включает ли ваш процесс автоматизацию внешнего пользовательского интерфейса и других высокоуровневых взаимодействий с клиентами? Или вы занимаетесь сложными и повторяющимися задачами, которые могут быть непосильными? Тогда программное обеспечение для роботизированной автоматизации идеально подойдет вам.

  Роботизированная автоматизация — это не только использование инженерных роботов для автоматизации бизнеса. Это может быть программа-бот или программное обеспечение, используемое для выполнения повторяющихся задач большого объема, таких как ввод данных, проверка форм или изменение интерфейса между системами для облегчения обработки.

  Процессы, связанные с искусственным интеллектом и машинным обучением, действительно изменили использование программного обеспечения для автоматизации роботов. Например, компания по розливу будет использовать автоматизированного робота для обнаружения любых дефектов на производственной линии перед наполнением бутылок содержимым. Огромное количество бутылок, которые нужно проверить, не под силу человеку, но процесс обнаружения можно автоматизировать, чтобы он работал быстрее и производил более точные проверки.

  Робототехника также выходит на новый уровень: роботы с искусственным интеллектом действуют в качестве обслуживающего персонала даже в аэропортах, а некоторые другие роботы служат для уборки всего магазина с планировкой, запрограммированной и улучшенной с помощью машинного обучения.

  Роботизированная автоматизация решает проблему техничности и огромных временных затрат, характерных для сложных задач. Хотя изначально это может быть дорого, это разумная и прибыльная инвестиция, поскольку часто она снижает стоимость операций в долгосрочной перспективе.

  Это делает его идеальным для предприятий, которые могут доверить свои повторяющиеся процессы машинному обучению и позволить людям сосредоточиться на других задачах.

  Программное обеспечение для автоматизации серверов

  Требуется ли вашему бизнесу несколько серверов для бесперебойной работы? И нужно ли обновлять каждый пакет на всех этих серверах? Тогда вам идеально подойдет программное обеспечение для автоматизации серверов.

  Автоматизация баз данных и автоматизация серверов очень похожи как по процессам, так и по решаемым ими задачам. Автоматизация обслуживания берет на себя развертывание новых серверных программных приложений, управление запасами и предоставление ресурсов, установку исправлений и соблюдение нормативных требований, а также устраняет вероятность человеческой ошибки.

  Существует два основных типа автоматизации сервера. Автоматизация сервера точечных инструментов, которая ограничена только одним инструментом за раз, и автоматизация сервера программного обеспечения, которая представляет собой комбинацию инструментов от одного поставщика.Выбор должен во многом зависеть от размера вашего бизнеса. Например, такие инструменты, как Capistrano и Mina, могут запускать сценарии автоматизации на нескольких серверах.

  Теперь ваша организация может ускорить развертывание приложений, ускорить и даже упростить процессы позиционирования, и вы должны в полной мере воспользоваться этим, определив свои истинные потребности.

  Малые предприятия оценят точечный инструмент, поскольку он обеспечивает упрощенную автоматизацию одного конкретного процесса. Для фирм, которым требуется всестороннее покрытие, особенно для сложных процессов, пакет автоматизации сервера предоставляет широкий набор функций, которых достаточно для большинства потребностей сервера.

  Специальное программное обеспечение для автоматизации

  У вас есть крупный бизнес с редкими и специфическими процессами, с которыми стандартное программное обеспечение для автоматизации не может справиться? Тогда вам нужно получить специальное программное обеспечение для автоматизации.

  Специальное программное обеспечение для автоматизации создается с нуля либо собственными силами, либо поставщиком решения. Во время этого процесса к программному обеспечению добавляются все требования для вашей организации, и оно служит идеальным решением для ваших потребностей в автоматизации.

  Так что, если какое-либо стандартное программное обеспечение недостаточно для вашей организации, подумайте о том, чтобы создать его специально для вас.Убедитесь, что с самого начала предпринимаются все необходимые усилия, чтобы сделать все правильно, поскольку его создание может быть дорогостоящим и трудоемким.

  Как правило, пригодность программного обеспечения BPA сильно зависит от конкретных потребностей и размера каждого бизнеса. Поэтому вашему бизнесу может потребоваться комбинация двух или более из этих типов программного обеспечения для удовлетворения своих потребностей.

  Шаг 2. Определите основные функции, которые вам нужны Программное обеспечение

  BPA часто оснащено множеством ключевых функций, и вам необходимо определить эти функции, чтобы знать, какая из них соответствует вашим потребностям.Если у вас есть правильное программное обеспечение для автоматизации, вы сможете более эффективно достигать своих целей.

  Итак, давайте углубимся и рассмотрим ключевые особенности идеального программного обеспечения для автоматизации.

  Функция подсчета очков

  Чтобы увеличить продажи, важно понимать, как ваши потребители обращаются к вашим продуктам или услугам.

  Идеальное программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов могло бы отслеживать выбор и действия потенциальных потребителей, их интересы и многое другое.

  Это, в свою очередь, позволит торговым представителям лучше продвигать целевые предложения потенциальным клиентам и, в конечном итоге, приводить к продажам.

  Прогрессивное профилирование

  По мере того, как вы продолжаете приобретать новых клиентов и узнавать о них больше, вы можете предлагать им обновления и лучшее обслуживание на основе данных о клиенте. Это происходит со временем, и для этого вам нужно программное обеспечение BPA, которое может хранить даже мельчайшие детали о клиенте.

  Интеграция с социальными сетями

  Это функция, которую никогда нельзя игнорировать, если вы хотите поддерживать достаточную видимость и хорошие отношения с клиентами.

  Компания может вовремя определить реакцию клиентов и потенциальных клиентов на продукты/услуги и то, как лучше всего эти продукты или услуги могут быть им должным образом предоставлены.

  Безопасный интерфейс

  Идеальное программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно быть надежным с точки зрения безопасности. Безопасность вашей компании и информации клиентов должна быть на платформе, которая полностью защищена от любых форм кибератак.

  Облачные технологии

  Прелесть автоматизации заключается в возможности доступа к данным из любого места и своевременном обновлении информации. Это делает совместную работу более эффективной в вашей организации.

  Индикатор состояния SLA

  Иметь программное обеспечение для автоматизации, позволяющее выполнять несколько рабочих процессов, — это прекрасно, но вы должны уметь определить, какой из рабочих процессов требует срочного внимания, чтобы сделать его высшим приоритетом и немедленно заняться им.Такие проблемы, как задержка с выполнением, высокие затраты или низкое качество, должны быть отмечены и обработаны немедленно.

  Функция SLA — отличный инструмент для достижения этой цели, и вам следует обратить внимание на эту функцию.

  Уведомления в режиме реального времени

  При использовании ваших рабочих процессов автоматизации он должен иметь возможность отправлять уведомления в реальном времени заинтересованным членам команды. Это означает, что члену команды не нужно входить в систему, чтобы получить уведомление, так как это может быть слишком поздно.

  Ролевой доступ к элементам управления

  Каждый участник, использующий процесс автоматизации, играет важную роль, но эти роли должны быть привязаны к их задачам назначения. Это также должно быть отражено в процессе автоматизации с помощью функции, которая будет ограничивать использование в зависимости от роли каждого пользователя. Это поможет защитить конфиденциальную информацию, а также ограничит вмешательство в систему.

  Шаг 3. Определите лучшего поставщика услуг

  Независимо от вашей отрасли, вы сможете найти решение, которое поможет вам удовлетворить ваши потребности в BPA.Вот список того, что нужно искать в поставщике программного обеспечения BPA:

  • Пул доверия . Фактор доверия играет важную роль при выборе компании BPA. Тип или класс клиентов, работающих с выбранной вами компанией BPA, повысит вашу уверенность в их способности предоставить то, что вам нужно. Идите вперед и попросите рекомендации от клиентов и узнайте, как долго поставщик работает в бизнесе.
  • Персонализация . Несмотря на то, что ожидается, что все будет автоматизировано, вы должны иметь возможность добавлять в программное обеспечение индивидуальный подход и дополнения, чтобы сделать его уникальным для вашего бизнеса.
  • Сертифицированная компания . Автоматизация подразумевает размещение конфиденциальных материалов в облаке, и вам нужна компания, которая соблюдает государственные, региональные, национальные и международные законы (соответственно) в отношении хранения, обработки и перемещения данных. Также провайдер должен использовать зашифрованное программное обеспечение для хранения и передачи данных. Это особенно важно для чувствительных отраслей, таких как здравоохранение.
  • Глобальное техническое присутствие и поддержка . Расположение вашей компании BPA не должно влиять на техническую поддержку, которую вы можете получить от них. У них должна быть глобальная система технической поддержки, которая поможет вам устранить неполадки, если у вас возникнут проблемы.
  • Пробные версии и демонстрационные предложения . У вас должна быть возможность протестировать программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, прежде чем вы решите его использовать. Компании BPA, предлагающие демонстрационные версии и бесплатные пробные версии, позволяют вам увидеть, насколько они подходят для вашего бизнеса, прежде чем вы полностью присоединитесь к ним.
  • Доступные цены – Выбранная вами компания BPA должна соответствовать вашему бюджету.Не имеет смысла перебарщивать и тратить больше на автоматизацию, если она не даст положительного ROI. Также должны быть гибкие пакеты, которые позволят постепенно продвигаться вверх.
  Шаг № 4. Реализация этапов преобразования АБП

  Автоматизацию бизнес-процессов в организации можно разделить на четыре этапа трансформации.

  Однако разделение этих этапов на небольшие и независимые части зависит главным образом от тонкостей вашей организации и от того, потребуются ли внешние консультации.

  Анализ

  На этапе анализа вы оцениваете инфраструктуру своей организации, оценивая ее цели и потребности, прежде чем проводить полное исследование потребностей в данных, текущих бизнес-процессов и существующих систем.

  После получения всех необходимых данных вы можете выбрать технологическое решение, подходящее для вашего бизнеса. Это может сильно зависеть от архитектурного проекта решения. Вам также может понадобиться воспользоваться услугами внешних консультантов, которые являются специалистами по использованию технологий.

  Реализация

  Этот этап связан с настройкой и настройкой технологии. Вы должны убедиться, что существующие ИТ-системы расширены с помощью модифицированных или персонализированных надстроек и плагинов.

  Документация имеет решающее значение на данном этапе, и к ней нельзя относиться легкомысленно. Каждая отдельная функциональность должна быть задокументирована или записана для ясности.

  Не следует пренебрегать реализацией администратора, а также выбором обучения конечных пользователей.

  Перед переходом к следующему этапу следует внимательно следить за принятием пользователями и сквозным тестированием, чтобы убедиться в жизнеспособности.

  Интеграция

  На этом этапе осуществляется реализация API (интерфейс прикладного программирования). Именно здесь вновь установленные программы получают доступ к существующим программам и взаимодействуют с ними.

  На этом этапе также выполняется интеграция данных. Здесь данные, полученные из нескольких внутренних баз данных, объединяются, что также помогает оптимизировать весь процесс.

  Последним шагом на этом этапе является реализация ESB (корпоративной служебной шины) в сервис-ориентированной архитектуре или SOA. Сервисная шина предприятия обеспечивает связь или взаимодействие между программными приложениями, которые функционируют или работают в соответствии друг с другом.

  Совершенствование и оптимизация процессов

  Четвертая фаза сосредоточена на поиске тупиков или других препятствий, мешающих продвижению всего процесса. Здесь вы выявляете любые недостатки и предпринимаете необходимые шаги для их исправления, чтобы процесс протекал гладко.

  Вам необходимо регулярно обновлять версии вашей системы, чтобы быть в курсе новых и инновационных технологий по мере их появления.

  Более того, вся организация должна иметь неограниченный доступ к технической поддержке и обслуживанию для достижения максимальной отдачи.

  Одного решения об автоматизации еще недостаточно. Вы должны понимать преимущества и преимущества BPA. Знание того, что вы получите, когда решите автоматизировать, важно до того, как вы примете решение, поэтому давайте углубимся, чтобы увидеть преимущества.

  Вот контрольный список из 10 шагов, составленный для того, чтобы помочь вам разработать отличный план BPA. (Обновление контента предлагается здесь)

  Глава 6: 18 способов, с помощью которых автоматизация бизнес-процессов может изменить ваш бизнес

  Рост и трансформация — цель любого бизнеса. BPA — это одна из стратегий, которая выведет ваш бизнес на новый уровень; включение его в ваш процесс поможет вам в следующем:

  #1: Управление клиентами — Малые предприятия часто испытывают трудности с управлением учетными записями и клиентами, но программное обеспечение BPA поддерживает актуальность учетных записей каждого члена/клиента и выполняет все необходимые действия в нужное время. время.Одним нажатием кнопки программное обеспечение BPA можно легко использовать для получения доступа к любым необходимым файлам.

  #2: Маркетинг и поддержка клиентов . Компании могут создавать экосистемы, которые упростят и реструктурируют операции. Они смогут объединять различные веб-приложения и обеспечивать их совместную работу.

  Автоматизация бизнес-процессов может использоваться в маркетинге путем автоматической публикации статей или сообщений в блогах на платформах социальных сетей, таких как Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+ и других платформах.

  Это также может помочь улучшить поддержку клиентов, чтобы любой запрос на помощь или запрос отслеживался соответствующим образом и ему уделялось должное внимание. Предприятия могут добавлять потенциальных и существующих клиентов в свое программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами для последующих действий по электронной почте или с помощью текстовых сообщений.

  №3: Меньше административных задач — Автоматизация бизнес-процессов также помогает администраторам выполнять меньше задач. Например, программное обеспечение для автоматизации можно использовать для автоматических электронных писем, управления клиентами, благодарственных писем, напоминаний и анкет планирования.

  #4: Оптимизированное управление веб-сайтом — Оптимизированное управление веб-сайтом гарантирует, что новые и существующие клиенты получат наилучшие впечатления от взаимодействия с вашим веб-сайтом. Доступны различные инструменты, которые вы можете использовать для автоматического обнаружения и устранения проблем с веб-сайтом, чтобы избежать длительных простоев.

  #5: Лучшее управление проектами — Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов помогает компаниям отслеживать задачи и проекты, а также поддерживать их в актуальном состоянии с учетом новых разработок.

  Это позволяет легко получить доступ или сослаться на что-либо во время проекта, чтобы оценить, как он развивается, улучшая коммуникацию на всех уровнях.

  #6: Эффективное отслеживание людей — Использование программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов также помогает предприятиям легко отслеживать широкий круг клиентов и заказчиков с легким доступом к информации, необходимой для последующих действий.

  #7: Установите четкую иерархию утверждений — Благодаря внедрению инструментов автоматизации бизнес-процессов иерархия утверждений будет соблюдаться, что упростит процесс и скорость утверждений.

  #8: Простая юридическая работа – Для систематизации законной работы по расторжению договоров с клиентами на мобильные телефоны можно использовать специализированное программное обеспечение. Эта процедура состоит из трех юридических шагов, которые включают в себя: обнаружение нарушения, изложение обоснованного возражения и переход к новому поставщику в соответствии с соглашением клиента с текущим поставщиком.

  Это видео о преимуществах автоматизации процессов в бизнесе:

  #9: Улучшенное прогнозирование — Использование автоматизации бизнес-процессов помогает улучшить прогнозирование за счет максимально возможного сокращения ошибок прогнозирования. Таким образом, предприятия могут вооружить свои отделы продаж актуальной информацией, которая поможет им начать продуктивные переговоры с клиентами.

  #10: Более эффективная коммуникация – Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов помогает организациям повысить общую эффективность, а также производительность. Все процессы унифицированы, а коммуникации оптимизированы для всех офисов и отделов.

  #11: Сокращение человеко-часов — Использование подходящего программного обеспечения для автоматизации BPA помогает сократить человеко-часы.Поскольку количество рабочего времени сведено к минимуму, достижение поставленной цели становится быстрее. Высвободив больше времени, ваши сотрудники смогут сконцентрироваться на более важных приоритетах и ​​более важных решениях.

  #12: Уменьшение числа ошибок – Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди, и помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с человеческой неэффективностью и ошибками. Кроме того, использование инструментов BPA значительно экономит управленческие трудозатраты в долгосрочной перспективе, поскольку также сокращается время, затрачиваемое на надзор за подчиненными.

  #13: Операционная стабильность — Высокий уровень стабильности повседневных процессов достигается с помощью правильных инструментов. Любая ситуация, когда документы могут быть потеряны или пропущены этапы процесса, устраняется или значительно сокращается. Все автоматизированные процессы будут строго следовать установленным правилам для функций или действий документа.

  Сотрудники легко выполняют свои задачи, поскольку процессы точны, надежны и постоянны.

  № 14: Согласованность клиентов — Автоматизация бизнес-процессов помогает организациям гарантировать, что каждый клиент получает одинаковое обслуживание каждый раз.

  Клиенты чувствуют себя комфортно с вашим брендом, а работа с вашей организацией становится удобной благодаря быстрому доступу к их аккаунту.

  Клиенты также могут быть уверены, что их конфиденциальная информация не только обрабатывается точно, но и надежно защищена.

  #15: Сокращение расходов и накладных расходов – Стоимость внедрения автоматизации по сравнению с рентабельностью инвестиций показывает, что это разумный шаг для вашей организации. Организации также испытывают значительное сокращение расходов и значительное увеличение своих доходов, экономя труд и деньги за счет устранения таких вещей, как бумажное управление файлами.

  #16: Передача файлов — Автоматизация поддерживает все виды расширенных требований, таких как сложные имена файлов, манипулирование данными, безопасная передача и обработка ошибок. Это также упрощает управление передачей больших объемов файлов.

  Инструменты

  BPA помогают организациям интегрировать передачу файлов в большие рабочие процессы, которые могут включать такие задачи, как расшифровка и шифрование файлов или ввод информации из таких файлов в систему ERP.

  № 17: Инициализация пользователей — Прием и увольнение сотрудников — это трудоемкий процесс, и иногда как отделы ИТ, так и отделы кадров не оснащены необходимыми инструментами для одновременной обработки многочисленных процессов сотрудников.

  Программное обеспечение для автоматизации

  помогает улучшить процесс инициализации пользователей с помощью предварительно созданных действий и триггеров, что экономит труд и время.

  #18: Создание и распространение отчетов . Когда автоматизация процессов связана с другими процессами, такими как передача данных или экспорт из файлов Portable Document Format (PDF), она становится более ценной и эффективной.

  Это связано с тем, что правильное программное обеспечение BPA может работать с различными форматами отчетов.

  Рассмотрев преимущества BPA в целом, мы рассмотрим конкретные примеры того, как BPA применялся для упрощения процессов.

  Примеры автоматизации бизнес-процессов

  Иногда важно увидеть автоматизацию в действии, чтобы понять, какое влияние она может оказать на ваш бизнес.

  Для лучшего общения с клиентами

  Таким компаниям, как Medium, Buffer, Beach-Nik и Allmoxy, которым необходимо регулярно общаться со своими клиентами, было бы трудно это сделать, если бы им приходилось обращаться к каждому по отдельности.

  Им также необходимо помогать новым клиентам в процессе регистрации, чтобы упростить им регистрацию и использование их платформ.Вот как они автоматизируют:

  • Автоматические оповещения Hipchat, подключенные к RSS-каналам, для обновления отраслевых новостей, сообщений в блогах и комментариев
  • Автоматические уведомления ответственной команде о регистрации новых клиентов или обновлении информации
  • Использование Zapier для автоматизации досок Trello для новых клиентов
  Для улучшения взаимодействия с клиентами

  Клиенты любят чувствовать себя важными и поэтому любят получать все внимание, которое они могут получить от компаний, которым они покровительствуют. Это означает, что компании должны быть на высоте, когда дело доходит до взаимодействия с клиентом.

  Вот как взаимодействие с клиентами было автоматизировано такими компаниями, как Leankit, Perfect Coffee, Brandfolder, Classroom Medics и Ucademics.

  • Автоматизация создания запроса в службу поддержки Zendesk путем его связывания с Zapier
  • Улучшенная и автоматизированная поддержка клиентов путем связывания приложений с MySQL.
  • Отправка автоматических сообщений «спасибо» клиентам, заполнившим свои опросы
  • Подтверждение запроса на поддержку через Firetext, автоматическую отправку SMS для добавления индивидуальности к ответам
  • Использование капельных каналов и автоматических электронных писем для процесса адаптации клиентов
  Для управления лидами

  Недостаточно зарегистрировать новых клиентов для ваших продуктов или услуг.Их нужно носить с собой и обновлять, иначе они потеряют интерес к вашим предложениям.

  Чтобы добиться этого, такие компании, как Launchpad, Nir & Far, Dotted Music, BillCutterz и Convert and Glider, внедрили следующие стратегии автоматизации:

  • Автоматическая передача данных о клиентах из Typeform или Google Sheets на платформы электронной почты, такие как MailChimp или Podio последующее
  Для продажи

  Когда у вас большой объем продаж, становится дорого с точки зрения времени и персонала подтверждать и отправлять квитанции.Кроме того, требование больших объемов неоплаченных счетов может быть сложным, если не автоматизировано. Вот почему умные компании, такие как Single Grain, Hickies, MoonClerk, Work Ninja и Hubdoc, внедрили стратегии автоматизации для управления своими продажами. К ним относятся:

  • Выявление и отслеживание ценных потенциальных клиентов вместо ручной проверки пула потенциальных клиентов
  • Автоматизация выставления счетов и продаж для самостоятельного запуска с помощью таких приложений, как Xero и Magneto
  • Автоматизация уведомлений о неоплаченных продажах или отклоненных платежах с помощью Slack с Stripe, Mandrill или Moonclerk
  • Автоматический перенос сведений о клиенте из отдела продаж Shopify

  Другие области, в которых может применяться автоматизация бизнес-процессов, включают выполнение сложных организационных функций, управление финансовыми учреждениями, отгрузку и логистические процессы и т. д.

  Для каждой отрасли вы можете быть уверены, что найдется подходящее решение, которое можно настроить в соответствии с вашими потребностями или требованиями. Однако не все процессы можно автоматизировать, и вы должны знать, когда говорить «нет» автоматизации.

  Глава 7. Когда не рекомендуется автоматизировать бизнес-процессы?

  То, как вы подходите к автоматизации бизнес-процессов, определяет уровень успеха, который добьется ваше предприятие, и качество результата.

  При правильном подходе вы добьетесь потрясающих результатов. Но если вы поступите иначе, это может привести к снижению рентабельности инвестиций (возврата инвестиций). Вот почему важно понимать , когда в вашей организации не рекомендуется использовать BPA.

  Вот основные выводы:

  • Не используйте BPA, если весь процесс основан на ваших эмоциях или чувствах. Лучше всего BPA будет работать для вас, когда вы осознанно реализуете его с использованием необработанных и релевантных данных. Не оставляйте места для предположений и не полагайтесь на интуицию.
  • Вы должны автоматизировать процессы только после тщательного изучения наиболее неотложных проблем с рабочими процессами вашей компании и отслеживания показателей. Для достижения наилучших результатов BPA должен управляться данными, а также обеспечивать немедленный ответ на проблемы, стоящие перед вашей организацией.
  • Не используйте BPA, если весь процесс будет слишком сложным. Если это процесс, который не будет поддерживаться будущими людьми, то, возможно, вам не следует его внедрять.
  • Успех организации в основном зависит от того, вовлечет ли руководство всех, чтобы все они были на одной волне. Если вы что-то автоматизируете без участия заинтересованных сторон в вашем заведении, это может иметь неприятные последствия. Должен быть кто-то, у кого есть обзор всей установки в любое время, чтобы обеспечить бесперебойную работу каждого процесса, даже если технология отключается во время работы.

  Итак, убедитесь, что вы точно понимаете, что вам нужно автоматизировать, прежде чем продолжить. Это подводит нас к правильному выбору, который вам необходимо сделать при автоматизации для достижения эффективных и своевременных результатов.

  Глава 8. Передовой опыт BPA для эффективных и своевременных результатов

  Автоматизация бизнес-процессов вселяет оптимизм в организацию (если они понимают, как это поможет облегчить их работу), но это совершенно другая игра, когда дело доходит до внедрения подхода в масштабах всей компании.

  Ключевым моментом является знакомство с тем, как должен работать процесс и что необходимо запустить для бесшовной интеграции, и это заключается в знании лучших практик, позволяющих добиться успеха в автоматизации ваших процессов.

  Вот лучшие практики автоматизации бизнес-процессов для эффективных и своевременных результатов:

  Не торопитесь

  Владельцы бизнеса могут захотеть внедрить автоматизацию для своего бизнеса и сделать это сразу. Однако это может привести к обратным результатам. Невозможно точно оценить автоматизацию вашего бизнеса и ее влияние на вашу организацию за один присест. Лучше всего делать это поэтапно.

  Когда вы наметите, какие части автоматизировать, вы можете сосредоточиться на каждой из них, чтобы убедиться, что она была успешно автоматизирована, прежде чем переходить к следующему этапу.

  Это позволит вам:

  • Испытание эффектов автоматизации
  • Точное определение препятствий
  • Прибытие возможных решений для устранения проблем
  Выберите правильный инструмент

  Выбор наилучшего инструмента, соответствующего потребностям вашей организации, должен стать вашей целью. Лучший инструмент BPM и автоматизации, который подходит для вашего бизнеса, должен быть универсальным с точки зрения уровня возможностей, с учетом технических или нетехнических пользователей, и подходящим для вас с точки зрения масштабируемости.

  Мы говорили об опциях программного обеспечения, доступных в четвертой главе. Если вы пропустили это, вы можете прокрутить назад, чтобы взглянуть.

  Определение конкретных целей автоматизации для измерения рентабельности инвестиций

  Некоторые организации внедряют процессы автоматизации до того, как обдумают цели или задачи. Но на самом деле должно быть наоборот.

  Первый шаг, который необходимо сделать перед автоматизацией, — определить или указать цели. Затем работайте над достижением этих целей.Каждое действие или производительность важны и должны быть оценены, чтобы вы могли подтвердить ценность инвестиций.

  Обеспечение четкого определения ролей и иерархии

  Когда вы автоматизируете свой бизнес, скорее всего, произойдет много изменений. Это означает, что роли некоторых людей, вероятно, поменяются местами. Некоторые люди возьмут на себя больше обязанностей, в то время как другие будут переназначены для выполнения других операций.

  Однако эти изменения следует прояснить и обсудить с вашими сотрудниками, чтобы вы могли восстановить обязанности и роли каждого сотрудника или заинтересованного лица, участвующего в разработке.

  Вот почему выбор решения, ориентированного на человека, предпочтительнее, так как оно позволяет бизнес-лидерам вздохнуть спокойно.

  Вовлекайте всех в процесс

  Автоматизация — это далеко идущее преобразование, которое при внедрении в любую организацию может вызвать пассивное (или активное) сопротивление со стороны рабочей силы. Это означает, что есть все шансы, что ваши усилия по автоматизации могут оказаться безуспешными.

  Крайне важно не допускать каких-либо сдерживающих факторов, которые не позволят вашим сотрудникам принять изменения.Поэтому, чтобы поощрять полное участие ваших сотрудников или заинтересованных сторон не только в принятии новой платформы, но и в ее распространении, вам необходимо убедиться, что все заинтересованные стороны находятся на одной волне.

  Каждый из них должен быть задействован с самого начала.

  Вы можете сделать это, проведя сеанс мозгового штурма для каждого заинтересованного лица, чтобы полностью понять все болевые точки.

  Это заставляет всех в организации чувствовать себя важными и уважаемыми, что упрощает внедрение процессов автоматизации для решения проблем.

  Обучение пользователей

  Обеспечение надлежащей подготовки каждого заинтересованного лица для использования нового инструмента упрощает внедрение автоматизации бизнес-процессов. Они должны быть полностью осведомлены об основах платформы, проверке внедрения автоматизации и желаемых результатах.

  Итак, выберите программное обеспечение, достаточно удобное и интуитивно понятное для облегчения обучения.

  Фокус на постоянном улучшении

  Вы также должны следить за тем, чтобы эффективность процессов постоянно повышалась для достижения максимальной производительности.Автоматизация — это непрерывный процесс, а не одноразовая вещь. Всегда оценивайте процессы автоматизации и прилагайте постоянные усилия для улучшения.

  Вы можете использовать KPI (ключевые показатели эффективности), чтобы разбить весь процесс и внести необходимые улучшения.

  Всегда имейте план резервного копирования

  Всегда должен быть запасной план, особенно когда происходит непредвиденный технический сбой, из-за которого весь ваш день может быть отложен. Машины тоже могут выйти из строя в неподходящий момент.

  Полагаться исключительно на компьютеры или технологии — прямой путь к провалу. Имея возможность аварийного переключения, к которой можно обратиться, будут привлечены компетентные лица для ручного управления процессами и непрерывного ведения вашего бизнеса.

  В некоторых организациях есть собственные штатные программисты, и они хотели бы, чтобы их программное обеспечение создавалось с нуля. Если вы относитесь к этой категории, вам необходимо понимать язык, используемый для разработки инструментов, используемых при разработке программного обеспечения для автоматизации ваших процессов, и мы углубимся в это в следующей главе.

  Глава 9: 5 лучших языков программирования для автоматизации бизнес-процессов

  Языки программирования сильно влияют на результат вашего программного обеспечения. В зависимости от их сильных сторон они используются для выполнения одних и тех же действий, но по-разному.

  Важно иметь программное обеспечение, которое можно легко интегрировать с существующими приложениями без ущерба для его безопасности.

  Вот пять мощных языков программирования, широко используемых для автоматизации бизнес-процессов ведущими мировыми компаниями:

  Питон

  Универсальность, компактный код, хорошая интеграция и отличная библиотека стандартных функций делают язык Python хорошим выбором для BPA.Этот серверный язык богат модулями, которых достаточно для сложных аналитических процедур, связанных с тяжелыми транзакциями. Python обладает универсальным набором функций, который позволяет создавать практически все, что вы хотите, практически без смешивания внешних языков. Эта гибкость также делает его подходящим для удовлетворения ваших конкретных потребностей BPA.

  Ява

  Разработанный компанией Sun Microsystems в 1996 году язык Java стал одним из наиболее востребованных языков для разработки бизнес-приложений. Хотя Java не входит в число языков, которые легко освоить, занятия по C и C++ могут упростить этот мощный язык для начинающих. Его модульная природа упрощает расширение, и вы также можете интегрировать функции, которые не будут зависеть от сторонних поставщиков или серверов.

  Java также предлагает вам функцию, позволяющую запускать один набор кодов в разных операционных системах. Это также делает его идеальным для разработки программного обеспечения BPA, поскольку оно, вероятно, будет соответствовать операционной системе, которую вы используете в настоящее время.

  С

  Сегодня C является родоначальником большинства объектно-ориентированных языков, включая Java и Python. Он может предоставить вам строительные блоки, необходимые для создания ваших собственных исходных кодов специально для вашего собственного дизайна автоматизации бизнеса и встроенных программ.

  Его скорость, зрелость и переносимость делают его отличным языком программирования. Он также упрощает вычисления сложных математических вычислений, но его может быть сложно настроить и легко испортить, поэтому с C следует проявлять большую осторожность.

  Если вы стремитесь получить лучший опыт программирования и найти надежное решение для автоматизации бизнес-процессов, то язык программирования C лучше всего подходит для стабильной и успешной разработки автоматизации.

  Язык структурированных запросов (SQL)

  Язык структурированных запросов (SQL) управляет управлением и взаимодействием баз данных в автоматизированных бизнес-процессах. Подумайте о вставке, изменении и удалении данных; Для всего этого нужен SQL. Это также важно для инженерных разрешений на таблицы, процедуры и представления.

  Хотя SQL не является языком программирования, это отличный язык управления базами данных для малых предприятий, стремящихся автоматизировать свои проблемы, связанные с базами данных. Он также довольно прост в освоении и легко интегрируется с PHP, что делает его дешевым выбором.

  PHP

  PHP — это язык сценариев для создания веб-сайтов и разработки приложений. Его легко освоить, и он хорошо работает с веб-приложениями, такими как автоматические чаты.

  PHP также эффективен при создании инструментов управления проектами и мощных решений для электронной коммерции, ориентированных на решение проблем и необходимых для создания сложных автоматизированных бизнес-процедур.

  Преимущество создания собственного программного обеспечения заключается в том, что оно делает именно то, что вам нужно, особенно если вы являетесь крупной организацией с очень сложными процессами. Этот процесс на самом деле может быть не таким простым, как кажется, и в конечном итоге все, что вам нужно, — это идеальное решение, которое будет соответствовать вашим потребностям.

  Ваше идеальное решение должно улучшить процесс документирования, помочь вам преобразовать этот документированный процесс в эффективный рабочий процесс, а затем сделать дополнительные шаги по автоматизации ваших процессов.

  Заключение

  Теперь, когда вы вооружены знаниями об АБП и понимаете, что это не только улучшает ваши процессы предоставления услуг, но и сокращает деньги и время, затрачиваемые на трансформацию вашего бизнеса, следующим логическим шагом для вас будет начать работу. с вашим процессом автоматизации.

  Хотя автоматизация процессов может показаться привлекательной, это непростая задача, и вам может быть страшно выполнять ее в одиночку.Не волнуйтесь, мы вас прикроем. Вы можете скачать наш контрольный список здесь (вставьте контрольный список/рабочее руководство по обновлению контента), чтобы помочь вам начать работу прямо сейчас.

  Вы определились с чего начать или у вас остались вопросы? Сообщите нам в комментариях!

  Получите бесплатный контрольный список систематизации

  5 основных шагов, чтобы вывести задачу из головы и превратить в систему Вы можете масштабировать и развивать свой бизнес!

  18 января 2021 г.

  Лора Варон

  Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство

  Рынок автоматизации бизнес-процессов (BPA) растет со скоростью 10% в годовом исчислении.И, честно говоря, это не удивительно. Бизнес-процессы являются источником жизненной силы любой организации, а эффективные электронные процессы необходимы для успешной конкуренции в современном мире.

  Огромные затраты, связанные с задержками обработки вручную, человеческими ошибками и неэффективными бизнес-системами, больше нельзя игнорировать — они ежегодно обходятся предприятиям в тысячи долларов.

  Но как именно решение для автоматизации бизнес-процессов решает эти проблемы?

  Оцифровывая и стандартизируя бизнес-процессы с помощью такого программного обеспечения, как frevvo, компании могут автоматизировать повторяющиеся задачи.По данным Forrester, это может снизить эксплуатационные расходы до 90%.

  Программное обеспечение BPA не только экономит время и деньги, персонал больше не обременен ручными задачами. Вместо этого ваша команда может сосредоточиться на реальных ролях, которые они должны играть.

  Интересуетесь, как BPA может улучшить ваши бизнес-процессы?

  В этой статье будет рассказано все, что вам нужно знать об автоматизации бизнес-процессов и о том, как вы можете применить ее для оптимизации своих операций.

  Что такое автоматизация бизнес-процессов?

  В двух словах, автоматизация бизнес-процессов (BPA) относится к деятельности по применению технологий для автоматизации рутинных ручных процессов, которые происходят на предприятиях каждый день.

  Это может быть так же просто, как создание автоматического ответа по электронной почте или последующие действия, или это может включать автоматизацию более сложных процессов, таких как многоуровневые рабочие процессы утверждения.

  По сути, наиболее часто повторяющиеся повторяющиеся задачи можно автоматизировать, чтобы повысить скорость, точность и согласованность, чтобы повысить общую эффективность работы.

  Фактически, исследования показывают, что треть задач на 60% рабочих мест можно автоматизировать.

  Автоматизация бизнеса может применяться практически к любому процессу в вашей компании. Основные области для развертывания автоматизации бизнес-процессов включают:

  • Продажи
  • Закупки
  • Финансы
  • Человеческие ресурсы (HR) и адаптация
  • Разработка продукта
  • Отслеживание запасов
  • Логистика и доставка
  • Обучение и обучение
  • T.

  Каковы преимущества решения для автоматизации бизнес-процессов?

  Вы когда-нибудь кропотливо заполняли форму только для того, чтобы узнать, что это не та форма или, что еще хуже, она устарела? Или, возможно, вы допустили ошибку, и вам пришлось начать заново с новой формы, потому что не хватило места для добавления правильной информации?

  Медленная ручная обработка и корректирующие работы не только приводят к задержкам в операциях, но и обходятся очень дорого.

  Возьмем, к примеру, HR.Годовые административные расходы, связанные с каждым сотрудником, составляют более 1800 долларов в год — и это без учета больничных, обучения и проверок.

  В качестве альтернативы рассмотрите процедуры выставления счетов. 90% выставления счетов по-прежнему производится вручную. Что еще хуже, из счетов-фактур, заполненных вручную, 12,5% счетов-фактур нуждаются в доработке, и только 17,5% оплачиваются вовремя.

  Решения

  BPA, такие как frevvo, устраняют эти ловушки.

  Сокращая бумажную работу вручную, BPA ускоряет бизнес-процессы, устраняет ошибки и способствует совместной работе команды.

  Благодаря автоматизированным цифровым формам с интеграцией SQL ввод данных значительно сокращается. Это означает, что команды могут сосредоточиться на своей основной роли, а не вводить одну и ту же информацию снова и снова.

  Используя программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, вы можете воспользоваться преимуществами эффективной автоматизации цифровых рабочих процессов с динамической маршрутизацией. Это гарантирует не только своевременное завершение утверждений, но и то, что все процессы отслеживаются и правильно регистрируются для полностью соответствующего аудита.

  Давайте посмотрим, например, на Safeway.

  Продуктовая компания заменила тысячи бумажных форм динамическими формами frevvo. Персонал Safeway теперь может автоматически отправлять и утверждать информацию без дорогостоящего ИТ-оборудования.

  Благодаря автоматизации бизнес-процессов Safeway сэкономила миллионы долларов.

  Теперь, когда критически важные процессы выполняются без ошибок и выполняются вовремя, продуктовый магазин экономит деньги на ремонтных работах, а также затраты на разработку.

  Теперь давайте рассмотрим некоторые конкретные преимущества автоматизации процессов.

  Ускорьте свои бизнес-процессы

  Автоматизация ускоряет работу.

  Документы направляются нужному человеку в нужное время, уведомления и напоминания ускоряют утверждение, а интеграция и проверка сокращают ввод данных и необходимость исправления возникающих ошибок.

  Скорость современного бизнеса постоянно растет, и ваша команда должна не отставать.42 % бизнес-лидеров согласны с тем, что автоматизация процессов может увеличить скорость выполнения задач вашей командой, чтобы ваш бизнес не отставал.

  Стандартизируйте процедуры и уменьшите количество ошибок 

  Использование BPA для автоматизации ввода данных не только экономит огромное количество времени, но и половина бизнес-лидеров и сотрудников согласны с тем, что автоматизация процессов также уменьшит количество ошибок.

  Кроме того, решения BPA позволяют легко убедиться, что соблюдаются передовые методы, а иерархия утверждений повсеместно применяется.

  Сокращение рабочего времени и затрат

  Поскольку BPA ускоряет внутренние операции и предотвращает ошибки обработки, вы обнаружите, что можете сэкономить на рабочей силе.

  Сотрудники будут тратить меньше времени на исправление документов и получение разрешений, сокращая расходы на рабочую силу и потребность в персонале.

  На самом деле, 78% руководителей компаний считают, что благодаря автоматизации процессов сотрудники будут экономить 60 часов в месяц. Это ежемесячная экономия в размере 435 долларов США на каждого работника с минимальной заработной платой!

  Улучшить видимость процесса

  Благодаря расширенным возможностям сбора данных, отчетов и аналитики, BPA обеспечивает наглядность.

  Улучшенная видимость и прозрачность означают, что каждый в компании может видеть, что работает, а что нет, что упрощает выявление потерь времени и узких мест во всех ваших бизнес-процессах.

  Эти идеи позволяют оптимизировать процессы и принимать более обоснованные стратегические решения.

  Включить мобильность и масштабируемость

  Современные средства автоматизации процессов, такие как frevvo, включают конструкторы с функцией перетаскивания, которые создают адаптивные пользовательские интерфейсы.

  Сразу после установки ваши формы и процессы будут автоматически работать на мобильных устройствах, выглядеть естественно и обеспечивать приятный пользовательский интерфейс.

  Они доступны круглосуточно и без выходных, а производительность автоматически масштабируется для удовлетворения повышенного спроса в периоды пиковой нагрузки.

  Повышение эффективности команды

  Решения

  BPA делают вашу команду более эффективной. Более половины сотрудников считают, что они могли бы сэкономить 240 часов в год, автоматизировав повторяющиеся задачи, а 70% руководителей бизнеса считают, что они могут сэкономить до 3 часов из каждого 8-часового рабочего дня.

  Освобождение квалифицированных сотрудников от ужасных, отнимающих много времени административных задач позволяет им сосредоточить свои способности на задачах высокого уровня, для которых вы их наняли. Например, с автоматизированным I.T. процессы, технический персонал может сосредоточиться на задачах, требующих их навыков, а не на отслеживании отсутствующих запросов на обслуживание или .

  Повышает производительность и повышает удовлетворенность работой. Факультет может сосредоточиться на преподавании, врачи на пациентах, HR на воспитании талантов, программисты на программировании и так далее.

  Точно так же BPA позволяет улучшить отношения как с коллегами, так и с клиентами, гарантируя, что административные задачи не будут похоронены и забыты, что приведет к ненужным задержкам и последующим действиям.

  Например, с автоматическими напоминаниями и удобными для мобильных устройств формами нет причин, по которым узкие места администратора должны заставлять клиентов или других сотрудников ждать.

  Более того, возможности маршрутизации и комментирования также облегчают совместную работу команд.

  Например, программное обеспечение BPA может упростить получение отзывов других преподавателей по предложениям по учебной программе перед их пересмотром и отправкой на утверждение начальнику отдела.

  Обновление службы поддержки клиентов

  Превосходное обслуживание клиентов больше не является отличительной чертой — это норма. Сегодняшние клиенты, особенно миллениалы, ожидают мгновенных ответов в Интернете и расстраиваются, если им приходится ждать.

  На самом деле, 40% предприятий считают, что стабильная и своевременная доставка заказов является наиболее важным фактором удовлетворенности клиентов.

  Автоматизация процессов позволяет приблизить ваши операции к клиентам, предоставляя им круглосуточный доступ к информации, когда она им нужна.

  Ключевые области, в которых автоматизация бизнес-процессов дает отличные результаты

  Автоматизация процессов может упростить практически любой повторяющийся ручной процесс. Это особенно полезно для таких организаций, как магазины розничной торговли, школы K-12 и высшие учебные заведения, которые имеют высокую текучесть клиентов (студентов) и имеют дело с огромным объемом документации.

  Вот неполный список процессов, которые могут выиграть от автоматизации:

  • Recuritment
  • HR Обозначение и новый прокат на борту
  • Сотрудника Оффоттриссинг
  • Сотрудник зарегистрирован
  • Студенческая регистрация и регистрация
  • ФИНАНСКАЯ ПОМОЩЬ И ГРАЗОВЫЕ ПРИМЕНЕНИЯ
  • Управление документом
  • ДОКУМЕНТА ДОКУМЕНТАЦИИ
  • ДОКУМЕНТА ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ
  • Контракты и согласие.
  • Заказы на покупку и реквизиты
  • Процессы бухгалтерского учета
  • Заказать Обработка учета
  • Управление инвентаризацией
  • Анализ данных и оценка риска
  • Время выключений и оценка риска
  • Запросы на проезд
  • Управление производительностью
  • событие RSVPS
  • Аудиты и соответствие
  • маркетинг и социальные сети
  • Прием и направление пациентов

  Возможности автоматизации процессов практически безграничны, особенно если вы работаете с партнером, который предлагает бесшовную интеграцию с оцифрованными процессами v API-интерфейсы.

  Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать?

  Прежде чем вы впадете в безумие автоматизации, имейте в виду, что, хотя внедрение BPA может быть очень полезным, лучше не автоматизировать определенные процессы.

  • Процессы, предполагающие принятие сложных решений и способность к критическому мышлению. Хотя вы можете автоматизировать определенные утверждения и отклонения с помощью базовых условий, люди лучше принимают более сложные решения. Это не означает, что автоматизация не может помочь в принятии таких решений, например, путем предоставления стратегического надзора посредством подробной отчетности.
  • Процессы, которые требуют «человеческого участия», также не должны быть (полностью) автоматизированы. К ним относятся процессы, которые потенциально могут включать эмоции, такие как управление изменениями, предоставление сложной обратной связи или определенные части процесса выключения.
  • Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям и колебаниям, трудно автоматизировать. Если вам сложно определить конкретные правила или условия для применения к процессу, вероятно, лучше не автоматизировать его.

  Внедрение АБП

  Существует несколько способов реализации технологии автоматизации бизнес-процессов.

  Первый — через пользовательское решение.

  Это в первую очередь представляет интерес для организаций со сложными устаревшими системами, которые в настоящее время не могут взаимодействовать с другими системами через API.

  Такие решения, как роботизированная автоматизация процессов (RPA), могут помочь, но это краткосрочное решение. Хотя они, безусловно, продлят срок службы вашей устаревшей системы, решения, созданные по индивидуальному заказу, будут больше соответствовать вашим конкретным потребностям.

  Недостатком является то, что пользовательские решения непомерно дороги в создании и еще дороже в обслуживании. Талантливых разработчиков сложно найти и удержать. Скорее всего, у вас есть другая, более важная работа для них.

  Второй способ дешевле, но более ветхий. Сценарии, оперативное подключение или двухточечная интеграция позволяют автоматизировать части ваших бизнес-процессов.

  Например, вы можете использовать Zapier для создания записи Salesforce из электронной таблицы, уменьшив ввод данных. Это может быть полезно, если вам нужна автоматизация только в нескольких местах.

  Недостатком является то, что ваши рабочие процессы могут быстро превратиться в неорганизованную мешанину из интеграций, которые трудно понять и поддерживать. Это особенно верно, если ответственное лицо уходит, а у вас нет звездного процесса передачи.

  Третий метод — внедрение визуального программного обеспечения для автоматизации с минимальным кодом.

  Современное программное обеспечение, такое как frevvo, простое в использовании благодаря формам с низким кодом и динамичным рабочим процессам.Эти технологии BPA интегрируются с существующими системами и обладают встроенной мобильностью.

  Это позволяет вам сосредоточиться не только на отдельных задачах, но и на процессе в целом. Вы также можете использовать проприетарные решения для конкретных случаев использования и интеграций, например Zapier, для подключения онлайн-форм frevvo и рабочих процессов к Salesforce или Quickbooks.

  Выбор правильной технологии автоматизации бизнес-процессов

  Возможно, у вас возникнет соблазн сразу же приступить к работе и автоматизировать все, что только можно, но разумно учитывать свои уникальные требования, прежде чем выбирать какое-либо программное обеспечение.Вот некоторые ключевые соображения:

  Взаимодействие с пользователем

  UX имеет решающее значение. Если ваши онлайн-процессы не выглядят потрясающе и не обеспечивают высокую производительность, никто не будет их использовать.

  Мобильная отзывчивость

  Система должна поддерживать мобильное использование без специального кодирования. Адаптивный дизайн должен включать в себя такие функции, как кнопки немного большего размера, дополнительные отступы между разделами и разбиение длинных форм на более короткие страницы.

  Гибкое развертывание

  Облачное развертывание имеет большие преимущества и в последние годы стало чем-то вроде стандарта. Бизнес-процессы более полезны, если они могут подключаться к вашим внутренним системным данным, что не всегда возможно из облака, и вам нужно это учитывать.

  Возможно, вам потребуется развернуть соединитель в демилитаризованной зоне или выбрать локальное развертывание в частном облаке.

  Интеграция

  Как упоминалось выше, процессам необходим доступ к данным в ваших внутренних системах и базах данных. Убедитесь, что в системе есть подключения к базам данных SQL, Active Directory и другому основному программному обеспечению, развернутому в вашей организации.

  Визуальные инструменты

  Возможно, ваш ИТ-отдел топчется на месте. Убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение включает визуальную платформу с низким кодом, которая позволяет «гражданским разработчикам», а не только кодерам по профессии, создавать формы и рабочие процессы с помощью функции перетаскивания.

  Даже если ИТ-специалисты будут создавать большую часть ваших рабочих процессов, вам все равно следует искать визуальные инструменты. Чем раньше вы вовлечете бизнес-пользователей в процесс, тем больше вероятность того, что вы создадите автоматизацию, отвечающую потребностям и принятую.

  Попробуйте программное обеспечение frevvo BPA нового поколения уже сегодня

  Примеры использования автоматизации бизнес-процессов

  Вот несколько вариантов использования автоматизации бизнес-процессов, которые могут вас вдохновить:

  Адаптация нового сотрудника

  Адаптация новых сотрудников — важная часть процесса найма, но она может занимать много времени и быть утомительной.

  Чем раньше вы пригласите новых сотрудников, тем быстрее они смогут приступить к работе. С BPA вы можете значительно упростить процесс.

  Давайте рассмотрим пример рабочего процесса адаптации с использованием программного обеспечения для автоматизации процессов frevvo :

  Шаг 1. Новый сотрудник заполняет форму сведений о сотруднике

  Этот шаг довольно прост, но многие компании не могут эффективно собирать эту информацию.

  Вы можете использовать эту простую форму для периодического обновления существующей информации о сотрудниках, связав ее с вашей базой данных с помощью удобных коннекторов frevvo.

  Шаг 2: Новый сотрудник заполняет форму W-4

  о надбавках для сотрудников

  Этот шаг содержит простые инструкции, которые помогут вашим новым сотрудникам заполнить соответствующие данные в цифровом виде. В то же время эта форма позволит убедиться, что ваш бизнес соответствует всем налоговым требованиям.

  Обратите внимание, что эта форма не запрашивает информацию, которая уже была предоставлена ​​ранее.

  Например, в то время как IRS W-4 требует имя, фамилию, номер социального страхования и даже подпись, новому сотруднику не нужно повторно вводить эти данные.

  Мы автоматически скопируем его в окончательный W-4. Форма также выполняет расчеты автоматически, чтобы уменьшить количество ошибок.

  Шаг 3: Новый сотрудник заполняет форму I-9

  В целях соблюдения федеральных норм крайне важно включить эти формы в свои рабочие процессы адаптации.

  Автоматизация управления этими документами гарантирует, что эти важные формы не проскользнут между трещинами и не вызовут у вас неприятностей с властями в дальнейшем.

  Эта форма также использует условное поведение. В форме IRS I-9 требуется дополнительная информация, если новый сотрудник имеет статус «Уполномоченный иностранец».

  Форма frevvo будет автоматически отображать этот условный раздел, только если пользователь выберет этот параметр. В противном случае он скрыт, чтобы уменьшить беспорядок и путаницу.

  Шаг 4. Новый сотрудник подтверждает правильность предоставленной информации

  Прежде чем новый сотрудник отправит регистрационные формы, он может просмотреть точные федеральные формы W-4 и I-9, созданные для него.

  В конце концов, это важные документы, и большинство сотрудников хотели бы просмотреть их, чтобы убедиться, что правительству предоставлена ​​правильная информация, подпись и другие данные.

  Шаг 5.

  Документы направляются в отдел кадров для утверждения

  Таким образом, отдел кадров получает всю необходимую информацию и может автоматически генерировать соответствующие официальные правительственные формы в виде заполненных PDF-файлов. Вместо того, чтобы тратить время на проверку документов, они могут сосредоточиться на том, чтобы представить нового сотрудника команде и начать обучение, чтобы он мог сразу приступить к делу.

  Конечно, вы можете сделать этот рабочий процесс более сложным, добавив любые другие формы, которые ваша компания использует в процессе адаптации, такие как соглашения о неразглашении, соглашения об уровне обслуживания, регистрация льгот и т. д.

  Запрос школьного отпуска

  Автоматизация запросов на отгулы может сэкономить значительное количество времени, особенно в крупных организациях, таких как школы и высшие учебные заведения, которые имеют множество движущихся частей.

  В этих видах бизнеса жизненно важно иметь четкий контроль за запланированными отсутствиями персонала, чтобы обеспечить студентов, и автоматизация может помочь упростить этот процесс.

  Давайте подробнее рассмотрим, как с помощью frevvo можно автоматизировать рабочий процесс запроса школьного отпуска.

  Шаг 1. Сотрудник заполняет форму запроса на отгул

  Сотрудник (в данном случае учитель) заполняет бланк запроса на отгул.

  Благодаря динамическим формам и правильной интеграции эта форма может автоматически заполнять известные поля, такие как PTO Available, что значительно упрощает этот шаг. Правила формы также могут сделать некоторые поля обязательными, например, «Причина отсутствия».

  Шаг 2. Менеджер утверждает или отклоняет запрос

  Как только сотрудник нажимает «Отправить», форма автоматически перенаправляется его руководителю, который просто устанавливает соответствующий флажок и добавляет свою цифровую подпись. У них также есть возможность комментировать.

  Благодаря удобным для мобильных устройств формам менеджер может одобрить или отклонить этот запрос независимо от своего местоположения, что устраняет узкие места.

  Шаг 3. Отдел кадров обновляет запись о сотруднике

  Затем форма направляется в отдел кадров для подтверждения того, что запись о сотруднике была автоматически обновлена, чтобы отразить новые несоответствия времени.После того, как отдел кадров проверит и подпишется, отпуск будет утвержден.

  Вы также можете настроить свои формы для автоматической отправки заявителю уведомления об обновлении на каждом этапе процесса. Дополнительные шаги также могут быть добавлены в рабочий процесс, чтобы упростить организацию замены учителя или спортивного тренера по мере необходимости.

  Попробуйте конструктор форм frevvo с функцией перетаскивания без кода и визуальный конструктор рабочих процессов для всех ваших потребностей в автоматизации бизнес-процессов.

  Хотите автоматизировать бизнес-процессы?

  Простые инструменты frevvo

  позволяют легко автоматизировать важные повторяющиеся процессы.

  Попробуйте бесплатно в течение 30 дней.

  Реальные примеры автоматизации бизнес-процессов

  Хотите знать, как выглядит BPA в действии?

  Эти высокоэффективные компании используют программное обеспечение frevvo для автоматизации бизнес-процессов, чтобы оптимизировать бизнес-операции, экономя время, деньги и избавляясь от многих хлопот.

  1. Автоматизация процессов управления персоналом

  Производитель освещения, OSRAM Sylvania, использует программное обеспечение frevvo для управления персоналом для автоматизации процессов в отделе кадров.

  Осветительной фирме требовался центр обслуживания персонала в Мексике, но она не знала, как эффективно развернуть свои приложения управления персоналом в масштабах всей компании, поскольку требовалось одобрение менеджеров в нескольких местах.

  Компании OSRAM требовалось безопасное облачное решение для автоматизации, в котором супервайзеры могли бы отправлять формы из любого места, чтобы менеджеры могли утвердить их в своих местных филиалах.

  Производитель освещения смог автоматизировать утверждение целого ряда функций отдела кадров с помощью форм frevvo, включая графики смен, коды заданий и почасовую оплату.

  Руководители теперь подписывают и отправляют формы в электронном виде на любом устройстве из любого места.

  Поскольку frevvo легко интегрируется с PeopleSoft, руководители могут автоматически заполнять формы, используя данные из существующих баз данных. Это значительно сокращает время ввода данных и уменьшает количество ошибок.

  Отсюда эти формы автоматически направляются соответствующему утверждающему, который также может подписать их из любого места.

  Для OSRAM процесс HR может выполняться удаленно, а также быстрее, проще и безошибочнее.

  2. Автоматизация учебного процесса

  Образовательные учреждения имеют многие из тех же бизнес-процессов, что и обычные предприятия. Но эти повторяющиеся задачи часто выполняются студентами и преподавателями, которым следует сосредоточиться на своих академических ролях, а не на заполнении документов.

  Возьмите колледж Онтарио, Ла Сите.

  Регистрационные формы студентов обрабатывались вручную. Студентам приходилось распечатывать регистрационные формы, подписывать их вручную и стоять в длинной очереди, чтобы проверить эти формы на предмет их отправки.

  После этого формы были отсканированы в DocuShare и проиндексированы вручную.

  Чтобы бороться с этой крайне неэффективной системой, La Cité развернула программное обеспечение frevvo для управления рабочими процессами в сфере высшего образования, чтобы обеспечить онлайн-регистрацию студентов, готовую для мобильных устройств, которую можно было заполнить и отправить из любого места.

  Студентам больше не нужно ждать в очереди, чтобы проверить их формы, так как формы frevvo автоматически проверяют данные, чтобы проверить их правильность перед отправкой.

  Это привело к мгновенной подаче более 1200 регистрационных форм и увеличению числа заявителей в семь раз.

  Из этих заявителей 60% подали заявки через мобильные устройства, что свидетельствует о том, насколько эффективно решение frevvo BPA для масштабирования бизнес-процессов.

  3. Автоматизация финансовых процессов 

  Борясь с медленными и неэффективными финансовыми процессами, облачная хостинговая компания Pivotal нуждалась в лучшем решении.

  Компания-разработчик программного обеспечения использовала системы электронной почты для ручного управления заказами на покупку (PO) и карточками покупок. Анализ бизнес-процессов выявил операции, которые были сопряжены с ошибками, громоздки и склонны к задержкам.

  Перейдя на программное обеспечение для автоматизации финансовых процессов frevvo, компания Pivotal внедрила рабочий процесс заказа и карты покупок, который извлекает центры затрат прямо из Google Таблиц, чтобы ускорить ввод данных и предотвратить ошибки при вводе информации.

  Все заказы на покупку и запросы на покупку автоматически направляются нужному утверждающему для быстрого утверждения из любой точки мира.

  Благодаря автоматизации финансовых процессов все запросы выполняются правильно и назначаются правильному бюджету. Благодаря всестороннему отслеживанию и записи frevvo контрольный журнал Pivotal постоянно обновляется и полностью соответствует требованиям.

  Заключение

  Как видите, автоматизация бизнес-процессов может применяться в вашем бизнесе множеством способов.

  От управления запасами до адаптации персонала и оцифровки повседневных задач в ИТ — вы обнаружите, что оптимизированные цифровые системы отказываются от ручной обработки в пользу гладких и безошибочных операций.

  Если вы хотите сократить расходы на громоздкую ручную обработку и оптимизировать свои бизнес-процессы, frevvo предлагает комплексное решение, доступное и простое в использовании.

  Попробуйте frevvo бесплатно сегодня, чтобы узнать, как вы можете ускорить свои бизнес-процессы, повысив при этом качество операционной деятельности — для ваших сотрудников и клиентов.

  Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

  На системном уровне для поддержки автоматизации предприятия требуются определенные решения и инфраструктура, включая достаточную мощность, высокую доступность или конфигурации аварийного восстановления, а также надежные процессы безопасности и аудита. Имея их, организация может разрабатывать передовые методы автоматизации и повторно используемые шаблоны автоматизации для использования в масштабах всего предприятия.Строгие процедуры обучения для всех, кто использует программное обеспечение BPA, имеют решающее значение для успеха как в использовании программного обеспечения, так и в улучшении процессов. Наконец, мы рекомендуем разработать калькулятор окупаемости инвестиций, чтобы определить, насколько эффективной будет автоматизация данного процесса.

  Другая область внимания — люди. Внедрение нового решения для автоматизации бизнес-процессов, скорее всего, потребует участия человека или небольшой группы людей, которые разбираются в программном обеспечении и используют его для решения исходной проблемы.По мере внедрения первого экземпляра автоматизации компании эти люди и другие участники проекта станут евангелистами, распространяя автоматизацию по всему предприятию. Чтобы сохранить стратегический характер этого процесса и установить приоритеты, наилучшей практикой является создание руководящего комитета по автоматизации. Также полезно разработать тематические исследования внутри компании, которые вместе с калькулятором рентабельности инвестиций покажут ценность решения по автоматизации. Чем больше в организации людей, которые могут представить себе, что может сделать автоматизация, тем проще масштабировать автоматизированную рабочую силу.

  Масштабируемость и рост

  Нет ничего плохого в том, чтобы начать с малого. Большинство предприятий, даже крупных, начинают автоматизацию с относительно простых вариантов использования. Однако масштабируемость и адаптируемость являются ключом к успешной автоматизации предприятия.

  Автоматизация бизнес-процессов по определению имеет более широкое значение, чем просто отдельные задачи автоматизации. Правильное программное обеспечение BPA должно позволять легко и экономично переходить от автоматизации нескольких процессов к оптимизации большего числа процессов внутри организации.

  Увеличение рентабельности инвестиций

  Слишком часто неэффективность ручных процессов накладывается на процессы BPA, снижая рентабельность инвестиций. Роботы созданы для того, чтобы имитировать людей, но это не значит, что они должны делать то же самое, что и человек. Например, иногда у рабочей силы будут избыточные задачи для проверки на наличие ошибок. Роботам такая проверка не нужна. Документирование и оптимизация каждого процесса являются ключом к получению максимальной отдачи от программного обеспечения BPA.

  Вот что следует учитывать при определении рентабельности инвестиций в автоматизацию процесса:

  1. Какова текущая стоимость труда в процессе?
  2. Сколько времени уходит на исправление человеческих ошибок?
  3. Сколько часов роботы смогут работать по сравнению с людьми?
  4. Какова стоимость внедрения решения или настройки новых роботов?
  5. Естественно, чем больше способов применения роботов организация находит, тем выше окупаемость инвестиций, поскольку каждый новый робот является недорогим дополнением к цифровой рабочей силе.

  Подробная операционная аналитика

  Для автоматизации бизнес-процессов на уровне предприятия важно иметь возможность отслеживать автоматизированные процессы и управлять ими с центральной консоли. В идеале эта консоль доступна с любого устройства и может предоставлять необходимые показатели по серверам, роботам, рабочим процессам и т. д. Аналитика не только позволяет пользователю отслеживать операции и выявлять проблемы, но и помогает оптимизировать будущие рабочие нагрузки.

  Безопасность и аудит

  На предприятии с широкомасштабной автоматизацией длинному списку пользователей, вероятно, потребуется доступ к программному обеспечению BPA.Чем больше этот список растет, тем важнее иметь надежные функции управления доступом пользователей. Каждый человек, команда или отдел должны иметь только те разрешения, которые им абсолютно необходимы. Например, одному пользователю может потребоваться разрешение на редактирование рабочего процесса, а другому — только просмотр. Решение для автоматизации бизнес-процессов, не обеспечивающее безопасность на основе ролей, не подходит для стратегии автоматизации на уровне предприятия.

  Решения

  для автоматизации бизнес-процессов предприятия также обеспечивают подробный журнал действий каждого пользователя и каждой выполненной задачи. Это полезно для внутренней безопасности, а также для соблюдения отраслевых норм, таких как HIPAA, SOX или PCI DSS.

  БФА по отраслям

  Любая отрасль может извлечь выгоду из автоматизации бизнес-процессов с такими процессами, как автоматизация расчета заработной платы, аудиты и интеграция нескольких систем для совместной работы. Хотя этот список не является исчерпывающим, он содержит отправные точки для пяти различных отраслей.

  Финансовые услуги и банковское дело

  Предприятия, работающие в сфере финансовых услуг и банковского дела, используют BPA для точной обработки данных и соблюдения нормативных требований.Вот несколько конкретных вариантов использования:

  • Выверка банковских операций: балансировка записей журнала, надлежащее хранение информации, балансировка транзакций, передача изменений в основные банковские системы
  • Финансовый обзор и подготовка: подключение и автоматизация перемещения данных из систем и консолидация данных
  • Соответствие нормативным требованиям и отчетность: контрольные отчеты, сбор и обработка данных для поддержки сторонних приложений

  Здравоохранение

  Эта отрасль часто использует BPA для интеграции приложений и управления многоотраслевыми процессами. Вот некоторые из конкретных вариантов использования:

  • Управление EHR (электронной медицинской картой) и EMR (электронной медицинской картой): автоматизированный перенос данных на новые платформы и системы, обновление медицинской карты
  • Создание и обслуживание резервных баз данных для сокращения времени простоя
  • Управление поставщиками, контрактами, закупками, запасами и материалами
  • Интеграция результатов лабораторных исследований и диагностики из сторонних систем

  Страхование

  Страховая отрасль использует BPA для обработки изменений, платежей, отмен и т. д.Вот несколько конкретных вариантов использования:

  • Обработка претензий: выявление мошеннических претензий, проверка сторонних баз данных и других источников для проверки данных
  • Автоматизация расчетов с кредиторами: прием обработанного требования и выдача платежа
  • Генерация предложений и политик: использование информации о приложении и существующих данных для создания предложений и политик

  Розничная торговля

  • Аналитика продаж: отчеты о поведении клиентов и моделях покупок для оптимизации запасов
  • Обновления запасов и продаж: опрос нескольких магазинов для получения обновленных номеров, отправка в систему ERP и отправка отчетов в магазины после обработки

  Производство

  • Обработка ERP: отправка данных из других систем в ERP для хранения и извлечения данных из ERP для других процессов
  • Записи в журнале: выполнение на основе чистого изменения незавершенного производства (незавершенного производства) и оценки запасов

  Внедрение АБП

  Автоматизация бизнес-процессов — это хорошо зарекомендовавшая себя область с решениями на рынке, готовыми решить любую проблему неэффективности бизнеса. По мере того, как компании начинают внедрять автоматизацию — будь то настольные компьютеры, роботизированная автоматизация процессов или автоматизация бизнес-процессов — они начнут находить способы улучшения процессов, а также дополнительные возможности для автоматизации. Важно, чтобы совершенствование процессов предшествовало их автоматизации, особенно когда речь идет о процессах, охватывающих все предприятие и включающих несколько движущихся частей.

  Необходимость прогрессивного подхода, предусматривающего по одному процессу за раз, означает, что решения по автоматизации должны легко масштабироваться.Предприятия должны иметь возможность беспрепятственно переходить от роботизированной автоматизации процессов к автоматизации бизнес-процессов, чтобы они могли начать с малого с помощью инструмента, который поможет им автоматизировать все предприятие, когда они будут к этому готовы.

  Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

  Цифровая трансформация — это масштабное мероприятие, в котором задействовано множество движущихся частей. С чего должна начать организация? Какие инициативы наиболее важны? Когда исследовательская консалтинговая фирма Prophet опросила более 600 компаний, их ответы были красноречивыми.Почти 50 % заявили, что модернизация ИТ-инфраструктуры для повышения маневренности, гибкости, управляемости и безопасности является их главным приоритетом. Но почти 40 процентов сказали, что наиболее важными были повышение операционной гибкости и обновление их процессов. Вот где на помощь приходит автоматизация бизнес-процессов. В эпоху, когда сохранение конкурентоспособности означает быструю адаптацию к изменениям, автоматизация бизнес-процессов является одним из важнейших элементов цифровой трансформации.

  Что такое автоматизация бизнес-процессов?

  Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это способ оптимизации операций организаций с помощью технологий.С помощью BPA зрелые в цифровом отношении компании уменьшают свою зависимость от вмешательства человека, автоматизируя ряд повторяющихся задач.

  Наиболее зрелые компании используют BPA таким образом, что это влияет на всю организацию, а не только на ИТ. В сочетании с другими методологиями BPA может помочь организациям:

  • Лучше понять взаимодействие своих процессов от начала до конца с помощью управления бизнес-процессами (BPM)
  • Предоставьте конечным пользователям, не являющимся техническими специалистами, возможность разрабатывать свои собственные бизнес-процессы на основе предопределенных моделей с помощью программного обеспечения BPM с низким кодом
  • Обслуживание внешних потребностей (привлечение клиентов) в дополнение к внутренним (повышение эффективности) с помощью искусственного интеллекта

  БФА по сравнению сБПМ: какая разница?

  Чтобы лучше понять BPA, давайте посмотрим на его не столь дальнего родственника: управление бизнес-процессами (BPM). В то время как BPA относится к оцифровке и автоматизации рабочих процессов, BPM — это управление этими рабочими процессами от начала до конца.

  С точки зрения программного обеспечения, платформа BPA выполняет автоматизацию, тогда как платформа BPM предлагает комплексную архитектуру, необходимую организации для систематического управления каждым процессом, который она автоматизирует.

  Для некоторых организаций BPA и BPM существуют как отдельные стратегии, но наиболее зрелые в цифровом отношении компании используют обе стратегии.С программным обеспечением BPM с низким кодом каждая команда в организации может создавать бизнес-процессы без помощи ИТ.

  Как работает автоматизация бизнес-процессов?

  BPA возникает всякий раз, когда организация автоматизирует процесс, но решения для рабочих процессов создаются по-разному.

  Говоря простым языком, BPA включает решения на основе интеграции, которые позволяют нескольким приложениям «общаться» друг с другом. Например, с интеграционной платформой как услугой (iPaaS), такой как Zapier, практически любой может объединить несколько приложений, чтобы оптимизировать части рабочего процесса.

  В самых сложных случаях BPA сотрудничает с управлением процессами и искусственным интеллектом, чтобы расширить автоматизацию за пределы простого извлечения данных. Эти платформы, названные Gartner «интеллектуальным» программным обеспечением для управления бизнес-процессами (iBPM):

  • Подключение устаревших систем к стороннему программному обеспечению для улучшения автоматизации процессов
  • Использование машинного обучения и роботизированной автоматизации процессов (RPA) для навигации по сложной инфраструктуре

  Преимущества автоматизации бизнес-процессов

  В целом автоматизация бизнес-процессов помогает организациям:

  • Ускорение повседневных операций
  • Принимайте обоснованные решения быстрее
  • Устранение узких мест процесса
  • Снижение регуляторных рисков
  • Устранение ручных/бумажных процессов

  Преимущества интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов

  В сочетании с машинным обучением и RPA интеллектуальная автоматизация бизнес-процессов:

  • Имеет смысл для неструктурированных данных
  • Учится и совершенствуется на основе опыта
  • Улучшает качество обслуживания клиентов и сотрудников
  • Снижает эксплуатационные расходы и увеличивает прибыль

  Автоматизация бизнес-процессов в действии

  Торговые представители традиционно тратят значительную часть своего рабочего дня на административные задачи — от составления отчетов до создания списков и заключения контрактов.

  Чтобы представить контекст BPA, давайте рассмотрим один распространенный сценарий с ним и без него: создание контрактов для отделов продаж.

  Генерация контактов без автоматизации

  • Торговые представители вручную подготовят окончательное соглашение, как только придет время закрывать новую учетную запись. Этот многоэтапный процесс требует входа в их CRM, копирования данных клиента и вставки их в предварительно отформатированный документ.
  • Торговые представители связываются с бухгалтерией, чтобы поделиться условиями контракта, вводя соответствующие данные в несколько разных полей.
  • Торговые представители отправляют контракт своему руководителю на утверждение, а затем возвращаются в бухгалтерию, где создают учетные записи, необходимые для обработки платежей клиентов.
  • Наконец, отдел продаж передает информацию в отдел обслуживания клиентов. К сожалению, кто-то неправильно набрал номер учетной записи, поэтому служба поддержки тратит много времени и усилий на поиск своей учетной записи, когда звонит с вопросом.

  Генерация контрактов с автоматизацией

  • Одним нажатием кнопки торговый представитель вводит данные в предварительно отформатированный шаблон для создания контракта.
  • Это запускает последовательность задач, которые выполняются параллельно друг другу: автоматически создается новый профиль как в программе бухгалтерского учета, так и в программе обслуживания клиентов.
  • Система также автоматически добавляет шаг, который предупредит менеджера по работе с клиентами, если клиент когда-либо свяжется со службой поддержки клиентов.
  • Контракт автоматически распределяется по лестнице утверждения. Менеджеры могут утвердить контракт в теле письма, не выходя из своего почтового клиента.

  С помощью BPA организации не только сокращают количество ручных операций, необходимых для достижения цели, но и интегрируют различные разрозненные системы, чтобы сформировать одну хорошо связанную и высокоэффективную машину.

  При этом эти организации значительно экономят на эксплуатационных расходах, устраняя необходимость вмешательства человека и ручного анализа данных.

  Как начать работу с автоматизацией бизнес-процессов

  Автоматизация бизнес-процессов может быть непростой задачей.Чтобы запустить цифровую трансформацию, мы рекомендуем три шага: начните с малого с одного процесса, определите свою бизнес-логику и выберите платформу автоматизации, которая может удовлетворить потребности бизнеса не только в его нынешнем виде, но и по мере его роста.

  Начните с автоматизации бизнес-процессов сегодня

   

  Что такое автоматизация бизнес-процессов? Определение и примеры

  Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование технологий для выполнения бизнес-процессов с минимальным вмешательством человека.Бизнес-процесс — это действие или набор действий, используемых для достижения конкретной организационной цели, такой как поставка продукта клиенту или привлечение нового сотрудника.

   Бизнес-процесс часто начинается с действия, например с подачи отчета о расходах сотрудников. Поданный отчет запускает набор предопределенных шагов рабочего процесса, которые завершаются возмещением сотруднику. Цель BPA — не только заменить ручной труд автоматизацией, но также упростить и улучшить этапы рабочего процесса, из которых состоит процесс: когда бизнес-процесс автоматизирован, этапы существующего рабочего процесса — например, цепочки электронных писем и передача документов. — ликвидируются.

  Преимущества автоматизации бизнес-процессов

  Автоматизация бизнес-процессов способствует повышению эффективности и стандартизации, что, в свою очередь, дает множество преимуществ для бизнеса, включая повышение производительности, снижение затрат, увеличение доходов и улучшение обслуживания клиентов.

  Исключение людей из повторяющихся задач, с которыми лучше справляются машины, экономит время и снижает количество ошибок при условии, что этапы процесса четко определены, допускают ограниченную интерпретацию и сообщаются об исключениях — случаях, когда требуется вмешательство человека. нужным людям с помощью системы автоматизации процессов для своевременного решения.Автоматизация рабочего процесса для выполнения второстепенных задач также позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важной работе.

  Благодаря централизации бизнес-процессов посредством автоматизации организации также получают прозрачность своих рабочих процессов. Существует программное обеспечение BPA, которое дает компаниям возможность видеть все этапы процесса на одной информационной панели, обеспечивая видимость статуса действий процесса, от проверки задач до процесса утверждения. Автоматизация также может обеспечить соблюдение нормативных требований.

  BPA становится все более важным в стремлении современных предприятий стать цифровым бизнесом.Цифровая трансформация зависит от автоматизации процессов, которая часто начинается с преобразования информации в машиночитаемые форматы, которые затем становятся частью автоматизации всего предприятия.

  BPA, часть BPM

  BPA может быть отдельной инициативой или частью более крупной всеобъемлющей стратегии управления бизнес-процессами (BPM). Термины BPA и BPM иногда используются как синонимы. Оба нацелены на то, чтобы помочь предприятиям лучше реализовать свои организационные цели за счет улучшения бизнес-процессов, но, как следует из их названий, их задачи различны: BPA фокусируется на том, как автоматизация может упростить и оптимизировать бизнес-процесс.BPM, который может включать или не включать автоматизацию, использует различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, изменения и оптимизации сквозных бизнес-процессов. В BPM бизнес-процессы управляются коллективно, чтобы не только снизить количество ошибок и повысить эффективность рабочего процесса, но также, например, уточнить должностные роли и обязанности и повысить способность организации адаптироваться к изменяющимся бизнес-целям. BPM сам по себе является подмножеством управления инфраструктурой, которое поддерживает и оптимизирует основные операционные компоненты организации, такие как процессы, оборудование и данные.

  Этапы автоматизации бизнес-процессов: начните здесь

  Перед началом проекта BPA очень важно понять, как работает существующий процесс, почему он является хорошим кандидатом на автоматизацию и как его следует изменить. Вот некоторые необходимые первые шаги:

  Анализ потребностей предприятия в автоматизации бизнеса . Автоматизация бизнес-процессов меняет способ выполнения работы, поэтому она требует участия ключевых заинтересованных сторон. Масштабы автоматизации будут определять уровень приверженности руководства, необходимый для усилий BPA.Сотрудники, которые могут опасаться, что автоматизация сократит их рабочие места, также должны быть в курсе событий. Независимо от того, является ли проект BPA столь же простым, как преобразование бумажной формы в электронный формат и направление его соответствующим людям, или преобразующая работа по автоматизации, предназначенная для поддержки новой бизнес-модели, сотрудники, затронутые автоматизацией, должны быть обучены новому рабочему процессу и понимать ценность для бизнеса, которую обеспечивает технология BPA.

  Анализ процессов, которые можно автоматизировать. Трудно достичь того, чего вы хотите, если вы не знаете, с чего начать. Перед развертыванием инструмента автоматизации очень важно знать, что включает в себя существующий процесс. Однако понимание существующих бизнес-процессов и бизнес-правил, которые ими управляют, будет непростым для многих организаций. В обзоре Harvard Business Review за 2018 год «Прежде чем автоматизировать процессы вашей компании, найдите способы их улучшить», эксперт по инновациям в бизнес-процессах Томас Дэвенпорт отмечает, что во многих случаях знание процессов «достаточно низкое.«Более того, многие из «бизнес-правил не проверялись [в течение] … лет и не имеют смысла в текущих условиях», — сказал он. Давенпорт приводит пример бизнес-правила, описанного как требующего суждения менеджера, но в факт зависит от четко определенных критериев и может быть превращен в алгоритм, обеспечивающий более последовательные и лучшие результаты.

  Компании обычно получают наибольшую отдачу от проектов BPA, которые автоматизируют сложные, критически важные для бизнеса процессы и сценарии управления делами.Однако большинство экспертов советуют компаниям с ограниченным опытом автоматизации начинать с малого, сосредоточившись на повторяющихся задачах, основанных на правилах, таких как заказы на поставку, где шаги (включая исключения) однозначны и хорошо понятны.

  Определите этапы процесса, которые можно исключить, оптимизировать, автоматизировать. «Не прокладывайте дорогу корове» — еще одна распространенная поговорка в мире автоматизации процессов. Идея состоит в том, что автоматизация существующего процесса без предварительного изучения того, где его можно улучшить или как он должен измениться, просто ускоряет существующие недостатки.Есть некоторые споры о целесообразности этого предупреждения, особенно для компаний, стремящихся к быстрой выгоде от автоматизации, но в целом эксперты BPA считают, что существующий процесс не следует автоматизировать без анализа того, как он может быть более эффективным, и без участия ключевых заинтересованных сторон. По словам инженера-программиста Джеймса Хайсмита III, плодовитого писателя по разработке программного обеспечения и одного из первых авторов Agile Manifesto, успешные проекты автоматизации получают информацию из нескольких источников, включая бизнес-аналитиков, команды разработчиков и ИТ.

  ИТ-директор Бет О’Рорк рассказывает о том, как сделать автоматизацию бизнес-процессов приоритетной задачей компании Blue Cross Blue Shield of Massachusetts.

  Какие бизнес-процессы можно автоматизировать? Примеры BPA

  Бизнес-процессы, которые можно автоматизировать, проявляются во многих областях бизнеса, от управления, операций и цепочки поставок до управления персоналом и информационных технологий. Как правило, задачи с большим объемом, повторяющиеся, срочные, требующие выполнения нескольких человек и требующие соблюдения нормативных требований и аудита, являются хорошими кандидатами на автоматизацию.

  Вот пример бизнес-процессов, которые выигрывают от автоматизации.

  Адаптация новых сотрудников: Адаптация нового сотрудника — это важный бизнес-процесс, который включает в себя множество простых, но кропотливых задач, от заполнения форм для сотрудников и планирования учебных занятий до заполнения налоговых документов и открытия банковских счетов. Автоматизация процесса устраняет большую часть бумажной работы, гарантирует выполнение всех шагов и информирует соответствующих руководителей и сотрудников.Узнайте больше о преимуществах автоматизации процесса адаптации.

  Служба поддержки ИТ: Объем поступающих ИТ-заявок обычно превышает возможности ИТ-персонала по их обработке. Программное обеспечение автоматизации может анализировать, классифицировать и направлять входящие заявки соответствующему вспомогательному персоналу; предоставлять обновления услуг клиентам и предупреждать ИТ-специалистов о проблемах, которые требуют немедленного внимания в целях обеспечения соответствия, среди других основных задач. Расширенные автоматизированные инструменты службы поддержки включают ИИ для прогнозирования, управления и решения распространенных проблем пользователей.

  Автоматизация маркетинга: Программное обеспечение для автоматизации маркетинга позволяет компаниям ориентироваться на клиентов с помощью автоматических маркетинговых сообщений по каналам, включая электронную почту, веб-сайты, социальные сети и текстовые сообщения, для привлечения потенциальных клиентов. Эта технология является сегментом управления взаимоотношениями с клиентами или CRM и обычно используется отделами маркетинга как способ удаления повторяющихся задач из рабочих процессов персонала и повышения общей эффективности маркетинга. Подробнее об автоматизации маркетинга читайте здесь.

  Для получения списка процессов, которые хорошо подходят, но менее очевидны кандидаты для BPA, ознакомьтесь с этим списком из 10 лучших от Дэна Баркера, старшего менеджера по продуктам поставщика управления процессами и автоматизации рабочих процессов Nintex.

  Инструменты и программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

  BPA охватывает широкий набор устоявшихся, а также быстро развивающихся технологий автоматизации бизнеса. Они включают инструменты рабочего процесса, предназначенные для бизнес-пользователей с ограниченным опытом программирования; роботизированная автоматизация процессов (RPA), которая создает программных роботов, имитирующих взаимодействие людей с цифровыми системами через пользовательский интерфейс; и развивающаяся дисциплина интеллектуальной автоматизации (IA), которая использует машинное обучение и другие инструменты ИИ для обучения моделей автоматизации, которые со временем улучшаются.

  Относительно новый термин — цифровая автоматизация процессов (DPA) — набирает обороты, поскольку компании связывают свои стратегии автоматизации бизнес-процессов с более масштабной цифровой трансформацией. Кроме того, программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) развивается, поскольку ведущие поставщики BPM в этой области, такие как Pegasystems Inc. и Appian, добавляют возможности RPA, AI и возможностей без кода / с низким кодом. Forrester Research заменил термин BPM на «DPA-deep» и «DPA-wide», чтобы отразить эволюцию программного обеспечения BPM.Результатом этого быстро меняющегося технологического пространства является то, что компаниям необходимо создать то, что Forrester называет «средой автоматизации», которая разграничивает различные инструменты автоматизации, отфильтровывает шумиху на рынке и понимает, как их можно использовать по отдельности и в тандеме для достижения успеха. автоматизация процесса.

  Чтобы узнать больше о том, как правильно выбрать инструмент BPA для работы, ознакомьтесь со статьей старшего редактора по технологиям Стивена Бигелоу о преимуществах BPA.

  No related posts.