5С для офиса: 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место

Содержание

читать, слушать онлайн на Smart Reading

5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место (Томас Фабрицио, Дон Тэппинг) — саммари на книгу: читать, слушать онлайн на Smart Reading

Томас Фабрицио, Дон Тэппинг

Tom Fabrizio, Don Tapping

5S for the office. Organizing the Workplace to Eliminate Waste Tom Fabrizio, Don Tapping 2006

Текст • 38 мин

Аудио • 55 мин

Инфографика • 5 мин

Читать бесплатно 7 дней Попробовать бесплатно 7 дней

О книге

Первая книга в России о том, как организовать эффективную рабочую среду в офисе согласно философии бережливого производства. Офис в рамках системы 5S — это любые помещения, не предназначенные напрямую для изготовления продукции, размещения инструментов или обработки материалов. Книга описывает пошаговое построение системы 5S, позволяющей устранить потери, которые несет бизнес из-за неэффективной организации работы в офисе. Упрощенно 5S — это система, при которой каждая вещь в офисе располагается максимально рационально и всегда возвращается на место после использования. Если следовать этому правилу — потери времени и ресурсов сведутся к минимуму, а в офисе всегда будет чистота и порядок.

Об авторе

Дон Тэппинг — специалист по эффективности бизнеса, 25 лет проработал консультантом по производственной системе Toyota. Консультирует по вопросам устранения потерь и улучшения итоговых результатов компании телекоммуникационной, медицинской, автомобильной, промышленной и аэрокосмической отраслей. Внедрял «бережливое производство» в Eaton Aerospace Division, UNISTRUT Corporation, Schlumberger Technologies, and Data Scan Services.

Поделиться в соцсетях

Узнайте, что такое саммари

Саммари Smart Reading — краткое изложение ключевых мыслей нехудожественной книги. Главная особенность наших саммари — глубина и содержательность

: мы передаем все ценные идеи книги, ее мотивационную составляющую, сохраняем важные примеры, кейсы и даже дополняем текст комментариями, позволяющими глубже понять идеи автора.

Вы прослушали аудиосаммари по книге «5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место» автора Томас Фабрицио, Дон Тэппинг

Срок вашей подписки истек. Пожалуйста, перейдите в раздел Подписаться, чтобы оплатить подписку.

Срок вашей корпоративной подписки истек. Пожалуйста, свяжитесь с отделом продаж [email protected], чтобы оплатить подписку.

Вы успешно подписались на рассылку

Изменить пароль

Это и другие саммари доступны для наших подписчиков.

Попробуйте 7 дней бесплатно или войдите в ваш аккаунт

Попробовать бесплатно

или

Войти в систему

По вопросам корпоративной подписки обращайтесь по адресу [email protected]

ru

Вы уже купили автоматически обновляемую (рекуррентную) подписку. По окончанию срока действия подписки — деньги будут списаны с вашей карты автоматически и подписка будет обновлена.

Вы являетесь корпоративным пользователем. По вопросам продления подписки обращайтесь к Куратору в рамках вашей компании.

У вас уже есть Бессрочная подписка.

У вас уже есть Семейная подписка.

Вы успешно {{ pageTariff_successPayText }} тариф
«{{ pageTariff_PaidTariffName }}»

Смарт Ридинг

Адрес: , пер. Армянский, д. 9 стр.1, офис 309 119021 г. Москва,

Телефон:+7 495 260-14-47, Электронная почта: [email protected] VK4024

Россия напала на Украину!

Россия напала на Украину!

Мы, украинцы, надеемся, что вы уже знаете об этом. Ради ваших детей и какой-либо надежды на свет в конце этого ада –  пожалуйста, дочитайте наше письмо .

Всем нам, украинцам, россиянам и всему миру правительство России врало последние два месяца. Нам говорили, что войска на границе “проходят учения”, что “Россия никого не собирается захватывать”, “их уже отводят”, а мирное население Украины “просто смотрит пропаганду”. Мы очень хотели верить вам.

Но в ночь на 24-ое февраля Россия напала на Украину, и все самые худшие предсказания  стали нашей реальностью .

Киев, ул. Кошица 7а. 25.02.2022

 Это не 1941, это сегодня. Это сейчас. 
Больше 5 000 русских солдат убито в не своей и никому не нужной войне
Более 300 мирных украинских жителей погибли
Более 2 000 мирных людей ранено

Под Киевом горит нефтебаза – утро 27 февраля, 2022.

Нам искренне больно от ваших постов в соцсетях о том, что это “все сняли заранее” и “нарисовали”, но мы, к сожалению, вас понимаем.

Неделю назад никто из нас не поверил бы, что такое может произойти в 2022.

Метро Киева, Украина — с 25 февраля по сей день

Мы вряд ли найдем хоть одного человека на Земле, которому станет от нее лучше. Три тысячи ваших солдат, чьих-то детей, уже погибли за эти три дня. Мы не хотим этих смертей, но не можем не оборонять свою страну.

И мы все еще хотим верить, что вам так же жутко от этого безумия, которое остановило всю нашу жизнь.

Нам очень нужен ваш голос и смелость, потому что сейчас эту войну можете остановить только вы. Это страшно, но единственное, что будет иметь значение после – кто остался человеком.

ул.

Лобановского 6а, Киев, Украина. 26.02.2022

Это дом в центре Киева, а не фото 11-го сентября. Еще неделю назад здесь была кофейня, отделение почты и курсы английского, и люди в этом доме жили свою обычную жизнь, как живете ее вы.

P.S. К сожалению, это не “фотошоп от Пентагона”, как вам говорят. И да, в этих квартирах находились люди.

«Это не война, а только спец. операция.»

Это война.

Война – это вооруженный конфликт, цель которого – навязать свою волю: свергнуть правительство, заставить никогда не вступить в НАТО, отобрать часть территории, и другие. Обо всем этом открыто заявляет Владимир Путин в каждом своем обращении.

«Россия хочет только защитить ЛНР и ДНР.»

Это не так.

Все это время идет обстрел городов во всех областях Украины, вторые сутки украинские военные борются за Киев.

На карте Украины вы легко увидите, что Львов, Ивано-Франковск или Луцк – это больше 1,000 км от ЛНР и ДНР. Это другой конец страны. 25 февраля, 2022 – места попадания ракет

25 февраля, 2022 – места попадания ракет «Мирных жителей это не коснется.»

Уже коснулось.

Касается каждого из нас, каждую секунду. С ночи четверга никто из украинцев не может спать, потому что вокруг сирены и взрывы. Тысячи семей должны были бросить свои родные города.
Снаряды попадают в наши жилые дома.

Больше 1,200 мирных людей ранены или погибли. Среди них много детей.
Под обстрелы уже попадали в детские садики и больницы.
Мы вынуждены ночевать на станциях метро, боясь обвалов наших домов.
Наши жены рожают здесь детей. Наши питомцы пугаются взрывов.

«У российских войск нет потерь.»

Ваши соотечественники гибнут тысячами.

Нет более мотивированной армии чем та, что сражается за свою землю.
Мы на своей земле, и мы даем жесткий отпор каждому, кто приходит к нам с оружием.

«В Украине – геноцид русскоязычного народа, а Россия его спасает.»

Большинство из тех, кто сейчас пишет вам это письмо, всю жизнь говорят на русском, живя в Украине.

Говорят в семье, с друзьями и на работе. Нас никогда и никак не притесняли.

Единственное, из-за чего мы хотим перестать говорить на русском сейчас – это то, что на русском лжецы в вашем правительстве приказали разрушить и захватить нашу любимую страну.

«Украина во власти нацистов и их нужно уничтожить.»

Сейчас у власти президент, за которого проголосовало три четверти населения Украины на свободных выборах в 2019 году. Как у любой власти, у нас есть оппозиция. Но мы не избавляемся от неугодных, убивая их или пришивая им уголовные дела.

У нас нет места диктатуре, и мы показали это всему миру в 2013 году. Мы не боимся говорить вслух, и нам точно не нужна ваша помощь в этом вопросе.

Украинские семьи потеряли больше 1,377,000 родных, борясь с нацизмом во время Второй мировой. Мы никогда не выберем нацизм, фашизм или национализм, как наш путь. И нам не верится, что вы сами можете всерьез так думать.

«Украинцы это заслужили.»

Мы у себя дома, на своей земле.

Украина никогда за всю историю не нападала на Россию и не хотела вам зла. Ваши войска напали на наши мирные города. Если вы действительно считаете, что для этого есть оправдание – нам жаль.

Мы не хотим ни минуты этой войны и ни одной бессмысленной смерти. Но мы не отдадим вам наш дом и не простим молчания, с которым вы смотрите на этот ночной кошмар.

Искренне ваш, Народ Украины

5С в офисе — ООО «БизнесОбучение»

Программа тренинга


«5С в офисе»

 

Что такое 5С-офис

5С-офис – японская методика рациональной организации рабочего пространства для повышения эффективности труда и управляемости рабочей зоны. Система повышает корпоративную культуру производства, улучшает условия труда, сокращает потери при обработке документации, уменьшает сбои в информационных потоках внутри офиса. Основные инструменты: сортировка, систематизация, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование. 

История возникновения системы 5С

Во время стажировки на американском авиационном заводе молодой инженер задумался над причинами авиационных катастроф и пришел к простому выводу, что «непорядок в воздухе определяется непорядком на земле». Этим молодым инженером был Каору Исикава – один из создателей системы японского менеджмента качества, чье имя многим известно по знаменитому инструменту статистического анализа — диаграмме Исикавы (причинно-следственной связи или «рыбий скелет»). Выведенные им 5 принципов легли в основу системы 5С. Одной из первых эту технологию внедрила на своих заводах компания Toyota. Вслед за ней эту систему освоили многие европейские и американские компании:  Hewlett-Packard, Siemens Corporation,  Sauer Sundstrand и др. Уже многие российские компании успешно внедряют систему 5С на своих предприятиях и в офисах.

 

Целевая аудитория:

Сотрудники офиса: руководители офисных подразделений и служб, ведущие специалисты отделов и рядовые сотрудники, которые поставили перед собой задачу повышения производительности труда и эффективности рабочих процессов.

 

Программа семинара

  • Краткая история бережливого производства. Основные инструменты бережливого производства. Выявление и устранение потерь в офисных процессах.  Лишние действия – основной вид потерь в офисе.


  • Основы системы 5С-офис. Что дает компании внедрение 5С. Организация системы коммуникации с применением 5С. 

  • Инструменты 5С: сортировка, систематизация, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование и дисциплина. Технология внедрения.

  • Определение объема внедрения инструментов 5С. Методика классификации рабочих предметов и материалов. Технология «Красный ярлык». Зона карантина. Практическая работа. 

  • Методика аудита рабочих мест. Практическая работа. 

  • Методика оценки внедрения и корректировки результатов. Разработка и реализация корректирующих действий. Деловая игра «День 5С».

  • Непрерывное поддержание и совершенствование культуры производства. 
    «Правило 3-х…» при работе с документацией.

  • Итоговая презентация результатов работы. Сессия вопросов-ответов.

  • Готовые решения по организации рабочих мест в офисных помещениях с применением инструментов 5С. 

 

Результат: 

  • Практический опыт обнаружения лишних предметов, материалов, документации и т.п. 

  • Разработка процедур уборки рабочих мест, инструкции по маркировке предметов и документации в офисе. 

  • Рационализация рабочих мест и компоновки рабочей зоны. 

  • Адаптированная к российским условиям методология внедрения 5С.

  • План внедрения 5С (измеримые цели улучшения, перечень необходимых мероприятий, сроки, промежуточные результаты).

Руководство по 5S для офиса

Джонатан спросил:

Привет, Джон,
Недавно мне поручили возглавить проект 5S здесь, в нашем отделе (Закупки), но у меня ограниченные знания о том, что применимо и что следует внедрить. Я думал, что некоторые рекомендации могут принести больше вреда, чем пользы. Не могли бы вы помочь мне в разработке принципов 5S здесь, в нашем офисе.

Ничто так не взбудоражит группу уравновешенных профессионалов, как сообщение о том, что в их офисе скоро появятся экономящие время принципы организации рабочего места, известные как 5S.Даже среди убежденных бережливых мыслителей есть тревожное число тех, кто считает, что 5S «нельзя внедрить» в офисе в той же степени, что и на фабрике, складе или даже в торговом зале. Возможно, это что-то в ковре.

Я видел, как 5S в офисе довели до энной степени с похвальными и смехотворными результатами. Разница во многом в отношении к людям. Либо они заставляют 5S работать на них, либо 5S заставляет их работать. Вместо того, чтобы подробно обсуждать 5S, давайте предположим, что люди, возглавляющие 5S, сделали свою домашнюю работу и хорошо понимают, что это такое, а что нет.В Архиве в разделе 5S есть ряд статей, которые могут быть полезны, если это не так.

Хотя 5S — это то место, с которого многие организации начинают применять принципы и инструменты бережливого производства, может возникнуть некоторое сопротивление со стороны офисных работников из-за его производственного наследия. В офисе мы работаем с информацией, а не с вещами, так что же на самом деле означает «сортировать и выпрямлять»? Люди часто удивляются тому, как много хлама в офисе и как неорганизованность этого хлама влияет на качество их работы, продуктивность и даже удовлетворенность работой.Просто наблюдайте, как люди выполняют свою работу, засекайте время и ищите непродуктивные моменты. Таким образом, первое руководство заключается в том, чтобы заключить соглашение о вывозе мусора .

В этом сопротивлении Office 5S явно что-то есть. Процесс есть процесс, а отходы повсюду. Очень немногие офисные работники сказали бы, что их процессы безотходны или что нет проблем, которые нужно решать. Те немногие, кто говорит это, испытывают неспособность общаться, заблуждаются или лгут, чтобы сохранить статус-кво. Я проработал все три. Каждый требует своего рода вмешательства, прежде чем даже пытаться говорить о 5S. Как только это будет сделано, первым шагом будет достижение непоколебимого согласия с тем, что отходы существуют, их классификация и наименование, а также развитие мотивации для удаления этих отходов. Поставьте клиента на первое место, затем членов команды, а затем — показатели качества и стоимости. Как только это будет сделано, 5S станет одним из нескольких средств для завершения удаления отходов, часто самым простым и удобным средством. Редко когда 5S не устраняет хотя бы некоторые коренные причины проблем в офисе.

Однако будьте прагматичны, измените курс и используйте любой инструмент, который вам нужен для решения проблемы, а не настаивайте на 5S. Сказав это, с точки зрения успешного продвижения 5S на ранних стадиях, второй ориентир — искать гвоздь .

Когда у вас есть молоток и вы знаете, что вокруг есть гвозди, не всегда плохо искать гвозди. О гвозди можно споткнуться, и их в любом случае следует забивать, чтобы укрепить конструкцию. Но выражение «молоток ищет гвоздь» существует потому, что люди с благими намерениями узнают о системах улучшения, таких как 5S, и пытаются предписывающе внедрить ее по всем направлениям, не понимая первоначального назначения инструмента или уникальных характеристик рабочего места, на котором применить его.Короче говоря, если вы находитесь на пути к офисной 5S, ищите отходы движения. Время на поиск информации — пустая трата времени. Время на перестановку информации или материалов — пустая трата времени. Нажимать на несколько экранов на компьютере — пустая трата времени. Сосредоточьтесь на быстром и точном поиске файлов, данных, инструментов или всего, что необходимо для надлежащего выполнения работы. Упростите получение любого бита информации менее чем за 30 секунд. Как только полезность 5S будет продемонстрирована одним конкретным способом, станет легче расширить применение 5S, чтобы уменьшить количество ошибок, ожиданий и других потерь.

Кстати, сортировка по первой букве S может оказать большое положительное влияние на доступное офисное пространство. Этот аспект офисной 5S, позволяющий экономить пространство, в значительной степени упускают из виду. Основной причиной этого может быть тот факт, что открытое офисное пространство труднее преобразовать в полезное пространство, в то время как открытое производственное пространство можно использовать для производства продукции с большей добавленной стоимостью. В расчете на квадратный фут в офисе также больше стен и памятников, чем на типичной фабрике. Во многих западных компаниях люди в офисе склонны персонализировать и привязываться к офисному пространству, что почти нездорово.Это подводит нас к теме культуры и ее влиянию на развертывание 5S в офисе, а также к нашему второму руководству. Всякий раз, когда мы пытаемся адаптировать методы кайдзен за пределами места их происхождения (цеха), нам нужно отправиться в новую среду, чтобы изучить местных жителей .

Те из нас, кто жил за границей среди представителей этих культур, или те из нас, кто работает с многонациональными командами, имеют некоторое представление о том, что люди разные, и просят, чтобы их понимали. Даже те из нас, кто живет в наименее культурно разнообразных и наиболее однородных в расовом и лингвистическом отношении сообществах, обманывают себя, если думают, что их рабочее место является монокультурным.Они обнаружат, что на самом деле мы все работаем в мультикультурной среде. Люди есть люди, но между цехом, офисом, продавцом на местах и ​​теми, кто работает среди стен из красного дерева, существуют разные культуры. Если вы хотите быть миссионером своих идей среди этих разных племен и культур, вам необходимо изучить их язык и обычаи.

Профессор Ница Идальго написал несколько интересных статей на тему преподавания в мультикультурном контексте. Она помогает нам понять культуру, рассматривая три уровня:

  1. Конкретный: наиболее видимый и осязаемый уровень культуры, который включает в себя самые поверхностные вещи, такие как одежда, музыка, еда, игры и т. д.Эти части культуры часто становятся центром мультикультурных «фестивалей» или «торжеств».
  2. Поведение: как мы определяем наши социальные роли, язык, на котором мы говорим, и наши подходы к невербальному общению. Поведенческий уровень является отражением ценностей. Это включает в себя язык, гендерные роли, структуру семьи, политическую принадлежность и другие элементы, которые определяют наше организационное положение в обществе.
  3. Символическое: включает в себя наши ценности и убеждения. Это может быть абстрактно, но чаще всего это ключ к тому, как люди определяют себя.В него входят системы ценностей, обычаи, духовность, религия, мировоззрение, верования, нравы и т. д.

Итак, что все это означает с точки зрения внедрения 5S в офисе? Любое рабочее место можно и нужно рассматривать с культурной точки зрения, но офис нужно рассматривать как вторую культуру, которая сразу делает организацию мультикультурной. Офис во много раз больше является ярким отражением культуры работающих в нем людей, чем склад или фабрика. Это может быть связано с тем, что в отличие от заводов, заполненных машинами, офисы более «домашние», и их легче настроить и персонализировать с помощью наших собственных символов, поведения и конкретных артефактов культуры. Есть мебель. Есть еда. Есть интернет. Есть фотографии вашей семьи. Это как дома. В гораздо большей степени, чем в цеху, 5S в офисе угрожает личному пространству людей и, соответственно, их самоощущению.

С точки зрения Бетона нам нужно понять существующую офисную культуру с точки зрения поверхностных вещей, таких как мебель, оборудование, файлы, еда и так далее. Это то, что чаще всего получает 5S-ред. Но мы не можем останавливаться на достигнутом.На поведенческом уровне нам нужно понять, как эти вещи отражают то, как люди общаются, как устроены группы людей, их формальные и неявные роли и так далее. Эти вещи становятся более важными определяющими факторами в осуществлении изменений, чем выше мы поднимаемся в организации. Наконец, символические аспекты офисной культуры очень важны, и их легко упустить. Это настоящие ценности и убеждения — как люди видят себя, как они видят окружающих и как они видят свою работу.На самом простом уровне это возвращает нас к правилу № 1: есть ли у людей желание совершенствоваться, даже преуспевать, или они «просто работают здесь»? Задача 5S в офисе состоит в том, чтобы изменить конкретные аспекты культуры таким образом, чтобы они также изменили поведенческие и символические. Точно так же, как 5S делает видимыми технологические потери, все, что скрывает или поддерживает негативные убеждения и ценности, должно быть сделано видимым с помощью офисной 5S. В долгосрочной перспективе это то, что заставляет офис 5S работать.
Надеюсь, это поможет, Джонатан. Если вы искали более обыденные рекомендации, такие как рекомендуемые растворы для мытья окон, как долго хранить бумажные файлы или сколько карандашей должно храниться в качестве стандартного предмета на каждом столе, у меня их нет.

5S в офисе | MudaMasters

Бережливое производство — это культура, образ мышления, включающий в себя принципы и инструменты, которые можно применять везде: дома, на производстве, а также в офисе. Цель 5S — предотвратить потери, что оставляет сотрудникам больше времени, чтобы тратить его на действия, добавляющие ценность, и визуализировать отклонения, визуализировать проблемы.
В офисной среде 5S может улучшить как бумажный поток, так и поток информации. Как документы перемещаются между офисами и через них? Как долго документ (и коллега, который должен работать над ним после вас) ждет, прежде чем над ним будут работать? И как долго работник должен искать нужного человека? В своей книге «Бережливые преобразования» я описываю 8 тем, которые можно решить с помощью 5S в офисе, в трех категориях: безопасность человека, физические стандарты и виртуальные стандарты (Паннеман, 2017).

 

Первая буква S в 5S означает БЕЗОПАСНОСТЬ . На этом первом этапе команда обсуждает, как можно повысить безопасность в офисе за счет предотвращения несчастных случаев, улучшения эргономики и улучшения общих условий труда.
Предотвратить несчастные случаи можно, оставив пол как можно более пустым, чтобы максимально снизить риск споткнуться. Это значит хранить сумки и обувь в шкафах, а не на полу. Во-вторых, кабели должны быть связаны вместе и хорошо проложены на стенах и столах, чтобы предотвратить спотыкание.В-третьих, электроприборы следует ежегодно проверять на предмет безопасного использования.
Улучшение общей рабочей среды может включать наличие достаточного количества дневного света, свежего воздуха и предотвращение шумового загрязнения. Эти элементы влияют не только на физическое здоровье сотрудников, но и на психологические элементы. В красивом, чистом и здоровом офисе работать веселее.
Наконец, самые важные риски, связанные с безопасностью в офисной среде, которые можно предотвратить с помощью 5S, — это эргономика . У всех ли сотрудников есть стол и стул, соответствующие их росту? Как используется ПК или ноутбук? Рисунок 1 содержит несколько рекомендаций по эргономике:

  • Ноги должны быть согнуты на 90 градусов
  • Руки должны быть согнуты на 90 градусов
  • При наборе текста подмышки должны опираться на стол, 8-10 см
  • Расстояние между глазами и монитором должно быть на расстоянии вытянутой руки


Рис. 1: Эргономика в офисе

Помимо безопасности, 5S соответствует примерно ФИЗИЧЕСКИМ СТАНДАРТАМ. Это стандарты, которые содержат информацию о том, где размещаются материалы и машины таким образом, чтобы минимизировать отходы.
Одна из стратегий, которую можно использовать для определения места размещения зонирования . В офисном мероприятии 5S все вынимается из шкафов и столов для этапа сортировки, принятия решения о том, что должно получить место в офисе. Рисунок 2 различает 5 различных зон:

  • Первая зона — это пространство, в которое можно попасть с офисного кресла, не перемещая его. К ним относятся вещи, которые кладут на стол и постоянно используют
  • Вторая зона — это зона, в которую можно попасть, сделав небольшое движение, например, протянув руку к шкафчику вашего стола. В эту зону помещаются предметы, которые необходимы ежедневно.
  • Третья зона — это пространство, которое все еще находится внутри офиса, но вам нужно встать и подойти к предмету, чтобы получить его. Эта зона подходит для предметов, которые необходимы еженедельно, например справочные материалы или литература.
  • Четвертая зона описывает помещения за пределами офиса, например, кофемашину, типографию или комнату отдыха.
  • Пятая зона включает редко используемые предметы, например, архивы.


Иллюстрация 2: 5 зон по стандартам 5S

Более серьезной задачей 5S, чем организация элементов, необходимых для реформирования задачи, является стандартизация бумажных процессов, при которых физическая бумага проходит через офис. Вопросы, которые можно задать, чтобы помочь определить эти процессы:

  • Что такое незавершенное производство (WIP)?
  • Как НЗП попадает в офис?
  • Куда идет работа, когда человек заканчивает свою задачу?
  • Как сотрудник узнает, над какой задачей работать дальше?

На рисунке 3 показаны три примера сбора незавершенного производства в офисе.Таким образом, команда может видеть, сколько работы ожидает обработки. Чтобы предотвратить отходы, подумайте, куда поместить вход или выход бумажного потока; на столе, на двери или, может быть, на командной доске.

Иллюстрация 3: Примеры 5S для офиса

Наряду с физическими эталонами в компьютере скрыто множество процессов (включая отходы); ВИРТУАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ . Эта категория включает стандарт обработки электронной почты, стандартную структуру папок на сервере и предотвращение создания нескольких копий одного и того же файла.
В пересчете на E-mail можно найти много отходов. Перечитывать, забывать отвечать, искать старые письма — все это требует времени. Умная система Inbox включает в себя только электронные письма, которые все еще ожидают действия. Электронные письма, которые уже прочитаны, и электронные письма, из которых уже выполнены действия, должны быть заархивированы. Поиск файла на сервере также может привести к большим потерям. Стандартная структура папок может помочь предотвратить поиск файлов. Одно эмпирическое правило — иметь максимум 6 папок в папке.Имея максимум 6 вариантов выбора формы, человеку легче щелкать по папкам, чтобы найти определенный документ.
И, наконец, важно не поощрять создание локальных копий и хранить все документы на общем сервере. Это предотвращает изменение двух разных версий одного и того же документа, что в конечном итоге приводит к перезаписи одной из двух.

5S — это инструмент, который используется для организации рабочего места. Цель 5S — визуализировать проблемы и сократить потери. В этой статье объясняется, что в офисной среде можно найти много отходов: бумага, которая перемещается от стола к столу, время ожидания ответа на электронные письма или движение при щелчке в течение нескольких минут, чтобы найти определенный документ на сервере. .
В Office можно улучшить как физическую, так и виртуальную обработку. И при установке стандарта подумайте как о безопасности, так и о потоке. Если стандарт не влияет ни на один из них, это может быть «чрезмерная обработка». Отметка места, где находится монитор на столе, обычно не улучшает безопасность или поток, поэтому я бы не стал улучшать подобные улучшения в рамках инициативы 5S.
Последний совет по внедрению 5S в офисе — раздавать небольшие награды, например, за нахождение самого старого бумажного документа в здании, за самое большое количество ручек, найденных на одном столе, или за самое большое количество документов, которое может быть найдено. заархивированы или даже выброшены.

 

Далее:

Lean Toolbox — стандартная работа руководителя

НОМЕР:

Panneman, T, 2017, Преобразования бережливого производства — когда и как пройти четыре ступени зрелости бережливого производства, Maarssen (NL): panview (резюме / заказать эту книгу )

Использование 5S в бизнес-офисе

Если вы регулярно читаете этот блог, то знаете, что те же инструменты бережливого производства, которые делают производство более эффективным, могут творить чудеса в бизнес-офисе. Обычно для этого требуется лишь небольшой сдвиг в мышлении и немного воображения.

Одним из таких инструментов является 5S . Это удивительно простой инструмент, который увеличивает производительность на дрожжах по сравнению с тем временем, которое вы тратите на его применение. На самом деле, я бы сказал, что вы вообще не можете стать бережливым — или работать лучше всего — без концепции 5S.

Но, на первый взгляд, он не кажется естественным для офиса, в первую очередь потому, что он направлен на максимально возможное сокращение физического движения.

Бережливое производство 5S применимо как в офисах, так и в цехах. Это разные отходы.

Когда вы применяете бережливое отношение к производству, здравоохранению, техническому обслуживанию, ремонту или капитальному ремонту или любой другой работе, связанной с физическим трудом, перемещение для выполнения своей работы считается деятельностью, не добавляющей ценности.

Представьте себе техника, которому приходится ходить по цеху в поисках инструмента, детали или технического руководства. Как только он находит нужный предмет и возвращается на работу, что происходит с его мышлением? Он полностью сосредоточен или потребуется некоторое время, чтобы вернуться в нужное русло? (Ты знаешь ответ.)

Основная идея 5S состоит в том, чтобы принять меры по организации рабочего пространства, чтобы предотвратить физический поиск и движение. Например, вы должны хранить все необходимые предметы именно там, где они используются. Подумайте о подносе хирурга с инструментами. Хирург не делает надрез и не бегает по операционной, выдвигая ящики в поисках губки. Она держит губку в месте использования.

Определение 5S

Термин «5S» представляет собой перевод пяти слов с оригинального японского языка, используемого в производственной системе Toyota.Как они понимаются на физических рабочих местах, эти шаги . . .

  1. Сорт. Избавьтесь от всего, что вам не нужно. (Точно так же, как вы начинаете чистить холодильник: сначала продукты с истекшим сроком годности.)
  2. Привести в порядок, или Выпрямить . Организуйте все предметы для потока или минимального движения прямо в месте использования.
  3. Блеск или Подметание . Очистите все полы и машины, что сделает процесс более наглядным и улучшит качество продукта.Это особенно важно в здравоохранении.
  4. Стандартизировать. Определите схему поддержания организованного состояния с помощью стандартной работы и ритма.
  5. Устойчивость. Создайте культуру. Развивайте дисциплину, чтобы уделять время 5S и сделайте это ежедневной нормой.

Большинство офисных работников осознают ценность организованного рабочего пространства, но не видят прямых преимуществ сокращения движения. В конце концов, вы так заняты, что едва успеваете подвигаться! Все, чем вы пользуетесь, уже находится на вашем рабочем месте (кроме походов к принтеру или в конференц-зал), и вам не нужно подметать пол или чистить какие-либо машины (хотя с вашей клавиатуры, вероятно, не помешало бы протереть пыль).

Так зачем вам 5S?

Как мысленное движение убивает ваш рабочий день

Это правда, что в современной цифровой среде мы можем получить доступ ко всей необходимой нам информации из любого места, и нам не нужно физически передвигаться, чтобы найти ее.

Но это не означает, что мы храним информацию в момент ее использования.

Вы можете сидеть в кресле весь день, но внутри вы все еще в движении. Вы ищете информацию. Ищите документы, электронные письма и электронные таблицы на рабочем столе, в файлах, папках и, самое главное, в уме, теряя при этом ход мыслей.Сколько раз вы заходили в папку «Входящие» в поисках письма, отвлекались на входящее сообщение, отвечали на него и забывали, что делали в первую очередь?

У вас также отсутствуют визуальные подсказки в вашем офисе, то есть вам не хватает ситуационной осведомленности. В любой момент времени вы не можете «видеть», как ваша текущая задача поддерживает общую миссию, и вы не можете видеть, над чем работает кто-то еще. Таким образом, вы швыряете сообщения через стены своей кабинки, отправляете электронные письма или звоните коллегам и начальству, чтобы узнать статус или направление.И они связываются с вами, что снова прерывает ваш мыслительный процесс.

Вся эта многозадачность сильно отвлекает от ваших реальных задач, целей и миссии. Сколько времени вы на самом деле тратите на размышления о том, как достичь более крупных организационных целей, по сравнению с ответами на электронную почту? Какой процент вашего дня тратится на поиск информации? Сколько времени требуется для перезапуска каждый раз, когда вы сбиваетесь с пути?

Сделайте свою работу визуальной с помощью 5S

Поскольку 5S — это инструмент, сокращающий движение, имеет смысл использовать его для противодействия умственному движению так же, как и физическому.Все, что вам нужно сделать, это внести несколько корректировок.

Сорт

Во-первых, отсортируйте свой офис или кабинку так же, как вы бы отсортировали свое рабочее место в цеху. Пройдитесь по ящикам, стенам, книжным шкафам, папкам и документам (бумажным и электронным), чтобы отобрать предметы, которые вам больше не нужны.

Когда-то я работал с инженерным отделом над запуском 5S, и одна только сортировка привела к 35 мусорным бакам с ненужными документами, 250 стеллажам с проволочными файлами и кучам коробок с излишками ручек, прозрачных материалов, старых картриджей для принтеров и т. д.

Под заказ

Наведите порядок , разместив предметы, чтобы ограничить перемещение или поток. В офисе это означает контроль над вашими цифровыми файлами. Я предлагаю вам использовать систему электронных папок, известную как COTA®, популяризированную благодаря книге «Революция хомяков».  Вашему компьютеру и программе электронной почты нужны только четыре основные папки, что позволяет легко найти то, что вам нужно:

  1. Клиент
  2. Выходы
  3. Команда
  4. Административный
См.

Третий, см. Вот где мы отходим от оригинальной 5S. Вместо того, чтобы светить или подметать (хотя делайте и то, и другое, если это поможет вам чувствовать себя лучше на своем рабочем месте), ваша следующая задача — установить визуальный контекст или ситуационную осведомленность.

Сделайте презентацию своей миссии в PowerPoint, распечатайте и разместите рядом, чтобы сосредоточиться на самом важном. Вы также можете разместить контрольные списки для общих задач, чтобы вам не приходилось искать мысленным взором, чтобы выполнить шаги. Держите доску с заметками (также известную как доска WIP, что означает «незавершенная работа»), на которой документируются все ваши задачи.(Чтобы узнать больше о визуальном управлении, посмотрите мое видео о незавершенной работе.)

Тратьте 20 минут каждый день на 5S для получения долгосрочных результатов.

Стандартизировать

В-четвертых, стандартизировать. Создайте образец или стандартную работу для всех ваших задач. Вам не нужно делать все это сразу; это может быть достигнуто со временем.

Поддерживать

Последний, сустейн. Точно так же, как диета и физические упражнения, 5S требует определенной дисциплины, чтобы пожинать плоды, и создания хороших привычек.Я предлагаю вам опаздывать на 20 минут каждый день, чтобы работать над достижением своей цели. Затем расширьте возможности, чтобы улучшить общие помещения в офисе, такие как шкафы, комнаты отдыха и конференц-залы.

У меня много клиентов, которые применили 5S только к своим компьютерам. В среднем на их реализацию уходит около 20 часов, и они выполняются понемногу, в течение нескольких недель, когда ценность времени была низкой. Их общий результат заключается в том, что они экономят около часа в день — огромный выигрыш, который приносит большие дивиденды, когда ценность времени высока.

Начните замечать, сколько мысленных движений вы совершаете каждый день, и подумайте о вполне реальных затратах, которые вы несете. Как только вы представите, что час в день может означать для ваших организационных целей и личного совершенствования, я думаю, вы захотите попробовать 5S.

 

Сейчас самое время внедрить 5S в свой офис

Поскольку многие офисные сотрудники возвращаются в свои офисы после нескольких месяцев удаленной работы из дома, сейчас самое подходящее время, чтобы заняться домашним хозяйством, используя систему пяти S (5S).

Многие из вас, возможно, уже используют эту систему управления, также известную как «бережливое производство», поскольку она распространена на производстве. Тем не менее, остальные из нас также могут извлечь выгоду из применения этих 5 простых принципов на рабочем месте.

Что такое 5S?

5S — это систематизированная форма визуального управления, которую можно применить практически к любому пространству! Когда есть порядок и система его поддержания, снижается количество поскальзываний, спотыканий и падений, несоблюдения техники безопасности и беспорядка в целом, а также упрощается поддержание чистоты и производительности. Однако цель системы выходит за рамки ведения домашнего хозяйства и включает эффективность рабочего процесса при одновременном сокращении различных видов потерь (таких как лишнее движение и время).

5S включает пять терминов, все из которых начинаются с буквы «S». Он относится к пяти японским терминам, используемым для описания этапов системы визуального управления 5S. Впервые он был реализован Toyota Motor Corporation.

В японском языке пять S: Seiri , Seiton , Seiso , Seiketsu и Shitsuke .На английский язык пять букв S переводятся как «Сортировка», «Приведение в порядок», «Сияние», «Стандартизация» и «Поддержка».

Что означает каждый из шагов 5S?

Сортировка – Рассортируйте материалы, оставив только то, что необходимо для помещения и выполняемых в нем задач. Все, что не используется для выполнения рабочей задачи или процесса, должно быть удалено из пространства.

Разложить по порядку – Убедитесь, что все предметы расставлены и каждому предмету отведено определенное место.

Shine — Проактивные меры по поддержанию чистоты и порядка на рабочем месте для обеспечения целенаправленной работы. Это означает уборку и уход за вновь организованным рабочим пространством! Это может включать рутинные задачи, такие как вытирание пыли, уборка пылесосом, подшивка документов и т. д., или выполнение технического обслуживания машин, инструментов или другого оборудования.

Стандартизировать — Создать набор стандартов как для организации, так и для процессов. По сути, здесь вы берете первые три S и устанавливаете правила того, как и когда будут выполняться задачи.Стандарты могут включать графики и списки.

Поддерживать — Поддерживать новые методы и проводить проверки для поддержания дисциплины. Для поддержания системы и порядка и функционирования все шаги должны продолжаться с течением времени для сохранения преимуществ.

Существует также шестая S, известная как «безопасность»! Это связано с тем, что внедрение системы 5S часто приводит к более безопасному рабочему месту в дополнение к тому, что безопасность является компонентом, встроенным в каждый из шагов 5S.

В любом случае, весна — прекрасное время для того, чтобы навести порядок и повысить уровень своего рабочего пространства — независимо от того, возвращаетесь ли вы в офис или вам нужно просто обновить офис.

5S для офисов | Камберлендский бизнес-инкубатор

5S — система для организации рабочего места и выполнения задач, обеспечивающая высочайший уровень удобства. Как правило, это включает в себя идентификацию, хранение, обслуживание и организацию инструментов и материалов для создания более организованного и продуктивного рабочего места.

5S — это прозвище для серии из 5 японских слов, которые все начинаются с буквы S вместе с их близким переводом на английский язык:

.

Сейри = сортировка

Seiton = выпрямить или привести в порядок

Сейсо = блеск

Seiketsu = стандартизировать

Сицукэ = выдержка

Seiri — это первый шаг, который заключается в определении необходимых инструментов. Он включает в себя удаление всего, что не нужно в непосредственной рабочей области. Преимущества заключаются в удобстве, когда сотрудники перемещаются и выполняют свои задачи, предотвращая скопление бесхозных предметов, занимающих все больше и больше места и вытесняющих важные и полезные предметы.

Seiton — это следующий шаг, расстановка необходимых инструментов. Оставшиеся в рабочей зоне предметы из шага Сейри нужно расположить так, чтобы их было легко найти. Разложите предметы так, чтобы до них было легко добраться. Если есть запасы, расположите их в порядке FIFO (первым пришел, первым ушел).Преимущества сейтона включают простоту работы, поскольку наиболее необходимые инструменты находятся в пределах досягаемости, простоту и скорость поиска менее часто используемых предметов, которые необходимы, что приводит к плавному рабочему процессу.

Следующим идет

Seiso, очищающий и подметающий всю рабочую зону, которая к этому моменту должна быть свободна от лишних «вещей». Сюда входит полировка и очистка инструментов, оставленных в рабочей зоне, и ремонт всего, что требует внимания или обслуживания.

Далее следует

Seiketsu, который включает стандартизацию рабочего процесса, чтобы гарантировать, что выполнение работы будет выполнено самым плавным и правильным образом.Это может занять больше времени, поскольку необходимо разработать, согласовать, внедрить и поддерживать стандарты, политики и процедуры. Преимущества включают в себя большее значение, придаваемое важным процессам, порядку и стабильным результатам благодаря стандартизированным процессам.

Shitsue — это заключительный процесс для 5S, в котором все участвуют в обеспечении устойчивости и соблюдения первых четырех шагов. Все преимущества, перечисленные выше, могут быть утрачены, если процесс 5S является лишь разовым упражнением, а между упражнениями продолжает накапливаться и расти куча вещей, которые находятся не на своем месте и не могут быть быстро найдены.

Ценность процесса 5S не ограничивается производством, в котором я изначально был сертифицирован. Этот процесс может преобразовать любую организацию, любой рабочий процесс, любую область или любой рабочий стол. Дайте мне знать, если вам нужна помощь во внедрении 5S в вашей организации или только на вашем рабочем месте. Запись на прием по телефону 931-456-4910.

 

 

Руководство пользователя системы 5S для офиса — The Lean Store

Описание

Руководство пользователя 5S для Office предоставляет организации формы, рабочие листы и контрольные списки, необходимые для обеспечения надлежащего планирования проекта 5S с самого начала, а также обеспечения устойчивости программы в течение долгого времени.Это практическое руководство следует использовать так, как оно называется – как «Руководство». Информация, содержащаяся в этой рабочей тетради, должна дополнять, поддерживать, улучшать и т. д. текущие материалы, которые организация может использовать в настоящее время.

В документе «5S для руководства пользователя Office» будут содержаться различные цитаты, показатели производительности, ссылки на файловое хранилище ПК (пример из практики ИТ в приложении) и т. д., чтобы дополнительно подчеркнуть общую необходимость применения 5S во всех типах административных задач. настройки.Поскольку организации автоматизируют больше административных функций (то есть становятся более безбумажными), должен существовать такой же тип организации и стандартизации для физической файловой системы, как и для компьютерной файловой системы. Основное внимание в данном Руководстве пользователя уделяется тому, чтобы принципы 5S применялись как к физическому рабочему столу (бумажная работа, планировка стола, организация ящиков и т. д.), так и к рабочему столу ПК (папки, файлы, электронные письма, ярлыки и т. д.).

Никакая рабочая тетрадь или руководство не заменят энтузиазма и страсти человека к совершенствованию.Однако то, что может сделать это руководство, — это обеспечить хорошую, прочную основу того, что требуется для эффективного внедрения 5S в административных условиях, а также возглавить усилия по внедрению этих принципов на ПК.

Каждый шаг обеспечивает следующее:

  • Цель: Краткое введение в то, что должно быть достигнуто.
  • Кто это делает?: помогает определить, кто в основном должен нести ответственность за этот шаг.
  • Сроки: Помогает установить общий период времени, который должен занять выполнение каждого шага.
  • Процедуры: Помогает детализировать этапы реализации. Устанавливает последовательность, в которой должны использоваться формы и рабочие листы.
  • Рабочие листы и формы: список рабочих листов, контрольных списков и форм в качестве руководства для отслеживания прогресса.
  • Советы для начинающих: содержит ценную информацию от сенсея по бережливому производству относительно выполнения этих шагов.
  • 90 039 слов для успеха: цитаты разных людей, относящиеся к определенной теме.
  • Стратегия эффективности: короткие предложения, резюмирующие темы страницы.
  • ключевых значков: обозначают каждую из 5S.
  • Стикеры для заметок: место для записи идей.

Руководство пользователя 5S для Office содержит краткие пояснения концепций и инструментов 5S, которые успешно используются в любых административных условиях. Эта рабочая тетрадь обеспечивает основу для построения вашего бережливого дома. Эту книгу нужно не просто читать, а использовать!

Мягкая обложка — 8,5″ x 11,0″ — 124 страницы, более 40 форм, рабочих листов и руководств, более 20 цифровых фотографий

Контрольный список 5s Office — SafetyCulture

S1 — Сортировка — SEIRI

  • Отсутствие неактуальных справочных материалов, документов, чертежей и т.п.

  • Отсутствие лишних единиц оборудования, документов и т.п.

  • Зона хранения предназначена для хранения ненужных предметов и просроченных документов.

  • Стандарты по устранению ненужных предметов существуют и соблюдаются.

S2 — Привести в порядок — SEITON

  • На столах и в шкафах не должно быть скоплений бумаг и других предметов.

  • Все инструменты и оборудование хранятся в фиксированном месте.

  • Инструменты и оборудование хорошо организованы, чтобы их было легко взять и вернуть.

  • Маркировка шкафов, полок и папок позволяет их сразу идентифицировать.

  • Документы поданы в соответствии с Руководством по хранению записей.

  • Дисплеи опрятны, не загромождены, промаркированы и обновлены.

  • Средства безопасности легкодоступны и находятся в хорошем состоянии.

S3 — блестящий — SEISO

  • Пол содержится в чистоте и без признаков повреждения.

  • Стены и потолки в хорошем состоянии, без грязи и пыли.

  • Стойки и шкафы содержатся в чистоте и хорошем состоянии.

  • Оборудование и инструменты содержатся в чистоте и хорошем состоянии.

  • Парты, столы и другая мебель содержатся в чистоте

  • Освещение достаточное, угол и интенсивность освещения соответствующие.

  • В комнате хорошее движение воздуха.

  • Контейнеры для мусора регулярно опорожняются.

S4 — Стандартизация — SEIKETSU

  • Визуальные элементы управления и табло используются и регулярно обновляются.

  • Отображаются процедуры обслуживания первых трех S.

  • Контрольные списки, расписания и процедуры 5S определены и используются.

  • Каждый знает свои обязанности, когда и как.

  • Проводятся регулярные проверки с использованием контрольных списков и мер.

S5 — Сустейн — SHITSUKE

  • 5S кажется образом жизни, а не просто рутиной.

  • Отображаются истории успеха (т. е. изображения до и после).

  • Награды и признание являются частью системы 5S.

Завершение

ссылка скопирована

Персонал службы безопасности и культуры

Контрольный список 5s Office

Проверьте чистоту, порядок и структуру ваших объектов, используя этот контрольный список 5S Office.Этот контрольный список поможет убедиться, что шкафы, полки и папки снабжены этикетками, позволяющими их немедленную идентификацию. Определите, являются ли дисплеи аккуратными, свободными от беспорядка и современными. Используйте iAuditor, чтобы добавлять комментарии и рекомендации о том, как поддерживать чистоту и порядок в офисе.

Используйте этот шаблон ×
iAuditor — ведущее в мире приложение для проверки

Начните работу с этим шаблоном в iAuditor, чтобы редактировать, сохранять, делиться и реализовывать свои процессы.

Загрузить в iAuditor Распечатать в формате PDF

Шаблоны, доступные в нашей Публичной библиотеке, были созданы нашими клиентами и сотрудниками, чтобы помочь вам начать использовать решения SafetyCulture.Шаблоны предназначены для использования только в качестве гипотетических примеров и не должны использоваться в качестве замены профессиональной консультации. Вам следует обратиться за собственным профессиональным советом, чтобы определить, разрешено ли использование шаблона на вашем рабочем месте или в вашей юрисдикции. Точность любых рейтингов или баллов, отображаемых в нашей Публичной библиотеке, не проверялась SafetyCulture. Пользователи нашей платформы могут предоставить неверный или вводящий в заблуждение рейтинг или оценку. Вам следует самостоятельно определить, подходит ли шаблон к вашим обстоятельствам.Вы можете использовать нашу Публичную библиотеку для поиска по таким критериям, как отрасль и тематика. Результаты поиска основаны на их релевантности вашему запросу и другим критериям.

Похожие записи

Вам будет интересно

Что такое совма в вк – Значение аббревиатуры совм.

Как создать бизнес проект: Как составить бизнес план? Пошаговая инструкция по написанию

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко